PROCÈS-VERBAL DE L'AGA 2007
PROCÈS-VERBAL DE L'AGA 2007
PROCÈS-VERBAL de l'Assemblée générale annuelle des membres de l'Autorité canadienne pour les enregistrements Internet tenue à l'hôtel Royal Méridien King Edward, à Toronto, le 6 septembre 2007 à 17 h 00
1. Ouverture de l'assemblée et approbation de l'ordre du jour : Debi Rosati, présidente du conseil d'administration de l'ACEI, déclare la séance ouverte. Elle agit comme présidente de l'assemblée et Jacob Glick, secrétaire de l'ACEI, comme secrétaire de séance.
La présidente déclare que l'avis de tenue de l'assemblée a été donné à tous les membres en règle de l'ACEI le 6 août 2007 conformément au Règlement no 1 de l'ACEI; elle ajoute que le quorum est atteint et que l'assemblée est dûment constituée pour l'expédition des affaires de la corporation. La présidente demande que l'ordre des points 6, Présentation des états financiers pour l'exercice se terminant le 31 mars 2007, et 7, Présentation du rapport des vérificateurs, de l'ordre du jour soit inversé.
2. Vérification du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle de 2006 : Aucune correction ou addition n'ayant été apportée au procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle qui s'est tenue le 12 juin 2006, la présidente déclare que ce procès-verbal est approuvé tel que présenté.
3. Rapport du conseil d'administration : Debi Rosati, présidente du conseil d'administration de l'ACEI, présente le rapport du conseil d'administration de l'ACEI. La présidente brosse un tableau des relations de l'ACEI sur le plan international et du rôle que l'organisme joue dans la gouvernance de l'Internet, y compris sa participation au sein de l'ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers), du CENTR (Council of European National Top Level Domain Names Registries) et du FGI (Forum sur la gouvernance de l’Internet).
La présidente fait le point sur le Plan stratégique et sur les objectifs atteints l'année passée. La réforme du cadre de gouvernance, menée conformément au Plan stratégique, a permis de mettre en oeuvre un nouveau processus d'élection, d'authentifier les membres et d'établir un système de rémunération pour les administrateurs. Des modifications ont été apportées à la politique relative au service WHOIS et la mise en oeuvre de la nouvelle politique a débuté. La politique de règlement des différends (PRD) relatifs aux noms de domaine a été examinée par un consultant externe et le personnel analyse présentement les recommandations du consultant. Finalement, les systèmes afférents à la politique relative aux noms de domaine devant être libérés ont été mis à niveau. La présidente ajoute que l'ACEI examine actuellement le Plan stratégique pour la période 2008-2010, y compris les quatre principaux objectifs stratégiques inhérents à ce plan : 1) assurer une intendance efficace de la ressource publique « point-ca »; 2) être reconnu sur la scène internationale comme la norme d’excellence au niveau de l’exploitation d’un registre ccTLD; 3) être un modèle de gouvernance responsable et servir de point de référence au sein de la collectivité Internet; et 4) atteindre l’excellence sur le plan organisationnel dans ses activités internes.
4. Rapport du président : Ron Harbottle, chef intérimaire de l'exploitation de l'ACEI, rend compte de la croissance du registre au cours de l'année passée. Le nombre d'enregistrements a dépassé 800 000 le 31 mars de cette année et le taux de renouvellement s'établissait à 77 p. 100 pour la même période, ce qui est correspond aux chiffres enregistrés les années précédentes. R. Harbottle fait aussi état de la réforme du cadre de gouvernance, de l'examen du PRD et des activités techniques. Il précise que le système a pris en charge plus de 350 millions de demandes DNS par jour et que trois sites DNS ont été mis à niveau avec des noeuds additionnels. R. Harbottle précise que l'ACEI s'est engagée à suivre le Programme d'excellence progressive et a obtenu la certification Niveau 1 de ce programme le 16 avril 2007.
5. Remise du certificat Niveau 1 du PEP de l’INQ à l'ACEI
M. Allan Ebedes, président et chef de la direction de l'Institut national de la qualité (INQ), décerne à l'ACEI la certification Niveau 1 du Programme d’excellence progressive (PEP) de l’INQ.
6. Présentation du rapport des vérificateurs : Thomas Kriens du cabinet Kriens~Larose LLP, les vérificateurs de l'ACEI, présente le rapport de son cabinet pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2007.
7. Présentation des états financiers pour l'exercice se terminant le 31 mars 2007 : Susan Puderer, gestionnaire des finances à l'ACEI, présente les états financiers pour les exercices se terminant le 31 mars 2007. Ces états financiers figurent dans le Rapport annuel de l'ACEI et sont affichés sur le site Web.
8. Nomination des vérificateurs : Il est proposé par Paul Andersen, appuyé par Bernard Turcotte et adopté que le cabinet Kriens~Larose LLP soit nommé pour exercer la fonction de vérificateur de l'ACEI jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle, ou jusqu'à ce que son successeur soit dûment nommé par le conseil d'administration, et que ce dernier soit autorisé à établir la rémunération des vérificateurs
9. Questions des membres :
Question :
Massoud Sheik – massoud.ca
Je m'appelle Massoud Sheik et massoud.ca est mon nom de domaine. J'aurais une question à poser au sujet des recettes. Lorsque nous nous sommes réunis la dernière fois, nous espérions des recettes excédentaires substantielles. Pourquoi cela ne s'est-il pas matérialisé? Quand verrons-nous un changement à ce chapitre?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Laissez-moi remettre la diapositive pertinente et si ma réponse ne vous satisfait pas, je passerai la parole à Susan. Voici la diapositive. L'actif net est en réalité un fonds de réserve qui s'élevait à 7,2 millions de dollars le 31 mars 2007 et à 5,2 millions de dollars l'année précédente. Donc, environ 2 millions de dollars ont été ajoutés au fonds de réserve et peuvent être rangés dans la catégorie des fonds ou des recettes excédentaires. En réalité, ces fonds excédentaires sont inclus dans la planification et dans le budget. Ai-je bien répondu à votre question?
Massoud Sheik – massoud.ca
Non, pas exactement. J'ai demandé : « Dans quels buts voulons-nous utiliser les recettes excédentaires? » C'est ça ce qui m'intéresse vraiment.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Bien, je vais maintenant essayer de répondre à cette partie de votre question. Je voulais premièrement vous expliquer la nature du fonds de réserve. Deuxièmement, concernant notre avoir, le conseil d'administration a approuvé une provision de dépenses pour 12 mois d'exploitation et tout ce qui dépasse ce montant en recettes devrait permettre d'améliorer la robustesse et la fiabilité de l'infrastructure, tel que précisé dans le plan stratégique. Nous ne prévoyons pas, dans le cadre des plans stratégique et opérationnel actuels, des fonds excédentaires pour mener des activités liées à l'Internet comme cela avait été évoqué lors de la tenue de la Réunion spéciale des membres. Peut-être que nous le ferons plus tard, mais pas maintenant. D'accord? J'espère que j'ai été assez claire, merci.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je pense que nous allons maintenant accepter une question en ligne, aussi je ne suis pas sûre qui va la poser ni qui devra y répondre? Je continuerai à accepter des questions de l'auditoire dans un moment. Y a-t-il quelqu'un en ligne? Non, pas encore? Eh bien, cela rend les choses plus faciles. Quand quelqu'un sera en ligne, laissez-le moi savoir.
Veuillez décliner votre nom s'il vous plaît.
Question :
Kenneth Donald
Je m'appelle Kenneth Donald, et j'aimerais avoir plus de détails sur l'enjeu stratégique que vous avez mentionné. Ma question comprend trois volets. Comment définissez-vous le succès? Comment le quantifiez-vous? Et comment publierez-vous les résultats?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
C'est une excellente question et comme notre expert en qualité est assis à côté de moi, je vais lui demander d'y répondre car il devra élaborer les paramètres définissant le succès. Puis-je vous donner la parole, Ron?
Ron Harbottle - chef intérimaire de l'exploitation
Merci. Nous avons identifié une série de paramètres que nous utiliserons pour mesurer notre rendement. Cette liste de paramètres est assez longue et je serais heureux d'en discuter en détail en dehors de la présente séance. Nous sommes en train de mettre en oeuvre et de déployer ces paramètres. En réalité, nous investissons dans une capacité de veille d'affaires qui nous permettra d'établir des points de référence et de mesurer notre rendement à la lumière de ces points de référence. Des objectifs ont été établis et nous essayerons de les atteindre au fur et à mesure de l'élargissement des capacités de veille d'affaires. Au fil du temps, ces objectifs seront eux-mêmes élargis. Le conseil d'administration s'est réuni ce matin et nous lui avons fourni un aperçu de nos travaux dans ce domaine. Nous voulons que l'ACEI soit l'un des meilleurs registres au monde et l'un des éléments clés pour que cela se réalise sont les travaux en matière de veille d'affaires que nous effectuons actuellement afin de pouvoir mesurer de manière systématique où nous en sommes et nous comparer à divers organismes mondiaux comme le CENTR, qui regroupe plusieurs organismes semblables au nôtre situés, en majeure partie, en Europe. Le CENTR est probablement la meilleure source qui existe en matière de points de référence et de comparaison. J'espère que ma réponse vous satisfait.
Kenneth Donald
Votre réponse aborde les points de référence, mais quelle est votre définition du succès et comment allez-vous en rendre compte? Comment pourrons-nous savoir, à titre de membres, si vous êtes dans la bonne direction?
Ron Harbottle - chef intérimaire de l'exploitation
Nous prévoyons développer notre capacité de veille d'affaires de manière à analyser systématiquement et à étudier la rétroaction des titulaires, des membres et d'autres parties prenantes. Notre objectif est de savoir si le travail que nous faisons est satisfaisant en nous fondant sur la rétroaction de particuliers comme vous. Lorsque nous saurons que nous faisons du bon travail, nous serons heureux de vous le faire savoir par différents moyens.
Kenneth Donald
Et si ce travail n'était que médiocre?
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Nous avons déjà entendu la réponse de la haute direction, mais j'aimerais aussi, à titre de membre du conseil d'administration, répondre à cette question car elle relève clairement du plan stratégique et le conseil d'administration est aussi responsable de l'élaboration et de la mise en oeuvre de ce plan. Je peux vous assurer que les activités précisées dans le plan stratégique sont évaluées et examinées trimestriellement. À l'ACEI, nous insistons sur une amélioration continue et une concentration soutenue en allant de l'avant. Les membres de l'ACEI tiennent l'organisme responsable de la qualité du travail effectué, et ce dernier est toujours décrit et analysé dans les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et dans le Rapport annuel.
Y a-t-il des questions en ligne? Non, alors continuons.
Question :
Joe Abley
Je m'appelle Joe Abley. J'aimerais connaître les plans de l'ACEI relatifs au déploiement du système DNSSEC (Domain Name System Security Extensions) dans le cadre du domaine point-ca et, si vous n'avez pas de plan, envisagez-vous d'en élaborer un?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je suis vraiment heureuse d'avoir ici présent notre chef de l'information qui est assis juste derrière vous, aussi vais-je demander à Norm Ritchie de venir vous répondre. Vous ne pouvez pas parler d'où vous êtes, Norm. Venez s'il vous plaît parler au micro. Merci.
Norm Ritchie - chef de l'information
Bonjour. En ce qui concerne le système DNSSEC, ce qui est le plus important avant de l'adopter c'est d'être sûr d'avoir assez de robustesse dans l'environnement DNS pour déployer n'importe quel réseau de distribution et pour utiliser davantage de modes. Comme vous le savez, le problème auquel nous devons faire face avec le système DNSSEC est beaucoup plus complexe que celui du traitement de l'environnement DNS à lui tout seul. Il réside dans la gestion et c'est pourquoi nous laissons à d'autres personnes le soin de trouver les solutions que nous adopterons et cela devrait prendre entre deux et trois ans.
Joe Abley
Laissez-moi vous poser juste une autre petite question avant de vous asseoir. À quelles répercussions peut-on s'attendre en retardant la décision d'adopter le système DNSSEC en ce qui touche les améliorations au registre pour des activités telles que la réinscription et les noms de domaine en temps opportun ou en temps réel car il y a probablement un impact sur le registre et un impact sur le DNS? S'il faut fournir un gros effort pour réinscrire le registre, ne devrait-on pas le faire avec le système DNSSEC à l'esprit si un plan existait pour son déploiement à une date ultérieure? Il semble que vous renvoyez tout le volet DNSSEC à plus tard.
Norm Ritchie - chef de l'information
La réinscription du registre est liée à la gestion du domaine et aux enregistrements dans la base de donnée. Il y a donc un lien entre les deux mais vous savez, le DNS secondaire et le registre sont actuellement interconnectés de manière très souple en raison d'une génération de fichiers de zone entre eux. Aussi, je vois mal le rapport étroit que vous mentionnez entre le système DNSSEC et le DNS. Je suis désolé mais j'ai du mal à suivre votre raisonnement sur ce point.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Merci Norm.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je vous en prie, posez votre question.
Question :
Herman Vandenburg – capital.ca
Je m'appelle Herman Vandenburg et privatecapital.ca est le nom de mon site Web. Ma question concerne l'état des dépenses opérationnelles figurant à la page 36. Vous comparez trois mois à une année. Une mesure comparative proportionnelle, comme un pourcentage, m'aiderait grandement. Je remarque, par exemple, que les dépenses d'exploitation sont passées de 70 p. 100 des recettes à près de 75 p. 100 des recettes. Avez-vous établi des limites à respecter dans l'avenir?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je vais tout d'abord vous fournir le point de vue du conseil d'administration et, si vous avez d'autres questions, je passerai la parole à Susan. Oui, je sais qu'il est difficile de comparer un exercice financier raccourci de trois mois avec un exercice normal de 12 mois mais, au début de l'année financière, l'ACEI prépare un budget et un plan d'exploitation qui sont approuvés par le conseil d'administration. Lorsque ce budget est administré et ce plan est mis en oeuvre, les dépenses sont examinées et contrôlées tous les trimestres, et je peux vous assurer que, jusqu'à présent, tous les crédits prévus au budget de l'ACEI ont été sous-utilisés. Nous surveillons avec soin les dépenses et, en ce qui concerne les dépenses opérationnelles et le pourcentage des recettes qu'elles représentent, elles n'ont rien d'anormales d'une année à l'autre bien que nous puissions revoir et changer leur distribution dans notre cycle de planification opérationnel.
Herman Vandenburg – capital.ca
Envisagez-vous des économies d'échelle dans l'avenir? Prévoyez-vous, au fil du temps, une diminution des dépenses d'exploitation calculées comme un pourcentage des recettes?
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Les recettes et les dépenses devraient certainement augmenter au cours de la prochaine ou des deux prochaines années car nous devrons lancer d'importantes initiatives stratégiques qui exigeront des ressources additionnelles et on revient à la question des recettes excédentaires. Nous n'envisageons pas réaliser de recettes excédentaires. Nous allons mettre ces fonds dans la consolidation de l'infrastructure. La simplicité et l'extensibilité font partie intégrante de nos initiatives. J'ajouterai que bien que le pourcentage puisse demeurer le même, les dépenses seront toujours bien administrées.
Question :
Lloyd Lindsay – lloydlindsay.ca
Je m'appelle Lloyd Lindsay. Je suis comptable agréé et lloydlindsay.ca est mon nom de domaine. J'aurais une autre question concernant les états financiers du vérificateur. Je pense vraiment que la fourniture d'un ensemble de chiffres comparatifs prendrait un minimum de travail supplémentaire. Les chiffres portent sur trois mois seulement et bien que je ne veuille pas paraître négatif, certains de ces chiffres dans votre présentation afférente à l'exploitation semblent anormaux lorsque vous les comparez avec les chiffres de l'exercice précédent. Il aurait été judicieux d'utiliser et d'extrapoler les chiffres de l'année précédente et de les fusionner pour nous fournir une comparaison sur douze mois.
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je prends note. C'est un exercice financier raccourci et une période de transition unique. Nous avons changé la date de la clôture de l'exercice. Je vais demander, si je peux me le permettre, à notre vérificateur Thomas Kriens de présenter ses commentaires à ce sujet.
Lloyd Lindsay – lloydlindsay.ca
Est-ce faisable? Là est ma question! Est-ce faisable?
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
En théorie oui. Je suis aussi comptable agréée et je comprends très bien votre point de vue, mais peut-être que nous pourrions demander à Thomas de donner son avis?
Thomas Kriens - vérificateur
Vous soulevez un point intéressant. Les exercices financiers raccourcis créent toujours des problèmes. Le rapport financier est toujours fondé sur la clôture de l'exercice de l'organisme et les notes des états financiers le mentionnent. Si des modifications doivent être apportées pour montrer des chiffres comparatifs dans un rapport de gestion, cela serait applicable.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Merci.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je ne peux plus vraiment qu'accepter que deux questions. Notre horaire est très serré aussi je finirai avec vous.
Question :
William Stratus – Planetcast.ca
Mon nom est William Stratus de Planet Cast. Je félicite le conseil d'administration d'avoir créé pour les membres un sens de participation et d'appartenance à une collectivité et les cartes de membre sont élégantes et opportunes – j'ai reçu la mienne hier. Sur vos diapositives, vous avez indiqué que le nombre de membres authentifiés était aux alentours de 14 000. Combien y a-t-il de membres non authentifiés? Quel est le but du programme d'authentification? La vérification d'identité des membres est-elle un élément important pour l'avenir et. enfin, un dernier point, où est ma clé à mémoire d'un gigaoctet?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je répondrai d'abord au deuxième volet de votre question. La clé à mémoire vous a été envoyée par la poste. Maintenant, comme Jacob a travaillé très fort sur l'ensemble du projet d'authentification des membres, je lui demanderai de répondre directement au premier volet de votre question.
Jacob Glick – avocat général, secrétaire du conseil et directeur de l'élaboration des politiques
Bien sûr. Merci Debbie. J'essayerai d'être aussi concis que possible. Il n'y a désormais plus de membres non authentifiés. Dans le cadre des modifications apportées au Règlement no 1 de l'ACEI qui ont été approuvées en février 2006 et à la suite de la mise en oeuvre du projet d'authentification des membres, le groupe de membres non authentifiés qui existait a disparu et un nouveau groupe de membres authentifiés a été créé grâce à une campagne à laquelle vous avez dû tous participer pour être ici aujourd'hui. Nous sommes donc passés d'un nombre de membres situé entre 300 000 et 400 000, dont la plupart n'avaient aucun intérêt à devenir membre et pour lesquels nous représentions uniquement une source de courrier dans leur boîte de réception, à un groupe plus réduit de 14 000 à 15 000 personnes qui sont réellement intéressées à participer aux activités de l'organisme, non pas parce que c'est le lieu où leur nom de domaine point-ca est enregistré mais parce que l'ACEI représente une collectivité et un endroit de choix pour les Canadiens branchés. Nous allons continuer à accepter des membres authentifiés. La campagne auprès des membres est terminée, mais si vous être un nouveau titulaire et que vous désiriez devenir membre, vous devrez vous faire authentifier et nous pensons que c'est une bonne chose.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Merci Jacob. Nous allons seulement accepter une dernière question. Toutefois, si vous vouliez poser des questions et que vous n'avez pas eu l'occasion de le faire, je vous encourage à les poser à des administrateurs ou à des membres de la haute direction qui seront présents à la réception qui suivra cette réunion. Maintenant, revenons à la question finale.
Question :
Aaron Gibson – devergram.ca
Je serai bref. Je m'appelle Aaron Gibson. Je suis concepteur de sites Web et devergram.ca est le nom de mon site. Ma question concerne les initiatives écologiques pour réduire, par exemple, l'alimentation en énergie de vos serveurs, le papier sur lequel vous imprimez vos rapports annuels, etc. Quelles activités menez-vous dans ce domaine? Quels sont vos plans pour en faire davantage et comment pensez-vous arriver au niveau de carbone zéro?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
C'est une excellente question. Bien que l'écologie ne soit pas l'une de nos priorités stratégiques pour le moment, je peux vous assurer que le conseil d'administration et la haute direction en sont très conscients et la prendront en considération dans l'avenir. Je ne sais pas si vous avez des observations à formuler. Non? Eh bien d'accord et merci. Je suis heureuse de voir que l'écologie a été abordée et nous en tiendrons sûrement compte dans l'avenir. Merci.
Question :
Luke Rogers
Je m'appelle Luke Rogers. Je constate un grand nombre d'utilisations inappropriées de noms de domaine de premier niveau comme un groupe de petits villages de Terre-Neuve qui a pris le nom de domaine remayavillage.com. Quels sont vos plans pour promouvoir les noms de domaine de premier niveau afin que tout cela ait plus de bon sens?
Réponse :
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
J'aimerais que David Hicks, notre directeur du marketing et des communications, vous réponde mais je ne le vois pas. Dave? Je ne sais pas s'il a entendu la question. J'aimerais vous présenter notre directeur du marketing et des communications. Dave, voudriez-vous venir ici et répondre à la question qui vient d'être posée, mais l'avez-vous entendue?
David Hicks, directeur, Marketing et communications
Non, je m'excuse mais je me trouvais à l'extérieur.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Si je ne me trompe pas, on a demandé ce que nous faisions pour promouvoir les noms de domaine point-ca par rapport aux noms de domaine point-com.
David Hicks, directeur, Marketing et communications
Actuellement, nos activités sont réduites pour commercialiser directement les noms de domaine point-ca. Toutefois, au fur et à mesure que nous progressons, et dans le cadre du plan stratégique, nous sensibiliserons aux noms de domaine point-ca le public canadien et les personnes qui désirent enregistrer un nom de domaine. Cette année, nous avons déjà commencé ce genre d'activités. Nous avons participé à plusieurs foires commerciales qui ont lieu un peu partout au Canada. Nous avons aussi organisé un forum à Vancouver et un, ou deux autres, à Toronto et nous continuerons dans cette voie. Nous tiendrons probablement d'autres forums et nous devrions commencer bientôt à faire de la publicité destinée au grand public. Cela répond-il à votre question?
Luke Rogers
Oui. Merci.
David Hicks, directeur, Marketing et communications
D'accord, merci.
Debi Rosati – présidente du conseil d'administration de l'ACEI
Je voudrais ajouter que tous les membres authentifiés de l'ACEI qui sont présents ici sont des ambassadeurs du domaine point-ca et doivent agir comme des ambassadeurs. C'est une autre manière de promouvoir le domaine point-ca. J'aimerais remercier toutes les personnes qui se sont jointes à nous aujourd'hui. Il est temps maintenant de clore le volet officiel de la réunion.
10. Clôture : Il est proposé par Ebrahiz Sulinan, appuyé par David Lamb et adopté que la séance soit levée à 18 h 10.