Lisez lerapport du directeur du srutin - 2022

Élection du conseil d’administration de CIRA de 2022
Rapport du directeur du scrutin

5 octobre 2022

 

TABLE DES MATIÈRES

Introduction
Aperçu
Étape préélectorale
Étape du comité des mises en candidature
Étape de mise en candidature des membres
Étape des manifestations d’appui
Forum de la campagne
Vote
Demande de la liste des membres de CIRA
Communications entre le directeur du scrutin et les candidats
Conclusion

 

Introduction

Le présent rapport décrit mon rôle à titre de directeur du scrutin dans la cadre de l’élection du conseil de CIRA de 2022. Mon rôle comprenait les tâches suivantes :

• Superviser le processus d’élection des administrateurs, notamment la surveillance des dérogations aux règlements administratifs et aux politiques de l’entreprise dans le cadre des mises en candidature et des élections.
• Déterminer s’il existe des conflits d’intérêts concernant un candidat du comité des mises en candidature ou un candidat membre.
• Déterminer s’il existe des associations financières concernant un candidat du comité des mises en candidature ou un candidat membre.
• Évaluer et approuver le logiciel d’élection.
• Commencer et terminer le processus de manifestation d’appui et le processus d’élection.
• Surveiller le forum de la campagne.
• Vérifier les résultats des manifestations d’appui.
• Vérifier les résultats de l’élection. 

Toutes les rencontres avec les employés de CIRA se sont déroulées de façon virtuelle, mais cela n’a pas eu d’incidence sur ma capacité à m’acquitter de mes fonctions. Je recommande l’utilisation de réunions virtuelles pour les futures élections.

Le processus de manifestation d’appui et le processus d’élection ont été sous-traités à Dominion Voting, tout comme pour l’élection de 2020. Toutes les étapes du processus d’élection de 2021 se sont déroulées sans heurt.

 

Aperçu

Quatre postes d’administrateur étaient à pourvoir au conseil d’administration de CIRA lors de l’élection du conseil 2022 de CIRA. Trois d’entre eux étaient destinés à des candidats élus parmi les noms figurant sur la liste du comité des mises en candidature, et le quatrième était réservé à un candidat membre.

Cinq candidats ont été proposés par le comité des mises en candidature. Treize membres ont déposé leur candidature pour que leur nom figure sur la liste des membres. Tous les candidats figurant sur la liste des membres ont soumis la déclaration requise dans le délai imparti. L’un des candidats de la liste des membres a été associé à un conflit d’intérêts. Douze candidats membres sont passés à l’étape des manifestations d’appui. Un des candidats de la liste des membres a enfreint la Loi canadienne anti-pourriel au cours de la période de manifestation d’appui. Il a donc été retiré de cette étape. Aucun candidat de la liste des membres n’a retiré sa candidature pendant la période des manifestations d’appui.

Pendant la période des manifestations d’appui, 364 bulletins de vote ont été déposés, et 7 des 11 candidats membres ont reçu les 20 manifestations d’appui requises pour atteindre le dernier tour de scrutin.

Cinq candidats du comité des mises en candidature et sept candidats membres ont participé au dernier tour de scrutin.

Pendant la période de vote, 958 bulletins de vote ont été déposés par les membres de CIRA.

Voici les noms des candidats du comité des mises en candidature élus :

Colleen Arnold
Don Bowman
Michael Zahra

Voici le nom du candidat membre élu :

Matthew Gamble

 

Étape préélectorale

Le rôle de supervision de l’élection du directeur du scrutin a commencé avant le début de l’élection. Les étapes préélectorales étaient les suivantes :

• J’ai passé en revue le manuel d’élection du conseil d’administration 2022 de CIRA.
• J’ai passé en revue le code de conduite et la politique relative aux conflits d’intérêts et aux associations financières des administrateurs de CIRA.
• J’ai passé en revue le règlement administratif no 1 de CIRA.
• J’ai passé en revue la politique relative aux mises en candidatures et aux élections de CIRA.
• J’ai assisté à l’essai du système de vote le 19 juillet pour l’élection factice, à l’essai du 12 août pour la vérification logique et d’exactitude des manifestations d’appui ainsi qu’à l’essai du 9 septembre pour la vérification logique et d’exactitude du dernier tour de scrutin.

Je n’ai aucune recommandation à émettre concernant ces étapes. La révision des documents et les essais m’ont permis d’acquérir l’expérience et les connaissances nécessaires pour m’acquitter de mes fonctions de directeur du scrutin. J’ai remarqué que les employés de CIRA qui étaient présents lors des essais ont agi de manière professionnelle et ont répondu à toutes mes questions concernant les essais.

 

Étape du comité des mises en candidature

L’étape du comité des mises en candidatures a commencé par la publication de l’appel de candidatures par les membres du comité des mises en candidatures et la sélection des cinq candidats par le comité des mises en candidatures. Chaque candidat a soumis une déclaration qui comprenait la divulgation de tout conflit d’intérêts et de toute association financière.

Mon rôle à cette étape était d’examiner et de traiter les déclarations des candidats, et le logiciel Apply de SurveyMonkey a été utilisé pour terminer l’examen. Mon examen était axé sur les conflits d’intérêts et les associations financières interdites. Cinq candidats sont passés à l’étape d’élection; voici les résultats de l’élection :

Ma recommandation pour cet aspect se trouve à la page 8 dans la section « Communications entre le directeur du scrutin et les candidats ».

 

Étape de mise en candidature des membres

Les candidatures des candidats membres devaient être soumises entre le 21 juillet et le 4 août. Un total de treize candidatures ont été reçues avant la date limite du 4 août, à 14 h. Les treize candidats satisfaisaient aux exigences d’admissibilité et d’intégralité; ils ont ensuite eu à remplir une déclaration qui comprenait la divulgation de tout conflit d’intérêts et de toute association financière.

Mon rôle à cette étape était d’examiner et de traiter les déclarations des candidats, et le logiciel Apply de SurveyMonkey a été utilisé pour terminer l’examen. Mon examen était axé sur les conflits d’intérêts et les associations financières interdites. Tous les candidats figurant sur la liste des membres ont soumis la déclaration requise dans le délai imparti. L’un des candidats de la liste des membres a été associé à un conflit d’intérêts. Douze candidats membres sont passés à l’étape des manifestations d’appui. Un des candidats de la liste des membres a enfreint la Loi canadienne anti-pourriel au cours de la période de manifestation d’appui. Il a donc été retiré de cette étape.

Le processus relatif aux déclarations m’a fourni les outils nécessaires pour terminer mon examen.

Ma recommandation pour cet aspect se trouve à la page 8 dans la section « Communications entre le directeur du scrutin et les candidats ».

 

Étape des manifestations d’appui

Les noms des douze candidats membres ont été affichés sur le site Web de CIRA le 18 août 2022. La période des manifestations d’appui était du 18 août, à 14 h, au 1er septembre, à 14 h. Sept candidats membres ont reçu un minimum de 20 manifestations d’appui et sont donc passés au dernier tour du scrutin. Voici les résultats des manifestations d’appui et de l’élection :

 

Forum de la campagne

La période du forum de la campagne était du 9 septembre au 22 septembre. Le forum de la campagne permet aux candidats finalistes de promouvoir leurs plateformes électorales et aux membres de CIRA, aux titulaires et au public de discuter de leurs points de vue, de leurs inquiétudes et des positions des candidats sur la façon de servir CIRA et la communauté Internet du Canada.

Mon rôle pendant le forum était de surveiller les discussions afin de déceler toutes les publications comportant un langage abusif, des attaques personnelles, des menaces, des sollicitations commerciales ou des diffamations.

Les membres ont posé des questions auxquelles les candidats ont pu répondre. Dans le cadre de la surveillance du forum, je n’ai décelé aucun commentaire qui ne constituait pas une discussion acceptable.

Dans le cadre de la surveillance de l’élection, j’ai remarqué une diminution du nombre de questions posées par les membres de CIRA et de l’implication des candidats. Je recommande d’étudier la promotion du forum pour déterminer s’il est possible d’en faire une meilleure promotion auprès des membres afin de soulever un plus grand nombre de questions et de discussions pendant la campagne.

 

Vote

La période de vote était du 15 septembre, à 12 h 30, au 22 septembre, à 12 h 30. Je n’ai aucune recommandation à émettre concernant ces étapes, car le processus de vote s’est déroulé sans heurt.

 

Demande de la liste des membres de CIRA

Cette année, davantage de candidats ont demandé la liste des membres de CIRA. Conformément au paragraphe 23 (1) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, chaque candidat doit soumettre une demande pour consulter la liste. Le personnel de CIRA rappelle aux candidats que les renseignements contenus dans le registre des membres peuvent uniquement être utilisés aux fins précisées dans le paragraphe 23 (7) de la Loi et qu’ils sont encouragés à contacter uniquement les personnes faisant partie de leur cercle social et professionnel.

Cinq candidats ont demandé la liste des membres de CIRA. Trois candidats ayant demandé la liste des membres de CIRA ont envoyé un courriel de masse à tous les membres de CIRA. Un des candidats ayant demandé la liste des membres de CIRA et ayant envoyé un courriel de masse à tous les membres de CIRA a enfreint la Loi canadienne anti-pourriel.

Étant donné que la liste des membres de CIRA a été utilisée par des candidats pour contacter des membres ne faisant pas partie de leur cercle professionnel et social, je recommande que les communications envoyées aux candidats demandant la liste soient revues afin de les éduquer sur le paragraphe 23 (7) de la Loi. Cela permettrait d’éviter les utilisations inappropriées de la liste et les infractions à la Loi canadienne anti-pourriel et de s’assurer que la liste est uniquement utilisée pour influencer le vote des membres de CIRA.

 

Communications entre le directeur du scrutin et les candidats

Afin d’améliorer les communications entre le directeur du scrutin et les candidats, je recommande que les déclarations des candidats soient modifiées afin d’exiger que les candidats répondent rapidement à toute demande raisonnable de renseignement du directeur de scrutin et qu’ils se rendent rapidement disponibles pour examiner toute demande raisonnable du directeur du scrutin.

Cela permettra au directeur du scrutin de communiquer efficacement avec les candidats pour discuter de toutes questions soulevées par le processus électoral.

 

Conclusion

Dans le cadre de mon rôle de directeur du scrutin, les processus et les essais se sont déroulés sans heurt. 

Aaron Deane, Julie Lepine et Albert Chang m’ont offert leur soutien de manière très professionnelle. Ils ont répondu à toutes mes questions tout au long du processus de 2022 et m’ont offert un soutien indépendant lorsque j’en ai eu besoin.

La partie relative aux essais du processus était pertinente et m’a permis d’acquérir une solide compréhension des rapports et des processus, ce qui a permis de renforcer les fondements de mon rôle de directeur du scrutin.

 

Respectueusement soumis,
Thomas Kriens,
Thomas Kriens, CPA, CA, LPA