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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, le 24 septembre 2019 à 9 h ET

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Rowena Liang, Tyson Macaulay, Louise Macdonald, Helen McDonald, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Invités : Sanita Alias, Steven Barry, Albert Chang, David Fowler, Andrew Fraser, Paul Havey, Maureen James, Jacques Latour, Tanya O’Callaghan

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

S. Alias, S. Barry, A. Chang, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey, B. Holland et J. Latour se joignent à la réunion.

2. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par M. Gamble, appuyé par T. Macaulay, que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

3. Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

4. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

  • Approbation du procès-verbal révisé de la réunion du conseil du 13 juin 2019
  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 24 juillet 2019
  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 10 septembre 2019
  • Rapport sur les obligations statutaires
  • Examen des résultats financiers du premier trimestre de l’AF20
  • Rapport du Comité d’investissement communautaire

Il est proposé que tous les points figurant sur la liste des résolutions à adopter en bloc soient approuvés.

(Motion proposée par M. Gamble, appuyée par R. Black, et adoptée à l’unanimité)

5. Rapport de la direction

Le personnel expose l’état actuel du marché des noms de domaine et répond aux questions. Comme mentionné à la réunion de juin du conseil, on observe un déclin important des taux de croissance du marché des noms de domaine à l’échelle mondiale. Ce déclin avait été prédit non seulement pour le domaine .CA, mais aussi pour les autres TLD. Il y a eu une baisse importante au cours de la dernière année : en date de juillet 2019, le taux de croissance médian des 300 plus gros TLD se chiffrait à 3,1 %, alors qu’il était de 5,6 % l’année précédente. Le personnel explique que les deux principales raisons de ce déclin sont le degré de maturité atteint par l’industrie des noms de domaine, et la baisse des taux de croissance pour les nouveaux gTLD. Le personnel ajoute que les plates-formes tout-en-un, comme Squarespace, apportent à la fois un défi et une possibilité de progresser. Le personnel note que cette évolution du marché influence aussi certains facteurs pour l’élaboration du nouveau plan stratégique. La discussion porte ensuite sur le rôle des changements démographiques dans le déclin des taux de croissance, sur les méthodes pour évaluer la performance et sur la stratégie de marché.

Le personnel discute des pratiques de protection de la confidentialité des données de l’ACEI pour les titulaires de noms de domaine vis-à-vis de celles de ses homologues au sein de l’industrie des noms de domaines, et des régimes applicables en matière de confidentialité au Canada et ailleurs dans le monde, et il répond à diverses questions.

Le personnel rappelle que l’ACEI a modifié sa politique en matière de confidentialité en 2008 pour assurer une meilleure protection aux titulaires individuels inscrits dans le répertoire WHOIS. Il ajoute que la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité est aussi conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne. Alors que le RGPD devient la norme de référence pour la protection des données et que l’ICANN met en œuvre des changements au répertoire WHOIS pour les gTLD, l’ACEI peut profiter de cette occasion pour déterminer si elle doit apporter des changements additionnels à ses pratiques en matière de confidentialité pour les titulaires, pour demeurer en avance sur l’industrie, et si elle devrait elle-même préfigurer la norme au sein de l’industrie. La discussion qui suit porte sur les demandes de divulgation de renseignements et sur la hausse des abus depuis l’avènement du RGPD. On constate un intérêt général pour un réexamen de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité dans le courant de la prochaine phase de planification stratégique.

S. Barry, D. Fowler et J. Latour quittent la réunion.

6. Rapports des comités

6.1 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

Le président du comité indique que ce comité ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil. Lors d’une réunion qui se tiendra plus tard cet automne, le comité établira un cadre de travail pour évaluer si l’on doit recommander l’engagement d’un nouveau partenaire d’audit pour le prochain exercice financier.

6.2 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni récemment pour discuter de questions courantes. Le personnel a présenté son rapport sur les nouvelles occasions d’affaires, dont la fourniture de Fury à un nouveau client et l’extension de l’offre du service Anycast DNS, un concurrent s’étant récemment retiré de ce secteur. Le président revient également sur le lancement de la formation sur la sensibilisation envers la cybersécurité destinée à la clientèle actuelle des services D-Zone de l’ACEI, qui a ouvert plusieurs nouveaux débouchés. Le lancement du partenariat avec ISDE sur le TPI (Test de performance Internet) en août dernier a permis de recueillir un large éventail de données de connexion et d’obtenir une rétroaction par écrit sur la qualité du service.

Le comité a eu l’occasion d’examiner le filtre des nouveaux produits pour le programme du Bouclier canadien. Le personnel a présenté les exigences du service et l’évaluation des risques. Dans l’ensemble, le comité est satisfait du nouveau produit, mais il désire explorer d’autres risques, comme la confidentialité et la protection des données. Le personnel fournira une politique en matière de confidentialité pour l’examen du comité.

La discussion porte ensuite sur la formation sur la sensibilisation envers la cybersécurité. Dans l’ensemble, le conseil d’administration approuve l’orientation et le but ultime de cette formation, mais il exige un modèle approprié pour la génération de revenus. Le comité définira une série de mesures pour fournir au personnel des garde-fous appropriés pour mesurer la performance et l’impact des divers produits et services.

D. Chiswell et A. Fraser quittent la réunion.

6.3 Rapport du Comité de gouvernance

Le président du comité mentionne que ce comité s’est réuni le 29 août 2019.

Le comité a passé en revue les observations et les recommandations clés émanant du sondage sur l’efficacité du conseil d’administration de 2018-2019. Le comité a convenu que les points suivants devraient être ajoutés afin qu’ils soient pris en compte dans le plan de travail pour la prochaine année : que les présidents des comités fournissent des rapports par écrit à chaque réunion du conseil d’administration; qu’on revoit le processus de sélection du président et des membres des comités; et qu’on évalue le bien-fondé de procéder à un sondage automatisé sur la satisfaction des administrateurs à chaque réunion. On mentionne qu’une fois que le nouveau Plan stratégique sera en place, le comité examinera le mandat de tous les comités.

Le comité s’est aussi penché sur les recommandations qui ont été proposées par le Comité des mises en candidature. Le comité est d’accord avec les recommandations visant à former un Comité des mises en candidature plus tôt dans le processus, et à planifier une séance d’orientation, vraisemblablement par le biais d’un webinaire ou d’une vidéoconférence, pour les nouveaux membres du Comité des mises en candidature avec le chef de la direction afin d’expliquer ce que fait l’ACEI.

Une des recommandations demande aussi que l’on procède à une évaluation par les pairs des administrateurs en poste. Le comité a convenu d’ajouter ce point au plan de travail en vue d’une discussion plus approfondie. Le conseil d’administration discute de la diversité des candidats et de l’impact du processus et des efforts de recrutement sur celle-ci. Le Comité de gouvernance fournit une certaine orientation au Comité des mises en candidature en identifiant des facteurs particuliers et des compétences qu’il aimerait voir représenter au sein du conseil, incluant la diversité et la sophistication financière. Le personnel procédera à une large diffusion dans les médias, recourra à la publicité et lancera une campagne directe auprès de tous les membres en insistant sur ces facteurs. On convient que le comité réévaluera le processus de communication.

Le comité note aussi que le personnel étudie le mérite de procéder à des vérifications des références et des antécédents pour la courte liste des candidats potentiels retenus, de même la possibilité d’offrir une indemnisation aux membres du Comité des mises en candidature.

Le président du comité présente la plus récente version de la charte du conseil d’administration et demande que le conseil  lui donne son approbation.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la charte du conseil d’administration telle que présentée.

(Motion proposée par: H. McDonald, approuvée par L. Macdonald, et adoptée à l’unanimité)

La discussion se porte ensuite sur la réunion annuelle de réflexion du conseil d’administration prévue en octobre. La teneur et les résultats attendus de cette réunion seront distribués avant la tenue de celle-ci.

D. Fowler, M. James et T. O’Callaghan se joignent à la réunion.

7. Stratégie du Programme d’investissement communautaire

La coprésidente du comité indique qu’un certain nombre de réunions se sont tenues au cours des derniers mois et elle fait le point sur le statut général du programme. Ces réunions comprenaient une évaluation du programme de l’an dernier, un exercice de génération d’idées, et une discussion sur les prochaines démarches potentielles. La coprésidente du comité rend compte des progrès réalisés dans l’élaboration du Plan stratégique proposé pour les AF21-25 du Programme d’investissement communautaire (PIC) et du Plan d’exécution pour les AF-21-22. Le Plan stratégique du PIC définit une orientation générale pour le Plan d’exécution et détaille la vision du PIC, sa mission, ses principes directeurs, ses objectifs et sa gouvernance. Le Plan d’exécution établit une marche à suivre pour l’exécution du plan stratégique, basée sur cette orientation, et décrit en détail les objectifs du comité, les stratégies derrière ces objectifs, de même que les exigences en matière de mesure de la performance et de reddition de comptes pour le programme.

La coprésidente du comité présente les principaux changements proposés dans les plans relatifs au Programme d’investissement communautaire : (1) regrouper les subventions et les initiatives pilotées par la direction dans un seul programme; (2) adopter une stratégie unifiée pour ces initiatives, (3) articuler clairement les quatre objectifs du programme, (4) prioriser les étudiants (primaire, secondaire et postsecondaire) et les collectivités nordiques, rurales et des Premières Nations comme partenaires, et (5) aligner les quatre secteurs de financement avec les objectifs - infrastructure, littératie numérique, cybersécurité et leadership communautaire.

La coprésidente du comité fait ensuite un survol du Plan stratégique du PIC, suivi d’un aperçu du Plan d’exécution biennal pour les AF21-22. Le modèle de financement fait l’objet d’une discussion, et on convient que les niveaux de financement continueront à être fixés à un minimum de 5 % des revenus de l’ACEI et qu’ils seront réévalués chaque année dans le cadre du Plan opérationnel annuel.

Des indicateurs de mesure des résultats seront intégrés au PIC à deux niveaux : la mesure des résultats du programme, et la mesure de l’exécution du plan. L’objectif lié à l’infrastructure, par lequel l’ACEI appuie le développement de l’écosystème technique de l’Internet, fait aussi l’objet d’une discussion. On convient que l’ACEI consultera Innovation, Sciences et Développement économique Canada pour éviter le dédoublement du financement et des efforts dans ce domaine.

Le comité prévoit de rendre compte au conseil d’administration à sa réunion de novembre en lui présentant une version révisée du Plan stratégique et du Plan d’exécution du PIC pour son approbation.

M. James quitte la réunion.

S. Barry, D. Chiswell, A. Fraser et J. Latour se joignent à la réunion.

8. Mise à jour sur la planification stratégique

Le personnel remercie le conseil d’administration pour les commentaires transmis sur la plus récente version du Plan stratégique. La version préliminaire du Plan stratégique est l’aboutissement de douze (12) mois de recherche, de discussion et de remue-méninges de la part du personnel et du conseil d’administration. Quelques thèmes se dessinent à partir de la rétroaction reçue et de certains commentaires individuels. En résumé, on constate un assentiment général pour l’orientation de la stratégie, de même que la vision, la mission et les objectifs, et les piliers stratégiques sont perçus comme étant les plus appropriés pour mettre en œuvre cette stratégie.

La discussion générale se poursuit sur les commentaires reçus, essentiellement sur la vision, la mission et les objectifs. Le personnel colligera les commentaires reçus et reflétera cette rétroaction dans la prochaine version du Plan stratégique. Le conseil d’administration aura ensuite deux autres occasions de fournir une rétroaction avant qu’on lui demande d’approuver le Plan stratégique à la réunion du conseil de novembre.

T. O’Callaghan quitte la réunion.

9. Autres questions

Au nom du conseil d’administration et du personnel, la présidente remercie Alex Beraskow, Rowena Liang, Louise Macdonald et Rob Villeneuve pour le temps et les efforts consacrés à l’ACEI en tant qu’administrateurs et membres des divers comités au cours de leur mandat. La présidente remercie également Pamela Miller pour sa contribution à titre de conseillère du conseil d’administration.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 21 novembre 2019.

S. Alias, S. Barry, A. Chang, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey, B. Holland, et J. Latour quittent la réunion.

11. Séance à huis clos.

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

12. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Escobar, appuyé par J. Kowalchuk, que la séance soit levée à 17 h 16.