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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, à Ottawa, le 21 novembre 2019

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : Charles Noir, John Demco, Byron Holland

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invité : David Fowler

1. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

L. Gravel et B. Holland se joignent à la réunion.

2. Approbation de l'ordre du jour

Il est proposé par I. Almeida-Côté, appuyée par M. Gamble, que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

3. Nomination d’un président temporaire – John Demco

J. Demco assume temporairement le rôle de président, avec l’approbation du conseil d’administration.

4. Nomination du président

Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de président du conseil d'administration. Après la clôture des mises en candidature, la nouvelle présidente du conseil est nommée conformément à l’article 8.03a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d'administration nomme Helen McDonald au poste de présidente du conseil d'administration de l'ACEI pour une période de deux ans, ou jusqu'à la réunion du conseil d'administration qui suivra l'expiration de cette période de deux ans et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu'à l’expiration de son mandat comme administratrice, sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par S. Sandiford, appuyée par I. Almeida-Côté, et adoptée par acclamation)

5. Nomination du vice-président

Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d'administration. Après la clôture des mises en candidature, le nouveau vice-président du conseil est nommé conformément à l’article 8.03b) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d'administration nomme Rob Villeneuve au poste de vice-président du conseil d'administration de l'ACEI pour une période d’une année, ou jusqu'à la réunion du conseil d'administration qui suivra l'expiration de cette période d'un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu'à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par T. Macaulay, et adoptée par acclamation)

6. Remarques de la présidente

J. Demco se retire en tant que président temporaire; H. McDonald assume la présidence du conseil. La présidente ne fait aucune remarque.

7. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

  • Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 24 septembre 2019
  • Rapport sur les obligations statutaires
  • Rapport de la direction
  • Examen des résultats financiers du 2e trimestre de l’AF20
  • Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2019
  • Il est proposé que le point 1 des résolutions en bloc soit approuvé et que le conseil d’administration accepte les rapports mentionnés aux autres points restants de la liste des résolutions en bloc.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par M. Gamble, et approuvée à l’unanimité)

R. Black se joint à la réunion.

Le conseil d’administration accepte d’ajouter à l’ordre du jour, sous Autres questions, une discussion sur les dépenses de marketing pour le budget de l’AF21.

​​​​​​​8. Nomination du directeur du scrutin

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2020 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2018 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par R. Black, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

9. Rapport du Comité d’investissement communautaire

Le Comité d’investissement communautaire recommande que le conseil d’administration approuve ce qui suit :

  • un budget provisoire pour l’AF21 afin d’y inclure le fonds de 1,25 M$ du PIC pour permettre le versement des subventions du programme, préalablement au processus budgétaire formel; et
  • le versement de subventions d’au plus 100 K$, à l’exception d’une subvention qui pourrait être supérieure à 100 K$ mais n’excédant pas 250 K$.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

La discussion qui suit porte sur une meilleure harmonisation entre le budget du PIC et le cycle budgétaire annuel. Le personnel note que le budget réel pour l’AF21 sera présenté dans le cadre du Plan opérationnel qui est en préparation et qui doit être présenté au conseil en février, et qui sera par la suite examiné et soumis chaque année dans le cadre du cycle budgétaire.

10. Stratégie du Programme d’investissement communautaire

Faisant suite à la séance du conseil d’administration de la veille sur le plan stratégique, et sur la recommandation du Comité d’investissement communautaire, il est proposé que le conseil d’administration approuve les plans suivants, tels qu’ils sont présentés :

  • Plan stratégique du Programme d’investissement communautaire pour les années AF21-AF25; et
  • Plan d’exécution pour les AF21-AF22.

(Motion proposée par J. Kowalchuk, appuyée par R. Villeneuve, et adoptée à l’unanimité)

Le conseil d’administration remercie J. Kowalchuk et B. Sandiford qui ont coprésidé le Comité d’investissement communautaire, de même que les autres membres du comité et le personnel; le conseil estime que ces plans représentent une étape importante pour l’ACEI.

Une discussion suit sur la possibilité que le PIC fasse double emploi avec d’autres programmes et subventions disponibles. Les membres du Comité d’investissement communautaire voient plutôt le programme actuel comme un moyen moins onéreux d’avoir accès à de petits montants, et ainsi de renforcer la capacité des collectivités.

​​​​​​​11. Approbation du Plan stratégique AF21-AF25

Faisant suite à la séance du conseil d’administration tenue la veille sur le Plan stratégique, il est proposé que le conseil approuve le Plan stratégique AF21-AF25 tel que présenté.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

La discussion générale porte sur le profil de risque de l’organisme, dans l’optique du nouveau Plan stratégique et, en particulier, sur la stratégie de diversification. On convient que le conseil d’administration et que les comités travailleront avec le personnel pour étudier les modifications à apporter au profil de risque de l’ACEI et pour explorer divers types d’indicateurs de rendement pour le nouveau Plan stratégique, en vue d’une discussion sur le plan à la réunion de février du conseil.

12. Autres questions

12.1 Calendrier des activités du conseil d’administration pour les années 2019-2021

Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année qui vient et en discute. Le conseil demande que l’on crée un registre des mesures de suivi du conseil afin d’établir les responsabilités pour leur mise en œuvre et de suivre les progrès réalisés dans l’application des différentes mesures découlant des réunions du conseil.

D. Fowler se joint à la réunion.

12.2 Dépenses de marketing pour l’AF21

En prévision du processus budgétaire de l’AF21, le conseil discute des dépenses de marketing envisagées et des cibles établies pour mesurer les progrès réalisés.

Le personnel mentionne que l’industrie évolue, que le marché a atteint sa maturité et que les taux de croissance diminuent. Cette tendance a été exacerbée ces dernières années par l’introduction de nouveaux gTLD et par la croissance des plates-formes en ligne, comme Squarespace, et des plates-formes de médias sociaux. Le conseil d’administration a approuvé précédemment une dépense supplémentaire de 750 K $ pour les AF19 et AF20. À l’époque, le personnel avait souligné l’importance d’accroître la notoriété de la marque, d’établir une image de marque forte et de générer une loyauté à la marque pour que la performance de l’ACEI ne subisse pas le contrecoup d’un marché en décroissance et de la concurrence accrue qui se profile sur ce marché. Le personnel réitère que cela nécessitera un niveau de dépenses constant et récurrent, bon an, mal an. Le personnel note aussi qu’il y a eu un changement dans le marché des ccTLD récemment, marqué par un fort déclin de la croissance globale des ccTLD, et ajoute que le .CA a enregistré son premier taux de croissance négatif. Compte tenu du déclin global de la croissance du marché, la stratégie pour assurer la croissance soutenue du .CA s’oriente vers une bataille pour accaparer des parts de marché avec le .com et les autres TLD.

Le personnel suit également divers indicateurs de rendement associés à la campagne du .CA et au programme de publicité. Ce suivi a procuré au personnel une année complète de données pour l’AF19 et des données partielles pour l’AF20, ce qui lui permettra de proposer un ensemble d’indicateurs de rendement.

La discussion générale qui suit porte sur l’ensemble des indicateurs de rendement et sur l’approche à adopter pour la reddition de comptes. Le conseil convient de mettre sur pied un groupe de travail qui se penchera sur les indicateurs de rendement, et également de créer un tableau de bord pour les activités de marketing. Le conseil convoquera à nouveau une réunion, tôt dans la nouvelle année, lorsque le personnel lui présentera un cadre pour la mesure du rendement.

D. Fowler quitte la réunion.

13. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 20 février 2020.

14. Séances à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

L. Gravel et B. Holland quittent la réunion.

15. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par M. Gamble, appuyé par J. Kowalchuk, que la séance soit levée à 13 h 58.