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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par webconférence le 8 avril 2020 à 14 h 00 HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : Charles Noir, John Demco

Administrateur absent : Byron Holland

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Dave Chiswell, Rick Koeller

1.  Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par B. Sandiford, appuyé par M. Gamble, que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté. (Motion adoptée à l’unanimité)

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 20 février 2020

Il est proposé par B. Sandiford, appuyé par R. Black, que le procès-verbal de la réunion du conseil du 20 février 2020 soit adopté tel que présenté. (Motion adoptée à l’unanimité)

3. Composition du Comité des mises en candidature

Le Comité de gouvernance a tenu une réunion le 26 mars 2020 pour discuter des 22 candidatures reçues et pour sélectionner les candidats qui feront partie du Comité des mises en candidature. La sélection est basée sur divers facteurs, dont l’expérience de travail requise auprès de l’industrie et des secteurs public ou sans but lucratif, l’expérience en matière de gouvernance, la diversité, l’équilibre hommes-femmes, la représentation régionale et la langue des candidats.

Le Comité de gouvernance recommande par conséquent que le conseil d’administration de l’ACEI nomme les personnes suivantes au Comité des mises en candidature pour un mandat de deux (2) ans débutant le 8 avril 2020 : David Allnutt, Paul Andersen, Nancy Carter, Lindsay Sill et Bobby Singh.

(Motion proposée par C. Arnold, appuyée par B. Sandiford et adoptée, M. Gamble et J. Kowalchuk s’abstenant)

4.  Rapport du Comité de gouvernance

4.1 Lettre au Comité des mises en candidature

Le président du Comité de gouvernance et la présidente du conseil d’administration présentent la version préliminaire d’une lettre adressée au Comité des mises en candidature décrivant son évaluation des talents, des compétences et des qualités personnelles que le conseil d’administration et le Comité de gouvernance jugent nécessaires pour combler les lacunes anticipées au sein du conseil d’administration lors de l’élection de 2020. Le président du Comité de gouvernance rappelle que son mandat se termine en 2020 et que, pour cette raison, la présidente du conseil d’administration présidera la discussion portant sur l’ébauche de la lettre. Le conseil d’administration est d’accord pour qu’on procède avec la lettre telle que présentée.

4.2 Mandat du Comité de stratégie de service

Le président du Comité de stratégie de service indique que le mandat de ce comité a été présenté et examiné par le Comité de gouvernance lors de sa dernière réunion. En gros, la modification la plus fondamentale est que le mandat du comité englobe désormais tous les services de l’ACEI, incluant les activités de base du .CA et les fonctions du DNS, les services D-Zone Anycast, de même que Fury. Les autres changements notés sont l’inclusion de la sécurité et de la stabilité, ainsi que l’accent mis sur les risques propres aux services, par opposition au risque d’entreprise au sens large.

Le Comité de gouvernance recommande par conséquent que le conseil d’administration de l’ACEI approuve le mandat du Comité de stratégie de service tel que présenté.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par C. Nett, et adoptée à l’unanimité)

R. Koeller se joint à la réunion.

5. Examen des risques associés à la COVID-19

L’examen des risques associés à la COVID-19 est présenté et déposé à la réunion.

Le personnel rapporte que, lors d’une série de rencontres spéciales sur la gestion du risque qui ont débuté le 12 mars, la direction a évalué la situation créée par la pandémie émergente et son impact sur l’ACEI. Cette situation est désormais un point permanent à l’ordre du jour de la réunion hebdomadaire de l’équipe de la haute direction. Le personnel ajoute que tout changement important dans l’appréciation de la situation fera l’objet d’un rapport au conseil d’administration. La discussion qui suit porte sur la surveillance à exercer sur l’enregistrement de noms de domaine liés à la COVID‑19 afin de détecter toute pratique abusive potentielle. Le personnel mentionne que, jusqu’ici, près de 1200 noms de domaine associés à la COVID-19 ont été enregistrés et qu’ils font l’objet d’une surveillance étroite.

Les discussions portent ensuite sur le portefeuille d’investissements de l’ACEI, le bien-être du personnel et les mesures qui ont été prises pour assurer une forte cybersécurité. La discussion s’oriente ensuite sur le service du Bouclier canadien. Le personnel déclare que ce service est encore au stade de l’adoption précoce et qu’il a, jusqu’ici, dépassé les attentes. Le personnel rapporte qu’une première dégradation du service est survenue cette semaine, mais qu’on prend les mesures nécessaires pour régler ce problème. Il anticipe encore de lancer le service entre le 20 et le 22 avril.

Dans l’ensemble, le conseil d’administration est très satisfait du rapport et demande que le personnel tienne le conseil d’administration informé de tout changement important sans délai, et qu’il lui fournisse par ailleurs une mise à jour mensuelle sur les enjeux liés à la COVID‑19.

R. Koeller quitte la réunion.

6. Autres questions

La présidente du conseil d’administration indique que la secrétaire générale de l’ACEI fera un suivi à une date ultérieure sur le registre des mesures de suivi.

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration se tiendra par webconférence dans la semaine du 11 mai 2020.

L. Gravel et D. Chiswell quittent la réunion.

8. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

9. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par B. Sandiford, appuyé par I. Almeida-Côté, que la séance soit levée à 15 h 36 HE.