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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par téléconférence le 9 juin 2020 à 12 h HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, Paul Havey, Rick Koeller, Jacques Latour

1. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

S. Alias, S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey, B. Holland, et Jacques Latour se joignent à la réunion.

2. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par M. Gamble, appuyé par B. Sandiford, que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

3. Remarques de la présidente

La présidente explique brièvement les objectifs des réunions des 9 et 10 juin 2020.

4. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter, mais précise que le point 4.5 sera abordé dans le cadre de la discussion généale sur la gestion des risques.

4.1 Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 13 mai 2020

4.2 Rapport sur les obligations statutaires

4.3 Rapport de la direction

4.4 Examen des résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l’AF20

4.5 Rapport sur la gestion des risques du 4e trimestre de l’AF20

Il est proposé que le point 4.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que les rapports restants soient simplement déposés.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par C. Nett, et adoptée à l’unanimité)

5. Rapports des comités

5.1 Rapport du Comité de gouvernance

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni récemment. Le comité a examiné le processus de sélection du président et des membres des comités. On rappelle qu’actuellement, le président du conseil d’administration peut nommer les présidents et les membres de chacun des comités lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit l’élection des membres du conseil. Dans l’ensemble, le comité soutient le processus actuel, qui a fait l’objet d’une large consultation, et il est d’avis qu’il fonctionne bien. Par conséquent, le comité ne recommande pas de modifier ce processus.

Le comité a examiné la Directive sur l’orientation, la formation et le perfectionnement professionnel des administrateurs ainsi que la Politique sur la présence d’administrateurs aux réunions de l’ICANN. Le comité ne recommande pas de modifier quoi que ce soit pour le moment. Toutefois, le comité est d’accord pour analyser davantage si la participation à d’autres réunions externes pourrait être utile à l’ACEI et si la Politique sur la présence d’administrateurs aux réunions de l’ICANN devrait être étoffée afin de produire une politique sur la participation aux réunions externes et y inclure d’autres réunions qui seraient également pertinentes pour les activités de l’ACEI, à la lumière de sa stratégie de diversification.

Le président du comité présente le calendrier et le processus encadrant le sondage sur l’efficacité du conseil d’administration et des comités. Il encourage les membres du conseil à fournir une rétroaction en plus de répondre aux questions spécifiques du sondage. Il fixe comme objectif de discuter des résultats du sondage sur l’efficacité du conseil d’administration et des comités à la réunion de septembre.

5.2 Rapport du Comité de stratégie de service

Le président du comité indique que ce comité s’est réuni récemment. Il affirme que, en gros, les revenus du DNS, du Registre et des autres services à la fin de l’exercice se situent près ou au-delà des prévisions budgétaires. Le personnel a indiqué que les débouchés commerciaux pour les services de pare-feu DNS et de formation sur la sensibilisation envers la cybersécurité ont connu à la fois des succès et des délais en raison de la pandémie de COVID-19 au cours du trimestre, mais que l’impact de la pandémie est encore incertain. Le président du comité ajoute que le personnel a aussi présenté le tableau de bord sur la disponibilité des services de base suivants, de même que les cibles pour mesurer la performance de ces services : pare-feu DNS, système de registre partagé et gestion de la zone DNS. Le personnel a aussi précisé que les mesures de performance tiennent compte du temps d’indisponibilité pour la maintenance de trois (3) de ces systèmes. Le président du comité fait un survol des efforts de commercialisation, incluant les débouchés commerciaux relatifs aux services diversifiés.

5.3 Rapport du Comité d’investissement communautaire

Les coprésident et coprésidente de ce comité indiquent qu’à la suite de la réunion du conseil d’administration du 13 mai 2020, la sélection des projets et le budget des subventions ont été finalisés après avoir déterminé la capacité des demandeurs qui ont été sélectionnés dans un premier temps d’exécuter et de livrer les projets, en se basant sur les plus récentes informations fournies par les demandeurs dans un questionnaire de suivi. En se basant sur les réponses reçues, 20 projets ont été ultimement sélectionnés et des avis ont été transmis aux bénéficiaires. Les subventions seront annoncées publiquement à la fin de juin.

5.4 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

Le président du comité rapporte que, lors de sa dernière réunion, une mise à jour sur le portefeuille d’investissements et sur son positionnement en date du 31 mars 2020 a été présentée au comité. En gros, le portefeuille a connu un rendement négatif au cours du dernier trimestre, mais il respecte généralement la cible fixée et le rendement correspond aux premières prévisions émises immédiatement après le début de la pandémie de COVID-19. Une mise à jour détaillée sur l’évolution des marchés a aussi été présentée au comité.

Le personnel a également fait une mise à jour sur le calendrier d’audit. Bien que l’audit soit virtuel, le travail de terrain avance comme prévu.

6. Modèle d’exploitation cible

Le personnel rappelle au conseil d’administration le calendrier et le statut du Modèle d’exploitation cible (MEC). La direction continue de familiariser le personnel avec le cadre MEC en étant en communication régulière avec l’équipe conjointe de la direction et des employés tout au long de l’année financière. La direction utilise le MEC pour améliorer les orientations et les priorités de l’organisation. Le personnel espère finaliser le MEC de l’AF21 d’ici la fin du premier trimestre, lors de l’examen des dépenses d’exploitation. Le personnel cherche à améliorer sa capacité de rendre compte promptement des résultats historiques réels de l’AF21 versus les résultats budgétés du MEC. Toutefois, le personnel note que le MEC est, par sa nature même, un processus largement manuel qui nécessite une discussion à la grandeur de l’organisation, ainsi que la socialisation et l’adoption des affectations sous-jacentes.

La discussion porte sur la fréquence de présentation au conseil des rapports sur les résultats historiques réels versus les prévisions budgétaires, de même que sur la disponibilité des attentes/estimations prospectives du MEC.

Le conseil d’administration soutient que la présentation d’un rapport annuel n’est pas suffisante et que les attentes sont plutôt pour la présentation d’un rapport trimestriel faisant état de résultats réels par rapport aux prévisions budgétaires. Le personnel indique que le nouveau système de comptabilité offre une fonctionnalité limitée pour effectuer des affectations de coût sur une base périodique. Le personnel indique que la présentation des rapports historiques trimestriels pourrait vraisemblablement débuter au début de l’AF22.

Le conseil d’administration est d’avis que la présentation de rapports trimestriels aiderait à mieux cerner si la tendance va dans la bonne direction et si elle répond aux attentes. Le conseil d’administration désire également être rassuré que les propriétaires d’unités commerciales disposent de toute l’information dont ils ont besoin pour rester sur la bonne voie. Le personnel souligne que les propriétaires d’unités commerciales disposent présentement de l’information nécessaire.

Le conseil insiste sur le fait qu’il aimerait avoir une estimation prospective du MEC en milieu d’exercice provenant des propriétaires d’unités commerciales et qu’il désire plus d’information sur les défis ou les lacunes à ce niveau.

Le personnel devra aussi explorer sont les solutions possibles pour améliorer les processus et l’automatisation des extraits des tableaux Excel et des macros du système de comptabilité qui est utilisé pour préparer les résultats du MEC.

Le personnel fera une mise à jour au Comité VFIGR à sa prochaine réunion sur les progrès réalisés dans la sélection d’un logiciel de comptabilité.

R. Koeller se joint à la réunion.

7. Discussion sur les risques liés à la COVID-19

Le rapport sur la gestion des risques liés à la COVID-19 est présenté et déposé à la réunion, et la discussion porte sur l’impact de la pandémie sur la culture de l’organisation, les priorités d’affaires, les revenus, les enregistrements de noms de domaine liés à la COVID-19, le Bouclier canadien et les autres services, la position de liquidité, les questions juridiques et la couverture d’assurance. Le personnel souligne les changements survenus par rapport au rapport précédent. Des questions sont soulevées concernant le bien-être, l’embauche et la formation professionnelle continue du personnel. Le personnel continuera à fournir un rapport sur une base mensuelle et tout changement important à ce niveau sera signalé promptement.

R. Koeller quitte la réunion.

8. Tableau de bord RH

Le tableau de bord des RH est présenté et discuté à la réunion. Le personnel note que le tableau de bord des RH donne un aperçu de la façon dont l’ACEI évalue sa capacité d’attirer, de retenir et de développer les talents. Entre autres, le personnel fournit un survol des effectifs, des taux de rétention, de la diversité, du temps requis pour pourvoir les postes et du niveau d’engagement des employés. La discussion porte sur la planification de la relève. Le personnel indique que des plans sont en place pour la relève dans les postes critiques et que le personnel a reçu une formation polyvalente qui couvre la plupart des domaines. Le personnel continuera d’évaluer et d’améliorer les plans de relève.

A. Swain et T. Zhang se joignent à la réunion.

9. Architecture de l’ACEI

L’architecture de l’ACEI est présentée et discutée à la réunion. Le personnel présente un aperçu de l’architecture opérationnelle et logicielle, de même que de l’évolution des systèmes et des employés.

A. Swain et T. Zhang quittent la réunion.

10. Ajournement de la réunion

La séance est levée à 14 h et les membres sont convoqués de nouveau pour la reprise de la réunion le 10 juin 2020 à 12 h.

PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par téléconférence le 10 juin 2020 à 12 h HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, Paul Havey, Rick Koeller, Jacques Latour

11. Discussion sur l’appétit pour le risque et la tolérance au risque

Le personnel rend compte des progrès réalisés au chapitre de la discussion sur l’appétit pour le risque et la tolérance au risque. Le personnel résume les thèmes clés qui se dégagent des récentes discussions avec le Comité de stratégie de service (CSS) et le Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR). Le personnel précise que cet exercice a pour but de recueillir une rétroaction additionnelle auprès du conseil d’administration pour itérer et produire, par écrit, des énoncés sur la tolérance au risque et l’appétit pour le risque qui reflètent la façon dont l’ACEI entend poursuivre ses objectifs stratégiques.

Le personnel présente les énoncés sur la tolérance au risque associés à l’expansion des produits, basés sur la discussion du CSS. Il note que la discussion avec le Comité VFIGR a porté uniquement sur les secteurs commerciaux associés aux produits, et à la place et au prix des produits durant l’atelier de travail. Le personnel présente les éléments liés à l’intendance du .CA qui ont été discutés avec le Comité VFIGR, les degrés de risque et les sujets de préoccupation pour chaque élément, et certaines conditions limites extérieures au-delà desquelles l’ACEI ne s’aventurera pas.

Le personnel répond aux questions variées des membres du conseil, et la discussion porte sur la présentation. Le personnel continuera d’élaborer des continuums de risques pour les trois (3) secteurs restants de l’appétit pour le risque et d’itérer les énoncés relatifs à l’appétit pour le risque, à la tolérance au risque et aux degrés de risque pour l’intendance du .CA et l’expansion des produits.

R. Koeller quitte la réunion.

12. Examen du registre des mesures à prendre

Faute temps, le registre des mesures à prendre sera distribué par courriel.

13. Autres questions

Il n’y a pas d’autre point à discuter.

14. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil se tiendra par webconférence le 22 juillet 2020.

S. Alias, S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey, B. Holland, et Jacques Latour quittent la réunion.

15. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

16. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par C. Arnold, appuyé par M. Gamble, que la séance soit levée à 16 h 06.