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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par téléconférence le 12 août 2020 à 14 h HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Albert Chang, David Fowler, Paul Havey, Josh Tabish

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyé par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité

2. Divulgation de la rémunération des administrateurs

Le personnel présente plusieurs modèles pour la divulgation potentielle de la rémunération des administrateurs. Un sous-comité du conseil a examiné les avantages et les désavantages de chaque modèle, en tenant compte des meilleures pratiques pour des entités similaires. Après discussion, le conseil d’administration approuve à l’unanimité ce qui suit :

  • divulguer la rémunération de chaque administrateur en place sur la base de chaque année civile : a) pour sa participation à un ou des comités, b) sa rémunération totale, c) le nombre de réunions du conseil à laquelle il ou elle a participé sur le nombre de réunions admissibles pour chaque administrateur, et d) le nombre de réunions des comités à laquelle il ou elle a participé sur le nombre de réunions admissibles pour cet administrateur;
  • inclure une note de bas de page expliquant qu’il peut y avoir d’autres réunions et activités pour lesquelles les administrateurs ne sont pas rémunérés;

  • mettre à jour la formulation actuelle sur le site Web de l’ACEI en ce qui a trait à la rémunération des administrateurs pour clarifier la politique de rémunération des administrateurs; et

  • mettre à jour la formulation actuelle sur le site Web de l’ACEI pour indiquer qu’il existe une politique écrite relative aux dépenses des administrateurs et que les réclamations pour le remboursement de ces dépenses doivent respecter cette politique.

3. Divulgation de la rémunération des membres de la haute direction

Le personnel présente plusieurs modèles pour la divulgation de la rémunération des membres de la haute direction. Un sous-comité du conseil a examiné les avantages et les désavantages de chaque modèle, en tenant compte des meilleures pratiques pour des entités similaires. Le sous-comité recommande de divulguer le mode de surveillance, la méthodologie et le processus utilisés pour établir les niveaux de rémunération des membres de la haute direction. Le conseil d’administration est d’accord avec cette façon de procéder.

4. Autres questions

Le personnel fait le point sur les préparatifs en vue de l’AGA virtuelle.

5. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par T. Macaulay, appuyé par R. Black, que la séance soit levée à 13 h 03.