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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par webconférence le 22 septembre 2020 à 12 h 00 HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Albert Chang, Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, Paul Havey, Jacques Latour, Wendy Wagner (Gowling WLG)

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par M. Gamble, appuyé par I. Almeida-Côté, que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté. La motion adoptée à l’unanimité.

2. Remarques de la présidente

La présidente décrit brièvement les objectifs de la réunion.

3. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter.

3.1 Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 22 juillet 2020 et du 12 août 2020

3.2 Rapport sur les obligations statutaires

3.3 Rapport de la direction

Il est proposé que le point 3.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que les rapports restants soient simplement déposés.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par R. Black, et adoptée à l’unanimité)

4. Examen des résultats financiers du premier trimestre de l’AF21

Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et sont présentés à la réunion.

Le personnel passe en revue les résultats financiers du premier trimestre de l’AF21, en les comparant aux résultats budgétés, et s’attarde sur des postes spécifiques de l’État des résultats et sur les écarts majeurs enregistrés par rapport au budget. Le personnel note que les revenus provenant du SND, du registre et des autres services ont été inférieurs d’environ 51 K$ aux prévisions budgétaires, mais que cette baisse a été compensée par une hausse des revenus d’enregistrement qui ont surpassé de 49 K$ les montants budgétés (cette hausse est en partie due à la COVID‑19 et au mouvement général vers la création d’une présence en ligne). Les dépenses d’exploitation de base sont inférieures d’environ 64 K$ aux prévisions budgétaires en date du premier trimestre de l’AF21, et le personnel explique la baisse des dépenses liées aux services-conseils, aux déplacements et à la formation et au perfectionnement du personnel par le fait que les voyages et la formation ont été suspendus en raison de la pandémie de COVID-19. Le personnel fait aussi le point sur les charges associées au Programme d’investissement communautaire. Enfin, en ce qui concerne le portefeuille de placements, le personnel signale qu’il y a eu un rebond sur les marchés financiers mondiaux au cours du premier trimestre de l’AF21. Dans l’ensemble, le trimestre s’est soldé par un excédent de 952 K$, alors que le budget prévoyait une insuffisance 1,17 M$.

Compte tenu de l’impact de la pandémie de COVID-19, le personnel présente également une prévision de fin d’exercice préliminaire. Le personnel a identifié certaines pressions émergentes sur les coûts des activités de l’ACEI, même si l’on s’attend à des revenus plus élevés que prévu (en raison d’une rotation du personnel inexistante; de l’utilisation limitée des droits aux congés annuels; et du fait que les coûts salariaux plus élevés que prévu et les coûts accrus des services-conseils seront compensés par des économies sur les voyages et sur la formation des employés).

Le personnel fait une mise à jour sur le Modèle d’exploitation cible (MEC), et indique qu’il mettra l’accent sur la marge brute et la marge de contribution du MEC budgété pour l’AF21. Le personnel présente aussi, à titre d’illustration, un premier MEC bêta des résultats historiques réels versus résultats budgétés du premier trimestre pour les services diversifiés, modèle qui a été préparé manuellement pour compléter la trousse standard des rapports sur les résultats historiques réels versus résultats budgétés du premier trimestre, par nature et par fonction.

À la suite d’une discussion et de questions du conseil sur la marge de contribution, le personnel indique qu’il examine présentement l’impact de certains des plus importants débouchés commerciaux qui se sont matérialisés, ou qui sont en voie de l’être, mais qu’il est encore trop tôt pour parler d’une marge de contribution positive cette année. Le conseil indique qu’il veut comprendre quand le secteur des services diversifiés enregistrera une marge de contribution positive, et il veut définir une cible pour celle-ci. Le personnel examine aussi la possibilité de réduire les coûts de licence de tiers et/ou d’augmenter les ventes de l’ACEI qui ne se traduisent pas par des coûts de licence récurrents.

Le personnel reviendra à la réunion du conseil de novembre avec une prévision de fin d’exercice du point de vue des propriétaires des services et/ou produits, basée sur le MEC.

Le conseil discute aussi de la politique de l’ACEI sur les congés annuels des employés et demande que le personnel examine les meilleures pratiques en matière de santé mentale des employés, ainsi que le risque de report/financier, parmi d’autres facteurs.

5. Rapports des comités

5.1 Rapport du Comité de stratégie de service

Le rapport du Comité de stratégie de service est présenté et discuté à la réunion.

Le personnel fait le point sur le tableau comparatif des produits pour le premier trimestre de l’AF21, et il met en lumière les débouchés commerciaux et l’alignement stratégique pour les services de base suivants : SDN, Bouclier canadien, plate-forme de registre, Test de performance Internet, sensibilisation à la cybersécurité, et revenus financiers diversifiés; il présente une mise à jour sur chacun des services qui précèdent.

Le président de ce comité présente les quatre (4) mesures et questions suivantes sur les produits diversifiés à des fins de discussion : 1) tolérance financière (quel est le degré de tolérance que le conseil a pour les pertes financières associées aux services diversifiés); 2) risque (quels sont les risques liés à la diversification et comment ceux-ci évoluent-ils, en sus des pertes financières); 3) bien public (comment le conseil évalue-t-il le bien public généré par les services diversifiés); et 4) services fournis à l’extérieur du pays (quelle proportion ces services à des non-Canadiens doivent-ils représenter par rapport aux services dispensés aux Canadiens). En ce qui a trait aux services fournis à l’extérieur du pays, et pour situer le contexte, le personnel note que le modèle type pour Anycast, ainsi que celui de l’ACEI, est d’utiliser de 3 à 4 fournisseurs de l’extérieur, et que cette mesure s’appliquerait à tout exploitant de registre bien établi. On note également que l’ACEI s’est bâti une réputation en tant que fournisseur du service DNS Anycast et que ce service est encore en voie d’établissement, par conséquent, cela prendra encore quelque temps avant de réaliser une marge de contribution positive. Un membre du conseil souligne que le temps consacré par le personnel et par le conseil d’administration à la croissance de ces secteurs d’activité devrait être pris en compte, et que l'on devrait établir le point de bascule pour le plan stratégique.

Le président du comité indique que les mesures, la discussion et les commentaires seront au cœur des travaux du comité, en collaboration avec le Comité VFIGR.

5.2 Rapport du Comité d’investissement communautaire

Le rapport du Comité d’investissement communautaire est présenté et discuté à la réunion.

Les coprésidents du comité mentionnent que le conseil d’administration a demandé que le personnel examine la possibilité de synchroniser le processus d’approbation du budget du Programme d’investissement communautaire (PIC) pour qu’il soit aligné sur celui du budget de l’organisation et qu’il coïncide avec le cycle annuel qui se termine en février. Le comité a examiné la proposition préparée par le personnel et n’a pas émis de préoccupations majeures avec la recommandation. La recommandation a été présentée par le comité au Comité de gouvernance pour qu’une recommandation officielle soit soumise au conseil d’administration.

Il est proposé que le Comité d’investissement communautaire et le Comité de gouvernance recommandent au conseil d’administration d’approuver un décalage du calendrier pour l’octroi des subventions annuelles du PIC afin qu’il corresponde au calendrier de planification budgétaire de l’ACEI, de telle sorte que la période fixée pour la soumission des demandes, leur examen par le groupe d’évaluation et la sélection des projets suivra l’approbation du budget annuel de l’ACEI.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par C. Arnold, et adoptée à l’unanimité)

Le comité examine et commente également le cadre d’évaluation et de reddition de comptes du PIC. Le cadre d’évaluation proposé est exhaustif et inclura toutes les activités d’investissement communautaire entreprises par l’ACEI – à la fois les subventions et les initiatives pilotées par l’organisation. Les coprésidents font état du défi de rendre compte à la fois des initiatives de la direction et du programme de subventions. Les initiatives pilotées par la direction sont habituellement réalisées au cours d’un même exercice financier, tandis que le programme de subventions fonctionne selon un cycle différent, allant habituellement de 18 à 24 mois. Le comité étudiera le cadre une fois de plus lors de sa prochaine réunion et il fera rapport au conseil d’administration à sa réunion de novembre.

5.3 Rapport du Comité de gouvernance

Le rapport du Comité de gouvernance est présenté et discuté à la réunion.

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni récemment. Le comité a examiné les réponses au sondage sur l’efficacité des réunions lors de ses dernières réunions. Dans l’ensemble, les répondants étaient satisfaits de l’efficacité des réunions. Le comité recommande qu’au lieu de remplir un questionnaire, du temps soit réservé à la fin de chaque réunion pour évaluer l’efficacité des réunions.

Le Comité de gouvernance a aussi discuté du renouvellement du mandat du secrétaire de l’ACEI. Le président du comité rappelle que, selon le Règlement de l’ACEI, il n’est pas nécessaire de renouveler le mandat du secrétaire de l’ACEI chaque année, puisque le secrétaire de l’organisation doit être en poste à partir de la date de sa nomination jusqu’à la nomination de son successeur, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution si celle-ci survient avant. Dans l’ensemble, les membres du comité sont favorables au renouvellement du mandat de la secrétaire de l’organisation pour une autre année. On convient que le président du comité, le chef du contentieux de l’organisation et la secrétaire de l’ACEI discuteront de points qui pourraient être améliorés.

La discussion porte ensuite sur la composition du Comité de gouvernance, en particulier en ce qui a trait à la participation de la présidente du conseil.

6. Plan de l’ACEI pour la durabilité des PEI

Le rapport sur la stratégie de l’ACEI pour la durabilité des points d’échange Internet (« PEI ») est présenté et discuté à la réunion.

Le personnel indique que la stratégie du programme des PEI vise à appuyer la mission de l’ACEI de bâtir un Internet qui a la confiance des Canadiens. Les PEI sont un élément fondamental de l’architecture de l’Internet et ils sont essentiels à l’exploitation du TLD .CA, de même que des services de SDN et de cybersécurité.

Le personnel indique que la durabilité d’un PEI peut être évaluée de multiples façons et qu’elle n’est pas uniquement financière. À titre de guide, les critères de durabilité suivants pour les PEI ont été définis : 1) trafic de réseau local et potentiel démographique; 2) autonomie financière; 3) diversité au niveau de la gouvernance; 4) communauté technique (bénévole et meilleures pratiques); et 5) collectivités éloignées. On souligne que l’ACEI n’est pas responsable de la durabilité des PEI individuels, étant donné que chaque PEI est une entité distincte avec sa propre structure de gouvernance et une collectivité qui lui est propre. Comme tel, l’ACEI ne contrôle aucun PEI au Canada.

Dans l’ensemble, le conseil d’administration est très satisfait de la stratégie. Il demande au personnel d’ajouter dans le rapport sur les PEI une référence aux partenariats et un aperçu du processus d’évaluation.

La discussion bifurque sur la position de l’ACEI sur la stratégie d’appairage ouvert. On note que les PEI eux-mêmes ont une politique d’appairage ouvert, et que les membres des PEI ont leurs propres politiques d’appairage (c.-à-d. avec qui ils échangent du trafic à l’intérieur du Canada). Le personnel mentionne que l’ACEI a une politique d’appairage ouvert. Il note que le succès peut être mesuré par la croissance du nombre de membres et du trafic. Un autre indicateur de succès à l’étude est le suivi du nombre de fournisseurs de service Internet ruraux qui se connectent et qui échangent du trafic sur les PEI canadiens (une indication de la disponibilité du trafic rural).

Finalement, la discussion porte sur le rôle de l’ACEI au sein des PEI, incluant la fourniture de certains services diversifiés, comme le Bouclier canadien, l’éducation, la promotion des droits et le financement.

7. Exigences des politiques étrangères en matière de confidentialité

Le rapport sur les exigences des politiques étrangères en matière de confidentialité est présenté et discuté à la réunion.

Le personnel note que le but du rapport est de traiter des questions de confidentialité qui se posent à l’étranger et qui ont été soulevées à la suite de la réunion du Comité VFIGR le 13 juillet 2020. Du point de vue du personnel, l’ACEI respecte les divers éléments de législation étrangère en matière de confidentialité qui ont été identifiés lors de la réunion du Comité VFIGR.

W. Wagner se joint à la réunion.

Un membre demande si les services de l’ACEI sont assujettis au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne (UE). Le personnel indique que, si les services Anycast fournis par l’ACEI aux clients de l’UE étaient assujettis au RGPD, l’ACEI serait alors considérée comme le processeur des données, et non comme le contrôleur et, à ce titre, l’ACEI n’aurait pas l’obligation de démontrer la conformité de ses services en vertu du RGPD. Le personnel ajoute que le RGPD est la norme la plus progressiste qui existe à l’heure actuelle. Un membre du conseil fait remarquer que, même si la politique en matière de confidentialité de l’ACEI était jugée auparavant en avance sur son temps, elle est désormais à la traîne de l’industrie, qui a adopté les lignes directrices plus strictes mises de l’avant par WHOIS, lesquelles s’inspirent du RGPD. La discussion porte sur la nécessité de réexaminer la politique et les pratiques en matière de confidentialité de l’ACEI, afin de faire preuve de leadership plutôt que se limiter à simplement respecter les lois applicables.

Dans l’ensemble, le conseil d’administration se dit très satisfait du rapport.

W. Wagner quitte la réunion.

8.      Autres questions

Le personnel fait un survol de la procédure pour la tenue de l’Assemblée générale annuelle qui aura lieu le 23 septembre 2020.

Au nom du conseil d’administration et du personnel, la présidente remercie Tyson Macaulay de son temps et de ses efforts au sein de l’organisation en tant qu’administrateur et membre de divers comités tout au long de son mandat.

9.      Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil aura lieu 19 novembre 2020.

S. Alias, S. Barry, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey, B. Holland et J. Latour quittent la réunion.

10.    Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

11.    Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Black, appuyé par A. Escobar, que la séance soit levée à 17 h 26.