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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par webconférence le 18 novembre 2020 à 17 h 00 HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Albert Chang, Paul Havey

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par I. Almeida-Côté, appuyée par B. Sandiford, que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté. Motion adoptée à l’unanimité.

2. Nomination du vice-président

La présidente demande aux participants de proposer des candidats pour le poste de vice-président du conseil d'administration. Une fois que toutes les candidatures ont été soumises, une motion pour clore les mises en candidature est proposée par M. Gamble, appuyé par S. Sandiford. Après la clôture des mises en candidature, la nouvelle vice-présidente du conseil est nommée conformément à l’article 8.03b) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d'administration nomme Jill Kowalchuk au poste de vice-présidente du conseil d'administration de l'ACEI pour une période d’une année, ou jusqu'à la réunion du conseil d'administration qui suivra l'expiration de cette période d'un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu'à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyé par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

3. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

3.1 Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 22 septembre 2020

3.2 Rapport sur les obligations statutaires

3.3 Rapport de la direction

3.4 Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2020

3.5 Rapport à mi-parcours du Programme d’investissement communautaire

3.6 Résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF21

Il est proposé que le point 3.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que le conseil d’administration accepte les rapports mentionnés aux autres points restants.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyé par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

4. Nomination du directeur du scrutin

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Thomas Kriens au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2021 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2018 à 275 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

5. Clôture

Il est proposé par C. Nett, appuyée par M. Gamble, que la séance soit levée à 17 h 35 et que la réunion soit re-convoquée le 19 novembre 2020 à 12 h 00 (midi).

PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue par webconférence le 19 novembre 2020 à 12 h 00 HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Steven Barry, Findlay Beith, Albert Chang, Dave Chiswell, Andrew Fraser, Paul Havey, Rick Koeller, Jacques Latour, Julie Lepine, Tanya O’Callaghan, Paul Sarkozy, Josh Tabish

6. Mise à jour sur le Modèle d’exploitation cible

Le personnel rappelle au conseil d’administration qu’il y a plusieurs années, avec le déclin des enregistrements de nouveaux noms de domaine, l’ACEI a exploré quels devraient être les secteurs commerciaux, les produits et les services qui méritaient d’être évalués pour soutenir une stratégie de diversification de ses produits. En 2015-2016, l’ACEI a décidé de faire des investissements fondateurs importants pour soutenir ses activités en cours : la plate-forme de registre, ainsi que la sécurité, la stabilité et la résilience du SND de l’ACEI. Tout au long du dernier plan stratégique (AF17-20), l’ACEI a continué d’améliorer la fonctionnalité et les caractéristiques du Registre fongible et des secteurs d’activités du SND. Parmi les autres changements, l’organisation a aussi lancé des produits et des services complémentaires en cybersécurité.

Le personnel déclare que, dans le Plan stratégique pour l’AF21-25, l’ACEI projette d’étendre les activités d’enregistrement du .CA et de maintenir et d’améliorer sa durabilité financière globale, tout en maximisant l’impact de sa mission. Le personnel indique que l’accent initial sera sur l’amélioration de la marge brute et de la marge de contribution, à la fois pour le .CA et pour le portefeuille des services diversifiés. Le personnel explique que l’ACEI utilise le concept du Modèle d’exploitation cible (MEC) pour évaluer les progrès réalisés dans l’atteinte de ses objectifs stratégiques et pour mesurer la durabilité financière de l’ensemble des activités de l’ACEI. Le personnel décrit les divers objectifs du Plan stratégique, incluant les revenus annuels attendus pour les services diversifiés.

Le personnel renvoie le conseil d’administration aux cibles budgétées du MEC pour l’AF21 et, en particulier, à l’État des résultats. Le personnel fait référence à cinq (5)  catégories de mesure distinctes, qui reflètent les cibles du MEC en général, pour trois (3) portefeuilles distincts. Le secteur des services diversifiés comprend six (6) services générateurs de revenus . Le personnel indique que, de façon générale, les Services diversifiés dépassent les attentes en matière de revenus pour chacune des deux (2) dernières années. Avec la mise à l’échelle opérationnelle et les hausses correspondantes en revenus, et grâce à la gestion et au contrôle des coûts, le personnel prévoit accroître la durabilité financière du portefeuille des Services diversifiés en termes de marge brute (« MB ») et de marge de contribution (« MC ») dans l’avenir. Le personnel note que tous les produits sous les services diversifiés  sont hautement extensibles  et leur expansion se poursuit. Le personnel rend compte de la performance par segment des activités nationales et internationales. Il note que la performance du segment international surpasse celle des activités nationales. Il ajoute que la performance du segment international dépasse présentement celle du segment national en termes de MB, en dollars.

Pour faire suite à la réunion du conseil d’administration du 22 septembre 2020, où le personnel a fourni une illustration des résultats réels versus les résultats budgétés du MEC pour les Services diversifiés, le personnel présente une prévision de fin d’exercice préliminaire pour l’AF21 pour les cinqmesures. La direction note que la mise en œuvre du Modèle d’exploitation cible a contribué à faire évoluer la perspective des propriétaires d’entreprises, des détenteurs de budgets et du personnel en vue de maximiser l’impact de la mission, mais en mettant davantage l’accent sur une perspective de développement durable.

Des questions sont soulevées et une discussion suit sur les cibles à long terme pour l’organisation, en général, et sur la façon dont les résultats individuels du MEC peuvent varier en fonction du cycle de vie de certains services. Le personnel déclare que, dans le cadre de la planification budgétaire pour l’AF22, il partagera de nouveau les fourchettes des cibles du MEC visées pour l’AF23 en vue de l’évaluation du plan stratégique à mi-parcours. Le personnel reverra également la matrice des engagements liés à la mission dans le cadre du processus de planification.

Dans l’ensemble, le conseil d’administration est satisfait des cibles et des mesures prises jusqu’ici. Le personnel poursuivra la discussion avec le Comité de stratégie des services et/ou le Comité des finances, des audits, des investissements et de la gestion des risques (FAIR), comme il convient.

7. Énoncés sur l’appétit pour le risque et la tolérance au risque

Le personnel présente les énoncés définissant l’appétit pour le risque et la tolérance au risque pour les portefeuilles associés à l’intendance du .CA et à l’expansion des produits, établis à la suite de la discussion et de la rétroaction du conseil d’administration lors de sa réunion de juin 2020. Le personnel sollicite la rétroaction et l’approbation du conseil d’administration pour les énoncés révisés.

Le personnel présente également les paramètres proposés établissant l’appétit pour le risque pour les trois (3) secteurs restants, soit : Habilitation organisationnelle; Investissement communautaire; et Risque financier. Le personnel recommande une approche équilibrée et demande au conseil d’administration d’identifier les secteurs dans lesquels l’organisme ne désire pas se risquer. Le conseil d’administration discute des amendements à apporter à chacun des secteurs d’appétit pour le risque identifiés. La discussion porte également sur les risques financiers et, en particulier, sur l’Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP). À l’issue de cette discussion, on indique que le comité pourrait décider de réexaminer les instruments de placement inclus dans l’EPPP afin de rassurer le conseil d’administration que la combinaison de placements reflète bien l’objectif déclaré pour les placements et correspond à un profil de risque équilibré.

Le personnel révisera les énoncés et modifiera les paramètres de risque en fonction des commentaires émis par le conseil d’administration. Les énoncés seront ensuite distribués au conseil d’administration pour son examen, dans le but de recueillir des commentaires additionnels afin d’obtenir l’approbation des énoncés sur le risque par le conseil d’administration.

F. Beith, R. Koeller et T. O’Callaghan quittent la réunion.

J. Lepine se joint à la réunion.

8. Compte rendu de l’assemblée générale annuelle

Le personnel fournit une évaluation de la toute première assemblée générale annuelle (AGA) virtuelle de l’ACEI et un résumé des leçons apprises. Le rapport est soumis et discuté à la réunion.

Le conseil d’administration apporte des commentaires additionnels, comme l’adoption d’une solution technologique plus conviviale. D’autres commentaires comprennent l’adoption et la présentation des règles de procédure aux membres avant la tenue de la réunion, la présentation de toutes les questions provenant des membres, et l’affichage des résultats du scrutin à l’écran. La discussion porte ensuite sur le point focal de l’AGA, et le personnel souligne l’importance d’avoir des conférenciers captivants pour encourager une forte présence des membres. Dans l’ensemble, le conseil d’administration appuie les recommandations du personnel et convient que le Comité de gouvernance examinera les meilleures pratiques pour la tenue d’assemblées générales annuelles virtuelles.

​​​​​​​9. Communications avec les membres

Le rapport est présenté et discuté à la réunion. Le personnel explique dans quelles circonstances et sous quelles conditions un membre peut recevoir la liste des membres de l’ACEI, et quelles sont les informations contenues dans cette liste. La discussion porte sur l’atteinte d’un équilibre parmi les exigences de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et les diverses lois sur la protection des renseignements personnels, incluant la possibilité qu’un membre puisse demander de ne pas voir son adresse courriel publiée dans la liste des membres. Le personnel note qu’il existe des opinions différentes sur ce qu’autorise la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif pour permettre aux membres de refuser d’avoir leur adresse courriel publiée dans la liste des membres.

Après discussion, on convient qu’aucune modification ne sera faite à ce point-ci au processus de l’ACEI pour répondre aux demandes visant à obtenir la liste des membres, en conformité avec la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Entre-temps, le personnel fournira plus de détails sur son site Web sur les critères pour obtenir la liste des membres et il continuera de suivre l’évolution des meilleures pratiques dans le domaine et toute évolution des tendances.

J. Lepine quitte la réunion.

10. Divulgation des salaires / Motion de l’AGA

Le conseil d’administration discute des différentes options qui s’offrent à lui pour répondre aux motions contenues dans la proposition d’un membre lors de l’AGA de cette année. On convient qu’un comité du conseil d’administration se penchera sur les meilleures pratiques et l’évolution des tendances et en fera rapport au conseil et aux membres.

A. Chang et J. Tabish quittent la réunion.

11. Autres questions

11.1 Calendrier des activités du conseil  pour les années 2020-2022

Le calendrier proposé pour les réunions du conseil d’administration pour l’année qui vient est accepté tel que présenté.

11.2 Composition des comités

La composition des comités du conseil d’administration de l’ACEI pour l’AF20-21 est la suivante :

Investissement communautaire (CIC)

Jill Kowalchuk (coprésidente)

Bill Sandiford (coprésident)

Iris Almeida-Côté

Matt Gamble

Gouvernance

Ryan Black (président)

Iris Almeida-Côté

John Demco

Matt Gamble

Helen McDonald

Rémunération et vérification (CRV)

Colleen Arnold (présidente)

Andrew Escobar

Jill Kowalchuk

Helen McDonald

Rob Villeneuve

Finances, audits, investissements et gestion des risques (FAIR)

Crystal Nett (présidente)

Colleen Arnold

Don Bowman

Andrew Escobar

Helen McDonald

Alourdes Sully

Stratégie des services (CSS)

Don Bowman (président)

John Demco

Crystal Nett

Bill Sandiford

Alourdes Sully

Rob Villeneuve

12. Mise à jour sur la plate-forme de registre

En raison du manque de temps, la discussion de ce point est reportée à la prochaine réunion du conseil d’administration.

S. Barry, D. Chiswell, A. Fraser, L. Gravel, P. Havey, J. Latour et P. Sarkozy quittent la réunion.

13. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

S. Alias et B. Holland quittent pour la séance à huis clos.

​​​​​​​14. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par B. Sandiford, appuyé par M. Gamble, que la séance soit levée à 18 h 10.