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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par webconférence le 21 mai 2021 à 13 h 30 (HNE)

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully et Rob Villeneuve

Conseillers : Charles Noir, John Demco et Byron Holland

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance: Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Albert Chang, David Fowler et Tanya O’Callaghan

1. Approbation de l’ordre du jour

C. Nett appuyée par R. Black a proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté avec une modification dans l’ordre des points de discussion.  Motion est adoptée à l’unanimité.

2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 8 avril 2021

I. Almeida-Côté s’est jointe à la réunion.

Il est proposé par C. Nett et appuyée par R. Black, que le procès-verbal de la réunion du conseil du 8 avril 2021 soit adopté tel que présenté.  Motion est adoptée à l’unanimité.

3. Politique sur les mises en candidature et les élections de 2021 révisée

A. Sully s’est jointe à la réunion.

Le personnel a présenté la politique révisée de 2021 sur les nominations et les élections, qui reflète une vacance supplémentaire sur la liste des candidats du comité des mises en candidature pour tenir compte du départ de R. Black un an après le début de son mandat de trois ans. Il a été noté que la liste du comité des mises en candidature comprendrait cette année quatre postes au lieu des trois habituels, et que le quatrième poste serait un siège de remplacement pour un mandat de deux ans.

Il est donc résolu que le conseil d’administration approuve la politique sur les mises en candidature et les élections de 2021 révisés telle que présentée.

(Motion proposée par R. Black, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

4. Sélection des vérificateurs

B. Sandiford s’est joint à la réunion.

La présidente du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) a indiqué que le comité a récemment terminé un processus exhaustif de demande de propositions (DP) pour sélectionner les vérificateurs externes de CIRA. Plusieurs entreprises ont été invitées à répondre à la DP, et quatre réponses ont été reçues au total. Trois de ces entreprises ont ensuite été invitées à faire une présentation au comité en fonction de questions spécifiques posées dans leur réponse.  Il a été noté que le comité s’est réuni après la fin des présentations pour discuter et examiner le processus complet de notation. Le comité a donc accepté l’entreprise recommandée, sous réserve d’une vérification acceptable des références. Le président du comité a confirmé l’examen des références et s’est dit satisfait que toutes les conditions aient été remplies. Sur la recommandation du comité VFIGR :

Il est donc résolu que :

  1. une motion soit présentée à la prochaine assemblée générale annuelle, afin de nommer Welch LLP comme vérificateur de CIRA pour un mandat allant jusqu’à la clôture de la prochaine assemblée annuelle des membres; et que
  2. le conseil d’administration recommande l’approbation de cette motion par les membres de CIRA.

(Motion proposée par C. Nett, appuyée par M. Gamble, et adoptée à l’unanimité)

5. Entente pour la secrétaire de l’ACEI

La présidente du conseil d’administration a décrit le rôle actuel de la secrétaire générale et les domaines potentiels d’expansion, tels que discutés précédemment par le comité de gouvernance et énoncés dans un projet d’accord (dont un exemplaire a été examiné par le comité de gouvernance). Il a été noté que le comité était très satisfait du travail de la secrétaire générale dans le cadre du mandat actuel et qu’il souhaitait élargir son rôle.  Sur la recommandation du comité de gouvernance :

Il est donc résolu que le conseil d’administration reconduise Brigitte LeBlanc-Lapointe à son poste de secrétaire générale de CIRA jusqu’en septembre 2022, selon les conditions énoncées dans la convention.

(Motion proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par C. Arnold, et adoptée à l’unanimité)

6. Divulgation de la rémunération

Le conseil d’administration a repris sa discussion de la réunion précédente tenue le 8 avril 2021 en ce qui concerne la divulgation de la rémunération du PDG et des cadres.  Le conseil a discuté d’une série d’options, et un plan de communication est en cours d’élaboration. 

7. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 9 juin 2021.

S. Alias, D. Fowler, L. Gravel et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.

8. Séance à huis clos

Le Conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.

9. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Villeneuve et appuyé par I. Almeida-Côté, que la séance soit levée à 16 h 09.