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Procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration de l’ACEI qui a eu lieu sur Webex le 9 juin 2021 à 12 h (HE)

Administrateurs participants : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco et Byron Holland

Absent : Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI: Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Mark Gaudet, Rick Koeller, Tanya O’Callaghan et Grant Street

1. Approbation de l’ordre du jour

Il a été proposé par J. Kolwalchuk et appuyé par M. Gamble que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.  La motion a été adoptée à l’unanimité.

2. Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

3. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

3.1 Adoption des procès-verbaux provisoires de la réunion du conseil d’administration du 21 mai 2021.

3.2 Rapport sur les obligations statutaires

3.3 Rapport de la direction

3.4 Résultats financiers préliminaires non audités du quatrième trimestre de l’AF21

3.5 Gestion de risques du quatrième trimestre de l’ AF21

Il est donc résolu que le point 3.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que les autres points soient reçus.

(Proposée par I. Almeida-Côté, appuyée par M. Gamble, la motion a été adoptée à l’unanimité)

4. Rapports de comités

4.1 Rapport du comité de gouvernance

Le président du comité a indiqué que le comité s’est réuni récemment. Le comité a examiné le sondage sur l’efficacité du conseil. Il a été noté que le comité résumerait les principaux points et identifierait certains domaines pour une discussion plus approfondie au sein de chaque comité.

Le comité a examiné les diverses procédures en place pour valider les coordonnées des membres. Il a été noté que la dégradation des coordonnées des membres est normale lorsque les gens déménagent, changent d’emploi et d’adresse courriel, etc., et que le personnel a mis en place diverses procédures pour tenter de maintenir à jour les coordonnées des membres.

Le comité a discuté de la formation et du perfectionnement professionnel des administrateurs et a souligné que les administrateurs sont encouragés à entreprendre de telles activités et à partager les apprentissages avec le conseil. Le comité a également discuté de l’orientation des nouveaux administrateurs et a recommandé que la première réunion du conseil se tienne plus tôt après l’élection afin d’encourager l’interaction. Le comité a recommandé également que le président et le vice-président soient élus dès que possible après les résultats de l’élection, et que tous les membres du conseil expriment leur intérêt pour les comités le plus tôt possible. Ce sera le sujet de discussion plus tard au cours de la réunion lors du point de l’agenda d’entreprise.

4.2 Rapport du comité d’investissement communautaire

Le rapport annuel présentant le rendement de l’AF21 pour les initiatives d’entreprise a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et déposé lors de la réunion.

La coprésidente du comité a renvoyé le conseil à la note de service faisant le point sur les travaux du comité d’investissement communautaire depuis la dernière réunion du conseil. Elle a été noté que le comité se concentrait actuellement sur l’examen et la sélection des subventions du Programme d’investissement communautaire.

4.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

La présidente du comité a indiqué qu’à sa dernière réunion, le comité avait reçu les résultats financiers réels non audités par rapport au budget pour le T4/AF21 en fin d’exercice. Le personnel a fourni une mise à jour sur le calendrier du processus d’audit et a noté que le travail sur le terrain progressait comme prévu.

Le comité a également reçu le rapport de gestion de risques du T4/AF21 et le document Risques par comité. Le comité a souligné certains risques et s’est déclaré satisfait que la direction ait pris les mesures appropriées pour les atténuer.

La présidente du comité a également décrit les discussions du comité sur les questions de dotation et la transition vers un nouveau logiciel comptable.

R. Black a quitté la réunion.

5. Surveillance globale des risques

La présidente du conseil a noté que tous les comités ont été invités à examiner la répartition des risques et des possibilités affectant leurs domaines respectifs, et à déterminer s’ils étaient appropriés et si des éléments clés manquaient. Chaque comité a été invité à évaluer l’ensemble ou le portefeuille de risques enregistrés pertinents pour le comité avant la réunion du conseil de septembre.

Dans l’ensemble, le conseil a été satisfait du résumé des risques présentés par chaque comité, bien qu’il y ait eu un certain chevauchement et un besoin de recoupement avec les mandats de chaque comité. Il a été convenu que les comités finiraient d’évaluer le portefeuille de risques et travailleraient ensuite avec le personnel pour les fusionner en un seul registre des risques d’entreprise.

Il y a eu une discussion et un soutien pour un comité ad hoc, afin d’établir un moyen de suivre les risques et les interdépendances de chaque comité et de savoir comment intégrer les risques dans le processus de gestion des risques.  Il a été convenu de revoir le mandat du comité ad hoc lors de la prochaine réunion du conseil.

R. Koeller a quitté la réunion.

6. Autres affaires

  • Calendrier des activités du conseil - première réunion du conseil d’administration postélectorale

La présidente a noté que, tel qu’énoncé à l’article 3.06 du règlement de l’ACEI, le mandat d’un administrateur commence 30 jours à compter de la date de son élection. La présidente propose de tenir la première réunion du nouveau conseil à la fin octobre ou au début novembre plutôt qu’à la fin novembre. La séance pourrait prendre la forme d’une retraite, avec une discussion sur des sujets axés sur le conseil. En ce qui concerne l’orientation du directeur, il a été proposé de garder l’orientation virtuelle, sur plusieurs jours avant la première réunion du conseil d’administration. Il a été noté que le processus d’élection des présidents des comités avait été revu au cours de la dernière année et qu’aucun changement n’avait été apporté. Il serait souhaitable que les comités du conseil soient sélectionnés et opérationnels d’ici la fin novembre.

R. Black s’est joint de nouveau à la réunion.

Dans l’ensemble, il y avait un soutien pour une réunion du conseil d’administration plus tôt, bien que cela puisse être difficile pour certains étant donné la réunion de l’ICANN en octobre. Les avis étaient partagés sur la pertinence de tenir la ou les séances d’orientation des administrateurs virtuellement plutôt qu’en personne. Le comité de gouvernance a été invité à explorer les options et les meilleures pratiques pour le processus de nomination des présidents de comité et à déterminer la composition du comité ainsi que les options pour une retraite et une orientation.

G. Street s’est joint à la réunion.

7. Séance d’information sur le test de performance Internet (TPI)

Le personnel a organisé une séance d’information sur le test de performance Internet de l’ACEI. Suite à la présentation, certains risques et possibilités ont été soulevés, et une discussion a été entamée sur le financement du programme. Le personnel a noté que le programme sera examiné lors de l’examen de la planification et de la stratégie pour l’AF23 avec le comité d’investissement communautaire.

G. Street a quitté la réunion.

8. Planification de l’assemblée générale annuelle (AGA)

Le personnel a noté les efforts déployés l’an dernier en vue de la préparation de l’assemblée générale annuelle virtuelle. Pour les membres du conseil impliqués dans les procédures, il y aura des répétitions et le rôle du secrétaire général sera élargi pour se concentrer sur la partie formelle de l’AGA. L’AGA serait conçue pour englober les actions requises en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et d’autres sujets d’affaires se tiendraient au cours de l’événement.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 7 juillet 2021.

S. Alias, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, M. Gaudet, L. Gravel et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.

11. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par C. Arnold, appuyé par R. Black, que la séance soit levée à 15 h 07.