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Procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration de CIRA qui a eu lieu sur Webex le 7 juillet 2021 à 16 h HE

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully et Rob Villeneuve

Conseillers : Charles Noir, John Demco et Byron Holland

Secrétaire de l’ACEI : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Albert Chang, David Fowler, Jane Fulford, Maureen James et Tanya O’Callaghan

1. Approbation de l’ordre du jour

Il a été proposé par I. Almeida-Côté et appuyé par M. Gamble que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.  La motion a été adoptée à l’unanimité.

2. Approbation du procès-verbal provisoire de la réunion du Conseil d’administration du 9 juin 2021

Il a été proposé par D. Bowman et appuyé par I. Almeida-Côté que le procès-verbal provisoire de la réunion du Conseil d’administration du 9 juin soit adopté tel que présenté. La motion a été adoptée à l’unanimité.

3. Demandes pour le Programme d’investissement communautaire

Le Conseil a reçu les résumés des 14 demandes de subvention sélectionnées telles que déposées. Les coprésidents ont souligné le succès impressionnant du panel d’évaluation des investissements communautaires en ce qui a trait au processus et à la qualité des demandes recommandées ainsi que le soutien exceptionnel du personnel de CIRA. Les coprésidents et le personnel ont répondu aux diverses questions des membres du Conseil, y compris à celles en lien avec les critères de sélection et la façon dont les demandes sont générées. Les coprésidents ont souligné que le Comité d’investissement communautaire était satisfait du processus et des demandes recommandées.

Il a donc été résolu que le Conseil d’administration :

1. Approuve le paiement complet de 1 252 938 $

2. Approuve les 14 soumissions décrites au Conseil

3. Approuve la prime de 2 000 $ accordée à chacun des huit membres indépendants n’étant pas administrateurs du panel en plus de leurs honoraires de réunion et du remboursement de leurs dépenses d’une manière conforme aux politiques s’appliquant aux comités du Conseil.

(Proposée par C. Nett et appuyée par I. Almeida-Côté, la motion a été adoptée à l’unanimité)

4. Questions relatives à l’AGA

Le personnel a fait remarqué que CIRA avait reçu une proposition d’un membre demandant qu’un certain nombre de motions soient présentées aux membres lors de la prochaine AGA.  Le Conseil a discuté de la possibilité d’aborder certaines de ces motions avant l’AGA afin de réduire le nombre de motions devant être examinées par les membres à cette occasion. 

Plus précisément, le Conseil a discuté d’une motion relative à la publication du rapport du directeur du scrutin et d’une motion relative à la divulgation des dépenses des administrateurs. Le Conseil a appuyé l'adoption des mesures concernant ces deux motions.

En tenant compte des éléments dont le Conseil a discuté, dont davantage de transparence et une contextualisation adéquate, le Conseil a demandé au personnel de présenter une ébauche du document de divulgation des dépenses des administrateurs lors de la prochaine réunion.  Le Conseil a également discuté d’une motion relative à la durée maximale des mandats pour l’ensemble des administrateurs ainsi que des raisons expliquant la durée actuelle des mandats ayant été approuvée par les membres de l’ACEI lors de l’AGA de 2016.  Le Conseil continuera d'examiner les motions proposées.

5. Autres questions

Il n’y a pas d’autre point à discuter.

6. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 21 juillet 2021.

L. Gravel a quitté la réunion.

7. Séance à huis clos

Le Conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.

8. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par I. Almeida-Côté et appuyée par A. Sully, que la séance soit levée à17 h 51.