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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de CIRA tenue par téléconférence le 21 juillet 2021 à 13 h (HE)

Administrateurs présents : Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Helen McDonald, Crystal Nett, Bill Sandiford, Alourdes Sully et Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland et Charles Noir

Secrétaire de l’ACEI: Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

Invités : Sanita Alias, Marc Bisson, Albert Chang, David Fowler, Jane Fulford et Tanya O’Callaghan

1. Adoption de l’ordre du jour

Il est résolu que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

(Proposée par M. Gamble et appuyée par C. Nett, la motion a été adoptée à l’unanimité)

2. Approbation du procès-verbal provisoire de la réunion du conseil d’administration du 7 juillet 2021

Il est résolu que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 7 juillet 2021 soit approuvé avec quelques modifications.

(Proposée par C. Arnold et appuyée par B. Sandiford, la motion a été adoptée à l’unanimité)

3. Pouvoir de signature des effets bancaires

La présidente du comité a noté que les changements proposés à la politique sur le pouvoir de signature des effets bancaires reflètent l’ajout du directeur de l’exploitation au pouvoir de signature.

Le comité FAIR recommande donc au conseil d’administration d’approuver le pouvoir des effets bancaires, telle que présenté.

(Proposée par C. Nett et appuyée par I. Almeida-Côté, la motion a été adoptée à l’unanimité)

4. Approbation des états financiers vérifiés de 2021

Les états financiers pour l’année financière terminée le 31 mars 2021 ont été déposés lors de la réunion.

La présidente du comité des finances, de l’audit, de l’investissement et de la gestion des risques a indiqué que KPMG avait présenté en détail les états financiers vérifiés lors de la dernière réunion du comité. L’opinion de KPMG est que les états financiers présentent fidèlement, à tous égards importants, la situation financière de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet.  Aucun point n’a été mis en évidence dans les constatations du rapport d’audit.

Une discussion a eu lieu sur certaines modifications apportées aux notes des états financiers. Il a été convenu que la direction s’entretiendrait avec les vérificateurs et remettrait un projet actualisé au conseil d’administration pour approbation.

M. Bisson a quitté la réunion.

5. Autres questions

5.1 Consultation sur la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif

Le personnel a fourni un peu de contexte et indiqué des domaines pour lesquels CIRA pourrait commenter la consultation publique qui se tient sur les dispositions de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Le conseil d’administration est favorable à l’idée de fournir des commentaires sur les questions qui sont les plus pertinentes pour CIRA, compte tenu des contraintes de temps pour les commentaires.

5.2 Questions relatives à l’AGA

Suite à la dernière réunion du conseil d’administration, le personnel a présenté une ébauche de la divulgation des dépenses des administrateurs. Après discussion, il a été convenu que le personnel apporterait quelques clarifications et publierait les dépenses des administrateurs de 2020 et de 2019, étant donné que l’année 2020 a été inhabituelle en raison des répercussions de la COVID-19 sur les activités du conseil.

Le conseil a également poursuivi les discussions sur les motions de la proposition des membres

6. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 22 septembre 2021.

L. Gravel a quitté la réunion.

7. Séance à huis clos

Le conseil d’administration a tenu une séance à huis clos.

8. Clôture

L’ordre du jour étant épuisé, à la suite de la motion présentée par I. Almeida-Côté et appuyée par A. Escobar, la réunion a été ajournée à 15 h 05.


Suite à la réunion du conseil d’administration du 21 juillet 2021, le conseil a approuvé à l’unanimité et signé les résolutions écrites suivantes le 5 août 2021 :

APPROBATION DES ÉTATS FINANCIERS - 2021

ATTENDU QUE :

Le comité des finances, de l’audit, de l’investissement et de la gestion des risques a recommandé au conseil d’administration de la société de faire ce qui suit :

  1. approuver les états financiers de la société pour l’année financière terminée le 31 mars 2021 tels qu’ils sont présentés (les « états financiers de 2021 »);
  1. présenter les états financiers de 2021 aux membres de la société lors de la prochaine assemblée générale annuelle; et
  1. autoriser H. McDonald et C. Nett à signer les états financiers de 2021 au nom du conseil d’administration pour signifier son approbation.

IL EST RÉSOLU QUE :

1.      Les états financiers de 2021 soient approuvés.

2.      Les états financiers de 2021 soient présentés aux membres de la société lors de la prochaine assemblée générale annuelle.

3.      Helen McDonald et Crystal Nett soient autorisées à signer le bilan faisant partie des états financiers de 2021 pour attester de leur approbation par le conseil d’administration.