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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de CIRA tenue dans les bureaux de CIRA le 8 juin 2022 à 13 h 30 (HE)

Administrateurs participants : Liza Aboud, Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Gwen Beauchemin, Anne Butler, Andrew Escobar, Eric Hill, Jill Kowalchuk, Crystal Nett (sur Webex), Samantha Ventresca, Alourdes Sully, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland

Absent : Charles Noir

Secrétaire de CIRA : Brigitte LeBlanc-Lapointe

Secrétaire de séance : Lynn Gravel       

Invités : Sanita Alias, Albert Chang, Adam Eisner, Jon Ferguson, Jane Fulford, David Fowler, Rick Koeller, Tanya O’Callaghan

1. Adoption de l’ordre du jour

Il a été proposé par A. Sully et appuyé par A. Butler que l’ordre du jour de la réunion soit adopté avec une modification dans l’ordre des points. La motion a été adoptée à l’unanimité.

2. Remarques de la présidente

La présidente a donné un aperçu des activités entreprises depuis la dernière réunion en sa qualité de présidente du conseil d’administration.

3. Séance à huis clos

Le conseil d’administration (le « conseil ») a tenu une session à huis clos.

S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford, D. Fowler, L. Gravel, B. Holland et T. O’Callaghan se sont joints à la réunion.

4.   Résolutions en bloc

La présidente a demandé que tous les points soient ajoutés ou retirés des résolutions en bloc pour discussion.

4.1 Adoption du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration tenue le 14 avril 2022

4.2 Rapport sur les obligations statutaires

4.3 Rapport de la direction

4.4 Résultats financiers provisoires non vérifiés du T4 de l’AF22

4.5 Rapport du comité d’investissement communautaire

4.6 Rapport du comité de stratégie des services

4.7 Rapport de la présidente

Il a donc été résolu que le point 4.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que les autres points soient reçus.

(Proposé par : I. Almeida-Côté, appuyé par : L. Aboud, motion adoptée à l’unanimité)

R. Koeller s’est joint à la réunion.

5. Gestion des risques de l’entreprise

Le personnel a donné un aperçu du cadre de gestion des risques de l’entreprise de CIRA. Le conseil a délégué la totale responsabilité de la gestion des risques au comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques, reconnaissant que chaque comité a des sujets de risque précis qui sont pertinents à son domaine de responsabilité.

Le personnel a indiqué que les énoncés sur l’appétit pour le risque et sur les tolérances ont été déterminés et approuvés par le conseil en mars 2021 pour chaque pilier stratégique. Le personnel a présenté les échelles d’évaluation des risques qui ont été adoptées à la demande du conseil en 2014.

La présidente du comité de stratégie de service a indiqué que le conseil avait précédemment identifié les risques pour chaque comité, puis les avait regroupés par domaines généraux de contrôle : messages publicitaires, gestion, technologie et marché extérieur. Il a également été indiqué que tous les risques ne sont pas ou ne devraient pas être signalés au conseil et que seuls ceux qui apparaissent en rouge ou qui représentent une menace pour l’organisation sont immédiatement portés à l’attention du comité concerné et/ou du conseil.

Les membres du conseil ont posé diverses questions.  Il y a eu notamment une discussion sur la matrice actuelle d’évaluation des risques (3x3), qui fait partie des échelles d’évaluation des risques. À l’origine, une matrice 5x5 avait été adoptée et, pour simplifier les décomptes d’exposition au risque, le conseil avait décidé d’adopter la matrice 3x3. Il a été convenu que la matrice 3x3 peut être trop réduite.

A. Escobar et R. Koeller ont quitté la réunion.

A. Chang s’est joint à la réunion.

6.   Rapports des comités

6.1 Rapport du comité de gouvernance         

Le conseil a reçu les résultats du sondage sur l’efficacité du conseil tels que déposés. La présidente du comité a fait remarquer que trois domaines ont été identifiés pour discussion plus approfondie : l’identification et l’examen des relations avec les principaux intervenants; la suffisance de l’information sur les partenariats de CIRA; et la sensibilisation et la discussion des positions de défense des intérêts et du travail des lobbyistes.

Le comité a examiné les changements potentiels aux règlements de CIRA, compte tenu des besoins de CIRA. Le personnel a résumé les changements proposés, en précisant qu’il s’agit simplement de changements d’ordre administratif qui amélioreraient les processus et l’efficacité de CIRA. Le conseil a accepté de réexaminer les changements à la prochaine réunion.

Le comité avait examiné divers rapports, y compris le rapport du comité des mises en candidature, une note de service concernant les déclarations des candidats au conseil, les procédures de création d’un comité ad hoc du conseil et le rôle et les responsabilités de la présidente du conseil. Il a été noté qu’aucun changement n’a été proposé pour le moment.

La présidente du comité a indiqué que des activités sont en cours pour raffiner la charte du conseil d’administration, et ce, afin d’en assurer la brièveté, la clarté et la cohérence et de refléter les meilleures pratiques de gouvernance du conseil qui s’appliquent aux organisations à but non lucratif.

Le comité de gouvernance a également examiné le mandat du comité de rémunération et de révision et a accepté à l’unanimité de soumettre le cadre de référence à l’approbation du conseil.

Il a donc été résolu que le conseil approuve le cadre de référence du comité de rémunération et de révision, tel que présenté.

(Proposé par : A. Butler, appuyé par : A. Sully, motion adoptée à l’unanimité)

A. Chang a quitté la réunion.

6.2 Rapport du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

•     Énoncé des politiques et des procédures en matière d’investissement (SIPP)

La présidente du comité a indiqué que le comité s’est réuni récemment. Le comité a examiné l’énoncé des politiques et des procédures en matière d’investissement et son rendement par rapport aux objectifs. 

Le comité a donc recommandé au conseil de maintenir la position de risque équilibré actuelle et d’approuver la modification mineure visant à ajuster l’article 2 pour remplacer le directeur des finances par la directrice de l’exploitation. Le personnel reviendra plus tard dans l’année avec des options pour un examen par un tiers de la position et du rendement actuels.

Il a donc été résolu que le conseil approuve l’énoncé des politiques et des procédures en matière d’investissement avec la modification mineure visant à ajuster l’article 2 pour remplacer le directeur des finances par la directrice de l’exploitation.

(Proposé par : C. Nett, appuyé par : G. Beauchemin, motion adoptée à l’unanimité)

7. Autres questions

Au nom du conseil, la présidente a remercié les employés sortants, D. Fowler et D. Chiswell pour leur contribution à l’organisation et leur a souhaité une bonne retraite.

8. Prochaine réunion : La prochaine réunion du conseil aura lieu le 29 juin 2022.

S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford, D. Fowler, L. Gravel, B. Holland et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.

9. Séance à huis clos

Le conseil a tenu une séance à huis clos.

10. Clôture

L’ordre du jour étant épuisé, il a été proposé par I. Almeida-Côté et appuyé par S. Ventresca que la réunion soit ajournée à 17 h 27.