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Le 8 avril 2020
Président(s), Comité des mises en candidature
Autorité canadienne des enregistrements Internet
979, rue Bank, bureau 400
Ottawa, ON K1S 5K5

Objet : Compétences et diversité au sein du conseil d’administration de l’ACEI

Cher(s) président(s) du Comité des mises en candidature,

Je vous écris au nom du conseil d’administration de l’ACEI pour vous présenter notre évaluation des talents, des compétences et des qualités personnelles que nous croyons nécessaires pour combler les lacunes anticipées au sein d’administration de l’ACEI lors de l’élection de 2020.

Dans le passé, l’identification de ces lacunes et de ces besoins se faisait en comparant les rapports d’auto-évaluation des administrateurs à la liste des connaissances, des compétences, de l’expérience et des comportements que le Comité de gouvernance estimait requis pour soutenir nos travaux futurs. Nous souhaitons que l’information contenue dans cette lettre, combinée aux informations additionnelles que vous pourriez solliciter auprès de la présidente du conseil d’administration, permette au Comité des mises en candidature de s’acquitter efficacement de ses responsabilités.

Contexte

L’ACEI est régie par un conseil d’administration de 15 membres qui sont responsables de la gouvernance générale des affaires de l’ACEI afin de soutenir le rôle d’intendance du domaine .CA et la stratégie de l’ACEI au bénéfice de la communauté et des utilisateurs de l’Internet au Canada. Les membres du conseil d’administration sont appelés également à participer à l’un ou plusieurs des comités suivants : 

  • Vérification, finances, investissement et gestion des risques
  • Investissement communautaire
  • Gouvernance
  • Rémunération et examen
  • Stratégie de service

Trois des postes au conseil d’administration sont réservés à des conseillers sans droit de vote : le président de l’ACEI ou son remplaçant; le fondateur du nom de domaine .CA original; et un représentant du gouvernement du Canada. Les douze autres membres du conseil d’administration sont élus par les membres de l’ACEI qui sont titulaires de noms de domaine .CA. L’élection des membres du conseil d’administration se tient chaque année au moyen d’un scrutin en ligne lancé lors de l’assemblée générale annuelle de l’ACEI. 

En septembre 2020, quatre postes vacants au sein du conseil d’administration devront être comblés par des administrateurs qui exerceront un mandat de trois ans. Trois de ces postes vacants seront comblés parmi des candidats désignés par le Comité des mises en candidature, et un poste sera comblé parmi les candidats proposés par les membres.

La liste des candidats du Comité des mises en candidature comprend normalement entre cinq et neuf personnes que le comité juge les plus aptes à maintenir, au sein du conseil d’administration, le meilleur équilibre de compétences, d’expérience et de qualités personnelles, de même que le niveau approprié de diversité pour optimiser sa performance. Le nombre de candidats figurant sur la liste du comité est laissé à la discrétion du comité, en tenant compte des restrictions dictées par le Règlement de l’ACEI.

Approche adoptée par le conseil d’administration de l’ACEI

La matrice pour l’auto-évaluation des compétences des membres du conseil d’administration de l’ACEI est semblable à celle qui a été utilisée au cours des dernières années.

Une description des catégories comprises dans la matrice des compétences se trouve à l’annexe A. Comme c’était le cas l’an dernier, on a demandé aux membres du conseil d’administration d’auto-évaluer leurs capacités selon les niveaux avancé, bon ou suffisant.

Les résultats de cette auto-évaluation pour tous les 12 membres élus du conseil d’administration sont fournis à l’annexe B.

L’annexe C inclut la liste des membres actuels du conseil d’administration, avec leur rôle, la durée de leur mandat et la liste des membres dont le mandat prend fin en 2020. Vous noterez que Ryan Black, l’un des auteurs de la présente lettre, figure parmi les administrateurs dont le mandat se termine en 2020. Par conséquent, nous vous demandons de faire preuve d’une grande discrétion lorsque vous discuterez de tout aspect de sa candidature avec les auteurs de cette lettre et nous vous demandons de contacter directement la présidente du conseil d’administration Helen McDonald.

La limite de la durée du mandat des administrateurs a été fixée à neuf années consécutives lors d’une modification de la politique de l’ACEI en 2016.

Discussion

L’objectif du Comité des mises en candidature est de proposer la meilleure liste de candidats possible pour le comité, qui vont non seulement compléter les compétences existantes au sein du conseil d’administration, mais qui possèdent également les compétences générales et les qualités personnelles qui favoriseront le fonctionnement optimal et harmonieux du conseil d’administration. Par conséquent, il importe que le Comité des mises en candidature s’assure que chaque candidat désigné par le comité puisse démontrer, de façon générale, les compétences et attributs suivants :

  • Capacité de leadership manifeste, incluant, idéalement, la propension à adopter une approche créative et innovatrice à la solution de problèmes.
  • Capacité d’écouter et d’être ouvert(e) aux perspectives d’autrui, incluant la capacité de poser des questions pertinentes qui favorisent une compréhension mutuelle.
  • Capacité de synthétiser et de bâtir des consensus, y compris la capacité de défendre un point de vue au moyen d’un raisonnement objectif.
  • Capacité de bien cerner les risques, les possibilités et les implications, à la fois environnementaux et internes, qui peuvent avoir un impact sur l’ACEI.

Il est également impératif d’assurer une relève ordonnée du conseil d’administration, ainsi que le renouvellement et le rajeunissement de la composition du conseil, dans le but de maintenir un conseil d’administration hautement performant sur une base continue.

Mandat relatif à la diversité

L’ACEI est un organisme national sans but lucratif qui représente les intérêts des Canadiens dans le respect général de son mandat. Dans cette optique, le conseil d’administration demande au comité de tenir compte de la diversité du conseil d’administration sous tous ses aspects, afin que celui-ci soit largement représentatif des diverses circonscriptions, des intérêts variés et de la composition de la population canadienne. L’information suivante est fournie au comité en ce qui a trait à deux des nombreux aspects de cette diversité : 

  • La composition, en fait de diversité, du conseil d’administration (à l’exclusion des membres d’office) est indiquée à l’annexe B. Nous vous demandons de garder à l’esprit que notre désir le plus cher est d’avoir une représentation équitable des femmes et des autres personnes historiquement sous-représentées au sein du conseil d’administration.
  • En ce qui a trait à la représentation régionale, deux des membres élus du conseil d’administration proviennent de la Colombie-Britannique, six de l’Ontario, un du Québec, un de la Nouvelle-Écosse, un de la Saskatchewan et un de l’Alberta. En excluant les membres dont le mandat se termine en 2020, on compte un membre du conseil dont le mandat se poursuit qui provient de la C. B, quatre de l’Ontario, un du Québec, un de la Nouvelle-Écosse et un de la Saskatchewan. Nous vous demandons de garder en tête notre fort désir qu’il y ait une représentation de toutes les régions du Canada.

Caractéristiques du conseil d'administration

Le conseil d’administration actuel possède un bon équilibre de compétences et d’expérience qui sont jugées critiques pour son fonctionnement optimal; toutefois, il y a des compétences particulières sur lesquelles nous aimerions mettre l’accent, car nous les jugeons essentielles au succès futur de notre organisation. Tout en tenant compte de cette perspective, la priorisation des besoins a été éclairée par la nécessité d’assurer une relève ordonnée au cours des prochaines années, en valorisant l’expérience tout en permettant un rajeunissement de la composition du conseil d’administration.

Qualités, antécédents et expérience de base :

  • Nous estimons que le conseil d’administration de l’ACEI n’est pas un conseil « de niveau débutant » et, par conséquent, il est important pour son fonctionnement efficace que tous ses membres aient une bonne compréhension des tâches et des responsabilités des administrateurs et de la gouvernance d’un conseil d’administration dans les secteurs à but lucratif et/ou sans but lucratif, de même qu’une solide expérience au sein de conseils d’administration. Cette exigence sera d’une importance capitale au cours des prochaines années. Historiquement, le conseil d’administration possédait une ou deux personnes ayant une solide expérience de la gouvernance; et bien que l’ACEI bénéficie désormais d’un secrétaire général externe, il demeure essentiel de disposer de cette expérience. 
  • Alors que l’ACEI s’apprête à mettre en œuvre sa stratégie de diversification, nous souhaitons également maintenir un certain degré d’expérience de l’industrie au sein de laquelle évolue l’ACEI, incluant une bonne connaissance des tendances émergentes de l’industrie et une expérience dans la création et le développement d’une entreprise de TI. Il devrait y avoir des candidats dont l’expérience englobe la gestion de multiples secteurs commerciaux, ou qui possèdent une expérience en tant que cadres supérieurs. Dans l’optique de la stratégie de diversification, l’esprit d’entreprise constitue un autre attribut clé.
  • Étant une petite organisation sans but lucratif sur le marché très concurrentiel de la recherche de talents à Ottawa, nous préférons que les candidats pour le conseil d’administration de l’ACEI aient à la fois de l’expérience et une bonne compréhension de la nécessité d’encourager la diversité et l’inclusion au sein du personnel, ainsi que des méthodes pour gérer et retenir les meilleurs talents.
  • Il serait utile d’avoir des candidats qui possèdent une expérience et une bonne connaissance des aspects du droit liés au secteur d’activité de l’ACEI, comme l’Internet, la TI, la protection des renseignements personnels, etc.

La mention de ces caractéristiques ne signifie pas que nous souhaitons augmenter les compétences dans ces domaines à l’exclusion d’autres considérations relatives à la diversité et à un éventail de styles de leadership, ainsi qu'à la capacité de persuasion (telles que l’indépendance d’esprit, la collégialité et le courage dans la prise de position, de même que la capacité de poser des questions pointues et pertinentes).

Nous demandons que le Comité des mises en candidature mette en place un processus d’entrevues, en personne ou par vidéoconférence, et de vérification des références avant de finaliser la liste des candidats du comité, puisque cela leur permettra de mieux évaluer les compétences et les qualités personnelles des personnes proposées pour l’élection, et de juger de leur capacité de consacrer le temps requis pour comprendre les principaux enjeux.

Matériels additionnels

Vous trouverez ci-joint deux documents additionnels qui pourront aider le comité à mieux comprendre les priorités et les défis actuels de l’ACEI. Le Plan stratégique pour les AF21-25 fournit un survol des questions et des stratégies courantes de l’ACEI et il est complété par un condensé du plan opérationnel intitulé « Plan d’affaires AF20 ». Comme l’an dernier, la présidente du conseil d’administration se fera un plaisir de participer (possiblement par vidéoconférence) au début de la réunion du Comité des mises en candidature du 8 juillet, afin de fournir un aperçu des activités et des priorités de l’ACEI et d’offrir un contexte plus approfondi au comité, ainsi qu’à la fin de la réunion, pour recevoir toute rétroaction que le comité pourrait vouloir porter à son examen dans l’avenir. La présidente du conseil d’administration ne participera pas toutefois aux délibérations du Comité des mises en candidature d’aucune façon, et le président du Comité de gouvernance déclare par la présente son conflit d’intérêts et demeurera en dehors de tout le processus.

Commentaires finaux

Au nom du conseil d’administration et du Comité de gouvernance, je désire remercier tous les membres du Comité des mises en candidature, ainsi que vous-même(s), qui présidez le Comité des mises en candidature, de votre participation à ce rôle très important. Le conseil d’administration de l’ACEI espère que vous trouverez cette information utile dans le cadre de vos délibérations et que votre tâche d’évaluer les nombreuses candidatures anticipées en sera facilitée. Notre but, en vous fournissant cette information, ne vise aucunement à interférer dans votre rôle de trouver les candidats les plus qualifiés qui, selon le Comité des mises en candidature, serviront au mieux le conseil d’administration de l’ACEI. Nous cherchons simplement à bonifier votre boîte à outils qui comprend présentement des documents papier et des entrevues avec une courte liste de candidats potentiels pour le conseil d’administration. Si nous pouvons vous aider en vous fournissant de l’information additionnelle, veuillez nous en faire part dans les meilleurs délais.

Le conseil d’administration se fera un plaisir de partager les vues du conseil d’administration sur les administrateurs sortants ou sur tout administrateur qui pourrait poser sa candidature à l’élection, si tel est votre désir.

Je vous prie d’agréer, cher(s) président(s) du Comité des mises en candidature, mes salutations distinguées,

Helen McDonald, Présidente du conseil

Ryan Black, Président, comité de la gouvernance

Annexe A - Grille des compétences du conseil de l’ACEI - Autoévaluation

La grille de compétences du conseil figure ci-dessous. Comme discuté lors de notre dernière réunion du conseil, nous vous invitons à effectuer une autoévaluation de vos compétences par rapport aux besoins du conseil de l’ACEI à titre d’entité afin de contribuer à la détermination de toute lacune de compétences pouvant exister au moment de pourvoir les postes vacants au conseil. Si vous êtes d’avis que certaines de vos compétences importantes dans la perspective des besoins globaux du conseil ne figurent pas dans la grille ou que vous souhaitez approfondir l’autoévaluation selon vos critères, n’hésitez pas à aller de l’avant puisque cette initiative sera utile au cours du processus.

Vos commentaires au sujet d’autres facteurs ou caractéristiques personnelles en ce qui concerne vos propres attributs ne sont pas requis, mais si vous croyez que d’autres facteurs ou caractéristiques importants sont essentiels au conseil comme entité, n’hésitez pas à les consigner à titre d’intrants au processus.

Nous vous prions d’évaluer vos compétences en fonction de l’échelle suivante :

  • Avancées – Une expérience bien établie et, s’il y a lieu, des titres de compétence vérifiables, lesquels constituent ensemble une expérience approfondie et de vastes connaissances.

  • Bonnes – Une expérience pratique et des compétences avérées sur le terrain.

  • Correctes – Des connaissances théoriques et une expérience limitée.

  Compétence  Autoévaluation Commentaires
Principaux atouts de l’administrateur/ l’administratrice

Expérience à titre de membre de conseils d’organismes publics, privés ou sans but lucratif exerçant ses activités en vertu de politiques et de pratiques rigoureuses en matière de gouvernance. 

   
Expérience globale 

Compréhension du milieu et de l’écosystème multilatéraux auxquels participe l’ACEI.  

   
Expérience des secteurs public et sans but lucratif 

Expérience des secteurs public et sans but lucratif, notamment la connaissance de la façon dont les gouvernements exercent leurs activités et le contexte réglementaire dans lequel l’ACEI évolue. 

   
Plan stratégique organisationnel

Expérience de la planification, de l’évaluation et de l’élaboration de plans stratégiques et de l’affection des ressources pour l’atteinte des résultats escomptés. Cela comprend une capacité avérée de se concentrer sur des objectifs et des résultats stratégiques à long terme, comme expérience distincte de celle de la gestion et des opérations au jour le jour.

   
Expérience de la planification opérationnelle/d’entreprise  Expérience de la planification opérationnelle/d’entreprise dans les secteurs public, privé et sans but lucratif.    
Finances

Compréhension de la gestion financière opérationnelle et de l’application adéquate des contrôles internes dans les secteurs public, privé et sans but lucratif.

   

Comptabilité et Audit

La littératie financière et la connaissance de l'information financière, et la connaissance des considérations et des problèmes associés aux exigences de vérification pour les secteurs public, privé ou à but non lucratif.

   
Expérience de la surveillance du rendement des investissements

Expérience de la surveillance des investissements, y compris la connaissance des produits/véhicules, du risque du marché, de l’incidence de la composition du portefeuille sur les risques/le rendement et de la sélection du gestionnaire des investissements ainsi que de la surveillance de son rendement.

   
Expérience de la gestion des risques Expérience du processus de détermination des risques principaux d’entreprise à l’échelle de l’organisation et en poursuivant le but de s’assurer que la direction a mis en œuvre les systèmes appropriés afin d’atténuer et de gérer les risques.    
Antécédents en matière juridique

Antécédents en matière juridique et compréhension des secteurs de réglementation relatifs aux activités de l’ACEI, par exemple sur les contrats, Internet, les TI, la vie privée, les marques de commerce, les brevets, etc.

   

Expérience en ressources humaines

Compréhension des considérations relatives aux ressources humaines et des questions telles que le recrutement de cadres, la planification de la relève, la rémunération totale, la gestion du rendement et le développement organisationnel.

   

Expérience de l’industrie

De l’expérience de l’industrie au sein de laquelle l’ACEI exerce ses activités et une connaissance de son mandat, notamment la compréhension des tendances au sein de l’industrie.

   
Expérience technique

Expérience et compréhension de la technologie exploitée par l’ACEI.

   

Expérience du marketing et des communications

Expérience du marketing et des communications.    

Autres facteurs :

  • Diversité régionale.
  • Diversité sur le plan du sexe et de l’ethnicité.
  • Relève ordonnée et succession en matière de leadership au conseil.

Caractéristiques personnelles :

  • Une capacité d’écoute et une ouverture au point de vue d’autrui, notamment l’aptitude à poser des questions pertinentes.
  • L’aptitude à résumer et à établir des consensus, notamment la capacité d’articuler un point de vue étayé d’une justification objective.
  • La compréhension des risques, des possibilités et de leurs incidences éventuelles.

Annexe B - ACEI avril 2020 - Autoévaluation des compétences

 

Membres du conseil Sexe Expérience au conseil Expérience globale Expérience du secteur public/ sans but lucratif Planification stratégique organisationnelle Planification opérationnelle/d’entreprise Finances Comptabilité et audit Expérience de la surveillance du rendement des investissements Gestion des risques Affaires juridiques Expérience en ressources humaines Expérience de l’industrie Expérience technique Expérience marketing/
communications
    E AR E E AR AR E AR E AR E E AR AR
Cible    9 2 2 6 4 2 2 1 2 1 2 3 2 2

ACTUELS (12)

M-7

F-5

A-6

B-5

C-1

A-5

B-6

C-1

A-8

B-3

C-1

A-9

B-3

C-0

A-10

B-2

C-0

A-5

B-6

C-1

A-4

B-6

C-2

A-4

B-5

C-3

A-5

B-5

C-2

A-4

B-4

C-4

A-7

B-4

C-1

A-6

B-4

C-2

A-5

B-3

C-4

A-3

B-7

C-2

SANS ADMINISTRATEURS ADMISSIBLES À UNE RÉÉLECTION (8)

M-4

F-4

A-4

B-3

C-1

A-4

B-3

C-1

A-5

B-2

C-1

A-6

B-2

C-0

A-7

B-1

C-0

A-3

B-4

C-1

A-3

B-3

C-2

A-3

B-4

C-1

A-4

B-3

C-1

A-3

B-3

C-2

A-5

B-2

C-1

A-4

B-2

C-2

A-4

B-0

C-4

A-2

B-4

C-2

 

E – Essentielles

AR – Atouts recherchés

M - Masculin

F - Féminin

A - Avancées

B - Bonnes

C - Passable

Annexe C - Membres du conseil d’administration de l’ACEI

Nom Mandat actuel Rôles
Iris Almeida-Côté Octobre 2019 à 2022 Directrice
Colleen Arnold Octobre 2019 à 2022 Directrice
Ryan Black Octobre 2017 à 2020* Président du comité de la gouvernance
Don Bowman Octobre 2018 à 2021 Directeur
Andrew Escobar Octobre 2017 à 2020* Président du comité des finances, de l’audit, de la gestion des investissements et des risques
Matthew Gamble Octobre 2018 à 2021 Directeur
Jill Kowalchuk Octobre 2017 à 2020* Coprésidente du comité d'investissement communautaire
Tyson Macaulay October 2017 à 2020* Président du comité de stratégie de service
Helen McDonald Octobre 2018 à 2021 Présidente du conseil
Crystal Nett Octobre 2019 à 2022 Directrice
Bill Sandiford Octobre 2018 à 2021 Coprésident du comité d'investissement communautaire
Rob Villeneuve Octobre 2016 à 2022 Vice-président du conseil, président du comité de rémunération et de révision

*Directrice ou directeur dont le mandat parvient à terme en 2020.