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Le 18 mai 2021
Président(s), Comité des mises en candidature
Autorité canadienne des enregistrements Internet 
979, rue Bank, bureau 400
Ottawa, ON K1S 5K5

Objet : Mises à jour concernant les compétences et la diversité au sein du conseil d’administration de CIRA

Cher(s) président(s) du Comité des mises en candidature,

Au nom du conseil de CIRA, nous vous présentons notre évaluation des aptitudes, des compétences et des caractéristiques personnelles qui, selon nous, sont nécessaires pour combler les manques prévus au sein du conseil d’administration de CIRA jusqu’à l’élection de 2021.

Comme par le passé, nous avons pu identifier ces besoins grâce aux auto-évaluations des administrateurs basées sur les connaissances, les compétences, l’expérience et les comportements que le comité de gouvernance juge nécessaires pour soutenir nos initiatives à venir. Nous espérons que les renseignements contenus dans cette lettre, ainsi que toute information additionnelle que vous pourriez demander au président de la gouvernance permettront aux membres du comité des mises en candidature de s’acquitter de manière efficace de leurs responsabilités.

Contexte

CIRA est régie par un conseil d’administration constitué de 15 membres responsables de la gouvernance générale des affaires de CIRA en soutien à la gestion des domaines .CA et à la stratégie au nom de tous les utilisateurs et de la communauté Internet du Canada.  Les membres du conseil siègent également sur un ou plusieurs des comités suivants : 

  • Finances, audits, investissements et gestion des risques
  • Investissement communautaire
  • Gouvernance
  • Rémunération et vérification
  • Stratégie des services

Au sein du conseil, les trois postes de conseillers sans droit de vote sont les suivants : le président de CIRA ou son mandataire, le fondateur du nom de domaine .CA d’origine, et un représentant du gouvernement du Canada.  Douze autres membres du conseil sont élus par les membres de CIRA, qui sont des détenteurs de noms de domaines .CA.  Les élections du conseil se déroulent une fois l’an par scrutin lors de l’assemblée générale annuelle de CIRA. 

On comptera cinq postes vacants au sein du conseil en septembre 2021, qui devront être pourvus par des administrateurs.  Trois de ces postes vacants seront pourvus par des personnes nommées par le comité des mises en candidature, et le dernier par un des membres. Un des postes vacants du comité des mises en candidature sera un siège de remplacement qui comblera la durée restante du mandat de Ryan Black. L’ensemble des administrateurs seront donc élus pour un mandat de trois ans, à l’exception de celui occupant le siège de remplacement qui sera élu pour un mandat de deux ans.

La liste des candidats du comité des mises en candidature comprend 6 à 12 personnes qui, selon ce comité, permettront d’obtenir le meilleur équilibre entre les compétences, l’expérience et les caractéristiques personnelles, ainsi qu’un niveau approprié de diversité au sein du conseil d’administration afin d’optimiser son efficacité. Le nombre de candidats à nommer au sein du comité des mises en candidature est déterminé à la discrétion des membres du comité sous réserve des restrictions prévues dans les règlements.

Approche adoptée par le conseil d’administration de CIRA

La matrice des compétences aux fins de l’auto-évaluation ressemble à celle utilisée au cours des années précédentes, mais le conseil en a toutefois simplifié les rubriques.

Une description des catégories comprenant la matrice des compétences est présentée à l’annexe A. Comme ce fut le cas l’an dernier, il a été demandé aux membres du conseil d’administration de faire une auto-évaluation de leurs capacités en précisant si elles sont d’un niveau avancé, bon ou moyen, mais en insistant tout particulièrement sur le besoin de faire preuve d’autocritique et d’évaluer ce niveau dans un contexte de conseil d’administration comme celui de CIRA.

Les résultats des 12 membres élus du conseil d’administration sont présentés à l’annexe B. Nous avons également inclus à l’annexe B une description des critères de niveau « avancé », « bon » et « moyen » en vertu desquels nous avons demandé aux membres du conseil d’évaluer leurs capacités à l’annexe A.

L’annexe C renferme la liste des membres actuels du conseil incluant leurs rôles, ainsi que la durée de leur mandat actuel, et précisant ceux dont le mandat prendra fin en 2021.  Veuillez prendre note qu’Helen McDonald, l’actuelle présidente du conseil d’administration, et cosignataire de la présente lettre, compte parmi les administrateurs dont le mandat vient à échéance en 2021.  Par conséquent, nous vous demandons de faire preuve de discrétion au moment d’aborder tout aspect de sa candidature auprès des auteurs de cette lettre et nous vous suggérons de communiquer directement avec Ryan Black, le président du comité de gouvernance (qui est également cosignataire de cette lettre).

La limite de mandat des administrateurs a été établie à neuf années consécutives lors d’une modification de la politique effectuée en 2016.

Discussion

Le comité des mises en candidature a pour objectif de nommer les meilleurs candidats possibles qui viendront non seulement compléter les compétences et les forces actuelles qu’on retrouve au sein du conseil, mais également des personnes qui possèdent de façon générale les compétences et les caractéristiques personnelles qui permettront au conseil de fonctionner de manière optimale dans son ensemble.  Par conséquent, nous demandons au comité des mises en candidature de se rappeler que chacune des personnes nommées devrait avoir généralement démontré les compétences et les qualités suivantes :

  • Qualités de leadership reflétant idéalement une approche créative et novatrice en matière de résolution de problèmes.
  • Capacité d’écouter et de faire preuve d’ouverture d’esprit, en plus de la capacité de poser des questions pertinentes pour aider à favoriser la compréhension mutuelle.
  • Capacité de synthétiser et d’établir un consensus, incluant la capacité d’articuler un point de vue en présentant un raisonnement objectif.
  • Compréhension des risques, des possibilités et des répercussions sur les plans environnemental et interne susceptibles d’avoir une incidence sur CIRA.

On considère également que la succession ordonnée des membres du conseil et le besoin de renouveler et de rajeunir sa composition représentent des facteurs importants pour qu’il demeure toujours très efficace.

Mandat sur le plan de la diversité

CIRA est une organisation nationale sans but lucratif qui représente les intérêts de tous les Canadiens de façon générale dans le cadre de son mandat.  Pour cette raison, le conseil demande au comité de tenir compte de la diversité du conseil à tous les égards, afin qu’il soit globalement représentatif des nombreux membres, des intérêts et de la composition de la population canadienne.  L’information est présentée au comité en lien avec deux des nombreux aspects de la diversité : 

  • La composition diversifiée du conseil (incluant les membres d’office) est présentée à l’annexe B. Nous vous demandons de tenir compte de notre désir intense de compter sur une représentation équitable des femmes et des autres groupes de personnes qui ont toujours fait l’objet d’une sous-représentation.
  • En ce qui a trait à la représentation régionale, deux des membres élus au sein du conseil sont originaires de la Colombie-Britannique, six de l’Ontario, un du Québec, un de la Nouvelle-Écosse, un de la Saskatchewan et un de l’Alberta.  Exception faite des membres dont les mandats se terminent en 2021, parmi les membres du conseil qui restent en place, on en compte trois de l’Ontario, un du Québec, un de la Nouvelle-Écosse, un de l’Alberta et un de la Saskatchewan. Nous vous demandons de tenir compte de notre profond désir de compter sur une représentation de l’ensemble du Canada.

Caractéristiques du conseil d'administration

L’actuel conseil présente un équilibre intéressant de compétences et d’antécédents jugés essentiels pour assurer un fonctionnement optimal. Nous aimerions cependant mettre l’accent sur certaines compétences et caractéristiques considérées comme étant plus essentielles au succès futur de notre organisation. Vous pouvez d’ailleurs en prendre connaissance à l’annexe B. En plus de ce point de vue, la priorité des besoins repose sur l’importance d’assurer une transition ordonnée au cours des prochaines années, et ce, tout en préservant l’expérience et en rajeunissant le conseil.

Caractéristiques, expérience et antécédents fondamentaux :

  • Nous considérons que le conseil ne peut accueillir de débutants. Il est donc important, pour assurer son fonctionnement efficace, que tous ses membres comprennent bien les tâches et les responsabilités des administrateurs et la gouvernance du conseil dans les secteurs à but lucratif et non lucratif en plus de posséder une solide expérience au sein d’un conseil.  Ce point sera de première importance au cours des prochaines années. 
  • Nous souhaitons compter au sein du conseil de CIRA davantage de candidats qui possèdent de l’expérience en gestion des ressources humaines, une bonne compréhension du besoin et une expérience lorsqu’il s’agit d’encourager la diversité et l’inclusion au sein de la main-d’œuvre, ainsi qu’une expérience des méthodes de gestion et de rétention des meilleurs talents.
  • Nous désirons également accroître le niveau d’expérience des membres du conseil dans le secteur des noms de domaine qui est celui de CIRA, incluant une compréhension des tendances actuelles et émergentes du secteur et des entreprises.
  • Nous sommes aussi à la recherche de personnes qui possèdent une expérience entrepreneuriale (c’est-à-dire qui ont fait preuve de leadership dans la gestion d’une entreprise, d’une entité commerciale ou d’une organisation entrepreneuriale ou innovante) à un poste de haute direction, dans le lancement d’une entreprise technologique ou dans la poursuite d’une stratégie de « mise en marché » au niveau d’une entreprise ou d’un secteur d’activité.
  • Bien que nous ne considérions pas obligatoire l’inclusion d’avocats au sein du Conseil, étant donné la démission de Ryan Black, nous tenons à souligner que le Conseil n’a plus de membre avocat (en exercice ou non). Il serait donc judicieux d’en tenir compte lors du choix des candidats à proposer pour le comité des mises en candidature.
  • Nous invitons aussi tout particulièrement les candidats qui possèdent une expérience et une compréhension des domaines du droit en lien avec les activités de CIRA, comme Internet, les TI et la protection des renseignements personnels. Nous croyons que ces sujets occuperont une place de plus en plus importante dans un avenir prochain.

L’identification de ces caractéristiques n’a pas pour but de suggérer que nous souhaitons accroître les compétences dans ces domaines sans tenir compte de la diversité et de l’éventail des styles de leadership et de force de persuasion (comme un esprit indépendant, la collégialité et le courage nécessaire pour prendre position, ainsi que la capacité de poser des questions exploratoires et pertinentes).

Nous demandons aux membres du comité des mises en candidature d’instaurer un processus d’entrevue en personne ou par vidéoconférence et un contrôle des références avant de finaliser la liste des personnes nommées, ce qui leur permettrait ainsi de mieux évaluer les compétences et les caractéristiques personnelles des personnes proposées à titre de candidats et leur capacité à consacrer le temps nécessaire afin de comprendre les questions en jeu.

Documents supplémentaires

Veuillez trouver ci-joint deux autres documents qui pourront aider les membres du comité à comprendre les priorités de CIRA et les défis auxquels elle doit faire face.  Le document consacré au plan stratégique de 2021-2025 présente un aperçu des enjeux et des stratégies actuels, ainsi qu’un aperçu du plan de fonctionnement actuel intitulé « Plan d’entreprise pour l’exercice 2021 ».  Vous constaterez à l’annexe C que le mandat de la présidence se termine après cette élection. La présidente du conseil d’administration ne participera pas aux délibérations du comité des mises en candidature et déclare, par la présente, qu’en raison d’un conflit d’intérêts, elle ne s’impliquera pas. À titre de président du comité de gouvernance, Ryan Black serait ravi d’assister (possiblement par vidéoconférence) au début de la réunion du comité des mises en candidature qui se tiendra le 4 mai afin de présenter un aperçu des activités et des priorités de CIRA.

Mot de la fin

Au nom du conseil d’administration et du comité de gouvernance, nous aimerions remercier tous les membres du comité des mises en candidature, ainsi que vous, en tant que président(e) de comité, pour les services que vous rendez à ce poste important.  Le conseil d’administration de CIRA espère que cette information vous sera utile au cours de vos délibérations et qu’elle facilitera l’examen des nombreuses candidatures.  En vous présentant cette information, nous ne voulons en aucun cas entraver l’exercice de votre pouvoir discrétionnaire au moment de choisir les personnes nommées les plus compétentes qui, de l’opinion du comité des mises en candidature, serviront le mieux le conseil de CIRA, mais simplement vous donner plus de renseignements en complément de ceux fournis par les soumissions, ou lors des entrevues avec les membres potentiels du conseil d’administration présélectionnés.  Si l’un d’entre nous peut vous aider à obtenir des informations, veuillez nous le faire savoir dès que possible.

Le président du comité de gouvernance sera ravi de partager les points de vue du conseil (de la manière prévue dans nos processus d’examen internes) sur les administrateurs sortants ou sur tout administrateur qui pourrait soumettre sa candidature, si vous le souhaitez.

Cordialement,

Helen McDonald, Présidente du conseil

Ryan Black, Président, comité de la gouvernance

Annexe A - Matrice des compétences au sein du conseil de CIRA – Auto-évaluation

SUJETS ET TITRES DE LA MATRICE DES COMPÉTENCES :

Niveau d’expertise élevé au sein du conseil : Expérience au sein d’un conseil public, privé ou sans but lucratif qui fonctionne selon des politiques et des pratiques efficaces en matière de gouvernance. 

Planification stratégique organisationnelle : Expérience dans la planification, l’évaluation et l’élaboration de plans stratégiques opérationnels, ainsi que dans l’attribution des ressources pour atteindre les résultats souhaités. Cela comprend la capacité démontrée de prioriser les objectifs et les résultats stratégiques à plus long terme, indépendamment des activités quotidiennes de gestion et de l’expérience opérationnelle.

Gestion des risques : Expérience dans l’identification des risques stratégiques et organisationnels, et de l’assurance que le conseil et la direction ont mis en place les systèmes appropriés pour atténuer et gérer les risques.

Dirigeants et haute direction : Expérience opérationnelle au sein de la haute direction ou à titre de dirigeant, en ayant (a) la responsabilité et l’obligation de rendre compte des résultats, ou (b) une expérience significative dans le secteur privé, sans but lucratif ou public.

Ressources humaines : Compréhension des considérations et des enjeux en matière de ressources humaines, comme le recrutement de cadres supérieurs, la planification de la relève, la rémunération totale, la gestion du changement ou la direction de processus de transformation et de développement organisationnels, ainsi que la gestion du rendement.

DNS/Registre/CIRA Biz : Expérience et compréhension du registre, du DNS et de secteurs comparables d’activités à ceux de CIRA, ainsi qu’une compréhension de ces technologies, de l’écosystème des noms de domaine, des nouvelles tendances et des défis de ce secteur d’activité.

Entrepreneur/entreprise en démarrage/mise en marché : Expérience à titre de membre de la haute direction ou d’entrepreneur dans le démarrage d’une entreprise de technologie ou dans la mise en œuvre d’une stratégie de mise en marché au niveau de l’entreprise ou d’un secteur d’activité.

Subvention gouvernementale, financement d’un organisme sans but lucratif : Expérience dans le secteur public ou des organismes sans but lucratif dans la prestation de services ou la mise en œuvre de programmes d’intérêt public ou de programmes de financement communautaire.

Contrôles financiers, comptabilité : Compétences financières et connaissance des méthodes recommandées d’application des contrôles internes, des rapports financiers, ainsi que des considérations et des questions liées aux exigences de l’audit pour les secteurs public, privé et sans but lucratif.

Questions juridiques : Antécédents, expérience et compréhension des domaines du droit liés aux activités de CIRA, incluant la protection des renseignements personnels, la réglementation du contenu, les marques de commerce et la loi sur les brevets, entre autres.

Expérience dans les technologies de l’information et autres : Expérience dans le secteur liée aux entreprises de haute technologie, incluant une compréhension des tendances nouvelles du secteur, comme la cybersécurité, les pratiques exemplaires en matière de gouvernance informatique, et la conformité aux normes en vigueur dans le domaine des TI et des systèmes.

Marketing et communication : Expérience en matière de marketing et de communication stratégique, tactique et de marque, ainsi que dans le domaine du marketing numérique.

Surveillance des placements : Expérience dans le domaine de la surveillance des placements, incluant une connaissance des produits et moyens de placement, des risques du marché, de l’impact de la composition du portefeuille sur le risque et le rendement, ainsi que du choix et de la surveillance du rendement du gestionnaire des placements.

En outre, caractéristiques personnelles :

  • Capacité d’écouter et de faire preuve d’ouverture à l’endroit des points de vue des autres, incluant la capacité de poser des questions pertinentes.
  • Capacité de synthétiser et d’établir un consensus, incluant la capacité de faire valoir un point de vue en présentant un raisonnement objectif.
  • Capacité de comprendre les risques, les possibilités et les implications.

Annexe B - CIRA Autoévaluation des compétences (avril 2021) (mise à jour mai 2021)

Parité entre les sexes
  Membres actuels du conseil (12) Membres du conseil dont le mandat ne vient pas à échéance (7)
Cible Hommes Femmes NB/Autre Hommes Femmes NB/Autre
Parité 6 6 0 2 5 0

Autochtones, Noirs ou autre minorité visible/ historiquement sous représentée

  Membres actuels du conseil (12) Membres du conseil dont le mandat ne vient pas à échéance (7)
Cible Oui Non Oui Non
30 to 40% 3 9 3 4

Territoire

  Membres actuels du conseil (12) Membres du conseil dont le mandat ne vient pas à échéance (7)
Cible Ouest Ontario Québec Est/terr. Ouest Ontario Québec Est/terr.
À la grandeur du Canada 4 6 1 1 2 3 1 1

Compétences essentielles (annexe A)

    Membres actuels du conseil (12) Membres du conseil dont le mandat ne vient pas à échéance (7)
  Cible* Av./exp. Bonnes Passables Aucun/min. Av./exp. Bonnes Passables Aucun/min.
Niveau élevé d'expérience au sein d’un conseil 9 4 7 1 0 3 4 0 0
Planification stratégique organisationnelle 6 6 4 2 0 4 3 0 0
Gestion des risques 4 3 5 4 0 2 3 2 0
Cadre supérieur/haute direction 3 6 3 3 0 4 2 1 0
Ressources humaines 3 2 7 2 1 2 4 1 0
DNS/Registraire/CIRA Biz 3 5 3 4 0 2 2 3 0
Comptabilité et vérification 2 4 6 2 0 3 3 1 0
Entrepren./démarrage/mise en marché 2 4 1 5 2 1 1 5 0

Compétences utiles (annexe A)

    Membres actuels du conseil (12) Membres du conseil dont le mandat ne vient pas à échéance (7)
  Cible* Av./exp. Bonnes Passables Aucun/min. Av./exp. Bonnes Passables Aucun/min.
Subvention gouvernementale/financement d’OBNL 3 3 4 5 0 3 1 3 0
Contrôles financiers, comptabilité 3 3 3 5 1 3 1 3 0
Domaine juridique 2 2 4 6 0 0 3 4 0
Expérience dans les techn. de l’inf./autres technologies 2 3 4 4 1 0 3 3 1
Marketing et communications 2 2 0 8 2 2 0 5 0
Surveillance des investissements 1 0 6 4 2 0 5 1 1

*Concernant les cibles au niveau des compétences 

En ce qui concerne les compétences essentielles, nous nous attendons à ce que les membres du conseil possèdent au moins des compétences « avancées/fortes » conformes à la cible. Il est primordial que certains possèdent des compétences « avancées ».

En ce qui concerne les compétences utiles, nous nous attendons à voir des membres possédant des compétences « fortes » (ou, espérons-le, des compétences avancées).

Guide de cotation :

Avancé/expert - Possède une expertise considérable et pourrait enseigner et/ou donner des conseils sur le sujet ou est un expert ou un praticien reconnu ou certifié dans le domaine. Dans un conseil de haut niveau, comme celui de CIRA, nous nous attendons à ce que certains membres du conseil soient souvent sélectionnés.

Bonne - Bonne expérience acquise dans le cadre d'un emploi ou d’un poste actuel ou antérieur; compréhension des principes fondamentaux et des notions dans le domaine en plus de les avoir mis en pratique; acquisition dans ce domaine de forces équivalant à celles dont on a besoin au sein d’un conseil. Dans un conseil de haut niveau, comme celui de CIRA, nous nous attendons à ce que certains des membres choisissent souvent les compétences « Fortes/bonnes ».

Passables - Certaines connaissances de base du domaine afin de contribuer aux ‘enjeux’ dans ce domaine au sein du conseil. Veuillez ne pas croire que vous devez choisir les compétences « Fortes/bonnes » pour qu’il vaille la peine de participer dans une conversation sur un domaine particulier. Dans un conseil de haut niveau, comme celui de CIRA, nous nous attendons à ce que les membres sélectionnent « Passable » pour plusieurs points.

Aucune/minimale - Aucune expérience ou expérience minimale dans le domaine.

Annexe C - Conseil d’administration de CIRA

Nom Mandat actuel Rôle Période d'affectation
Iris Almeida-Côté D'octobre 2019 à 2022 Administratrice Depuis 2019
Colleen Arnold  D'octobre 2019 à 2022

Administratrice
Présidente, Comité de rémunération et de vérification

Depuis 2019
Ryan Black D'octobre 2020 à 2021**

Administrateur
Président, Comité de gouvernance

Depuis 2017
Don Bowman D'octobre 2018 à 2021*

Administrateur
Président, Comité de stratégie des services

Depuis 2018
Andrew Escobar D'octobre 2020 à 2023 Administrateur Depuis 2011
Matthew Gamble D'octobre 2018 à 2021* Administrateur Depuis 2018
Jill Kowalchuk D'octobre 2020 à 2023

Administratrice
Vice-présidente et coprésidente, Comité d’investissement communautaire

Depuis 2017
Helen McDonald D'octobre 2018 à 2021*

Administratrice
Présidente du conseil d’administration

Depuis 2015
Crystal Nett D'octobre 2019 à 2022

Administratrice
Présidente, Comité des finances, des audits, des investissements et de la gestion des risques

Depuis 2019
Bill Sandiford D'octobre 2018 à 2021*

Administrateur
Coprésident, Comité d’investissement communautaire

Depuis 2012
Alourdes Sully D'octobre 2020 à 2023 Administratrice Depuis 2020
Rob Villeneuve D'octobre 2019 à 2022 Administrateur Depuis 2013

* Dénote un administrateur dont le mandat prend fin en 2021.

** Dénote un administrateur qui démissionne en 2021. Les deux années restantes de son mandat seront pourvues par le siège de remplacement.

Veuillez noter que le conseil a également trois conseillers : le président de CIRA ou son mandataire, le fondateur du nom de domaine .CA d’origine, et un représentant du gouvernement du Canada.