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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 18 mars 2008 à 8 h 30, heure d’Ottawa

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Richard Anderson, John Demco (membre d’office et secrétaire), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Rick Sutcliffe

Administrateurs absents : Annette Cyr, Robert Ford

Invités :  Albert Chang (ACEI), Ron Harbottle (ACEI), David Hicks (ACEI), Susan Puderer (ACEI) Norm Ritchie (ACEI), Michael Stewart

Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)

B. Holland souhaite la bienvenue à Michael Stewart, le nouvel avocat général et directeur de l’élaboration des politiques de l’ACEI. M. Stewart assumera ses nouvelles fonctions le 31 mars 2008.

1.      Approbation de l’ordre du jour

L’ordre du jour est modifié pour inverser l’ordre de certains points et pour inclure les points suivants sous Autres questions : 1) Concentration des comptes; 2) Politique de l’ACEI en matière de confidentialité; et 3) Divulgation de renseignements.

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications ci-dessus.

(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par P. Andersen et adoptée)

2.   Mises à jour financière et opérationnelle

2.1 Rapport sur les obligations statutaires

B. Holland annonce aux administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué sur le certificat, et que le personnel a tenu le compte de tous les placements et de l’encaisse.

2.2 Assurance responsabilité civile des administrateurs

D. Rosati passe en revue la protection et la prime d’assurance pour les administrateurs et les dirigeants pour l’année. Le personnel a essayé d’obtenir un rabais en raison de la formation des administrateurs mais, bien que la compagnie d’assurance considère que cette désignation représente un avantage, elle ne la reconnaît sur le plan des risques.

2.3 Rapport de la direction

B. Holland présente un rapport sur les activités d’enregistrement jusqu’au 29 février 2008. Les nouveaux enregistrements pour la période allant du 1er avril 2007 au 29 février 2008 se chiffraient à 275 455. Le taux des renouvellements durant cette même période s’établissait à 77,2 p. 100, tandis que la nouvelle croissance nette atteignait 19,1 p. 100.

Le personnel a été principalement occupé avec la planification et l’établissement du budget pendant cette période, ainsi qu’avec le déploiement du service WHOIS, la refonte du registre, la planification des bureaux et les améliorations apportées aux systèmes de bureautique existants.

B. Holland ajoute que le personnel sera bien occupé avec le déploiement du service WHOIS, la refonte du registre, la planification des bureaux et la restructuration de la base de données.

2.4 Examen des résultats financiers du troisième trimestre

S. Puderer présente les résultats financiers pour la période allant du 1er avril 2007 au 31 décembre 2007. Les recettes pour cette période, avec 171 168 enregistrements supplémentaires, ont été supérieures de 19 p. 100 à celles réalisées pendant la même période en 2006.

Les dépenses totales, y compris celles des projets, se sont élevées à 1,82 million $ pour cette période, comparativement à 1,4 million $ pour la même période en 2006.

2.5 Projections de fin d’année

S. Puderer passe en revue les projections de la fin de l’année financière 2008 et souligne que les recettes devraient être proches des montants budgétés, avec une nouvelle croissance nette prévue atteignant 20 p. 100. Les dépenses totales devraient être inférieures à celles prévues au budget en raison du report de plusieurs projets à la prochaine période financière.

2.6 Culture de l’entreprise

Dans le contexte d’une culture d’entreprise en pleine évolution, B. Holland donne un aperçu de l’approche axée sur le tableau de bord prospectif pour mesurer les progrès de l’ACEI dans la réalisation de ses objectifs stratégiques. B. Holland présente également un système de gestion du rendement conçu pour offrir aux membres du personnel un ensemble précis d’objectifs et de récompenses en fonction de leur rendement.

3.   Locaux à bureaux

R. Harbottle fournit au conseil d’administration des renseignements généraux sur les locaux à bureaux. En avril 2007, le conseil d’administration a approuvé le plan opérationnel pour la période allant d’avril 2007 à mars 2010. Ce plan opérationnel identifie des besoins pour de nouvelles ressources humaines au cours des deux premières années du plan. Étant donné que ses locaux à bureaux sont entièrement utilisés, l’ACEI doit prendre de l’expansion.

Le personnel a étudié un certain nombre d’options au cours des neuf derniers mois qui répondent à ces besoins, y compris le problème de la dissipation de la chaleur t le bail actuel. R. Harbottle présente une analyse qui résume quatre options. Pertinemment, le personnel recommande la location d’un espace de bureaux d’environ 12 000 pieds carrés au 3e étage du 350, rue Sparks. Cet espace est adjacent à un balcon qui serait utilisé exclusivement par l’ACEI et où il serait possible d’installer un système de refroidissement. Le bail offre également la souplesse d’accroître ou de décroître le montant d’espace occupé, et le locateur a accepté d’offrir d’excellentes conditions.

Des administrateurs expriment leurs préoccupations au sujet de la décision de s’en tenir à un emplacement au centre-ville. B. Holland assure les membres du conseil qu’un déménagement des bureaux de l’ACEI à l’extérieur du centre-ville avait été étudié mais que, pour tenter de créer le milieu de travail idéal pour le personnel, il recommande au conseil d’administration d’approuver la location des locaux situés au 3e étage.

Il est proposé que le conseil d’administration autorise la présidente du conseil d’administration et le président et chef de la direction à passer, pour le compte de la corporation, un contrat de modification du bail actuel qui permettrait à l’ACEI de quitter le bureau 1110 du 350, rue Sparks et d’emménager au bureau 306 du 350, rue Sparks.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée, R. Anderson s’opposant et C. Goodfellow s’abstenant)

4.   Plan opérationnel et budget 2008-2009

À sa réunion du 7 décembre 2007, le conseil d’administration a approuvé les objectifs stratégiques de l’année financière 2009, ainsi que cinq réalisations attendues durant cette même année.

B. Holland déclare que le plan opérationnel présenté est très ambitieux et, que pour réaliser les priorités essentielles, l’ACEI devra acquérir des ressources et des locaux supplémentaires et faire appel à des consultants additionnels. B. Holland brosse un tableau des projets stratégiques clés et de leur calendrier.

Les projets stratégiques clés identifiés et présentés au conseil d’administration comprennent les relations externes, le remaniement de la base de données, le cadre de marketing stratégique, la simplification des politiques et un système de primes axé sur le rendement pour les employés.

S. Puderer présente le sommaire du budget et fait remarquer que les salaires comprennent neuf postes supplémentaires et la mise en œuvre d’un système de gestion du rendement. Les dépenses liées aux services de consultants sont aussi beaucoup plus élevées, toutefois elles ne sont pas récurrentes.

B. Holland présente l’encaisse prévue et, en s’appuyant sur une nouvelle croissance nette de 18 p. 100, l’ACEI pourra atteindre ses objectifs stratégiques sans incidence négative sur les fonds restreints d’exploitation.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le plan opérationnel et le budget 2008-2009 tels que présentés.

(Motion proposée par B. Reid, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)

5.   Prévisions et approbations financières

Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration pour les informer des dépenses à venir au cours du prochain trimestre.

6.   Campagne du million de noms de domaine point-ca

Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration à titre informatif seulement.

7.   Élections

7.1 Politique relative aux mises en candidature et aux élections

À la demande du conseil d’administration, le personnel a examiné toutes les questions et réponses affichées directement sur le forum de campagne dès leur arrivée et effacé les textes offensant dans les 24 heures.

A. Chang explique qu’au cours des années précédentes, le personnel de l’ACEI avait examiné toutes les questions et réponses avant de les afficher sur le forum de campagne. Comme les modifications apportées au forum de campagne présentent certains risques en matière de responsabilité pour l’ACEI au cas où des commentaires diffamatoires seraient affichés, des phrases ont été ajoutées au paragraphe 4 du formulaire de candidature pour aviser les candidats du format du forum de campagne et pour qu’ils sachent que l’ACEI ne peut être, en aucun cas, tenue responsable des textes affichés sur le forum.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la politique modifiée relative aux mises en candidature et aux élections et les annexes connexes.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)

7.2 Sélection du directeur de scrutin

Conformément au paragraphe 3.05(c) du Règlement no 1 de l’ACEI, le personnel recommande au conseil d’administration de nommer pour l’élection de 2008 à la fois un directeur de scrutin et un expert comptable accrédité pour aider le directeur de scrutin à exercer ses fonctions de manière appropriée.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay comme directeur de scrutin pour l’élection de 2008 et fixe la rémunération du directeur du scrutin pour l’élection de 2008 à 150 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

Il est aussi proposé que le conseil d’administration nomme Adam Marshall comme expert comptable accrédité pour aider le directeur de scrutin pour l’élection de 2008 à exercer ses fonctions de manière appropriée et fixe sa rémunération à 135 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par B. Reid, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)

8.   Mises à jour des comités

8.1 Rapport du Comité de gouvernance

La discussion sur ce point est reportée à la prochaine réunion.

8.2 Rapport du Comité de supervision technique

La discussion sur ce point est reportée à la prochaine réunion.

8.3 Rapport du Comité exécutif

La discussion sur ce point est reportée à la prochaine réunion.

8.4 Rapport du Comité de vérification

R. Anderson fait savoir au conseil d’administration que le Comité de vérification a tenu une réunion par téléconférence le 5 mars 2008 pour examiner la lettre de mission du vérificateur et le processus de vérification.

Il est donc proposé que la rémunération versée au cabinet Kriens Larose LLP pour ses services à titre de vérificateur de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet jusqu’à la prochaine réunion annuelle de l’ACEI, ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé, ne dépasse pas 8 800 dollars.

(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)

9.   Correspondance du conseil d’administration

Le conseil d’administration n’a pas reçu de correspondance depuis la dernière réunion.

10. Autres questions

10.1 Politique de l’ACEI en matière de confidentialité

A. Chang informe le conseil d’administration des modifications additionnelles apportées à la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité qui reflètent la mise en œuvre du service WHOIS de l’ACEI. La fenêtre de non-divulgation de 31 jours pour les titulaires qui ne sont pas des particuliers a été supprimée et, par conséquent, les renseignements des titulaires qui ne sont pas des particuliers seront immédiatement affichés, à moins qu’une demande de confidentialité ne soit faite. On doit aussi noter que les demandes de confidentialités seront faites au moyen de formulaires en ligne plutôt qu’en utilisant des formulaires papier.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité telle que présentée.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par P. Andersen et adoptée à l’unanimité)

10.2 Planification des questions stratégiques

La discussion sur ce point est reportée à la prochaine réunion.

10.3 Concentration des comptes

Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration à titre informatif seulement.

10.4 Divulgation de renseignements

La discussion sur ce point est reportée à la prochaine réunion.

10.5 Systèmes de registre

La discussion sur ce point est reportée à la prochaine réunion.

11. Séance à huis clos

Le conseil d’administration ne tient pas de séance à huis clos.

12. Clôture

La séance est levée à 15 h 30 et les participants conviennent de tenir une nouvelle réunion par téléconférence le 20 mars 2008 à 15 h 00 pour faire part de leurs recommandations sur la composition du Comité des mises en candidature.

 

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par téléconférence le 20 mars 2008 à 15 h 00, heure d’Ottawa

Administrateurs présents :   Paul Andersen, John Demco (membre d’office et secrétaire), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak

Administrateurs absents: Richard Anderson, Annette Cyr, Robert Ford, Christopher Goodfellow, Rick Sutcliffe

Invité :  Albert Chang (ACEI)

Secrétaire de séance: Lynn Gravel (ACEI)

1.   Composition du Comité des mises en candidature

L. Gravel explique au conseil d’administration que l’ACEI a reçu 64 candidatures pour le Comité des mises en candidature. Afin de faciliter le travail de sélection du conseil d’administration, le personnel a classé la liste par industrie, province et titre.

Le conseil d’administration passe en revue les recommandations de chaque administrateur et, en s’appuyant sur les critères de sélection précisés dans la Politique relative aux mises en candidature et aux élections, il adopte la résolution suivante :

Il est proposé que le conseil d’administration nomme les personnes suivantes au Comité des mises en candidature :

1.      Timothy Denton pour un mandat de 2 ans;

2.      Jim Green pour un mandat de 2 ans;

3.      Robert Guerra pour un mandat de 2 ans;

4.      Stuart MacDonald pour un mandat de 2 ans; et

5.      Omayma Moharram pour un mandat de 2 ans.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)

Il est aussi proposé que la présidente de l’ACEI transmette, au nom du conseil d’administration et des membres de l’ACEI, les remerciements et l’appréciation de l’ACEI aux membres sortants du Comité des mises en candidature pour le temps et les efforts qu’ils ont consacrés bénévolement à ce comité.

(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par B. Reid et adoptée)

B. Holland quitte la réunion.

2.   Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 3 juin 2008.

3.   Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par P. Andersen et appuyé par L. Mackan-Roy que la séance soit levée à 15 h 45.

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