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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue par téléconférence le 7 mai 2008 à 15 h 30, heure d’Ottawa

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Annette Cyr, John Demco (membre d’office et secrétaire), Heather Dryden (membre d’office), Christopher Goodfellow, Robert Ford, Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Rick Sutcliffe

Administrateur absent : Richard Anderson

Invités :  Albert Chang (ACEI), Michael Stewart (ACEI)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)

1.   Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Rader et adoptée)

R. Ford se joint à la réunion.

2.   Mise à jour sur la question et l’état du service WHOIS

B. Holland brosse un résumé des enjeux du service WHOIS et renvoie les participants à la section 6 de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité qui permet de divulguer des renseignements personnels de titulaire à des tiers par l’entremise de deux mécanismes : une ordonnance d’un tribunal ou en vertu de la PRPDE :

      « 6. Divulgation

[…] Nous divulguerons des renseignements personnels, autrement que par l’intermédiaire du service WHOIS (comme on le précise ci-après) et des « Règles et procédures d’accès à l’information » (comme on l’a expliqué précédemment), uniquement dans les cas suivants :

a) lorsqu’un organisme d’application de la loi, un tribunal compétent, une commission juridique ou tout autre organisme judiciaire compétent demande des renseignements personnels par l’entremise d’une ordonnance, d’un arrêté, d’une décision, d’une assignation à témoigner, d’un mandat ou d’un jugement;

b) aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, S.C. 2000, chap. 5; […] »

B. Holland fait remarquer que, dans certains cas particuliers, une ordonnance d’un tribunal pourrait coûter très cher, prendre beaucoup de temps et exposer l’ACEI à une responsabilité et à des risques excessifs, et il ajoute que le personnel pense qu’il est impératif de documenter correctement le processus de mise en œuvre de la section 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité [divulgation autorisée en vertu de la PRPDE].

Dans le cadre de la mise en oeuvre de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité et du service WHOIS et pour veiller au respect de la PRPDE, B. Holland propose qu’une procédure détaillée soit rédigée afin de permettre la divulgation, dans certaines circonstances particulières et restreintes, de renseignements personnels. Comme cette procédure est compatible avec la section 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité, aucune modification ne devrait être apportée à la Politique en matière de confidentialité ou aux autres politiques de l’ACEI. Il explique au conseil d’administration que cette démarche ne constitue qu’une mesure de mise en œuvre de la politique. En outre, la PRPDE exige la mise sur pied d’un processus pour la divulgation des renseignements personnels et la section 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité [divulgation autorisée en vertu de la PRPDE] serait dénuée de sens sans une procédure documentée.

B. Holland fait valoir que, dans le cadre du mécanisme proposé, l’ACEI ne divulguera le nom du titulaire et des détails sur les contacts administratif et technique qu’aux demandeurs qui pourront établir clairement, en s’appuyant sur des documents justificatifs, leurs raisons légitimes d’accéder à ces renseignements. Les documents justificatifs consisteraient en une preuve ou une validation faite par un tiers montrant que le demandeur a une raison légitime d’accéder à des renseignements du service WHOIS. Le personnel envisage deux catégories de revendications : 1) un nom de domaine qui enfreindrait un droit de propriété intellectuelle du demandeur; et 2) un nom de domaine qui générerait une plainte d’ordre personnel, telle qu’un vol d’identité. Les titulaires seraient avisés de ce processus et devraient y consentir à l’avance.

Certains administrateurs se montrent préoccupés par le fait que ce processus laisse supposer une modification de la politique qui est incompatible avec l’intention d’un conseil d’administration précédent et qu’il favorise un groupe par rapport aux autres. Par exemple, il fournit un processus administratif axé sur la divulgation des renseignements personnels à des détenteurs de droits de propriété intellectuelle bien avant de le fournir à d’autres groupes, comme les organismes d’application de la loi.

M. Stewart déclare qu’à son avis ce n’est pas une modification pure et simple de la politique. La modification proposée accomplit deux buts : elle définit un processus pour la section existante 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité, et elle réduit les risques inhérents à la section 6b). Comme la section 6b) précise que l’ACEI divulguera des renseignements personnels en vertu de la PRPDE, il est essentiel d’établir un processus de divulgation pour que cette section ait un sens. En outre, la PRPDE exige qu’un processus soit mis en place. Il ajoute que bien que le personnel pense que l’intention initiale soit valable et raisonnable, la PRPDE exige un processus de divulgation à l’appui de la section 6b).

Le personnel indique qu’il travaille aussi avec d’autres groupes, comme les organismes d’application de la loi, sur les circonstances dans lesquelles l’ACEI pourra divulguer les renseignements des titulaires. À cet égard, les processus de divulgation de renseignements du service WHOIS à des parties privées et à des organismes d’application de la loi sont exécutés en parallèle et aucun groupe n’est favorisé par rapport à un autre.

A. Chang, L. Gravel, B. Holland et M. Stewart quittent la réunion et le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

J. Rybak se joint à la séance à huis clos.

À la suite de cette séance à huis clos, A. Chang, L. Gravel, B. Holland et M. Stewart se joignent de nouveau à la réunion.

Des administrateurs font part de leurs préoccupations concernant le manque de temps pour examiner adéquatement la procédure de mise en œuvre  avec les nombreuses parties prenantes de l’ACEI. Certains administrateurs se souviennent aussi qu’il avait été décidé que les renseignements des titulaires seraient uniquement divulgués en vertu d’une ordonnance d’un tribunal, sans tenir compte de la section 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité et de l’exigence de la PRPDE pour un avis et un processus de divulgation. De leur point de vue, la divulgation des renseignements des titulaires sans une ordonnance d’un tribunal représente une modification de la politique qui n’aurait dû être apportée par l’ACEI que dans le cadre de son processus normal d’élaboration des politiques.

Le personnel fait remarquer que cette prise de position contredit les termes de la section 6b) de la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité. Il souligne que le conseil d’administration a accepté une politique en matière de confidentialité qui inclut la section 6b) [divulgation autorisée en vertu de la PRPDE]. Par conséquent, il est essentiel de documenter la procédure de divulgation à l’avance afin que cette section soit cohérente et pour se conformer avec la PRPDE, qui exige la mise en place d’une procédure documentée. Compte tenu de cette contradiction, certains administrateurs soulèvent la question d’une suppression éventuelle de la section 6b), car l’intention d’un conseil d’administration précédent n’était pas de divulguer les renseignements des titulaires uniquement en vertu d’une ordonnance d’un tribunal. On demande au personnel d’étudier les répercussions d’une suppression éventuelle de la section 6b) et de présenter un rapport au conseil à ce sujet.

Un long débat s’ensuit entre le conseil d’administration et le personnel sur la procédure de mise en œuvre proposée par le personnel. Certains administrateurs sont d’avis que le personnel avance trop rapidement dans ce domaine. R. Ford et d’autres administrateurs suggèrent que la date prévue du 10 juin pour la mise en œuvre du nouveau service WHOIS soit reportée afin de terminer les discussions en cours avec Industrie Canada et la GRC. De l’avis de certains participants, le calendrier est beaucoup trop serré et les questions importantes qui ont été soulevées doivent être débattues plus longuement et résolues avant d’aller de l’avant. Les avantages et les désavantages de reporter la date de mise en œuvre font l’objet d’une discussion. Plusieurs administrateurs et B. Holland font valoir qu’un retard dans la mise en œuvre aurait une incidence négative sur le lancement du nouveau service WHOIS et sur la crédibilité de l’ACEI, compte tenu des nombreux retards précédents. Le personnel pense que les discussions avec Industrie Canada et la GRC pourraient être terminées à temps pour la mise en œuvre prévue du 10 juin. Le conseil d’administration demande au personnel de poursuivre la mise en œuvre du nouveau service WHOIS prévue pour le 10 juin 2008, en menant en même temps des consultations accélérées sur la question de la divulgation des renseignements des titulaires. Le personnel fait remarquer que, dans le cadre du plan précité, il ne pourra pas y avoir d’exception en matière de divulgation dans l’intérim pour toute partie prenante, et que les discussions avec certains groupes, tels que les organismes d’application de la loi, devront être reportées et faire partie des consultations publiques.

3.   Clôture

La séance est levée à 18 h 00 et les participants conviennent de tenir une nouvelle réunion par téléconférence le 9 mai 2008 à une heure qui sera fixée ultérieurement.

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