Aller au contenu principal

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue au Westin Harbour Castle, à Toronto, Ontario, le 21 septembre 2010 à 8 h 00, heure d’Ottawa.

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams, Victoria Withers

Administrateur absent :  Jim Grey

Secrétaire de l’ACEI :  Michael Stewart

Invités : Nancy Philip (ACEI), Tamara Sone (Industrie Canada)

Secrétaire de séance :           Lynn Gravel

Le président souhaite la bienvenue à Tamara Sone, conseillère en politiques à Industrie Canada qui assiste à la réunion en tant qu’observatrice.

1.      Approbation de l’ordre du jour

Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure une mise à jour sur les questions juridiques au point 2 et, sous Autres questions, un rapport sur la réunion de l’ICANN à Bruxelles.

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec ces modifications.

(Motion proposée par R. Rader et appuyée par B. Shell)

T. Sone et R. Rader quittent la réunion.

2.      Mise à jour d’ordre juridique

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, T. Sone et R. Rader se joignent à nouveau à la réunion.

3.      Cadre de gestion des risques

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

B. Holland fournit un bref aperçu du cadre de gestion des risques dont l’introduction avait été reportée l’an dernier en raison du calendrier des activités. On note que le cadre proposé fournit une bonne idée du processus général servant à identifier, mesurer et gérer les risques qui ont une incidence sur les actifs et sur la croissance de l’organisation et à exploiter les possibilités qu’ils présentent. La mise en place d’examens réguliers, d’une procédure de reddition de comptes structurée, de lignes de communication efficaces ainsi que le travail d’équipe, soutenus par les directives de l’organisation, les meilleures pratiques et le monitorage, assureront l’efficacité du processus de gestion du risque. Un registre des risques sera fourni au conseil d’administration sur une base régulière et, si un risque important est identifié, le conseil d’administration en sera avisé de manière ad hoc.

4.      Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Le personnel note que l’augmentation de l’activité observée depuis janvier 2010, à la fois pour l’enregistrement de nouveaux domaines et pour les renouvellements, semble se poursuivre au cours du premier trimestre de la présente année financière. Le taux de renouvellement des enregistrements est également en hausse de 81 % pour cette période et cela est principalement dû à la situation économique en général et à une visibilité accrue du domaine .CA.

Le conseil d’administration s’enquiert à propos du Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet et le personnel informe les membres que la probabilité est forte que cet événement se tienne cet hiver à Ottawa. Une consultation pancanadienne avec différents groupes et parties prenantes sur le développement économique et la littératie numérique aura lieu cet automne et les principaux résultats de cette consultation seront intégrés à un énoncé de principe qui alimentera les discussions.

4.3 Examen des résultats financiers du premier trimestre 2011

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Le président du Comité de vérification informe le conseil d’administration que ce comité a examiné et discuté des résultats financiers du premier trimestre 2011 à sa réunion la journée précédente. Les membres du comité s’inquiètent de l’écart qui existe entre le budget et les montants réels. Le personnel explique que la plupart des montants qui sont inférieurs aux dépenses prévues le sont en raison du calendrier d’exécution des projets et que toutes les indications sont à l’effet que ces dépenses seront engagées au cours du prochain trimestre. Le personnel explique également que les revenus ont aussi augmenté, une tendance qui a débuté durant le dernier trimestre de 2010 et qui s’est continué au cours du premier trimestre de 2011. Le personnel examinera ses prévisions budgétaires sur trois mois et les prévisions pour la fin de l’année financière seront présentées au Comité de vérification prochainement.

Les membres du Comité de vérification notent aussi que 33 % du portefeuille d’investissements est composé d’encaisse et le personnel confirme que ces investissements sont arrivés à échéance et qu’ils ont été réinvestis à la fin de juillet.

5.      Mise à jour des comités

5.1 Rapport du Comité de gouvernance

Le président du Comité de gouvernance rapporte que ce comité a tenu une multitude d’activités depuis mai 2010 et qu’il est à finaliser le plan de travail de 2010. Le Comité de gouvernance discute présentement des plans de relève, examine le mandat de chaque comité et met la touche finale à l’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration. On note que le prochain Comité de gouvernance devrait se pencher sur la fin du mandat du directeur.

5.2   Rapport du Comité de supervision technique

La présidente du Comité de supervision technique rapporte que le comité s’est réuni la journée précédente pour examiner le projet de réécriture du Registre. On note que le personnel est bien préparé pour la migration au nouveau registre le 12 octobre 2010. Le personnel a défini un plan de migration détaillé et un plan de reprise après sinistre pleinement testé avec des scénarios bien définis pour la réponse aux incidents critiques. Un exercice de simulation de la migration est aussi prévu le 23 septembre 2010. De plus, le personnel prépare une carte routière et une vision de l’infrastructure de TI en préparation de la prochaine réunion du Comité de supervision technique.

5.3   Rapport du Comité de vérification

Le président du Comité de vérification rapporte que le comité s’est réuni la journée précédente pour examiner les résultats financiers du premier trimestre 2011. Le président résume également les diverses activités du comité dans le courant de l’été, qui incluent la création d’une liste des grands fournisseurs, la sélection de nouveaux vérificateurs et l’examen de la rémunération de la haute direction. On note que la rémunération de la haute direction a été examinée et qu’on a constaté qu’elle a fait l’objet d’une analyse comparative très équitable.

5.4   Rapport du Comité exécutif

Le président indique que le comité s’est réuni à la fin d’août pour examiner l’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui.

6.      Autres questions

6.1 Rapport sur la réunion de l’ICANN à Bruxelles

Le président rapporte que trois membres du conseil d’administration ont assisté à la réunion de l’ICANN à Bruxelles et que, dans l’ensemble, ils considèrent que cela a été un exercice utile, une occasion de partager les meilleures pratiques en matière de gouvernance, d’échanger de l’information avec d’autres ccLTD et d’entendre ce qui se passe avec les autres registres de même qu’avec les gLTD et l’ICANN.

6.2. Logistique de l’AGA

Le président passe en revue l’ordre du jour de même que les détails liés à cet événement.

6.3 Remerciements pour un administrateur qui quitte le conseil

Au nom du conseil d’administration et du personnel, le président exprime la gratitude et l’appréciation de l’ACEI à R. Kawchuk pour ses neuf années et plus consacrées à l’organisme comme membre du conseil d’administration et président de divers comités.

(Motion proposée par R. Sutcliffe et appuyée par R. Rader)

7.      Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le mardi 19 octobre 2010 à Ottawa, conjointement avec la séance d’orientation des nouveaux administrateurs prévue le lundi 18 octobre 2010.

L. Gravel, B. Holland, N. Philip, T. Sone et M. Stewart quittent la réunion.

8.      Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

9.      Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par V. Withers et appuyé par R. Sutcliffe que la séance soit levée à 11 h 00.

Chargement…