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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350 rue Sparks, Ottawa, le 19 octobre 2010 à 9 h, heure d’Ottawa.

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Barry Shell, Tom Williams, Victoria Withers

Administratrice absente :  Heather Dryden

Secrétaire de l’ACEI :  Michael Stewart

Invités :  David Fowler, Jacques Latour, Nancy Philip, Pamela Miller (Industrie Canada)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

J. Demco assume le rôle de président par intérim, avec l’approbation du conseil d’administration.

1.      Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs

Au nom du conseil d’administration, J. Demco souhaite la bienvenue aux nouveaux administrateurs élus au conseil d’administration – J. King, R. Liang et L. Macdonald.

2.      Approbation de l’ordre du jour

Un ordre du jour révisé est distribué pour inclure les nouveaux points suivants : Rapport du Comité de gouvernance, Création de comités ad hoc et Mise à jour sur les questions juridiques. Le président propose également que l’ordre du jour soit amendé pour modifier l’ordre de présentation des points et afin d’inclure, sous le point 14.3 – Mise à jour sur les prévisions du Comité de vérification, un examen du budget et le suivi à donner par le conseil d’administration.

Les membres du conseil d’administration adoptent l’ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion avec ces modifications.

R. Rader quitte la réunion.

3.      Mise à jour sur les questions juridiques

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, R. Rader se joint de nouveau à la réunion.

4.      Nomination des membres du bureau de direction

Le président par intérim demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de président du conseil d’administration. Après les mises en candidature, une motion est déposée par V. Withers pour clore le processus. Cette motion est appuyée par J. King et adoptée. Après la clôture des mises en candidature, le président du conseil d’administration est nommé parmi les candidatures soumises, conformément à la section 7.03(a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Paul Andersen au poste de président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période de deux ans, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période de deux ans et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par V. Withers et adoptée, P. Andersen s’abstenant)

J. Demco laisse le fauteuil de la présidence à P. Andersen.

Le président demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après les mises en candidature, une motion est déposée par R. Rader pour clore le processus. Cette motion est appuyée par K. Brown et adoptée. Après la clôture des mises en candidature, le vice-président du conseil d’administration est nommé parmi les candidatures soumises, conformément à la section 7.03(a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Anderson au poste de vice-président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période d’une année, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée, R. Anderson s’abstenant)

5.   Rapport du Comité de gouvernance

Le président du Comité de gouvernance indique que ce comité s’est réuni la veille et qu’il a unanimement adopté les recommandations suivantes et proposé qu’elles soient adoptées par le conseil d’administration :

1)     Définition d’un comité ad hoc

Un comité ad hoc du conseil d’administration doit avoir les caractéristiques suivantes, à moins d’une directive contraire explicite émanant du conseil d’administration :

·   Il doit avoir un mandat précis, bien défini et limité dans le temps, être tenu à une échéance et compter de 3 à 5 membres du conseil d’administration, incluant son président.

·   Son mandat doit expirer automatiquement à la fin de la session en cours du conseil d’administration et porter sur un secteur ciblé et un sujet restreint, et il doit utiliser, de manière générale, le même cadre organisationnel que les comités permanents (ex. droits de vote, sélection du président, critères d’admissibilité, etc.)

2)     Processus et lignes directrices pour la création de comités ad hoc

Un comité ad hoc est créé par une décision explicite du conseil d’administration. À la suite de la création du comité, le conseil d’administration sollicitera les membres du conseil d’administration pour qu’ils participent au comité, en insistant sur le fait que les participants doivent avoir les compétences pertinentes au sujet étudié par le comité. Le conseil d’administration décidera si le président du comité doit être élu par les membres participant au comité ou par le conseil d’administration lui-même lors de la création dudit comité.

Lors de sa première séance, le comité articulera son mandat en utilisant le modèle général pour les mandats et il y intégrera le mandat qui lui a été confié par le conseil d’administration. Une fois que le comité aura terminé de définir son mandat, celui-ci sera examiné et approuvé par le président du conseil d’administration. Le président pourra demander des modifications au mandat proposé, à sa seule discrétion, avant de donner son approbation. Une fois que le mandat aura été approuvé, le nouveau comité se qualifiera comme un comité à part entière du conseil d’administration; toutefois, son président ne pourra pas siéger au Comité exécutif. Les participants aux comités ad hoc se verront remettre une allocation de présence selon les mêmes normes de rémunération que les participants aux comités permanents.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la définition d’un comité ad hoc, ainsi que le processus et les lignes directrices proposés pour la création d’un comité ad hoc.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par T. Williams, et adoptée à l’unanimité)

P. Miller se joint à la réunion.

6.      Création de comités ad hoc

Le Comité de gouvernance propose qu’un Comité du budget soit créé pour aider le conseil d’administration avec le processus annuel d’élaboration du budget qui débutera le 1er novembre 2010 et se terminera le 28 février 2011. On ajoute que le Comité du budget devra fournir des recommandations en vue de l’approbation du budget global pour la prochaine année financière au plus tard le 28 février 2011.

Il est proposé qu’un Comité du budget soit créé pour la période allant du 1er novembre 2010 au 28 février 2010.

(Motion proposée par J. Grey, appuyée par R. Anderson, et adoptée à l’unanimité)

Le Comité de gouvernance propose de discuter de la création d’un Comité consultatif des politiques qui fournirait au conseil d’administration une rétroaction sur les questions de gouvernance de l’Internet. Le conseil d’administration établirait l’ordre du jour de ce comité et il ne serait pas lié par les recommandations du comité. Il est proposé par R. Rader, appuyé par R. Anderson, qu’un Comité consultatif des politiques soit créé et que ce comité soit dissous à la fin de la présente année du mandat du conseil d’administration.

Certains administrateurs se questionnent sur le besoin de créer un tel comité. D’autres font remarquer que, puisque le conseil d’administration consacre essentiellement sont temps aux questions de politique, pour être en phase avec les meilleures pratiques, il est normal qu’il désire bénéficier des conseils d’un bassin plus large d’experts et faire appel à la contribution de la collectivité.

Le personnel exprime ses inquiétudes et rappelle que la collectivité est déjà mise à contribution dans plusieurs consultations, plus récemment pour la consultation sur la PRD. L’organisme fait déjà appel à la contribution de ses membres lors des assemblées générales annuelles et des élections, et il a sollicité un large éventail d’intervenants sur une variété de sujets ayant trait aux politiques dans le passé.

Le conseil d’administration note que cela pourrait être une très bonne initiative mais qu’il est nécessaire de définir le mandat de ce comité et de solliciter des personnes qui possèdent une bonne connaissance de ce sujet. Aussi, les consultations auprès du public et des membres ne sont la même chose que de solliciter le point vue d’experts. Certains administrateurs ne sont pas sûrs des politiques qui devraient être examinées et, à moins que certaines politiques précises n’aient besoin d’être examinées, ils estiment qu’il n’est pas indiqué de former un comité ad hoc et qu’un groupe de travail du Comité de gouvernance devrait peut-être être créé en lieu et place.

R. Rader rappelle que ce comité a été proposé initialement il y a quelques années durant l’Examen de la gouvernance comme exemple d’une structure de gouvernance potentielle.

Le personnel fait remarquer que l’organisme consulte déjà la collectivité, et aussi parfois des experts de l’industrie ou des initiés et il est d’accord que la structure de ce comité devrait permettre de travailler étroitement avec le personnel et que le conseil d’administration devrait dicter les sujets abordés par ce comité.

Une autre suggestion est alors proposée pour créer un comité qui se penchera sur la création du Comité consultatif des politiques. Certains administrateurs conviennent qu’il y a trop d’ambiguïté et estiment que le Comité de gouvernance devrait simplement revenir et proposer une structure pour régler la question de ce comité. D’autres administrateurs ne sont pas d’accord pour former un comité pour créer un tel comité, et ils se disent préoccupés par le fait qu’en créant un Comité consultatif des politiques, le conseil d’administration semble mettre en doute l’avis du personnel. Ils estiment aussi que le conseil d’administration ne remplirait pas son rôle d’examiner et de superviser l’ACEI s’il élabore lui-même des politiques.

M. Stewart quitte la réunion.

R. Rader réitère qu’il aimerait voir le conseil d’administration faire appel à un plus large bassin d’expertise et créer une tribune pour encourager la participation et il ajoute que le processus récemment adopté pour la création de comités ad hoc lui semble un mécanisme approprié pour créer ce comité, de la même manière que ce processus a guidé la création du Comité du budget.

Le président rappelle au conseil d’administration que le nouveau processus pour créer des comités ad hoc exige que le mandat soit défini et approuvé par le président. Le président s’engage ensuite à le faire approuver par le conseil d’administration. Le président ajoute que son interprétation de la motion proposée est qu’on crée un groupe du conseil d’administration qui travaillera à définir le mandat du comité et à proposer une liste initiale potentielle de membres, et que le conseil d’administration approuvera ensuite le tout à sa prochaine réunion.

Il est par conséquent proposé qu’un processus soit amorcé pour créer un Comité consultatif des politiques afin de fournir au conseil d’administration des recommandations sur les questions liées à la gouvernance de l’Internet.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par R. Anderson; pour : K. Brown, L. Mackan-Roy; contre : J. Grey, J. King, R. Liang, L. Macdonald, B. Shell et V. Withers; T. Williams s’abstenant, la motion est rejetée)

7.      Programme de marketing et de communications sur le domaine .CA

B. Holland fournit au conseil d’administration de l’information sur l’engagement d’une agence attitrée. Dans le cadre du Cadre de marketing stratégique approuvé par le conseil d’administration en décembre 2009, B. Holland a proposé l’engagement d’une agence attitrée afin de fournir un large éventail de services de communications et de publicité. B. Holland précise que l’entente, bien que prévue pour une période de 3 ans, comprend un avis d’annulation de 30 jours et qu’elle n’est pas exclusive, advenant le cas où notre organisme aurait besoin d’une autre expertise.

D. Fowler note également que l’ACEI n’a pas de relation formelle avec un fournisseur de services de communication et de publicité et que les besoins en matière de tels services sont de plus en plus complexes et intégrés parmi les programmes. Une décision est par conséquent requise pour identifier un fournisseur unique et établir une relation avec une agence attitrée. Neuf organismes locaux ont été invités à soumissionner. Chacun des sept organismes qui ont répondu à cette invitation a été soumis à un processus rigoureux et à une évaluation détaillée au cours des phases subséquentes. Il existe un fort consensus parmi l’équipe qui a mené ce processus sur le choix de la firme Thornley Fallis Communications Inc. comme agence attitrée parce qu’elle offre la meilleure combinaison de valeur et de prix.

Il est proposé que le conseil d’administration autorise le personnel à amorcer des négociations et, si cela est jugé utile, de conclure une entente avec Thornley Fallis pour qu’elle devienne l’agence attitrée.

(Motion proposée par J. Grey, appuyée par B. Shell, et adoptée à l’unanimité)

8.      Système DNSSEC ouvert

B. Holland informe le conseil d’administration que le système DNSSEC ouvert (OpenDNSSEC)  a été créé comme une solution de type « source ouverte » pour le système DNSSEC afin d’assurer la sécurité des données de zone juste avant que celles-ci ne soient publiées par un serveur de noms faisant autorité. Le système OpenDNSSEC a été mis au point pour les registres dans le cadre d’un projet de coopération internationale auquel ont contribué plusieurs participants. Le système de sécurité Internet .SE et Nominet ont invité le Réseau numérique à intégration de services (RNIS) et l’ACEI à participer à la mise au point et à l’utilisation du logiciel.

B. Holland rapporte que cette possibilité permettra à notre organisme de participer au comité d’architecture et lui donnera un meilleur contrôle sur les fonctionnalités du produit et son intégration avec le Registre. Il ajoute que cela sera une bonne occasion de s’impliquer dans la collectivité et de fournir une version du logiciel pour le distribuer à nos canaux. L’investissement de l’organisme dans ce projet se limitera à deux employés à temps plein jusqu’à ce que le système OpenDNSSEC 2.0 soit prêt.

Une réunion est prévue en novembre avec le système de sécurité Internet .SE et, entre temps, le personnel évaluera comment et quand le système OpenDNSSEC pourrait être financièrement autosuffisant grâce aux revenus provenant du soutien et de la formation, et il comprendra mieux l’incidence que cela aura sur le projet BIND 10.

Le conseil d’administration convient que le personnel devrait étudier davantage cette possibilité.

9.      Mises à jour financière et opérationnelle

9.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

9.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

B. Holland note que le taux de renouvellement des enregistrements est aussi en hausse pour la période visée et attribue cette hausse à la situation économique générale et à une meilleure connaissance du domaine .CA.

9.3 Mise à jour sur les prévisions du Comité de vérification

Tel que discuté à la dernière réunion du conseil d’administration, B. Holland rapporte que les six premiers mois d’activité ont été marqués par une croissance plus forte des noms de domaine, ce qui s’est traduit par des revenus plus élevés. Puisque les revenus seront substantiellement plus élevés que prévu, le personnel a la possibilité d’entreprendre plus d’activités ou d’initiatives que ce qui avait été prévu au plan opérationnel de cette année à cause des contraintes budgétaires. Le personnel propose donc des projets additionnels totalisant 850 K$ pour le reste de l’année financière.

Des discussions suivent sur le niveau de détails fournis pour chaque projet et sur les ressources additionnelles requises. B. Holland souligne que, lorsqu’on le compare aux autres registres, l’ACEI a le plus faible nombre d’employés. Il note également que le personnel a une liste très importante de projets à réaliser, incluant le protocole IPv6, le système DNSSEC à mettre en œuvre et plus de 50 demandes à ce jour. Les membres demandent que le personnel fournisse plus de détails sur les projets afin d’offrir au conseil d’administration une certaine mesure de confort.

R. Rader quitte la réunion.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la révision du budget de l’AF 2011 tel que présenté, conformément au plan stratégique de l’AF 2011.

(Motion proposée par J. Grey, appuyée  par T. Williams, et adoptée; B. Shell s’abstenant)

R. Rader et M. Stewart se joignent de nouveau à la réunion.

10.   Calendrier des activités du conseil d’administration pour l’année 2010-2011

Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année à venir et convient de déplacer la réunion de février 2011 à la journée qui suivra le Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet.

11.   Autres questions

À la lumière de la discussion antérieure sur le Comité consultatif des politiques, B. Holland suggère qu’un petit groupe de travail soit créé, composé de J. Demco, R. Rader et M. Stewart. Ce groupe s’attaquera à définir le mandat d’un éventuel Groupe consultatif des politiques, de même qu’une liste de candidats potentiels, pour les soumettre à la prochaine réunion du conseil d’administration.

Il est proposé que le conseil d’administration et le personnel présentent une proposition pour la création d’un éventuel Groupe consultatif des politiques, de même qu’une liste de candidats potentiels pour la prochaine réunion du conseil d’administration.

(Motion proposée par T. Williams, appuyée par B. Shell, et adoptée à l’unanimité)

12.   Approbation des mandats des comités

Le président du Comité de gouvernance indique que, pour simplifier le processus, le Comité de gouvernance a sollicité l’intérêt de chacun des membres avant la réunion. Sept membres du conseil d’administration ont exprimé leur intérêt à participer au Comité de gouvernance. R. Rader propose de laisser sa place à d’autres mais ajoute qu’il continuera à contribuer, lorsque le besoin se présentera.

Après avoir examiné le mandat de chaque comité, les membres conviennent de porter à 6 le nombre maximum de membres composant le Comité de gouvernance. Une erreur typographique est aussi notée à l’article 17 du mandat du Comité de gouvernance.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat pour les comités de vérification, de gouvernance, de supervision technique ainsi que pour le Comité exécutif de 2010-2011, tels que modifiés.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par L. Mackan-Roy, et adoptée à l’unanimité)

13.   Nomination des présidents des comités

Il est proposé que le conseil d’administration nomme L. Mackan-Roy à la présidence du Comité de vérification, V. Withers à la présidence du Comité de gouvernance, et K. Brown à la présidence du Comité de supervision technique.

(Motion proposée par B. Shell, appuyée par T. Williams, et adoptée à l’unanimité)

Le personnel précise qu’en vertu du mandat du Comité exécutif, le président du Comité exécutif doit être le président du conseil d’administration.

Il est proposé que J. Grey soit nommé président du Comité du budget.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par B. Shell, et adoptée à l’unanimité)

 14.   Nomination des membres du Comité de vérification

Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées membres du Comité de vérification pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : R. Anderson, J. Grey, R. Liang et L. Mackan-Roy.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par V. Withers, et adoptée à l’unanimité)

15.   Nomination des membres du Comité de gouvernance

P. Andersen cède le fauteuil de la présidence pour la portion suivante de la réunion à K. Brown, qui assume la présidence par intérim.

Certains administrateurs se disent préoccupés du nombre disproportionné de membres du Comité exécutif qui siègent au Comité de gouvernance. Ils notent également que le Comité de gouvernance traite de questions litigieuses et conflictuelles et que ses membres proviennent en partie du Comité exécutif. Des administrateurs s’inquiètent aussi de la composition et de la taille du comité. On rappelle au conseil d’administration que les décisions sont ultimement faites au niveau du conseil d’administration et qu’on désire maintenir un équilibre de comités nouveaux et plus anciens afin d’assurer une structure de comités solide et de fournir une perspective historique aussi large que possible.

P. Andersen assume de nouveau la présidence.

Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées au Comité de gouvernance pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : P. Andersen, R. Anderson, J. Demco, L. Macdonald, T. Williams et V. Withers.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par L. Mackan-Roy, et adoptée à l’unanimité)

16.   Nomination des membres du Comité de supervision technique

Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées au Comité de supervision technique pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : K. Brown, J. Demco, B. Shell, J. King et R. Liang.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par J. King, et adoptée à l’unanimité)

17.   Nomination des membres du Comité exécutif

Conformément au mandat du Comité exécutif, la motion suivante est proposée :

Il est proposé que le conseil d’administration nomme le président, le vice-président, le président du Comité de vérification, le président du Comité de gouvernance et le président du Comité de supervision technique au Comité exécutif pour l’année 2010-2011.

(Motion proposée par V. Withers, appuyée par K. Brown, et adoptée à l’unanimité)

Il est également proposé que le conseil d’administration nomme le président du Comité du budget, en tant qu’observateur, au Comité exécutif de 2010-2011 pour la période allant du 1er novembre 2010 au 28 février 2011.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par L. Mackan-Roy, et adoptée à l’unanimité)

18.   Mise à jour sur le projet de réécriture du Registre .CA

J. Latour rapporte qu’aucun problème, majeur ou mineur, n’est survenu durant la migration au nouveau Registre les 12 et 13  octobre 2010. L’accès aux serveurs EPP et DCM était fonctionnel comme prévu le 13 octobre 2010 à 9 h. Le personnel travaille actuellement à éliminer les bogues et les problèmes d’intégration rapportés par les registraires; une version pour corriger ces bogues devrait être disponible plus tard cette semaine.

Le conseil d’administration félicite le personnel pour le bon travail effectué par toute l’équipe.

19.   Service de nommage des objets (Object Naming Service)

B. Holland informe le conseil d’administration qu’une autre possibilité s’est présentée récemment à l’ACEI. GS1 Canada a approché l’ACEI pour participer à un groupe de travail regroupant trois pays et elle a demandé que l’ACEI envisage de devenir le fournisseur local du service de nommage des objets (Object Naming Service, ONS) en leur nom.

B. Holland explique que le service de nommage des objets est un mécanisme qui tire parti du système de noms de domaine (DNS) pour découvrir de l’information sur un produit et sur les services connexes à partir du code électronique de produit (Electronic Product Code, ECP). C’est une composante du réseau mondial ECP.

GS1 Canada est membre de GS1, le plus important organisme de normalisation de la chaîne d’approvisionnement dans le monde. En tant qu’organisme neutre et sans but lucratif, GS1 est responsable d’établir des normes et de maintenir le registre pour tous les produits et services ayant un code de produit électronique.

B. Holland souligne que ce projet en est encore au tout début et il désire savoir si le conseil d’administration croit que notre organisme devrait explorer cette possibilité. Le conseil d’administration est d’avis que cette initiative est porteuse d’une grande innovation et encourage le personnel à l’explorer plus avant.

20.   Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 30 novembre 2010 à Ottawa et l’examen du plan stratégique aura lieu le 29 novembre 2010.

21.   Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

22.   Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par J. King et appuyé par V. Withers que la séance soit levée à 15 h.

 

 

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