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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350 rue Sparks, Ottawa, le 30 novembre 2010 à 9 h, heure d’Ottawa.

Administrateurs présents :   Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, Rowena Liang, Louise Macdonald, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Barry Shell, Tom Williams, Victoria Withers

Administrateurs absents : Richard Anderson, John King

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Invités :  David Fowler, Nancy Philip

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1.      Approbation de l’ordre du jour

Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure les points suivants sous Autres questions : Accueil de la réunion de l’ICANN, Lieu de l’AGA, et Mise à jour sur la réunion du FCGI.

Les membres du conseil d’administration adoptent l’ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion avec ces modifications.

L. Gravel et M. Stewart quittent la réunion.

2.      Mise à jour du chef de la direction

Le chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une réunion à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel, N. Philip et M. Stewart se joignent à la réunion.

3.      Mises à jour financière et opérationnelle

3.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

3.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

B. Holland renvoie les membres du conseil d’administration aux statistiques clés additionnelles qui sont présentées dans le bulletin trimestriel du conseil. La discussion porte sur les statistiques sur les titulaires en lien avec les marchés primaire et secondaire. B. Holland note que le nombre moyen de noms de domaine par titulaire est demeuré stable et passablement linéaire comparé à l’an dernier. Quelqu’un pose une question à propos du sondage sur la satisfaction des clients. On répond que le personnel continuera à tenir ce sondage une fois par année et on reconnaît que l’un des objectifs de l’an prochain sera d’augmenter le taux de réponse des registraires, ce qui a été difficile dans le passé.

3.3   Examen des résultats financiers du deuxième trimestre

B. Holland note que le Comité de vérification s’est réuni la semaine précédente pour examiner en détail les résultats financiers du deuxième trimestre. N. Philip donne un bref aperçu des résultats financiers pour la période se terminant le 25 septembre 2010. On note que les prévisions de dépenses globales pour le trimestre ont été dépassées d’environ 180 K$ en raison du calendrier d’exécution des projets au cours du dernier trimestre. À la suite de la dernière réunion du conseil d’administration, N. Philip a aussi présenté de nouvelles prévisions par rapport au budget original de l’AF2011 qui incluent les montants budgétaires additionnels approuvés dans chaque secteur fonctionnel. Les nouvelles prévisions de revenus s’établissent à 13,8 M$ au lieu des 12,8 M$ initialement prévus, et on prévoit un excédent net de 319 881 $. Une somme additionnelle de 70 K$ est prévue pour les frais juridiques, dépendant de la décision sur une question d’ordre juridique.

Il est proposé qu’au nom du conseil d’administration, le président remercie et exprime son appréciation à N. Philip pour sa contribution à l’organisme et au Comité de vérification.

(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

N. Philip quitte la réunion.

4.      Élections de 2010

M. Stewart présente le rapport final du directeur du scrutin pour l’élection de 2011 et note que le directeur du scrutin juge que l’élection s’est bien déroulée sur le plan des systèmes. Le plus gros changement non technique survenu cette année a été le nombre sans précédent et inattendu de postulants à l’étape de la sélection des candidats du Comité des mises en candidature. Le rapport du directeur du scrutin contient quatorze recommandations pour des améliorations, mais seulement trois de celles-ci reçoivent l’aval du personnel. À la suite d’une discussion avec le directeur du scrutin, ce dernier s’est rangé à l’opinion du personnel. M. Stewart note que certaines recommandations nécessitent des modifications au logiciel utilisé pour l’élection et/ou le registre. Bien que le personnel appuie ces recommandations, le volume et la complexité du travail requis suggèrent qu’elles seront reportées pour cette année. Dans de nombreux cas, d’autres solutions qui ne nécessitent pas de modifications au logiciel de l’élection peuvent être adoptées. Les discussions qui suivent portent sur le logiciel de l’élection et le consensus général parmi les membres du conseil d’administration est que le personnel devrait étudier diverses options de même que la possibilité de s’approvisionner à l’extérieur pour le logiciel de l’élection et faire un rapport à ce sujet au Comité de gouvernance ultérieurement.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay comme directeur du scrutin pour l’élection de 2011.

Il est proposé également que le conseil d’administration nomme Neil Scilley comme vérificateur public accrédité pour aider le directeur du scrutin dans ses tâches.

(Motion proposée par T. Williams, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)

Le conseil d’administration est informé que l’approbation des règles de l’élection de 2011 se fera par voie électronique à une date ultérieure.

5.      Mise à jour sur le Code de conduite

M. Stewart rapporte que le Code de conduite des administrateurs a été rédigé il y a 10 ans et que le conseil d’administration trouve le processus peu clair lorsque vient le temps de l’utiliser. Le Comité de gouvernance et le personnel ont examiné le Code de conduite des administrateurs ainsi que la Politique relative aux conflits d’intérêts et ils ont recommandé que des modifications soient apportées dans la façon de traiter les plaintes. M. Stewart note que, tel que rapporté précédemment, les modifications se limitent à la section 4 de la politique et portent sur le traitement des plaintes et des différends.

ATTENDU QUE l’alinéa 3.10 a) du Règlement no 1 de la corporation prévoit que les politiques ne peuvent être adoptée, modifiées ou abrogées que par 80 % des voix exprimées à une réunion des administrateurs;

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le Code de conduite révisé pour les administrateurs, tel que recommandé par le Comité de gouvernance.

(Motion proposée par V. Withers, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)

P. Andersen laisse le fauteuil de la présidence à K. Brown.

6.      Mise à jour sur la consultation sur la Politique de règlement des différends

M. Stewart rappelle au conseil d’administration que la consultation sur la PRD s’est tenue du 9 juin 2010 au 17 septembre 2010. Le but général de cette consultation était d’obtenir la rétroaction sur l’efficacité de la PRD et de déterminer si la politique continue de répondre aux besoins de ses parties prenantes. Le personnel passe présentement à travers les 696 réponses reçues. Parmi les enjeux mis en lumière lors de cette consultation, mentionnons : le coût élevé pour déposer une plainte en vertu de la PRD; les critères d’admissibilité pour déposer une plainte en vertu de la PRD; et le bien fondé d’intégrer la médiation ou une procédure d’appel dans la PRD. Le personnel soumettra des recommandations au conseil d’administration à sa prochaine réunion.

P. Andersen assume de nouveau la présidence.

7.      Mise à jour et discussion du plan stratégique 2011-2012

B. Holland présente les stratégies de deuxième niveau et les priorités de l’organisme au cours de la prochaine année, telles que définies lors de la séance de planification stratégique qui s’est tenue le lundi 29 novembre 2010.

Les discussions qui suivent portent sur la méthode et sur le processus découlant de la séance de planification qui s’est tenue la veille. Certains membres du conseil d’administration sont réticents à tenir une autre discussion sur le réordonnancement des stratégies. B. Holland fait remarquer que le conseil d’administration devrait voir cette liste comme une liste de priorités et un guide pour l’organisme au cours de l’année qui vient. Afin de pouvoir poursuivre le processus d’élaboration du plan opérationnel et du budget, le personnel demande que le conseil d’administration reconnaisse les principaux objectifs fixés pour la prochaine année. Le conseil d’administration convient que la recommandation initiale d’adopter la liste des principaux objectifs soit révisée pour confirmer l’orientation stratégique de l’organisme.

Il est proposé que le conseil d’administration réaffirme le Plan stratégique triennal actuel, en mettant particulièrement l’accent sur le développement des produits .CA et la gestion des canaux, tel que discuté durant la séance de planification stratégique du 29 novembre et en accord avec le mandat de la corporation pour l’année financière 2012.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée, B. Shell s’abstenant)

8.      Mises à jour des comités

8.1   Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s’est réuni la veille pour élaborer un plan de travail pour l’année qui vient. Le comité a identifié les six initiatives clés suivantes et les membres ont aussi exprimé leur désir d’y participer et de les diriger : 1) élaborer un calendrier d’événements intégré; 2) créer un sous-comité pour examiner les processus de mise en candidature et d’élection; 3) solliciter des avis et des recommandations sur le mandat, la structure et la composition du comité en 2011-2012; 4) examiner le programme d’orientation et de formation des administrateurs; 5) examiner l’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration; et 6) examiner le plan de relève. On note qu’un grand nombre de ces éléments découlent du mandat du Comité de gouvernance, de même que des recommandations émanant de l’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration.

8.2   Rapport du Comité de supervision technique

Le président du Comité de supervision technique informe le conseil d’administration que des discussions se sont tenues par courriel sur le calendrier proposé pour l’année qui vient et qu’un sujet majeur a été identifié pour chaque réunion. Le comité s’est aussi réuni la veille et le personnel a fourni une mise à jour sur le processus TBR et la mise en œuvre du DNSSEC, de l’IPv6 et de l’IDN. Le personnel a aussi présenté un aperçu de la carte routière et de la vision de la TI; plus de détails à ce sujet seront fournis à la réunion de février.

8.3   Rapport du Comité de vérification

La présidente du Comité de vérification rapporte que ce comité s’est réuni la semaine précédente pour examiner les résultats financiers du deuxième trimestre ainsi que les nouvelles prévisions. Le comité a aussi passé en revue le calendrier pour l’année qui vient et les échéances du Comité du budget. Elle ajoute que ce comité évaluera les besoins du fonds de réserve à sa réunion de septembre et qu’il informera le conseil d’administration et Industrie Canada de toute recommandation peu de temps après.

8.4   Rapport du Comité exécutif

Le président du Comité exécutif rapporte que ce comité s’est réuni deux fois depuis la réunion du conseil d’administration. À sa dernière réunion, le comité a examiné les points à l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration pour l’année en cours et discuté de l’ordre du jour de la présente réunion. On suggère que les procès-verbaux du Comité exécutif devraient être distribués sans délai après la réunion pour leur approbation et qu’ils devraient ensuite être distribués aux membres du conseil d’administration.

8.5   Rapport du Comité du budget

Le président du Comité du budget signale que le président du conseil d’administration a approuvé le mandat et la composition de ce comité, à savoir : Richard Anderson, Kerry Brown, Jim Grey, John King, Lynne Mackan-Roy et Barry Shell.

Une conférence téléphonique est prévue la semaine prochaine et le président du Comité du budget note que le moment est opportun pour faire savoir au comité si le conseil d’administration désire traiter de points particuliers. Le personnel travaillera avec les mêmes formats et structures de budget que l’an dernier et il espère fournir un aperçu du budget et des initiatives clés du Plan général quelque part en janvier. Le président du Comité du budget propose qu’une fois que le budget aura été approuvé, le Comité identifie les initiatives clés à inclure dans le rapport de la direction. Quelqu’un demande si c’est le bon comité pour identifier ces initiatives. On note que les initiatives sont généralement liées à l’évaluation du rendement du chef de la direction et, par conséquent, le conseil d’administration est ouvert aux suggestions.

8.6   Mise à jour sur le Comité consultatif des politiques

À la suite de la réunion du conseil d’administration du 19 octobre 2010 où le conseil d’administration a convenu qu’un groupe de travail formé de membres du conseil travaillerait à définir le mandat et la liste des représentants potentiels pour ce comité, un groupe de travail a été formé; celui-ci est composé de J. Demco, R. Rader et M. Stewart. Ce groupe de travail a présenté des vues additionnelles sur la justification de certaines des dispositions clés du mandat proposé pour aider à la discussion. Les discussions qui suivent portent sur la composition et la liste des représentants potentiels. On note que, pour la sélection des membres du comité, l’accent a été mis sur la qualité et que ses membres ne sont pas censés représenter un groupe d’intérêts particulier mais plutôt d’assurer la présence de membres canadiens de l’extérieur qui ont une grande expérience de l’Internet, des politiques et de l’ACEI.

Afin de mieux comprendre pourquoi un tel comité doit être créé, des membres du conseil d’administration demandent quels sont les cas où un tel comité serait requis. D’autres membres du conseil d’administration estiment qu’il faut travailler davantage sur le mandat proposé. Le groupe de travail note aussi qu’un autre mandat est nécessaire pour la sélection des membres.

Le consensus est que le groupe de travail poursuive son travail et que le conseil d’administration approuve son mandat au moyen d’une motion électronique entre les réunions.

9.      Autres questions

9.1   Accueil de la réunion de l’ICANN

B. Holland informe le conseil d’administration que les réunions de l’ICANN se tiennent habituellement trois fois par année dans différentes régions du globe pour permettre à des participants du monde entier d’y assister en personne. Le Canada a la possibilité d’accueillir la réunion d’octobre 2012 et une proposition ou une déclaration d’intérêt pour accueillir cette réunion doit être soumise avant le 15 décembre 2010. B. Holland note que c’est aussi une bonne occasion pour l’organisme de faire participer les membres et le milieu de l’Internet au Canada et qu’une telle activité s’inscrit dans le mandat du Programme d’investissement communautaire. En se fondant sur les critères de proximité d’un aéroport international et de l’accès à des infrastructures adéquates et de la sécurité, le personnel recommande que la réunion se tienne à Toronto. Le représentant du gouvernement note que l’on peut s’attendre à un soutien du gouvernement canadien si l’ACEI décide d’accueillir cette réunion.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la soumission par le personnel d’une proposition à l’ICANN pour accueillir la réunion d’octobre 2012 de l’ICANN au Canada avec un budget se situant entre 325 000 $ et 400 000 $.

(Motion proposée par R. Rader, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)

9.2   Lieu de l’AGA

B. Holland rappelle au conseil d’administration qu’encore une fois, le défi de la tenue de l’assemblée générale annuelle (AGA) était d’atteindre le quorum. Bien que les changements majeurs apportés au format de l’AGA de 2010 aient amené une participation plus élevée, il y a toujours un risque réel de ne pas atteindre le quorum si la réunion se déroule à l’extérieur d’une grande ville. Puisque le nombre de membres dans une ville donnée est un facteur critique pour choisir un emplacement, le personnel recommande Vancouver comme lieu de l’AGA de 2011.

Certains membres expriment leur inquiétude face à l’incapacité de tenir l’AGA à l’extérieur des villes où on trouve un grand nombre de membres. Le personnel note que c’est un problème commun à de nombreux organismes qui reposent sur la participation des membres. Plusieurs administrateurs déplorent que notre structure de gouvernance nous empêche de tenir l’AGA dans d’autres régions du pays.

Il est par conséquent proposé que le conseil d’administration approuve Vancouver pour la tenue l’Assemblée générale annuelle de 2011.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par J. Grey et approuvée, P. Andersen et R. Rader s’abstenant)

9.3   Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet

Dans le cadre du Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet, des membres de l’équipe de l’ACEI ont participé aux consultations pour partager avec les Canadiens leurs vues sur le rôle de l’Internet dans leur vie et au sein de l’économie. On a constaté une bonne participation des parties prenantes, des représentants du gouvernement, du secteur privé, des chefs de file en éducation, des organismes communautaires et des utilisateurs de l’Internet. Cette information aidera à façonner le programme pour le principal événement prévu le 24 février 2011.

9.4 Réunion du conseil d’administration de mars 2011

Il est proposé qu’une réunion du conseil d’administration se tienne en mars 2001 conjointement à la réunion de l’ICANN à San Francisco. On présente cette activité comme une chance pour les membres du conseil d’administration d’assister à une réunion de l’ICANN et de rencontrer d’autres registres ccTLD. On note que la tenue d’une réunion du conseil d’administration conjointement à une réunion de l’ICANN pourrait poser un défi en raison du calendrier actuel des réunions. Après en avoir discuté plus longuement, les membres conviennent de tenir la réunion du conseil d’administration au printemps et encourage les administrateurs qui désirent assister à la réunion de l’ICANN de le faire, mais séparément. Le personnel examinera la politique et rendra compte au conseil d’administration de ses conclusions sur une participation potentielle à la réunion de l’ICANN.

P. Andersen cède le fauteuil de la présidence à K. Brown.

9.5   Annulation de la session TBR

B. Holland fait le point, pour le bénéfice des membres du conseil d’administration, sur l’annulation de la session TBR du 24 novembre 2010. Il indique qu’en raison d’une ambiguïté dans l’utilisation de certains champs, des registraires n’ont pu participer à la session. Pour assurer un accès juste et équitable à tous les participants, il a été décidé d’annuler la session TBR. Le président du Comité de supervision technique rapporte que son comité a été pleinement informé de ce problème et qu’il était très satisfait de la façon dont le personnel avait agi, ajoutant que celui-ci s’en était très bien tiré dans les circonstances.

P. Andersen assume de nouveau la présidence.

10.   Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 25 février 2011 à Ottawa, conjointement au Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet.

L. Gravel, B. Holland et M. Stewart quittent la réunion.

11.   Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

12.   Clôture

En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 15 h 30.

 

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