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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350, rue Sparks, à Ottawa, le 28 février 2012 à 9 h, heure d’Ottawa.

Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Andrew Escobar, Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Susan Mehinagic, Bill St.Arnaud (par téléphone), Victoria Withers

Administrateurs absents : Richard Anderson, Heather Dryden, Barry Shell

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350, rue Sparks, à Ottawa, le 28 février 2012 à 9 h, heure d’Ottawa.

Administrateurs présents : Paul Andersen, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Andrew Escobar, Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Susan Mehinagic, Bill St.Arnaud (par téléphone), Victoria Withers

Administrateurs absents : Richard Anderson, Heather Dryden, Barry Shell

Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart

Invités : David Fowler, Kathy Fisher (Industrie Canada), Paul Havey, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Les membres du conseil d’administration approuvent l’adoption de l’ordre du jour distribué avec le matériel pour la réunion, tel que présenté.

2. Plan opérationnel et budget 2012-2013

Le Plan d’affaires pour l’AF13 a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Le président du Comité du budget note que le budget de l’AF13 présenté reflète l’aboutissement de plusieurs jours de planification conjointe entre les divers services sur les priorités de l’organisme, la soumission subséquente et la rationalisation du budget par le personnel et quatre réunions du Comité du budget tenues entre novembre 2011 et janvier 2012.

Il ajoute que le comité a discuté en détail des activités liées aux canaux et au marketing, ainsi que du niveau d’investissement dans le Programme d’investissement communautaire (PIC) et des dépenses en capital associées au PIC. Le comité a aussi discuté du plan de relevé des effectifs et de la manière dont il vient appuyer les objectifs stratégiques pour les cinq prochaines années. Le comité a approuvé unanimement la décision de transférer les dépenses pour les réunions de l’ICANN du poste budgétaire Marketing et communications au poste associé aux activités du PIC. Le comité a par conséquent recommandé que le conseil d’administration accepte le budget tel que présenté.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le budget d’exploitation et le budget d’immobilisations proposés pour l’AF13, tels que présentés.

(Motion proposée par J. King, appuyée par V. Withers et adoptée à l’unanimité)

3. Composition du Comité des mises en candidatures

Le Groupe de travail du Comité de gouvernance fait un survol des travaux réalisés. Le Groupe de travail a tenu plusieurs réunions pour examiner toutes les candidatures reçues et, à partir d’une courte liste de candidats, de longues discussions ont suivi sur la variété des expériences recherchées au sein de l’industrie et des secteurs à but non lucratif ou public et en matière de gouvernance. Le Groupe de travail propose donc cinq candidats pour le Comité des mises en candidature, dont trois sont reconduits parmi les membres de l’an dernier.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme les personnes suivantes au Comité des mises en candidature pour un mandat de deux (2) ans : Colleen Arnold, Tim Denton, Rochelle Grayson, Michael Hrybyk et Stuart MacDonald.

(Motion proposée par S. Mehinagic, appuyée par V. Withers et adoptée à l’unanimité)

4. Élection de 2012

4.1 Politique relative aux mises en candidature et aux élections

Le personnel souligne que les modifications apportées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections de 2012 portent principalement sur des changements de date et de format.

Une clause a aussi été ajoutée pour interdire « l’achat de votes » afin d’éliminer toute ambiguïté possible. Le personnel précise que cet ajout n’a pas été motivé par un problème particulier, mais plutôt par la réalisation que la politique était silencieuse sur ce point.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique relative aux mises en candidature et aux élections de 2012 telle que présentée.

(Motion proposée par S. Mehinagic, appuyée par K. Brown et approuvée à l’unanimité)

4.2 Nomination du directeur du scrutin

Le personnel informe le conseil d’administration que le directeur du scrutin actuel, Eric Lay, a décidé, avec regret, de démissionner de son poste cette année en raison des contraintes de temps créées par son emploi régulier. Il demeurera cependant directeur du scrutin adjoint de l’ACEI.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2012 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2012 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay pour aider le directeur du scrutin de l’élection de 2012 dans ses fonctions et qu’il fixe sa rémunération à 165 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par J. King et adoptée à l’unanimité)

5. Lieu de l’AGA

Le personnel rapporte que, pour les deux dernières années, l’AGA de l’ACEI a pris de l’ampleur pour devenir « Canadiens branchés », un événement Internet qui combine l’AGA et un symposium réunissant des conférenciers vedettes de grande renommée qui rejoint le milieu de l’Internet non seulement au niveau local mais également national et international grâce à la webdiffusion.

Récemment, l’AGA a alterné entre Toronto et Vancouver, en raison des préoccupations relatives à l’atteinte d’un quorum. Avec la forte participation au FCI à Ottawa, et le nombre de membres présents dans la région, le personnel estime que l’AGA pourrait être tenue dans la région d’Ottawa-Gatineau cette année.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve Ottawa-Gatineau pour la tenue de l’événement Canadiens branchés : Symposium et Assemblée générale annuelle (AGA) de l’ACEI de 2013.

(Motion proposée par V. Withers, appuyée par J. King et adoptée à l’unanimité)

6. Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s’est réuni plus tôt pour discuter du document portant sur la considération des habiletés, des compétences et de la diversité (« Skills, Competencies and Diversity Consideration »), préparé à l’intention des membres du conseil d’administration. Elle note qu’une fois que ce document aura été finalisé par le comité, il sera utilisé pour concevoir un questionnaire afin de recueillir de l’information auprès des membres actuels du conseil d’administration et d’identifier les lacunes engendrées par le départ des administrateurs dont le mandat se termine. De plus, le document servira à alimenter le Comité des mises en candidature dans ses efforts de recrutement et de sélection de candidats pour la liste finale.

La présidente mentionne également que le Groupe de travail a été particulièrement occupé avec le processus des mises en candidature et la réforme du processus d’élection. Elle note que la réforme du processus d’élection comprend des modifications découlant de la nouvelle loi, de même que des modifications de fond pour améliorer le processus de gouvernance. Le comité examine présentement les calendriers de réalisation avec le personnel et il fera également un effort pour rejoindre les membres afin de faire connaître les modifications proposées.

P. Andersen cède le fauteuil de la présidence à J. Grey et se retire momentanément de la réunion.

7. Rapport du Comité de vérification

La présidente du Comité de vérification indique que ce comité s’est réuni le 20 janvier 2012 pour examiner les progrès réalisés dans la conversion aux normes IFRS. Le Comité de vérification a informé le conseil d’administration que la conversion aux normes IFRS progresse selon le calendrier prévu et que le plan de conversion a été finalisé, de même que le rapport de diagnostic préliminaire. Le comité a aussi examiné les choix de méthodes comptables proposés pour se conformer aux normes IFRS et le personnel a produit une série d’états financiers fictifs conformes au format IFRS.

La présidente du Comité de vérification note que le personnel et la firme Deloitte ont terminé l’examen des normes IFRS et évalué les répercussions sur le format des états financiers du passage des PCGR canadiens actuels aux normes IFRS. À la suite des travaux réalisés par le personnel l’an dernier, on signale qu’un certain nombre de normes ont été réexaminées et réaffectées à un niveau de risque moins élevé.

Le Comité de vérification recommande donc que le conseil d’administration approuve les quatre choix de méthodes comptables proposés, de même que l’adoption du format IFRS pour les états financiers, classés en fonction de la nature, du résultat condensé et des immobilisations en cours. On rappelle au conseil d’administration que les normes pourraient changer durant la période de conversion et que le personnel tiendra le comité au courant de tout changement.

Il est proposé que le Comité de vérification recommande que le conseil d’administration approuve les choix de méthodes comptables IFRS provisoires suivants :

IFRS 1 :

• La direction ne choisira pas la juste valeur marchande comme coût présumé pour les immobilisations corporelles et incorporelles.

• La direction choisira de désigner les investissements comme des actifs détenus en vue de la vente et reconsidérera la question à une date plus près du 31 mars 2012, pour se conformer à la norme sur les instruments financiers (IFRS 9) publiée récemment, qui élimine l’option de la désignation des immobilisations comme actifs détenus en vue de la vente.

• La direction appliquera l’exemption IFRIC 4 et n’analysera pas rétroactivement toutes les transactions.

NCI 38 :

• La direction continuera d’appliquer le modèle du coût pour l’évaluation courante de toutes les immobilisations incorporelles.

NCI 16 :

• La direction continuera d’appliquer le modèle du coût pour l’évaluation courante des immobilisations corporelles.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par S. Mehinagic et adoptée à l’unanimité)

P. Andersen se joint de nouveau au groupe pour en assumer la présidence.

Il est également proposé que le Comité de vérification recommande au conseil d’administration d’approuver le format de l’IFRS pour l’état des résultats d’exploitation – classés par nature, par résultat condensé et par immobilisations en cours (CIP), sous réserve de toute amélioration dans la description de la nature des dépenses et/ou d’un amendement dans le format requis par KPMG pour les immobilisations en cours à la suite de leur examen de la présentation proposée pour nos états financiers :

• Traitement des dépenses pour des immobilisations en cours classées par « nature »; et/ou

• Note sur la divulgation de la nature sous-jacente des dépenses pour les immobilisations en cours.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par S. Mehinagic et adoptée à l’unanimité)

8. Mises à jour financière et opérationnelle

8.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

8.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Le personnel fournit un aperçu des activités d’enregistrement et rappelle au conseil d’administration que la petite hausse dans le nombre d’enregistrements enregistrée en novembre 2010 était due à un achat en masse ponctuel et qu’elle n’est pas représentative de la tendance normale. Le personnel continue de comparer les enregistrements avec les autres ccTLD et les résultats montrent que le domaine .CA s’en tire relativement bien. On convient qu’à l’avenir, le personnel fournira d’autres informations sur la part de marché des autres gTLD et des détails additionnels sur la façon dont le domaine .CA évolue au sein de la collectivité des canaux.

K. Fisher quitte la réunion.

Une discussion suit sur le rapport sur les priorités en date du 30 juin 2012 et l’information fournie pour chaque priorité. Le conseil d’administration convient que le personnel devra présenter un rapport sur les activités accomplies depuis la dernière réunion du conseil d’administration et qu’il fera une mise à jour à la lumière des objectifs stratégiques. On mentionne aussi que des sondages auprès des titulaires et des registraires sont en cours et que le personnel présentera les résultats dès qu’ils seront disponibles.

9. Mise à jour sur la consultation sur les IDN

Le personnel présente un aperçu de la première phase de la consultation sur les noms de domaine internationalisés (IDN) et rapporte que deux questions ont dominé les commentaires sur la politique originalement proposée : 1) le potentiel de coûts importants associés à la nécessité d’enregistrer des variantes des noms de domaine avec accents, à titre défensif; et 2) l’introduction des IDN augmentera le potentiel de fraude, d’abus, d’hameçonnage, de confusion des utilisateurs et de cybersquattage. En se basant sur la rétroaction reçue à la suite de la consultation, le personnel propose le concept de « regroupement », qui donnerait au titulaire d’un nom de domaine particulier le droit exclusif d’enregistrer toutes les variantes du nom de domaine.

On rappelle que la deuxième phase de la consultation a récemment pris fin le 24 février 2012 et que plus de 80 commentaires ont été reçus. Le personnel procède actuellement à un exercice visant à rejoindre les registraires pour solliciter également leur contribution. On prévoit de terminer la conception technique d’ici le 30 juin 2012, avec une date de lancement prévue en janvier 2013.

K. Fisher se joint de nouveau à la réunion.

10. Examen des résultats financiers du troisième trimestre de 2012

Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et sont présentés à la réunion.

Le personnel donne un aperçu des résultats financiers pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2011. Il note que l’on prévoit toujours que la prévision pour la fin de l’année financière fournie au Comité du budget faisant état d’un écart favorable d’environ 400 K$ sera maintenue. Le personnel rapporte que l’ensemble des dépenses d’immobilisation réelles pour le troisième trimestre à ce jour correspond au budget des dépenses d’immobilisation pour toute l’année et que l’on prévoit que les dépenses d’immobilisation combinées pour le matériel informatique et les logiciels devraient atteindre de 200 à 300 K$ de plus que le montant budgété initialement, et que l’écart actuel relatif aux améliorations locatives et au mobilier qui a été précédemment rapporté au premier trimestre sera maintenu à la fin de l’exercice.

11. Mises à jour des comités

11.1 Rapport du Comité de supervision technique

Le président du Comité de supervision technique rapporte que ce comité s’est réuni plus tôt dans la semaine et que le personnel a fait une mise à jour sur l’état des dossiers IPv6, DNSSEC et sur le projet d’intergiciel. Le personnel a aussi fait un rapport sur la restructuration du réseau, notant que le réseau a été repensé presque entièrement du point de vue de la sécurité afin de créer des zones sécuritaires. La discussion a aussi porté sur la récente attaque de déni de service distribué (DDoS) envers un registraire et comment cela pourrait affecter l’ACEI. Le personnel confirme que l’ACEI et d’autres exploitants de registres ccTLD ont mis au point un plan d’atténuation pour faire face à l’éventualité qu’un tel problème puisse se produire.

11.2 Rapport du Comité consultatif des politiques

Le président du conseil d’administration rapporte que le coprésident de ce comité a récemment démissionné du comité et qu’il n’a pas encore été remplacé. Un membre du comité, B. Graham, a aussi démissionné. Il est proposé que J. Demco soit nommé coprésident jusqu’à ce que le comité corrige la situation.

Il est proposé que J. Demco soit nommé coprésident du Comité consultatif des politiques et, avec l’aide de R. Liang, aille de l’avant avec le comité.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par L. Macdonald et adoptée à l’unanimité)

Une discussion s’ensuit sur la nature de ce comité et s’il existe des questions qui devraient être portées à l’attention du comité. Le personnel et les membres du conseil d’administration suggèrent que le comité pourrait examiner les travaux actuels sur les politiques relatives aux IDN, si le temps le permet.

12. Autres questions

Il n’y a pas d’autre point à discuter.

13. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 31 mai 2012.

D. Fowler, L. Gravel, P. Havey, J. Latour et M. Stewart quittent la réunion.

14. Rapport du président

Le président et chef de la direction et le conseil d’administration tiennent une séance à huis clos.

Après le rapport du président, B. Holland quitte la réunion.

15. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.

16. Clôture

En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 14 h 40.

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