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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Delta Ottawa City Centre, à Ottawa, le 17 avril 2014 à 9 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Delta Ottawa City Centre, à Ottawa, le 17 avril 2014 à 9 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott

Invités : Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté avec une modification dans l’ordre des points.

(Motion proposée par K. McArthur, appuyée par B. Sandiford)

2.  Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 25 février 2014

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 25 février 2014 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par B. Gibson et adoptée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente n’a aucune remarque particulière à faire à ce moment-ci.

4. Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les faits saillants, la direction indique que les nouveaux enregistrements nets pour l’AF14 sont supérieurs d’environ 5 % à ceux de l’AF13. Les renouvellements demeurent élevés, terminant l’année juste sous le taux de 80 %. La part du marché .CA est demeurée relativement stable à 30 %, la tendance est à la hausse et le domaine .CA demeure l’un des ccTLD qui connaissent la croissance la plus rapide dans le monde. Jusqu’ici, l’arrivée sur le marché de nouveaux gTLD n’a pas eu d’impact négatif sur les enregistrements .CA.

5. Mises à jour des comités

5.1 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le Comité de la rémunération et d’examen ne s’est pas réuni depuis sa dernière réunion en février. Le président du comité mentionne que ce comité rencontrera le chef de la direction dans les prochains jours pour discuter de son évaluation de rendement pour 2014. Le rapport du comité est accepté tel que présenté.

5.2 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

Le Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) ne s’est pas réuni depuis sa dernière réunion en février.

5.3 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance fait un compte rendu des sujets qui ont été discutés à la dernière réunion de ce comité qui s’est tenue la semaine précédente. Cette réunion a permis de passer en revue les étapes et les processus à suivre pour pourvoir les postes vacants au Comité des mises en candidature. Le comité examinera les candidatures reçues et fera ses recommandations au conseil d’administration lors d’une réunion qui sera convoquée à la fin de mai. Toujours lors de cette réunion, on demandera aux administrateurs d’approuver la correspondance destinée au Comité des mises en candidature concernant les profils des nouveaux administrateurs. On demandera aussi aux administrateurs actuels de confirmer ou de mettre à jour l’évaluation de leurs compétences réalisée au moyen de la grille d’autoévaluation qui figure à leur dossier, et sur laquelle sera basée cette correspondance.

Le budget du conseil d’administration, y compris ses différents éléments et la nature des dépenses, sont examinés. On demande aux administrateurs de soumettre leurs demandes pour le remboursement de leurs dépenses dans un délai d’un mois après que celles-ci ont été effectuées. Afin d’assurer le suivi des dépenses réelles versus les dépenses budgétées, le personnel fournira au conseil d’administration un rapport trimestriel, sous forme de liste à puces, indiquant les dépenses réelles, avec une analyse des écarts minimes observés.

A. Chang se joint à la réunion.

Le comité examine aussi les modifications apportées à la version révisée du Questionnaire et de la Déclaration des administrateurs concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers, et il recommande leur approbation.

Sur motion dûment appuyée, il est proposé que le Questionnaire et la Déclaration des administrateurs concernant les conflits d’intérêts et les liens financiers soient par les présentes approuvés.

(Motion proposée par : C. Mackaay, appuyée par R Liang et adoptée à l’unanimité)

Le comité examine également une version révisée de la politique en matière de dénonciation pour l’organisme. Les points discutés portent sur les sujets couverts par cette politique et sur la procédure à suivre. Sur recommandation du Comité de gouvernance et sur motion dûment appuyée, il est proposé que la politique en matière de dénonciation soit par les présentes approuvée telle que soumise.

(Motion proposée par : C. Mackaay, appuyée par K. McArthur et adoptée à l’unanimité)

5.4 Rapport du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire

Le rapport du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire est discuté sous le point 10. Demandes de subventions – Programme d’investissement communautaire.

6. Rapport sur la Loi sur la concurrence

Lors de sa dernière réunion, la présidente du Comité VFIGR a fait un rapport sur l’exclusion de la protection des administrateurs dans la police d’assurance pour erreurs et omissions des administrateurs et dirigeants de l’ACEI à la suite de l’adoption de la nouvelle Loi sur la concurrence. Afin de mieux comprendre les implications particulières de cette Loi pour l’ACEI, une opinion juridique externe a été sollicitée sur l’application de la Loi au service géré par le DNS envisagé, de même que sur son application à l’ACEI en général. Le conseiller juridique externe est d’avis que le risque pour l’ACEI en ce qui a trait à l’offre d’un service géré par le DNS en vertu de la nouvelle Loi demeure faible. La propre évaluation de l’ACEI du risque potentiel de réclamations pour non-conformité en vertu de cette loi est aussi généralement faible. Ce risque est aussi atténué du fait de la formation permanente du personnel, de la participation des Services généraux, et de l’examen permanent des activités commerciales actuelles et envisagées de l’ACEI.

Le conseil d’administration accepte le rapport du comité tel que présenté.

A. Chang quitte la réunion.

7. Mise à jour sur les lieux de l’AGA

Un rapport sur les critères utilisés pour la sélection de lieux pour la tenue de l’AGA est présenté à la réunion. Les points saillants de ce rapport portent sur les raisons justifiant le choix de plus petites villes, principalement pour accroître le rayonnement de l’organisme sur des marchés variés. Le conseil d’administration avait précédemment approuvé plusieurs villes pour les futures AGA, en se fondant sur cette prémisse. Toutefois, compte tenu du bas taux de présence observé lors du récent événement pour les membres à Calgary, on pense maintenant que de déplacer l’AGA vers de plus petits marchés n’est pas conseillé, car cela va accroître de manière importante le risque de ne pas atteindre le quorum. Dans ce contexte, on suggère que les futures AGA se tiennent, à tour de rôle, à Toronto et à Vancouver, avec des réunions occasionnelles à Montréal ou dans la région d’Ottawa/Gatineau.

Il est par conséquent proposé d’annuler la motion adoptée le 30 octobre 2012 approuvant l’emplacement d’Halifax pour la tenue de l’AGA de l’AF16.

(Motion proposée par B. St.Arnaud, appuyée par B. Gibson, et adoptée, K. Brown, K. McArthur et A. Escobar s’abstenant)

Les événements organisés pour les membres se tiendront dans des villes figurant parmi les 12 marchés principaux identifiés afin d’exercer un plus grand rayonnement dans les petites collectivités.

Le rapport du comité est accepté tel que présenté.

D. Fowler et D. Chiswell se joignent à la réunion.

8. Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du Comité de stratégie du marché mentionne que ce comité s’est réuni plus tôt avec le personnel pour discuter des initiatives en cours. Celles-ci comprennent la collecte des données obligatoires sur les titulaires, le DNSSEC activé par les registraires, le programme de crédit pour les registraires, le verrouillage du Registre, et les services gérés par le DNS.

Dans l’ensemble, le comité est satisfait des progrès réalisés jusqu’ici dans le cadre de ces initiatives.

9. Mise à jour sur le gouvernement américain / ICANN / IANA

Les membres présents à la réunion reçoivent un rapport sur la récente annonce selon laquelle le gouvernement américain ne renouvellera pas le contrat de l’IANA en septembre 2015. On explique aux membres l’impact potentiel que cette décision aura sur le niveau de supervision présentement fourni par l’IANA sur l’ICANN. Le gouvernement américain a demandé à l’ICANN de faciliter la transition de la fonction de supervision en se guidant sur les quatre principes suivants : 1) une approche multipartite; 2) assurer la sécurité, la stabilité et la résilience du DNS; 3) répondre aux besoins et aux attentes des services, des clients et des partenaires de l’IANA; et 4) assurer le maintien d’un Internet ouvert. En outre, la collectivité des domaines nationaux, par l’entremise du ccNSO, jouera un rôle actif dans la transition de la fonction de supervision. Le rapport du comité est accepté tel que présenté.

10. Demandes de subventions – Programme d’investissement communautaire

Le président du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire (PIC) rapporte que la réponse au Programme d’investissement communautaire a de beaucoup dépassé les attentes et qu’un large éventail de propositions a été reçu. Le comité a examiné un total de 129 demandes et recommande au conseil d’administration de financer 25 initiatives. Compte tenu du grand nombre de demandes, l’échéance initiale pour l’examen des propositions a été reportée afin de donner aux membres du comité plus de temps pour mener à bien leur examen.

Le président du Comité PIC remercie le personnel de son appui au cours des derniers mois. Il souligne que le lancement du programme a été l’aboutissement d’une somme importante de travail et le fruit du dévouement et du soutien enthousiaste du personnel de l’ACEI, efforts qui se sont soldés par un résultat positif pour la collectivité canadienne de l’Internet dans son ensemble.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve le déboursement d’un montant total de 1 072 249 $.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par K. McArthur et adoptée à l’unanimité)

Il est aussi proposé que le conseil d’administration approuve le financement des 25 demandes, tel que recommandé.

(Motion proposée par K. McArthur, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)

Il est également proposé que le conseil d’administration approuve des honoraires pour les membres indépendants du comité qui ne font pas partie du conseil d’administration à hauteur de 2 K$ chacun, en plus de leurs frais de réunion et du remboursement de leurs dépenses.

(Motion proposée par M. Geist, appuyée par B. St.Arnaud et adoptée à l’unanimité)

Le président du comité et le comité sont félicités et reconnus pour leur contribution exceptionnelle qui ont permis d’atteindre les objectifs du programme et de réaliser une autre étape importante dans le développement continu de l’ACEI.

Les proposants dont la demande a été retenue seront avisés. Une annonce publique et une activité de sensibilisation devraient être lancées à la mi-mai.

11. Mise à jour sur l’espace de bureau

Le personnel informe le conseil d’administration qu’il examine présentement ses besoins en matière de locaux, compte tenu de l’accroissement anticipé du personnel. Les conditions du marché sont présentement favorables pour les locataires. L’ACEI a, par l’entremise d’une firme représentant les locataires, réalisé une évaluation de ses besoins, examiné les différentes options sur le marché et sollicité des propositions de plusieurs propriétaires pressentis. Une analyse des propositions est en cours et sera présentée au Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques à sa prochaine réunion. Le rapport du comité est accepté tel que présenté.

12. Autres questions

Une mise à jour sur la section canadienne de l’ISOC est fournie au conseil d’administration. Les membres discutent également de la faille Heartbleed et se demandent si l’ACEI devrait envisager d’offrir un soutien financier et/ou technique aux diverses initiatives visant le développement de logiciels ouverts.

13. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu par téléconférence le 30 mai 2014.

D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey et L. Gravel quittent la réunion.

14. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.

15. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par C. Mackaay, appuyée par R. Liang, que la séance soit levée à 15 h 55.

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