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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Prince George, à Halifax, en Nouvelle-Écosse, le 24 février 2015 à 9 h.

Administrateurs présents :  Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald (par téléphone), Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco (par téléphone), Byron Holland

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Prince George, à Halifax, en Nouvelle-Écosse, le 24 février 2015 à 9 h.

Administrateurs présents :  Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald (par téléphone), Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco (par téléphone), Byron Holland

Administrateur absent : Adam Scott

Invités : Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey

Secrétaire de séance :          Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par C. Mackaay)

2. Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 13 novembre 2014 et du 12 janvier 2015

De légères modifications sont apportées au procès-verbal de la réunion du 13 novembre 2014.

Il est proposé que les procès-verbaux des réunions du conseil du 13 novembre 2014 et du 12 janvier 2015 soient approuvés avec ces modifications.

(Motion proposée par B. Gibson, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente n’a aucune remarque à formuler.

4. Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les faits saillants du rapport, on note une hausse du nombre d’enregistrements pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2014. On explique que la hausse des enregistrements en octobre et novembre est attribuable au programme de rabais promotionnel pour les registraires. On discute également de l’adoption du registre du DNSSEC et des activités en cours avec les partenaires de canaux.

4.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF15

Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.

Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF15 et les compare au budget, en précisant que les revenus sont supérieurs de 474 K$ au montant budgété à la fin du trimestre. Dans l’ensemble, le budget principal des dépenses de fonctionnement est supérieur au budget de 562 K$ en raison du décalage dans le temps des nouvelles embauches, des frais de résiliation non budgétés pour les locaux actuels, et d’un déficit d’exploitation réel inférieur de 227 K$ au déficit budgété pour la période écoulée depuis le début de l’exercice (en tenant compte des écarts constatés dans les dépenses pour le développement de produits et le Programme d’investissement communautaire, et dans les revenus de placement).

5. Politique relative aux mises en candidature et aux élections de 2015

Le personnel mentionne que les modifications apportées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections de 2015 portent uniquement sur des changements de date.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique relative aux mises en candidature et aux élections de 2015, telle que présentée.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par F. West, et adoptée à l’unanimité)

L. Macdonald se joint à la réunion.

6. Plan opérationnel et budget pour 2015-2016

Le personnel présente le budget principal des dépenses de fonctionnement et le budget des immobilisations pour l’AF16. Parmi les faits saillants, on note que l’AF16 constitue la troisième année du Plan stratégique triennal actuel, et la deuxième année d’investissement dans des activités de développement de produits. Dans ce contexte, un autre déficit d’exploitation de 1,4 M$ est prévu pour l’AF16.

On fait un exposé général sur les principales activités que l’on prévoit de financer avec le budget proposé, y compris les projets qui ont été reportés de l’AF15 à l’AF16 et les nouvelles initiatives qui seront réalisées au cours de l’AF16. Des scénarios de revenus sont présentés pour différentes perspectives (pessimiste, conforme au plan de référence, et optimiste).

Le développement de nouveaux produits, qui a permis d’accroître considérablement la capacité et la vitesse de réaction de l’organisation au cours de la dernière année, continuera d’être le point de convergence des ressources existantes pour l’AF16. Parmi les faits saillants, on note que des ressources seront consacrées à l’amélioration du registre .CA, au développement du service DNS géré par D-Zone et des services du Registre, de même qu’à d’autres idées de nouveaux produits novateurs. L’accent sera mis sur l’élaboration d’une fonction de ventes et sur les ventes pour le service DNS géré par D-Zone. Une prévision du budget de fonctionnement sur trois ans sera aussi présentée pour illustrer l’investissement actuel dans le portefeuille des produits.

Le budget proposé pour le Programme d’investissement communautaire est aussi discuté. Parmi les faits saillants, on note que le programme suit le plan prévu pour respecter ses engagements.

Sur la recommandation du Comité VFIGR et sur proposition dûment appuyée, il est proposé que le Budget de l’AF16, incluant les dépenses de fonctionnement et d’immobilisation soit, par les présentes, approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)

La présidente du conseil d’administration remercie la direction et le personnel pour le temps et les efforts qu’ils ont consacrés à la planification du budget.

L. Macdonald quitte la réunion.

7. Rapports des comités

7.1 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du Comité de stratégie du marché indique que ce comité doit se réunir à la mi-mars.

7.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le rapport du Comité de la rémunération et d’examen a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

7.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

Le rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion. Parmi les points saillants du rapport, on mentionne l’examen du budget et la transition pour faire place au nouveau gestionnaire de portefeuille.

7.4 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire

Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire signale que l’appel de propositions a été lancé le 4 février 2015. Le personnel rapporte qu’il fait le suivi des projets de l’an dernier, et qu’il travaille activement avec les organisations pour les guider à travers les divers stades de leurs projets et la comptabilisation de leurs résultats.

7.5 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance présente le mandat révisé du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire (CCPIC), lequel inclut un processus pour pourvoir les postes laissés vacants à mi-mandat.

Sur la recommandation du Comité de gouvernance et sur proposition dûment appuyée, il est proposé que le mandat révisé du CCPIC soit, par les présentes, approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par K. McArthur, et adoptée, B. Gibson s’abstenant)

Le comité a aussi examiné la Politique de rémunération des administrateurs qui doit être examinée cette année. Le comité recommande que cette politique soit modifiée pour rendre facultatif, plutôt qu’obligatoire, le fait d’engager un consultant indépendant pour procéder à l’examen, et que l’examen qui est actuellement prévu pour cette année soit reporté pour deux autres années.

Sur la recommandation du Comité de gouvernance et sur proposition dûment appuyée, il est par conséquent proposé :

i) qu’une modification soit apportée à la Politique de rémunération des administrateurs pour éliminer l’obligation de procéder à un examen de la rémunération des administrateurs élus par un consultant indépendant; et

ii) que la modification apportée à la Politique de rémunération des administrateurs reflète également que le conseil d’administration détermine, sur la recommandation du Comité de gouvernance, s’il est nécessaire ou non de procéder à un examen complet de la rémunération des administrateurs élus au moins une fois tous les trois ans.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par K. McArthur, et adoptée à l’unanimité)

En outre, sur la recommandation du Comité de gouvernance et sur proposition dûment appuyée,

Il est proposé que l’examen de la rémunération des administrateurs élus qui est prévu cette année soit, par les présentes, reporté pour une période de deux ans.

(Motion proposée par F. West, appuyée par B. Sandiford, et adoptée, K. McArthur et B. Gibson s’abstenant, et A. Escobar s’opposant)

Le comité a aussi finalisé la grille d’auto-évaluation des compétences utilisée pour aider à identifier les lacunes potentielles dans les compétences du conseil d’administration. On demande aux administrateurs de rafraîchir et de resoumettre leur grille d’auto-évaluation, en indiquant le degré de connaissances qu’ils possèdent dans divers domaines.

La présidente du conseil d’administration mentionne que le Comité des mises en candidature lui a demandé une rétroaction sur la performance des administrateurs qui sollicitent leur réélection. On a convenu que la présidente du conseil d’administration continuerait à fournir une rétroaction sur une base informelle.

Une version révisée du Code de conduite et de la Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers entre administrateurs est présentée. On signale que la politique révisée intègre deux politiques existantes. La discussion qui suit porte sur les modifications proposées et on convient de reporter l’examen de la politique à plus tard. Les membres du conseil d’administration qui désirent faire des commentaires sur la politique sont priés de transmettre leurs commentaires au Comité de gouvernance avant la fin du mois de mars.

8. Autres questions

Le personnel fournit une mise à jour sur la transition de la fonction de l’IANA et sur le processus d’imputabilité de l’ICANN.

9. Prochaine réunion

La date de la prochaine réunion du conseil d’administration, qui est actuellement fixée au 20 avril 2015, sera confirmée ultérieurement.

S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

11. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 16 h.

 

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