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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Victoria, à Victoria, en Colombie-Britannique, le 23 février 2016 à 9 h.

Administrateurs présents :    Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland

Administrateur absent : Adam Scott

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Victoria, à Victoria, en Colombie-Britannique, le 23 février 2016 à 9 h.

Administrateurs présents :    Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland

Administrateur absent : Adam Scott

Invités : Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey

Secrétaire de séance :  Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

2.  Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 5 novembre 2015 et du 11 décembre 2015

Des modifications mineures sont apportées au procès-verbal de la réunion du 5 novembre 2015.

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 5 novembre 2015 soit approuvé avec les modifications demandées.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par Helen McDonald, et adoptée à l’unanimité)

Il est également proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 11 décembre 2015 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par K. Brown, et adoptée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente informe les membres du conseil d’administration que le principal objectif de la réunion est d’examiner le Plan opérationnel et le budget de l’AF17.

4. Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les faits saillants du rapport, le personnel attire l’attention des membres sur les statistiques relatives aux enregistrements pour la période qui s’est terminée le 31 décembre 2016. Il ajoute que, bien que le nombre net de domaines en gestion active (DUM) pour le mois de décembre soit le plus bas des trois dernières années (en raison du niveau accru d’annulations absolues et de la croissance traditionnellement plus faible en décembre), l’ACEI demeure l’un des ccTLD qui jouit de la plus forte croissance dans le monde.

Le personnel a présenté à la direction un rapport préliminaire pour discussion et analyse sous forme narrative qui résume les tendances/statistiques standards sur les enregistrements de domaines et qui fait le point sur les projets en cours et fournit un aperçu des priorités à venir discutées à chaque réunion du conseil. Le conseil d’administration formulera ses commentaires sur l’utilité du rapport de discussion et d’analyse fourni à la direction et les présentera à la prochaine réunion.

Une discussion suit sur les domaines en gestion active détenus par des registraires particuliers. Le personnel signale que plusieurs programmes sont en place pour aider les registraires et que nous continuons à investir amplement dans notre canal.

4.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF16

Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.

Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers pour le troisième trimestre de l’AF16, en le comparant au budget, et note que les revenus sont plus élevés de 130 K $ par rapport au à la fin du trimestre. Il ajoute que le nombre cumulatif des nouveaux enregistrements de domaines à la fin du troisième trimestre de l’AF16 correspond en gros à ce qui avait été budgété, alors que le nombre cumulatif de renouvellements de domaines dépasse de 8,7 % le nombre budgété. Les dépenses de fonctionnement globales et celles pour le développement de produits sont inférieures de 1,1 M$ par rapport au budget à la fin du troisième trimestre de l’AF16, en raison du décalage dans le temps des nouvelles embauches et des dépenses engagées pour la promotion de l’image de marque, ainsi que des économies réalisées sur le loyer.

Investissement dans les produits – Les revenus des investissements dans les produits à ce jour se chiffrent à 47 K$, ce qui inclut 8 K$ pour les revenus associés au verrouillage du Registre et 39 K$ pour les revenus du service DNS géré par D-Zone. Le personnel précise que, bien que les revenus de l’investissement dans les produits à ce jour soient inférieurs (168 K $) au montant budgété, le service DNS géré par D-Zone continue d’enregistrer des ventes positives. L’ACEI a recruté sept (7) nouveaux clients D-Zone au cours du trimestre, portant le nombre de clients à environ cinquante (50) depuis le lancement de ce produit.

En date du 31 décembre 2015, la base totale de clients représentait une valeur comptable totale de 109 K $ en termes de ventes, dont 58 K$ représentent des revenus anticipés de l’AF16. Un membre soulève une inquiétude concernant la cible de revenus fixée pour les nouveaux produits et services. Le personnel rappelle au conseil qu’il s’agit de la première année pour la vente du produit D-Zone, que l’ACEI a dû s’ajuster et créer sa propre équipe de ventes directes, et que l’ACEI en est encore au stade initial dans l’établissement de sa propre capacité de vente.

Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2016

Le personnel note que les modifications apportées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2016 ont trait principalement à des changements de dates. Il ajoute que, cette année, les candidats du Comité des mises en candidature et les candidats des membres devront soumettre un c.v. avec leur candidature.

Il est proposé par F. West, appuyé par M. Geist, que le conseil d’administration approuve la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2016, telle que présentée.

A. Escobar propose que la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2016 soit modifiée à l’article 4.02, Demande pour les candidats des membres, afin que les candidats des membres ne soient pas obligés de soumettre un c.v. avec leur candidature (c.‑à-d. que ce soit facultatif). La proposition, qui est appuyée par K. McArthur, est rejetée.

La motion d’approuver la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2016, telle que présentée, est par conséquent adoptée, A. Escobar et M. Moll s’opposant.

5. Plan opérationnel et budget 2016-2017

Le personnel déclare que le Plan opérationnel et le budget de l’AF17 représentent le premier budget pour le nouveau Plan stratégique quadriennal et la troisième année de notre investissement continu visant à accroître la taille, la capacité et la vélocité de notre organisation et la diversité de notre offre de produits et de services. Le budget de fonctionnement de l’AF17 prévoit l’affectation de ressources aux piliers stratégiques à l’appui de l’objectif du nouveau Plan stratégique « Bâtir un meilleur Canada en ligne ». On mentionne également que l’ACEI continue à explorer des actions spécifiques pour modifier la tendance à l’issue d’une transition de deux ans et pour retourner à un budget équilibré pour l’AF18. Dans ce contexte, un autre déficit d’exploitation de 1,17 M$ avant les revenus de placement nets [et de 750 K$ après les revenus de placement nets] est prévu pour l’AF17.

Le personnel présente un aperçu des principales activités qui seront financées par le budget proposé, incluant le report de projets de l’AF16 à l’AF17, et des nouvelles initiatives qui seront lancées au cours de l’AF17. Des scénarios de revenus sont aussi présentés (pessimiste, plan de référence et optimiste) et le niveau de risques des diverses sources de revenus est expliqué.

Le personnel présente les dépenses de fonctionnement pour l’AF17, par nature et par fonction. Les hypothèses pour les dépenses de fonctionnement incluent l’intégration de la fonction Développement de produits, qui existait par elle-même précédemment, avec l’investissement échelonné sous le poste Dépenses de fonctionnement; elles prévoient une enveloppe salariale assortie d’une inflation de 2,5 % et un effectif comparable à celui de l’année précédente; ainsi qu’une augmentation des autres dépenses de fonctionnement lorsque cela s’avère approprié, comme pour l’exploitation des ordinateurs et le réseautage et la consultation requis par les initiatives de l’organisme pour améliorer l’efficacité opérationnelle et/ou réduire les coûts. Le Programme d’investissement communautaire est augmenté à 1,5 M$, et représente environ 7,0 % du revenu total. Les activités d’investissement communautaire de la direction cibleront trois programmes clés : État de l’Internet et Programme des points d’échange Internet (IXP); Forum canadien sur l’Internet (FCI); et une nouvelle initiative sur les villes intelligentes branchées. La direction éliminera les commanditaires communautaires Internet multiples et financera, en lieu et place, une initiative unique sur les villes intelligentes branchées. Le budget du FCI sera majoré de 50 K$ pour renforcer cet événement, sous réserve d’obtenir au préalable une commandite d’égale valeur.

Le personnel souligne comment les revenus totaux et le déficit d’exploitation feront l’objet d’un suivi constant et ajoute que les dépenses seront ajustées s’il devait y avoir un écart important.

Des prévisions des dépenses de fonctionnement pour les 4 prochaines années sont aussi présentées pour illustrer le retour à l’équilibre budgétaire d’ici l’AF18 et son maintien dans l’avenir.

Sur la recommandation du Comité VFIGR, il est proposé que le Budget de l’AF17 (Dépenses de fonctionnement et d’immobilisation) et que le Plan d’affaires sous-jacent soient approuvés tels que présentés.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)

7. Rapports des comités

7.1 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni en janvier dernier pour examiner le mandat et le plan de travail du comité. L’évaluation de rendement du chef de la direction a aussi été amorcée et sera terminée d’ici la mi-avril, lorsque le comité sollicitera la contribution du conseil d’administration.

7.2 Rapport du Comité de vérification ,des finances, de l’investissement et de gestion des risques

La présidente du comité déclare que ce comité s’est réuni plusieurs fois depuis la dernière réunion du conseil. Le comité a examiné le portefeuille de placements et rapporte que les marchés financiers mondiaux ont affiché des rendements fortement négatifs au cours du dernier trimestre en raison du ralentissement de la croissance de la Chine et de la baisse du prix des matières premières. Par conséquent, le portefeuille a enregistré un faible rendement négatif de 0,24 % durant le dernier trimestre.

Le comité a aussi reçu le plan de vérification et discuté de la nomination des vérificateurs. De façon générale, le comité et le personnel sont satisfaits du travail des vérificateurs, mais ne sont pas certains du caractère raisonnable de leurs honoraires. Le personnel examinera les autres organismes de taille similaire pour évaluer le caractère raisonnable des honoraires de vérification.

7.3 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du comité rapporte que ce comité s’est réuni récemment pour examiner les recommandations du Comité des mises en candidature sur le processus d’élection.

7.4 Rapport du Comité d’investissement communautaire

Le personnel rapporte que 25 des projets du premier cycle de financement sont maintenant terminés, et que 29 projets des cycles 1 et 2 sont toujours en cours de réalisation. Il constate que le programme a un impact positif sur les Canadiens et que nous sommes désormais capables d’agréger les données et de les partager publiquement.

Le personnel annonce que certaines modifications seront apportées pour le troisième cycle du programme. La période pour la soumission des demandes a été prolongée à 6 semaines plutôt que les 4 semaines des cycles précédents; et les bénéficiaires de subventions passés doivent avoir terminé leur projet et soumis un rapport final avant de faire une nouvelle demande de financement.

Le personnel ajoute qu’une ressource externe sera embauchée pour définir, créer et mesurer l’impact social global du programme.

7.5 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni en février dernier pour examiner son mandat et son plan de travail. Le personnel a fait une mise à jour sur les ventes du service de DNS géré par D-Zone. La discussion a aussi porté sur la standardisation des rapports pour les projets en cours et sur le filtre utilisé pour la sélection des nouveaux produits. On a convenu que le comité ferait un rapport à la prochaine réunion du conseil sur le processus d’approbation des nouveaux produits.

8. Autres questions

8.1 Repositionnement de la marque .CA

Le personnel fait remarquer que l’orientation organisationnelle de l’ACEI a changé au fil des ans, avec l’ajout de nouveaux produits et services à l’extérieur du registre .CA. Avec le lancement de D-Zone, du PIC et des Labos .CA, il est devenu évident que l’ACEI a besoin d’une image de marque renouvelée qui reflète cette innovation et cet investissement. La nouvelle marque exprime la complexité, la modernité et la flexibilité de l’organisme. Les divers programmes et produits de l’ACEI seront liés par une palette de couleurs simple, par des images axées sur les gens et par une typographie allégée. À l’avenir, les marques ACEI et .CA seront utilisées pour des activités corporatives distinctes. La marque .CA sera utilisée uniquement pour le marketing et les communications sur les domaines .CA, et tout le reste arborera la nouvelle marque de l’ACEI.

8.2 Comités du conseil et motions électroniques

Les motions suivantes sont présentées au conseil d’administration :

1. Composition ouverte des comités :

Il est proposé qu’à tout moment, n’importe quel membre du conseil d’administration puisse devenir membre de n’importe quel comité du conseil constitué de façon régulière. Cela ne s’applique pas aux comités indépendants sont les membres sont désignés, comme le Comité de l’investissement communautaire ou le Comité des mises en candidature.

(Motion proposée par K. McArthur, appuyée par K. Brown; pour : K. Brown, A. Escobar, K. McArthur, M. Moll; contre : M. Geist, R. Liang, L. Macdonald, H. McDonald, Bill Sandiford, R. Villeneuve, F. West; motion rejetée)

2. Maintien de la confiance

Il est proposé que le président d’un comité soit requis de conserver la confiance de la majorité des membres dudit comité. Dans l’éventualité où le président du comité perd la confiance des membres du comité, un autre président sera sélectionné par les membres de ce comité pour le remplacer.

(Motion proposée par K. McArthur, appuyée par M. Moll; pour : K. McArthur; contre : M. Geist, R. Liang, L. Macdonald, H. McDonald, Bill Sandiford, R. Villeneuve, F. West; abstentions : K. Brown, A. Escobar, M. Moll; motion rejetée)

3. Motions électroniques

Étant donné que la motion suivante nécessite une modification au Règlement, elle est retirée et renvoyée au Comité de gouvernance pour son examen :

Il est proposé qu’à tout moment, deux membres du conseil d’administration puissent proposer une motion par voie électronique.

9. Prochaine réunion

Le lieu de la prochaine réunion, fixée au 26 avril 2016, sera confirmé à une date ultérieure.

S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

11. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 18 h.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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