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Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979, rue Bank à Ottawa, le 16 juin 2016 à 10 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Invités :  Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979, rue Bank à Ottawa, le 16 juin 2016 à 10 h.

Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Invités :  Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

2. Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 26 avril 2016 et du 11 mai 2016

Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 26 avril 2016 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par K. Brown, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)

Il est également proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 11 mai 2016 soit approuvé tel que présenté.

(Motion proposée par F. West, appuyée par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)

3. Remarques de la présidente

La présidente annonce qu’une discussion sous forme de table ronde aura lieu au cours de la séance du lendemain.

4. Mises à jour financière et opérationnelle

4.1 Rapport sur les obligations statutaires

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

4.2 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.

Parmi les faits saillants du rapport, la direction note la fin du Plan stratégique triennal, qui se termine avec l’AF16, ainsi que les activités de la première moitié de l’exercice financier de 2017 qui sont essentielles pour amorcer la réalisation du nouveau plan stratégique.

En date du 4e trimestre de 2016, le déficit d’exploitation total était inférieur au déficit de 1,5 M$ prévu dans le budget. L’écart favorable de 977 K$ est dû, en grande partie, à des revenus totaux qui sont supérieurs de 249 K$ au montant budgété, ainsi qu’à des dépenses totales qui sont de 783 K$ inférieures au budget. L’ACEI continue d’avoir un actif net positif de 8,5 M$ à la fin de l’exercice, et elle se trouve, pour l’actif net, dans la même position où elle était à la fin de l’AF13 lorsqu’elle a amorcé son dernier plan stratégique triennal.

Au cours du 4e trimestre de l’AF16 et du premier trimestre de l’AF17, l’ACEI a entrepris le travail préliminaire requis pour mettre sur pied les Labos ACEI afin d’accélérer le rythme de l’innovation à l’ACEI. Certaines des idées initiales ont aussi été mises en œuvre.

4.3 Examen des résultats financiers préliminaires non vérifiés du 4e trimestre de l’AF16

Les résultats financiers préliminaires non vérifiés pour l’AF16 sont présentés.

Parmi les faits saillants de la présentation, on mentionne que les revenus totaux ont dépassé le budget prévu de 249 K$. Cela est attribuable à une hausse cumulative des nouveaux enregistrements de domaines, qui est de 5,5 % supérieure aux prévisions, et à une hausse cumulative des renouvellements de domaines de 5,8 % supérieure à ce qui était prévu. Les dépenses de fonctionnement ont été inférieures de 977 K$ au budget prévu, en raison, principalement, du décalage dans le temps des nouvelles embauches d’ETP, des congés non payés et de 3 mois d’économies de loyer résultant du déménagement sur le site de Lansdowne.

Le personnel fait le point sur l’évolution du Registre et du DNS et discute de la capacité qui a été acquise par l’organisme au cours des trois dernières années. Il annonce que la plate-forme de registre FURY a été construite et qu’elle est prête pour entrer en production au niveau générique, avec une capacité multiclient. De même, après quelques améliorations apportées à l’environnement d’exploitation et aux politiques du .CA, le .CA devrait pouvoir y être intégré l’an prochain. Le service DNS géré par D-Zone a suivi un échéancier similaire, avec la construction de notre propre réseau de serveurs DNS robustes au Canada, puis ailleurs dans le monde, pour servir et protéger le .CA et assurer l’accès à l’information.

Le service DNS géré par D-Zone continue d’afficher un bilan des ventes positif et d’enregistrer une hausse constante du volume des sites Web/zones qui sont servis et des requêtes qui sont satisfaites chaque mois sur notre infrastructure DNS canadienne et mondiale. À la fin de l’exercice, l’ACEI comptait 86 clients distincts utilisant notre service D-Zone.

Le personnel fait le point sur le portefeuille des investissements affectés pour l’AF16. Les marchés ont subi un ajustement à la baisse avant de reprendre de la vigueur au cours de la dernière moitié de l’exercice financier, et de surperformer à la fin du 4e trimestre.

5. Revue du Plan stratégique pour l’AF14-16

Le personnel présente une revue du dernier cycle de planification stratégique triennal. Il rappelle qu’à l’époque, l’ACEI et l’industrie étaient confrontées à un plafonnement de la croissance et à la déréglementation virtuelle de notre industrie avec l’introduction imminente de près de 1000 nouveaux gTLD. Les résultats du Plan stratégique AF14-16 sont remarquablement proches des prévisions et l’organisme a exécuté le plan avec succès. Les quatre piliers stratégiques lui ont permis de réaliser ce que l’ACEI s’était proposée de faire, soit améliorer considérablement le Registre et accroître sa résilience. Nos efforts de marketing et le soutien aux registraires ont été améliorés, et nous avons investi substantiellement dans notre propre organisme pour nous assurer que nous avions les compétences et l’infrastructure requises pour mettre en œuvre notre stratégie. Le taux de croissance pour l’AF16 a été légèrement supérieur à 4 %, juste au-dessus du taux de croissance de 3 % qui avait été prévu. Pareillement, notre part de marché continue à croître pour se situer à 31,4 %, comparativement à 30,4 % au début du cycle de planification stratégique, au moment même où le marché pour le domaine .com chutait de près de 2 % pour atteindre 53,9 %.

Si nous nous projetons dans l’avenir, nous entrevoyons un début robuste pour les enregistrements .CA pour l’année qui vient et nous continuerons d’explorer de nouveaux débouchés pour notre nouvelle gamme de produits.

6. Rapports des comités

6.1 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni avant la tenue de la réunion du conseil. Le personnel a présenté un tableau comparatif des produits, discuté des progrès sur le filtre de sélection des nouveaux produits, et fait une mise à jour sur les progrès du service D-Zone en fonction du plan. Le comité a aussi appliqué le filtre pour la sélection des nouveaux produits et il a pu valider le processus avec un produit d’un partenaire DNS.

Le personnel a aussi fait le point sur la stratégie des produits D-Zone et sur les activités liées à des segments de marché. Le personnel a présenté un rapport sur les coûts d’acquisition des clients et sur les coûts de développement et de fourniture des services engagés durant l’AF16. Une analyse de rentabilité des solutions de service logiciel (« software-as-a-service »-SAAS), basée sur ces coûts récurrents annuels, en les comparant aux revenus annuels anticipés des ventes de produits D-Zone à l’échelle nationale, a aussi été présentée et discutée.

6.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

La discussion sur le rapport du Comité de la rémunération et d’examen est reportée et aura lieu lors de la séance à huis clos.

6.3 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s’est réuni pour examiner le sondage sur l’efficacité du conseil d’administration et des comités, sondage auquel les administrateurs seront invités à répondre cette année. La présidente mentionne que quelques changements ont été faits par rapport au sondage de l’an dernier. Une question a été ajoutée pour solliciter leur rétroaction sur le processus de planification stratégique, et deux questions ont été développées pour inclure des commentaires sur le leadership de la présidente, du vice-président et des présidents des comités. Les résultats du sondage seront analysés par la présidente du conseil, la présidente du Comité de gouvernance et par le secrétaire de l’ACEI, selon le cas.

6.4 Rapport du Comité d’investissement communautaire

Le personnel présente une mise à jour sur le Programme d’investissement communautaire. Il précise que les résultats de la séance de discussion lors du Forum canadien sur l’Internet (FCI) qui s’est tenu le 1er juin 2016 seront incorporés à la discussion du Forum sur la gouvernance de l’Internet (FGI) qui se tiendra plus tard à l’automne. Les données recueillies lors des tests de performance Internet (IPT) .CA de l’an dernier (160 K tests) ont été publiées pour la première fois le 28 avril 2016. On continue de soutenir les IXP existants et les nouveaux IXP émergents.

En ce qui a trait au programme de financement, le personnel rapporte que 93 % des rapports de la première ronde avaient été reçus à la fin de l’AF16 et que l’on s’attend à recevoir 100 % des rapports de la deuxième ronde d’ici la fin de l’AF17. Pour la troisième ronde, 181 demandes ont été reçues, ce qui représente une hausse de 38 %, année après année. Le comité a sélectionné 25 projets qui totalisent 1,04 M$. Le personnel a commencé à travailler avec les bénéficiaires du PIC pour identifier et mettre à profit les occasions de relations publiques et d’engagement public.

Le personnel indique que l’évaluation et l’analyse de l’impact social par Deloitte sont maintenant terminées. L’objectif de cette évaluation était de prendre la mesure de l’investissement social/communautaire de l’ACEI; de déterminer si l’ACEI fait des progrès avec ce programme; et d’identifier les prochaines étapes qui sont requises pour mesurer l’impact social. Le personnel examinera les résultats de l’évaluation avec le comité, puis il présentera son rapport au conseil d’administration à une date ultérieure.

6.5 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR)

La présidente du comité indique qu’à sa dernière réunion, ce comité a examiné les états financiers non vérifiés de l’AF16 et ajoute que le travail de vérification sur place a été effectué.

Le Rapport sur la gestion des placements pour le 4e trimestre de l’AF16 par Phillips, Hager et North (PH&N) et le Rapport sur la gestion des risques de l’entreprise du 4e trimestre préparé par la direction sont tous les deux présentés.

Le comité a aussi examiné le Rapport sur la gestion des placements de PH&N, notre gestionnaire de portefeuille. Il souligne que le portefeuille a connu une croissance de 1,3 % au cours du dernier trimestre de l’exercice financier et qu’il a dépassé la cible qui avait été fixée. À la fin de l’exercice, la combinaison d’actifs était conforme à l’Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP).

Un rapport sur l’inventaire des risques de niveau élevé et des risques stratégiques a aussi été présenté au comité en date du 31 mars 2016. Le personnel note que, dans l’ensemble, le nombre de risques a augmenté de 7 par rapport à la même période l’an dernier, et que le degré d’exposition au risque a diminué de 105 au cours de l’exercice financier.

7. Règlement no 1 – Durée du mandat

La présidente du Comité de gouvernance rappelle qu’il n’y a présentement pas de limites à la durée des mandats des administrateurs et que l’on a donc recommandé que le Règlement soit amendé pour intégrer des limites à la durée des mandats.

Les limites à la durée des mandats consisteraient en trois mandats consécutifs de 3 ans (soit 9 années consécutives), après quoi un administrateur sera tenu de se retirer du conseil pendant une année de congé avant de pouvoir faire partie à nouveau du conseil. On précise que les administrateurs actuels bénéficieront d’un droit acquis et on ajoute que, puisque certains des administrateurs actuels seront en milieu de mandat quand le Règlement sera approuvé par les membres, ces administrateurs seront admissibles à seulement deux mandats additionnels consécutifs.

Sur la recommandation du Comité de gouvernance :

Il est proposé que :

1. Le paragraphe 3.06 du Règlement no 1 modifié et mis à jour soit modifié en y ajoutant les alinéas b) et c) suivants :

b) Chaque administrateur doit être admissible à une réélection, à la condition que ce dernier ne soit pas élu pour un mandat faisant en sorte qu’il siège à ce titre pendant plus de neuf (9) années consécutives. Après avoir siégé pendant neuf (9) années consécutives, l’administrateur est tenu de se retirer du conseil à la fin de son dernier mandat, et ce, jusqu’à la période d’élection suivante.

c) Les années au cours desquelles l’administrateur a siégé au conseil avant l’entrée en vigueur de ces présents alinéas ne doivent pas être prises en compte dans le calcul de la durée de son mandat.

2. L’entrée en vigueur aujourd’hui même des modifications susmentionnées est confirmée, conformément à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

(Motion proposée par F. West, appuyée par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité)

8. Autres questions

Il n’y a pas d’autre point à discuter.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Toronto le 21 septembre 2016.

S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.

10. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

11. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 16 h 30.

 

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