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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l’hôtel Marriott Toronto Centre-ville, à Toronto, le 16 novembre 2017

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Andrew Escobar, Michael Geist, Jill Kowalchuk (par conférence téléphonique), Rowena Liang, Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l’hôtel Marriott Toronto Centre-ville, à Toronto, le 16 novembre 2017

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Andrew Escobar, Michael Geist, Jill Kowalchuk (par conférence téléphonique), Rowena Liang, Louise Macdonald, Tyson Macaulay, Helen McDonald, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey

Invités : Steven Barry, Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Jacques Latour

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1. Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs

La vice-présidente du conseil souhaite la bienvenue aux membres nouvellement élus et aux membres qui ont été réélus au conseil d’administration, soit : R. Black, J. Kowalchuk, T. Macaulay et A. Escobar.

2. Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par R. Liang, appuyée par L. Macdonald, que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.

3. Nomination d’un président temporaire – John Demco

J. Demco assume temporairement le rôle de président, avec l’approbation du conseil d’administration.

4. Nomination du président

Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de président du conseil d’administration. Après que toutes les candidatures ont été proposées, une motion pour clore les mises en candidature est proposée par L. Macdonald et appuyée par M. Geist. Après la clôture des mises en candidature, la nouvelle présidente du conseil est nommée conformément à l’article 8.03a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Helen McDonald au poste de présidente du conseil d’administration de l’ACEI pour une période de deux ans, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période de deux ans et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à l’expiration de son mandat comme administratrice, sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par R. Black, et adoptée, H. McDonald s’abstenant)

5. Nomination du vice-président

Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après que toutes les candidatures ont été proposées, une motion pour clore les mises en candidature pour le poste de président est faite par R. Black, appuyé par R. Liang. Après la clôture des mises en candidature, le nouveau vice-président du conseil est nommé conformément à l’article 8.03b) du Règlement no 1 modifié et mis à jour

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Rob Villeneuve au poste de vice-président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période d’une année, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.

(Motion proposée par R. Black, appuyé par R. Liang, et adoptée, R. Villeneuve s’abstenant)

6. Remarques de la présidente et du vice-président

La présidente et le vice-président remercient tous les membres de leur appui et indiquent qu’ils ont hâte de travailler avec eux tout au long de l’année qui vient.

J. Demco se retire en tant que président temporaire; H. McDonald assume la présidence du conseil.

Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler et Jacques Latour se joignent à la réunion.

7. Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter.

Des membres demandent que l’approbation de la version provisoire du procès-verbal de la réunion du 18 septembre 2017 soit mise à l’ordre du jour régulier afin que le conseil puisse en discuter.

Il est proposé que le Rapport sur les obligations statutaires soit adopté tel que présenté.

(Motion proposée par M. Moll, appuyée par L. Macdonald, et adoptée)

R. Black quitte la réunion.

8. Mises à jour financière et opérationnelle

8.1 Rapport de la direction

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et est présenté à la réunion.

Le personnel mentionne un nouvel enjeu auquel est confronté le secteur des domaines en raison de la pression croissante exercée sur les registres de domaines nationaux (ccTLD) de surveiller et de fermer les sites Web qui offrent un contenu douteux. Cette question a été discutée lors d’une réunion récente du CENTR où l’on a constaté que les registres délaissent de plus en plus l’approche stricte qui consiste à exiger une ordonnance d’un tribunal, et privilégient plutôt la coopération avec les organismes d’application de la loi et avec des déclarants dignes de confiance.

On indique que la position de l’ACEI est de ne pas s’impliquer dans le contenu des sites Web .CA : l’ACEI adopte une approche stricte et elle ne prend des mesures à l’encontre d’un nom de domaine qu’en réponse à une ordonnance d’un tribunal canadien ou d’un autre instrument judiciaire canadien. On demande aux membres du conseil si l’ACEI devrait revoir cette approche. Les membres expriment des opinions variées sur cette question. Certains estiment qu’exiger une ordonnance du tribunal est la bonne approche, tandis que d’autres pensent que les registraires sont mieux équipés pour faire face à ces situations, étant donné qu’ils ont l’avantage d’un accord conclu avec l’utilisateur et qu’ils peuvent prendre des mesures si les modalités de cet accord ne sont pas respectées. Dans l’ensemble, les membres du conseil sont peu enclins à modifier les politiques existantes de l’ACEI à ce stade-ci. Pour la suite des choses, on convient que l’ACEI devrait articuler sa politique et la rendre disponible sur son site Web à titre de guide, et qu’elle devrait également publier un rapport de transparence chaque année faisant état du nombre et de la nature des ordonnances du tribunal qu’elle a reçues dans le courant de l’année. On convient également que l’ACEI devrait engager le débat avec ses registraires pour déterminer s’il est possible de trouver un terrain d’entente sur cette question.

La discussion se porte ensuite sur l’impact de la récente augmentation des frais. Certains membres du conseil déclarent, en se basant sur leur recherche individuelle, que certains registraires ont doublé leur tarif pour l’enregistrement de noms de domaine. Le personnel répond qu’il assure un suivi des prix de détail et que, dans l’ensemble, il n’a pas observé de changements majeurs. On note aussi qu’il faut faire attention à la façon dont ces résultats sont interprétés, puisqu’il s’est écoulé très peu de temps depuis la hausse des frais. On en saura plus avec le temps et on pourra avoir une meilleure idée après une plus longue période. Le conseil d’administration est intéressé à ce qu’on fasse un suivi des frais exigés par les dix plus gros registraires pour l’enregistrement et le renouvellement des noms de domaine.

Une séance à huis clos se tient pendant la discussion du rapport de la direction.

R. Black se joint de nouveau à la réunion.

J. Kowalchuk quitte la réunion.

9. Approbation de la version provisoire du procès-verbal de la réunion du conseil du 18 septembre 2017

Des modifications à la version provisoire du procès-verbal sont apportées afin de refléter l’opinion du conseil sur la représentativité hommes-femmes au sein de l’organisme, et de rendre compte de la discussion relative à l’entente sur les services du registre FURY.

Il est proposé que la version provisoire du procès-verbal de la réunion du conseil du 18 septembre 2017 soit approuvée avec ces modifications.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par L. MacDonald, et adoptée à l’unanimité)

10. Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2017

Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion. Le rapport atteste que l’élection de 2017 s’est déroulée encore une fois sans anicroche. Le rapport final du directeur du scrutin ne signale pas d’écart important par rapport aux politiques ou aux règles régissant les élections qui nécessiterait d’être porté à l’attention du conseil.

11. Nomination du directeur du scrutin

Il est proposé que le conseil d’administration nomme Richard Vickers au poste de directeur du scrutin pour l’élection de 2018 et qu’il fixe la rémunération du directeur du scrutin pour 2018 à 250 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)

Il est également proposé que le conseil d’administration nomme Linsey Rains pour aider le directeur du scrutin dans ses fonctions pour l’élection de 2018 et qu’il fixe sa rémunération à 200 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI.

(Motion proposée par R. Liang, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)

12. Rapports des comités

12.1 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire

Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire présente une mise à jour sur le programme et sur le calendrier de la prochaine ronde de financement.

Le personnel fait le point sur le partenariat avec Amazon Web Services (AWS) pour les récipiendaires de subventions. Ces services fourniront aux récipiendaires une suite complète de services infonuagiques, ainsi que de la formation et du soutien technique. Le Comité du Programme d’investissement communautaire offrira les services AWS aux récipiendaires lors de la prochaine ronde de financement.

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni récemment pour discuter des modifications potentielles à apporter au programme dans le futur. On note qu’il y a un accord général pour aller de l’avant avec ces modifications. Le comité a envisagé quatre concepts clés : majoration du montant des subventions; partenariats; thèmes généraux; et développement d’outils pour traiter les demandes les plus fréquentes et autres moyens de soutien.

Le comité propose un budget supplémentaire pour financer ces nouvelles activités, à l’exception du développement d’outils, qui pourrait être financé à même le budget annuel existant. Le comité constate qu’année après année, il reçoit des propositions pour le développement de sites Web et de contenus sur la littératie numérique. Le comité demande par conséquent qu’un outil générique soit mis au point pour traiter ces demandes. Le comité est conscient que les modifications proposées au programme risquent d’accroître la complexité du programme en général, et pourraient nous obliger à élaborer une méthodologie et un processus de financement distincts pour certaines de ces modifications. Les modifications proposées pourraient aussi exiger un deuxième cycle de financement distinct, et différent, et se traduire par une méthodologie d’évaluation plus rigoureuse pour les subventions plus importantes.

Le comité déclare qu’il intégrera les modifications proposées au cycle de planification de l’AF19 et qu’il évaluera le financement additionnel requis et identifiera les nouveaux projets.

Dans l’ensemble, le conseil d’administration appuie les modifications et l’orientation proposées.

Le président du comité souligne que le mandat de trois des membres du comité a pris fin et que tous ont accepté de demeurer au sein du comité pour une autre année.

Il est proposé que le conseil d’administration reconduise Paul Andersen, Elliot Noss et Iris Almeida-Côté à titre de membre du Comité du Programme d’investissement communautaire pour un mandat d’un an.

(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)

Au nom du conseil d’administration, la présidente remercie le président du comité pour le temps et les efforts consacrés à la création de ce programme et à la supervision de son développement au fil des ans.

12.2 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du Comité de stratégie du marché rapporte, qu’à sa dernière réunion, le comité a examiné les commentaires reçus lors du sondage sur l’efficacité du conseil d’administration.

À l’avenir, le président du comité fournira au conseil une mise à jour plus complète sur les progrès réalisés pour chaque produit. Le comité travaillera aussi, en collaboration avec les autres comités, sur les affectations de coût pour les produits, sur le rendement des investissements et sur la gestion du risque.

Le personnel précise qu’une mise à jour sur le tableau comparatif des produits et une évaluation du portefeuille sont fournies au comité à chaque réunion. Le personnel présente un aperçu des débouchés commerciaux et des priorités pour le trimestre. La discussion porte sur l’abonnement au test de performance Internet (TPI) pour les municipalités et sur l’opportunité de continuer d’offrir ce service contre paiement.

12.3 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen

Le rapport du Comité de la rémunération et d’examen sera discuté à huis clos à la fin de la réunion.

13. Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF18

Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers du deuxième trimestre de l’AF18. Il indique que les recettes provenant des enregistrements à la fin du deuxième trimestre de l’AF18 sont supérieures de 233 K$ aux prévisions budgétaires. Le nombre cumulatif d’enregistrements de nouveaux domaines à la fin du trimestre dépasse les prévisions de 5 K unités, tandis que le nombre cumulatif des renouvellements de domaines dépasse les prévisions de 25 K unités. Les dépenses d’exploitation affichent un écart favorable de 505 K$ par rapport au budget, écart dû en grande partie au report dans le temps de certaines dépenses.

Le Programme d’investissement communautaire affiche, dans l’ensemble, un écart favorable de 312 K$ par rapport au budget, écart dû en grande partie au délai dans l’octroi final de quelques subventions.

14. Autres questions

14.1 Mise à jour du plan stratégique

Le personnel rappelle au conseil d’administration que nous sommes parvenus presque à mi‑course dans la mise en œuvre de notre plan stratégique de quatre ans. Le personnel fait un survol des réalisations à ce jour et note que, dans l’ensemble, l’organisme fait des progrès dans la réalisation de son plan stratégique, de ses objectifs et de ses stratégies.

Le personnel est d’avis que le moment est opportun pour prendre du recul et pour réfléchir sur la stratégie à adopter pour les deux prochaines années. Lors des prochaines réunions, il y aura une discussion pour examiner, débattre et renouveler la stratégie pour le restant du cycle de planification.

14.2 Calendrier des activités du conseil pour les années 2017-2019

Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année qui vient. En raison de conflits d’horaire, on convient que le personnel proposera d’autres dates au conseil d’administration.

14.3 Discussion sur le processus de composition des comités

En raison du manque de temps, la discussion de ce point est reportée à la séance à huis clos.

S. Barry, A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel, P. Havey, B. Holland et Jacques Latour quittent la réunion.

15. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

16. Clôture

En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 16 h.

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