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PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, à Ottawa, le 13 juin 2019 à 9 h HE

Administrateurs présents : Alex Beraskow, Ryan Black, Don Bowman, Andrew Escobar, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, Rowena Liang, Tyson Macaulay, Louise Macdonald, Helen McDonald, Bill Sandiford, Rob Villeneuve

Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller

Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey

Invités : Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Andrew Fraser, R. Koeller, Jacques Latour, Amanda Swain

Secrétaire de séance : Lynn Gravel

1.   Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, B. Holland et J. Latour se joignent à la réunion.

2.   Approbation de l’ordre du jour

Il est proposé par B. Sandiford, appuyé par M. Gamble, que l’ordre du jour de la réunion soit adopté tel que présenté.

3.   Remarques de la présidente

La présidente ne fait aucune remarque.

4.   Résolutions en bloc

La présidente demande si des membres désirent retirer des points de la liste des résolutions à voter en bloc pour que le conseil puisse en discuter :

4.1 Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 15 mai 2019

4.2 Rapport sur les obligations statutaires

4.3 Examen des résultats financiers non vérifiés du 4e trimestre de l’AF19

Des membres demandent que l’examen des résultats financiers du 4e trimestre de l’AF19 soit mis à l’ordre du jour régulier afin que le conseil puisse en discuter.

(Motion proposée par R. Black, appuyée par L. Macdonald, et adoptée à l’unanimité)

5.   Rapport de la direction

Le personnel fait le point sur l’état actuel du marché des noms de domaine. Comme mentionné à la réunion de février, le marché des noms de domaine accuse une baisse importante du taux de croissance partout dans le monde. Cette tendance mondiale affecte le domaine .CA, même si le taux de croissance du domaine .CA a baissé plus lentement que les autres TLD; dans les faits, l’ACEI a historiquement surpassé ses pairs au cours des dernières années. Le personnel indique que le taux de renouvellement pour le .CA demeure, dans l’ensemble, relativement stable.

La discussion qui suit porte sur la performance du .CA en ce qui a trait au nombre de domaines et à sa part de marché. Même si la croissance des noms de domaine a ralenti pour le .CA comme pour les autres TLD, la croissance de la part de marché du .CA continue sa montée lente et régulière à moyen et à long terme. Au cours des récentes années, l’ACEI a mis en place une stratégie pour la construction et la promotion de son image de marque et accentué ses efforts de marketing pour le .CA.

Le personnel indique que l’on a continué de soutenir les efforts publicitaires au cours des premier et deuxième trimestres, et que des activités de promotion des canaux se sont déroulées du mois de juin à la fin d’août. On poursuit l’élaboration du programme de promotion de l’image de marque en vue de son lancement à la fin de septembre, programme qui s’étendra jusqu’à la fin de mars. On indique que le rythme de lancement et de financement des activités de publicité de l’ACEI est cohérent avec l’activité des ventes au cours des troisième et quatrième trimestres.

R. Koeller se joint à la réunion.

6.   Rapport sur la gestion des risques du 4e trimestre de l’AF19

Le conseil accepte le rapport sur la gestion des risques du 4e trimestre de l’AF19, tel que présenté.

Un membre du conseil suggère que l’obsolescence technologique et la concentration du marché représentent des risques qui devraient être pris en compte et ajoutés au registre des risques et il est surpris qu’aucun de ceux-ci ne soit mentionné. Le personnel répond que le registre des risques fournit au conseil d’administration un rapport général qui inclut seulement les risques stratégiques élevés qui ont été identifiés (de même que les mesures de suivi requises) et que le personnel suit les risques de l’organisation au moyen d’un rapport et d’un processus d’évaluation beaucoup plus détaillés.

Une discussion sur ces éléments de risques pour l’organisation sera ajoutée à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Comité VFIGR.

R. Koeller quitte la réunion.

7.   Rapports des comités

7.1 Rapport du Comité de gouvernance

La présidente du comité indique que l’on a reçu les réponses à la demande de propositions pour le poste de secrétaire de l’ACEI et que des entrevues sont prévues au début de juillet avec deux consultants; elle indique que chaque consultant a adopté une approche différente pour l’évaluation des coûts de sa proposition.

La présente du comité présente la version révisée de la Politique de rémunération des administrateurs. Les modifications proposées ont trait à la rémunération des coprésidents lorsqu’un comité est dirigé par des coprésidents, et à la rémunération des membres des comités spéciaux lorsque le conseil d’administration doit créer des comités spéciaux pour accomplir des tâches particulières et limitées dans le temps. La politique révisée ne comporte aucune modification aux taux de rémunération. Le conseil est satisfait des modifications proposées, mais demande de retirer la liste des comités permanents dans l’annexe, pour ne pas qu’il soit nécessaire de la mettre à jour chaque fois que les noms changent.

Il est proposé que le conseil d’administration approuve la version révisée de la Politique de rémunération des administrateurs, avec la modification susmentionnée.

(Motion proposée par D. Bowman, appuyé par A. Escobar, et adoptée à l’unanimité).

A. Swain se joint à la réunion.

7.2 Rapport du Comité de stratégie du marché

Le président du comité rapporte que ce comité s’est réuni récemment pour examiner la mise à jour du tableau comparatif des produits. Le comité a eu l’occasion d’évaluer le continuum de risques pour plusieurs produits. Quelques questions sont soulevées sur l’évaluation des risques mais, dans l’ensemble, le comité indique qu’il a trouvé cet outil efficace.

Le comité fait aussi part de ses réflexions sur l’exercice d’affectation des coûts et la matrice des engagements liés à la mission. La discussion porte sur la matrice des engagements et les secteurs sur lesquels le comité pourrait se pencher. À l’avenir, on note que le comité priorisera les éléments qui sont sur la liste et travaillera à identifier de nouveaux produits qui appuient la mission de l’ACEI.

Une question est soulevée concernant la tolérance au risque. On convient que le Comité de stratégie du marché fournira une autre mise à jour sur le continuum de risques lors de la réunion de septembre du conseil, pour partager sa perspective sur cet enjeu et qu’il sollicitera une contribution plus large des autres membres du conseil dans le but d’assurer une meilleure harmonisation générale avec le conseil en ce qui a trait aux différentes catégories de risques envisagées, de même que l’appétit pour le risque et la tolérance au risque.

Le personnel fournit une brève mise à jour sur le tableau comparatif des produits et note les nouvelles occasions d’affaires.

A. Swain quitte la réunion.

7.3 Rapport du Comité d’investissement communautaire

La coprésidente du comité note qu’une mise à jour sur l’état général du programme a été fournie au conseil à titre informatif. Les membres du comité, incluant les conseillers indépendants, ont tenu une séance d’évaluation à l’issue de la 6e ronde du programme de subventions. Certains membres du comité d’évaluation estiment qu’il devrait y avoir des critères et un processus distincts pour les projets de plus de 100 K$, et que l’on devrait exiger que les résultats des projets soient librement accessibles par défaut, p. ex. des logiciels libres, des licences « Creative Commons ». Le Comité d’investissement communautaire examinera toutes les rétroactions reçues et apportera des améliorations, si nécessaire.

On ajoute que le comité s’est réuni la veille pour discuter de la stratégie générale du Programme d’investissement communautaire et du plan d’exécution du programme. Le comité travaille à raffiner les critères d’attribution et à élaborer des critères de mesure pour évaluer le programme. Le comité présentera une première ébauche du plan d’exécution à la réunion de septembre du conseil pour que ce dernier puisse apporter sa contribution. La version définitive de la stratégie et du plan d’exécution sera présentée au conseil d’administration pour son approbation à la réunion de novembre du conseil.

7.4 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques

La présidente du comité note que ce comité s’est réuni récemment avec le gestionnaire de portefeuille pour examiner l’Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP) de l’ACEI, tel qu’exigé chaque année, et pour discuter des changements à apporter à l’EPPP. Le gestionnaire de portefeuille a recommandé de modifier les instruments de placement et la fourchette de répartition de l’actif, plus spécifiquement d’accroître l’affectation pour les actifs hypothécaires et de varier les types de prêts hypothécaires, ce qui aurait pour résultat un niveau plus élevé de fonds investis dans un portefeuille hypothécaire plus diversifié, afin d’améliorer le niveau de risque général du portefeuille et le profil de rendement, tout en maintenant un niveau de liquidité approprié.

Les membres du conseil cherchent à déterminer si cette modification accroît le risque de façon non nécessaire, aux dépens de la préservation du capital. En particulier, ils s’inquiètent que la diversification proposée pour les placements hypothécaires soit plus risquée et spéculative que ne le laisse entendre le gestionnaire de portefeuille.

La présidente du comité mentionne que le Comité VFIGR a discuté longuement de cette question et qu’il a exploré les divers éléments du portefeuille de placements hypothécaires et leur impact anticipé sur la volatilité et sur le rendement.

À la suite d’une discussion, la motion suivante est présentée :

Il est proposé que le conseil d’administration approuve les modifications proposées dans la combinaison d’actifs pour accroître la cible pour l’affectation des actifs hypothécaires à 15 % (au lieu de 7 %), ce qui répond aux objectifs de l’EPPP actuel, ainsi que les modifications requises aux instruments de placement autorisés et à la fourchette de répartition de l’actif permise, tels que définis dans l’EPPP révisé, ce qui permettra de limiter la volatilité d’une année à l’autre et de réduire le risque de perte en cas de baisse, tout en maintenant les rendements annuels attendus.

(Motion proposée par : M. Gamble, appuyé par R. Black, et adoptée, A. Beraskow et D. Bowman s’opposant)

8.   Mise à jour sur la planification stratégique

Le personnel fait le point sur le processus et le calendrier de planification stratégique. Ce processus a débuté en mars 2018 et se terminera en novembre 2019, selon le calendrier prévu. Les phases d’évaluation et d’exploration comprenaient de nombreuses occasions de communication qui ont permis au personnel et au conseil d’administration de formuler des commentaires. La phase d’approbation débutera en septembre 2019 et on prévoit qu’elle sera terminée avec l’approbation prévue du plan à la réunion du conseil du 21 novembre 2019. On demandera au conseil d’administration de fournir ses commentaires par écrit sur la version préliminaire du plan en août, avant la tenue de la réunion de septembre du conseil. On convient de revoir les énoncés relatifs à la vision et à la mission à la réunion de septembre du conseil pour s’assurer qu’ils sont en phase avec la nouvelle orientation du plan. La discussion qui suit porte sur le niveau de participation des membres du conseil dans la définition des premières phases du processus et du calendrier de planification.

9.     Autres questions

La présidente rappelle aux membres du conseil le sondage en cours sur l’efficacité du conseil d’administration et des comités.

10.  Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 24 juillet 2019.

A. Chang, D. Chiswell, D. Fowler, A. Fraser, L. Gravel, B. Holland et J. Latour quittent la réunion.

11.  Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

12.  Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Escobar, appuyé par B. Sandiford, que la séance soit levée à 15 h 20.

 

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