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Cette section contient tous les renseignements nécessaires au dépôt d’une demande de subvention auprès du Programme d’investissement communautaire de l’ACEI. Notre prochain période de demande de subvention aura lieu en 2021.


Exigences relatives au projet 

Veuillez vous reporter à ces critères de sélection généraux afin de déterminer l’admissibilité de votre projet :

  • Votre projet correspond aux secteurs de financement visés par le Programme d’investissement communautaire de l’ACEI : l’infrastructure, la littératie numérique, la cybersécurité et l’engagement communautaire.
  • La préférence sera accordée aux initiatives qui cibleront les :
    • Étudiants (de la maternelle à la 12e année et de niveau postsecondaire)
    • Communautés nordiques, rurales et autochtones
  • Votre projet fait preuve d’innovation, par le biais de l’utilisation de nouvelles méthodes et d’une démarche originale et créative.
  • Votre projet est planifié de façon appropriée et réaliste, et ses activités et résultats sont clairement définis.
  • Les ressources créées dans le cadre de votre projet sont ouvertes et accessibles, de façon à ce que d’autres intervenants puissent les utiliser, les partager et en tirer parti. 
  • Les coûts associés à votre projet sont raisonnables.

Remarques additionnelles :

  • Le demandeur doit fournir la preuve de sa contribution au projet (ressources humaines ou contribution financière).
  • Le demandeur doit fournir la preuve de partenariats conclus dans le but de disposer de ressources supplémentaires et de mitiger les risques associés au projet. 

Dates à retenir

15 janvier 2020
Début de la période de dépôt des demandes 

 24 janvier 2020 à 13 h HNE

Webinaire à l’intention des demandeurs. Regardez le webinaire ici.

25 février 2020 à 14 h HNE
Fin de la période de dépôt des demandes 
mai 2020
Annonce des projets sélectionnés 

Critères d’évaluation

Les projets seront évalués par notre Comité d’évaluation des investissements communautaires et recevront une note sur 100.

Le Comité évaluera votre demande en fonction des critères suivants :

Critères d’évaluation du projet

% note

Bénéficiaires

  • Les bénéficiaires canadiens ciblés sont clairement définis.
  • La préférence sera accordée aux initiatives qui cibleront les :
    • Étudiants (de la maternelle à la 12e année et de niveau postsecondaire)
    • Communautés nordiques, rurales et autochtones

/15

Plan du projet

  • Les activités et les résultats escomptés forment un plan cohérent, pertinent et détaillé pouvant vraisemblablement être mené à terme dans les délais prévus.
  • L’équipe du projet fait preuve de suffisamment de leadership, d’expérience en gestion de projet et de capacité organisationnelle pour exécuter les activités et obtenir les résultats escomptés, ainsi que d’une combinaison adéquate de compétences et d’expertise pour répondre aux exigences particulières à la mise en œuvre du projet.

/20

Résultats

  • Les résultats escomptés sont précis, réalisables et mesurables; et les répercussions souhaitées sont réalistes.

/20

Innovation

  • Le projet fait clairement preuve d’une démarche novatrice.

/15

Viabilité

  • Le projet pourra perdurer au-delà de la période de financement accordé par l’ACEI.

/10

Budget

  • Le budget est raisonnable, compte tenu de la portée du projet et des activités prévues. Les coûts sont définis avec suffisamment de détails, de façon à brosser un tableau complet des exigences relatives à la réalisation du projet.
  • Le budget fait état des contributions versées par d’autres sources de financement ou par le demandeur.
  • L’organisation ne peut compter sur le financement accordé pour subvenir à ses frais d’exploitation, mais peut allouer jusqu’à 15 % du montant accordé aux frais d’administration liés au projet.
  • La demande de financement doit être raisonnable par rapport au budget d’exploitation de l’organisation.

/20

Total

/100


Évaluation de l’admissibilité et date limite du dépôt des demandes

L’ensemble des documents requis ainsi que votre formulaire de demande de financement dûment rempli doivent être soumis d’ici le 25 février 2020 à 14 h HNE. Le système sera automatiquement clos après cette échéance. Les demandes reçues en retard seront rejetées.

Nous procéderons à l’évaluation de l’admissibilité de chaque projet avant de donner suite aux demandes.

Tout problème d’admissibilité, de statut du demandeur, de correspondance aux secteurs de financements ou de renseignement manquant ou incomplet sera signalé au demandeur dans les deux jours suivants la réception de la demande. Les demandeurs sont tenus de fournir les renseignements manquants ou incomplets avant la date limite, faute de quoi leur demande sera rejetée.

Veuillez soumettre votre formulaire de demande le plus rapidement possible afin de vous assurer que l’ACEI dispose de suffisamment de temps pour réviser vos documents avant la fermeture du système. Votre demande dûment remplie ainsi que tous les documents justificatifs requis doivent être soumis avant la date limite pour que votre demande soit acceptée et soit examinée par le Comité.

Un accusé de réception de votre demande vous sera transmis par courriel. 

Veuillez noter que :

  • Les demandeurs ne devraient engager aucuns frais avant l’octroi de la subvention. Toute incitation de la part de l’ACEI à déposer une demande ne constitue pas une garantie d’appui.
  • L’ACEI n’offre pas de services de consultation individuels dans un souci d’équité pour tous les demandeurs. Les demandeurs sont invités à participer au webinaire créé à leur intention pour en savoir plus sur le processus de dépôt d’une demande. Ils peuvent également visionner l’enregistrement du webinaire en ligne à une date ultérieure. Le webinaire de cette année se déroulera le 24 janvier 2020 à 13 h.

Directives à suivre pour soumettre une demande de subvention

Nous vous invitons à vous reporter aux conseils suivants avant de remplir le formulaire de demande en ligne

Matériel à rassembler avant de soumettre une demande : 

Au cours du dépôt de votre demande, vous serez invité à téléverser les documents suivants dans notre système de demande en ligne. Nous vous invitons à consulter la liste des documents requis affichée ci-dessous pour vous assurer d’avoir le temps de tout préparer avant la date limite.

Tous ces documents doivent être remplis et présentés avec votre formulaire de demande d’ici le 25 février 2020 à 14 h HNE.

Une preuve d’admissibilité. Les preuves d’admissibilité peuvent inclure :

  • Les documents confirmant la constitution en société de votre organisme sans but lucratif (les statuts constitutifs, par exemple) et votre statut d’organisme de bienfaisance, le cas échéant. Veuillez noter que les formulaires de déclaration de revenus ne sont pas admissibles. Les chercheurs universitaires doivent fournir une lettre confirmant qu’ils font partie du personnel d’un établissement universitaire.

Les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance également doivent fournir les documents suivants :

  • La liste des membres du conseil d’administration, y compris leurs coordonnées, leur titre, leur adresse courriel, leur numéro de téléphone et leur lien avec l’organisation.
  • Un exemplaire des plus récents états financiers audités.
  • Un budget d’exploitation couvrant l’année en cours (c.-à-d. un budget couvrant l’année civile en cours jusqu’au mois de décembre 2020, au minimum).

Si votre organisation ne possède pas d’états financiers audités, vous pouvez soumettre des états financiers préparés ou examinés par un comptable et signés par deux membres du conseil d’administration.

Un budget d’exploitation doit faire état des revenus escomptés en regard des dépenses organisationnelles prévues au cours de l’année. Le budget d’exploitation soumis doit couvrir les 12 prochains mois ou les 24 prochains mois si votre demande dépasse 100 000 $.

Les universités et les collèges n’ont pas à fournir de budget organisationnel, mais doivent soumettre le CV du chercheur responsable du projet.

Seuls les formulaires de demande et les pièces jointes requises seront évalués par le Comité d’évaluation des investissements communautaires.

Questions du formulaire de demande    

Veuillez vous reporter au modèle de formulaire de demande pour en savoir plus sur le tableau détaillé du budget du projet et les questions incluses dans le formulaire de demande.  

Conseils pour remplir le formulaire de demande en ligne

Avant de commencer :

  • Nous vous conseillons d’utiliser la plus récente version de Chrome, de Firefox ou de Safari. Les versions d’Internet Explorer précédentes peuvent donner lieu à des erreurs ou occasionner des problèmes de compatibilité.
  • Assurez-vous que les « fichiers témoins » Internet sont activés sur votre navigateur.

Point important : les courriels automatiques

Des courriels seront produits automatiquement au cours du processus de demande; ils proviendront de l’adresse suivante : [email protected]. Pour vous assurer de recevoir tous les courriels importants, veuillez prendre les mesures suivantes :

  • Consultez vos rapports de quarantaine quotidiens afin de vous assurer que les courriels provenant du système n’ont pas été mis en quarantaine.
  • Si vous avez accès à un administrateur de système, demandez-lui d’ajouter l’adresse IP à votre logiciel antipourriel (72.55.140.81).

Point important : l’entrée de données

Sauvegardez vos données au fur et à mesure!

Vous disposerez de tout le temps dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire de demande de financement. Aucune limite de temps n’est imposée. Vous perdrez cependant les données inscrites si vous utilisez les boutons de navigation de votre navigateur ou fermez la fenêtre de demande avant d’avoir cliqué sur la fonction « Enregistrer ».

L’option « Sauvegarder » vous permettra de sauvegarder vos informations au cours du processus de demande. Vous pourrez ainsi fermer la fenêtre du navigateur si vous ne souhaitez pas remplir le formulaire en une seule séance. L’option « Sauvegarder et poursuivre » vous permettra de demeurer sur la même page, tandis que l’option « Suivante » vous mènera à la page suivante. Enfin, l’option « Enregistrer et quitter » vous permettra de quitter la page de demande après avoir sauvegardé vos données. Si vous décidez de fermer votre navigateur après avoir enregistré vos données, vous serez redirigé vers la page d’accueil du site de dépôt de demande en ligne. Vous devrez alors sélectionner la tâche à effectuer afin de pouvoir accéder à la dernière page modifiée.

N’oubliez pas de cliquer sur « Soumettre »

IMPORTANT Une fois le formulaire rempli et les documents pertinents inclus, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton « Soumettre ». Une page de confirmation apparaîtra immédiatement à l’écran. Un courriel de confirmation sera envoyé à l’adresse électronique de la personne-ressource inscrite dans la demande. Si vous ou la personne-ressource n’avez pas reçu de courriel de confirmation quelques minutes après l’envoi de la demande, veuillez jeter un coup d’œil à vos courriels classés comme étant indésirables et vérifier votre filtre antipourriel. Veuillez noter que seul l’initiateur de la demande peut procéder à la soumission du formulaire.

DES QUESTIONS?

Ce document d’orientation devrait répondre à la plupart de vos questions. Veuillez le lire attentivement. Si vous avez d’autres questions au sujet du processus de dépôt d’une demande, veuillez nous écrire au [email protected] ou composer le 1 877 860-1411 entre 8 h et 17 h HNE du lundi au vendredi.

Si vous avez des questions d’ordre technique ou éprouvez des difficultés lors du téléversement de vos fichiers ou du dépôt de votre demande en ligne, veuillez communiquer avec nous au : https://cipapplication.cira.ca/helpdesk/contact. Un membre de l’équipe vous répondra habituellement dans les 24 heures.


Processus décisionnel

  1. Le personnel de l’ACEI examinera les demandes pour s’assurer qu’elles sont admissibles et complètes.
  2. Seules les demandes complètes provenant d’organisations admissibles seront transmises au Comité d’évaluation des investissements communautaires à des fins d’évaluation.
  3. Les membres du Comité se réuniront afin d’étudier les demandes et de sélectionner les organisations admissibles au financement sur la base des critères déterminés et des fonds disponibles.
  4. Le Comité présentera ses recommandations aux membres du conseil d’administration de l’ACEI, qui prendront les décisions définitives.
  5. Les lettres d’approbation et les contrats seront transmis aux bénéficiaires sélectionnés au cours du mois de mai. Les fonds seront débloqués une fois les contrats signés.
  6. Le personnel de l’ACEI communiquera avec les demandeurs non sélectionnés au cours du mois de mai afin de les informer du refus de leur demande.

Si vous recevez une subvention

Une fois la subvention octroyée, vous devrez satisfaire aux exigences suivantes :

  • Toute modification du plan ou de l’échéancier du projet doit faire l’objet d’une approbation écrite de la part de l’ACEI.
  • L’organisation doit présenter un rapport provisoire si l’accord de subvention l’exige.
  • L’organisation doit présenter un rapport final décrivant les résultats concrets du projet en comparaison avec le plan original inclus dans la demande;
  • L’organisation est tenue de respecter la clause de reconnaissance publique du financement accordé par l’ACEI dans ses communications avec les médias, dans son matériel promotionnel et au cours de ses événements. Cette reconnaissance doit être conforme aux exigences définies dans l’accord de subvention.

L’accord de subvention du projet signé par l’ACEI et le bénéficiaire sélectionné permettra de préciser les conditions de l’octroi de la subvention.

Rapport final (requis au cours des trois mois suivant la conclusion du projet)

Au terme de la période de subvention, les bénéficiaires sont tenus de soumettre un rapport final décrivant les activités et les résultats (quantitatifs et qualitatifs) de leur projet, ainsi que les leçons qui en ont été tirées. Les bénéficiaires devront également faire état des revenus et des dépenses réels associés au projet et devront expliquer tout écart observé par rapport au budget de départ. Veuillez vous reporter au modèle de rapport final fourni pour en savoir plus sur les exigences requises.

L’ACEI exige que les sommes non dépensées lui soient remises au cours des 30 jours suivant la fin de la période de subvention.


Le Comité d’évaluation des investissements communautaires

Le Comité d’évaluation des investissements communautaires de l’ACEI est chargé d’examiner les demandes admissibles en vue de sélectionner les projets qui seront présentés au conseil d’administration de l’ACEI à des fins de financement. Le Comité est composé de quatre membres du conseil d’administration et de représentants actifs au sein de la communauté Internet canadienne. Les membres du Comité sont nommés par le conseil d’administration de l’ACEI à la suite des recommandations émises par le Comité de gouvernance de l’ACEI.