Procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration de
l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)
Tenue dans les bureaux de CIRA (319, avenue McRae, Ottawa, ON)
le 15 octobre 2025
Présent·es :
Conseil d’administration : Jill Kowalchuk (présidente sortante), Gwen Beauchemin (vice-présidente sortante, en virtuel), Anne Butler, Colleen Arnold, Graeme Bunton, Hélène Deschamps Marquis, Janice Diner, Matthew Gamble, David Mackey, Crystal Nett, Darcy Smith, Rob Villeneuve
Conseillers du conseil d’administration : Byron Holland et John Demco
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Absent·es : Aucun·e.
Invité·es : Sanita Alias, Adam Eisner, Jon Ferguson, Jane Fulford, Charles Noir, Devin Somppi, Paula Panetta et Deanna Young
1. Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
La présidente a ouvert la réunion à 8 h 52 HE, le 15 octobre 2025.
Matthew Gamble A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Colleen Arnold, l’approbation de l’ordre du jour.
Proposition adoptée à l’unanimité.
1.2 Divulgation des conflits d’intérêts
Comme il s’agissait de la première réunion suivant les élections du conseil d’administration, la secrétaire générale a présenté un aperçu des conflits d’intérêts abordés dans le Code de conduite des administrateur·rices et dans la Politique relative aux conflits d’intérêts et aux associations financières des administrateur·rices, ainsi que des obligations légales en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Elle a ensuite expliqué le processus adopté par le conseil de CIRA afin de divulguer ces conflits et a invité les administrateur·rices à déclarer tout conflit d’intérêts.
On n’a déclaré aucun conflit d’intérêts relativement aux points de la réunion.
2. Séance à huis clos (administrateur·rices uniquement)
B. Holland, S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford,
C. Noir, D. Somppi, P. Panetta et D. Young se sont retiré·es de la réunion.
G. Beauchemin s’est jointe à la réunion.
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
B. Holland, S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford,
C. Noir, D. Somppi, P. Panetta et D. Young se sont joint·es de nouveau à la réunion.
3. Remarques de la présidente sortante
La présidente sortante a fait le point sur l’évolution de CIRA et du conseil d’administration au cours des quatre dernières années. Elle a exprimé sa confiance à l’égard du leadership du nouveau président et son engagement à le soutenir dans la direction qu’il donnera à CIRA dans la prochaine phase de son développement.
H. Deschamps Marquis s’est jointe à la réunion.
4. Remarques du président et chef de la direction
Le président et chef de la direction a rendu hommage à la présidente sortante et l’a remerciée pour son engagement continu envers le succès de CIRA. Il a également souligné que, malgré les changements dans l’environnement géopolitique, CIRA demeure dans une position très solide sur les plans financier, technique et réputationnel.
5. Nomination des dirigeant·es
5.1 Nomination du/de la président·e du conseil
La présidente sortante a lancé un appel de candidatures pour le poste de président·e du conseil. Après la clôture des nominations, le président du conseil a été dûment nommé.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Colleen Arnold, que le conseil d’administration nomme Rob Villeneuve au poste de président de CIRA pour un mandat prenant fin à la première des dates suivantes : (a) deux ans après cette nomination, (b) à l’expiration du mandat du président en tant qu’administrateur, (c) lorsque le président cesse d’être administrateur ou (d) lorsque le président est destitué, le tout conformément aux règlements de CIRA
Motion adoptée à l’unanimité
(avec l’abstention de R. Villeneuve)
5.2 Nomination du/de la vice-président·e du conseil
Le nouveau président a lancé un appel de candidatures pour le poste de vice-président·e du conseil. Après la clôture du dépôt des candidatures, la vice-présidente du conseil a été dûment nommée.
Matthew Gamble A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Rob Villeneuve, que le conseil d’administration nomme Anne Butler au poste de vice-présidente de CIRA pour un mandat d’un an ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil suivant l’expiration de cette période d’un an, au cours de laquelle son/sa successeur·e sera nommé·e, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution anticipée.
Motion adoptée à l’unanimité
(avec l’abstention de A. Butler)
5.3 Nomination de la secrétaire générale
Le président a informé le conseil que Brigitte LeBlanc-Lapointe avait accepté d’occuper le poste de secrétaire générale pour un autre mandat d’un an.
Anne Buttler A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Hélène Deschamps Marquis, que, sur recommandation du comité de gouvernance, le conseil d’administration nomme Brigitte LeBlanc-Lapointe au poste de secrétaire générale de CIRA pour une période d’un an ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil suivant l’expiration de cette période d’un an, au cours de laquelle son/sa successeur·e sera nommé·e, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution anticipée.
Proposition adoptée à l’unanimité.
6. Résolutions en bloc
Crystal Nett A PROPOSÉ, avec l’APPUI de David Mackey, que le point 6.1 des résolutions en bloc soit approuvé tel que présenté et que les autres points soient acceptés, à l’exception du rapport sur les risques, qui a été retiré des résolutions en bloc pour faire l’objet d’une discussion.
Motion adoptée à l’unanimité
(avec l’abstention de G. Bunton, J. Diner et D. Smith
en ce qui concerne l’approbation du point 6.1)
Rapport sur les risques (retiré des résolutions en bloc pour faire l’objet d’une discussion).
Le directeur de l’exploitation a présenté le rapport sur les risques du premier trimestre de l’AF 2026 et a souligné la mise en œuvre des échelles d’évaluation des risques mises à jour. En réponse aux questions du conseil, il a été précisé que les futurs rapports trimestriels sur les risques continueraient de mettre en évidence les risques élevés et graves et fourniraient le même niveau de détail que celui qui est inclus dans le format précédent du rapport sur les risques. De plus, le rapport comprendra un aperçu de tous les risques stratégiques.
7. Rapport de la direction
7.1 Rapport de la direction du premier trimestre de l’AF 2026
Le conseil s’est vu présenter un tableau de bord des ICP repensé afin de lui fournir une vision claire de la manière dont l’organisation suit ses objectifs stratégiques et opérationnels.
Une discussion s’en est suivie au sujet du rapport de la direction du premier trimestre de l’AF 2026 en général, et en réponse à une question du conseil, il a été confirmé que les tendances actuelles présentées dans le rapport du T1 demeuraient inchangées au moment de la réunion.
Le conseil a discuté des défis liés à la gestion des objectifs financiers et stratégiques et des efforts en ce sens dans un environnement dynamique, et a reconnu que les plans et les budgets nécessitent souvent des ajustements au fur et à mesure que les conditions évoluent.
H. Deschamps Marquis s’est retirée de la réunion
8. Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos en présence de la direction.
H. Deschamps Marquis s’est jointe à la réunion.
G. Beauchemin a quitté la réunion.
11. Autres points
11.1 Lettre d’un·e membre au conseil d’administration
Le conseil a reçu une lettre d’un·e candidat·e au conseil d’administration de 2025 concernant la liste des membres et les questions de confidentialité. Après discussion, la lettre a été remise au comité de gouvernance pour examen, parallèlement aux commentaires habituels reçus du comité des mises en candidature, du directeur du scrutin et de l’avocat·e-conseil.
11.2 Calendrier d’entreprise
Le calendrier d’entreprise a été reçu et examiné.
11.3 Plan de travail du conseil
Le plan de travail du conseil a été reçu et examiné.
11.4 Registre des points d’action
Le registre des points d’action a été reçu et examiné.
H. Deschamps Marquis s’est retirée de la réunion.
11.5 Prochaine réunion
Il a été noté que la prochaine réunion serait planifiée en temps voulu.
12. Séance à huis clos
A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford, C. Noir, D. Somppi,
P. Panetta et D. Young se sont retiré·es de la réunion.
Le conseil a tenu une séance à huis clos en présence de certain·es membres de la direction.
C. Nett s’est retirée de la réunion.
B. Holland et S. Alias se sont retiré·es de la réunion.
13. Séance à huis clos (administrateur·rices uniquement)
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
14. Conclusion de la réunion
Jill Kowalchuk A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Matthew Gamble, de clore la réunion du conseil.
Proposition adoptée à l’unanimité.
Le président a clôturé la réunion à 14 h 26 HE.
