Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 1er décembre 2009 à 9 h 00, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams, Victoria Withers
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : David Fowler, Nancy Philip
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure les points 12.1 (Démission de Peggy Gilmour) et 12.2 (Calendrier de l’ACEI), et aussi pour supprimer le point 4 (Mise à jour sur le Code de conduite).
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications susmentionnées.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)
2. Rapport final de la consultation WHOIS
M. Stewart rappelle au conseil d’administration que la consultation, qui s’est terminée à l’automne, a suivi les lignes directrices de l’OCDE sur les Consultations publiques en ligne. Le but de cette consultation était d’obtenir des réponses à la question de savoir si la politique avait permis ou non d’atteindre un équilibre approprié entre la protection de la vie privée des titulaires qui sont des particuliers et la fourniture de mécanismes opportuns pour les demandes de renseignements légitimes, compte tenu de l’expérience acquise au cours des douze derniers mois.
Dans l’ensemble, les titulaires, les membres et les registraires sont satisfaits des modifications apportées à la politique de l’ACEI en matière de confidentialité et pensent que l’ACEI a réussi à trouver un équilibre approprié entre les préoccupations afférentes au respect de la vie privée et le besoin d’imputabilité des détenteurs de noms de domaine qui sont des particuliers. Toutefois, des organismes d’application de la loi, le milieu de la propriété intellectuelle et plusieurs défenseurs de la vie privée ont exprimé certaines préoccupations. Malheureusement, certaines modifications qu’ils auraient voulu voir adopter ne semblent pas recevoir l’appui des titulaires, des membres et des registraires de l’ACEI.
Le personnel recommande au conseil d’administration de publier les résultats de cette consultation et toutes les modifications de politique qui ont été approuvées et, ensuite, de mettre en œuvre toutes les modifications de politique qui en découlent.
Le personnel informe également le conseil d’administration des projets de loi C-46 et C-47 dont est saisi le Parlement et qui, s’ils sont adoptés dans leur forme actuelle, pourraient avoir une incidence sur la politique actuelle, notamment sur les dispositions relatives à l’accès, par les organismes d’application de la loi, à certains renseignements de titulaire.
R. Rader propose que le conseil d’administration approuve le rapport, qu’il n’apporte pas de modification à la politique compte tenu des résultats de la consultation et qu’il réexamine la politique dans deux ans. Cette motion est appuyée par K. Brown.
Certains administrateurs remarquent toutefois que les points de vue d’intervenants externes semblent différer des résultats de l’enquête menée auprès des titulaires, et que ces derniers semblaient ignorer en grande partie les modifications apportées au service WHOIS. Un doute est exprimé quant à savoir si la consultation a examiné de manière adéquate les préoccupations des organismes d’application de la loi concernant la politique de l’ACEI visant à informer les titulaires à la suite d’une divulgation à un organisme d’application de la loi, particulièrement en ce qui a trait aux cinq secteurs exceptionnels introduits dans la nouvelle politique en juin 2008. En réponse aux questions du conseil, le personnel fait observer que, si on le compare aux autres registres, l’ACEI continue à être un chef de file pour ce qui est de la confidentialité du service WHOIS.
Le personnel recommande que le conseil d’administration publie les prochaines étapes prévues par l’ACEI ou son point de vue sur les recommandations proposées. Par conséquent, K. Brown modifie la motion afin de préciser que le conseil d’administration ne fera pas de recommandation à ce moment-ci. À la suite de l’expression de préoccupations relatives à cette proposition, K. Brown propose que les résultats de la consultation soient publiés ainsi que les recommandations formulées par le personnel.
Il est donc proposé que le conseil d’administration approuve la publication du rapport final sur la consultation WHOIS et les recommandations proposées.
(Motion proposée par R. Anderson et appuyée par R. Sutcliffe; R. Anderson, J. Grey, R. Kawchuk, L. Mackan-Roy, B. Shell, R. Sutcliffe et V. Withers en faveur; K. Brown, R. Rader et T. Williams s’opposant; motion adoptée)
3. Rapport final sur les élections de 2009
M. Stewart présente le rapport final du directeur du scrutin sur les élections de 2009 et laisse entendre que, selon le directeur du scrutin, l’élection s’était bien déroulée. Le logiciel de l’élection a fonctionné remarquablement bien et a connu beaucoup moins de problèmes que l’an dernier. Le rapport contient quatre recommandations pour des améliorations et le personnel recommande leur mise en œuvre. La recommandation la plus importante concerne le processus des conflits d’intérêts. Elle demande aux candidats du Comité des mises en candidature et aux candidats des membres de déclarer tout conflit avec l’ACEI qui nuirait de manière substantielle ou qui pourrait nuire à leur capacité d’exercer leurs fonctions d’administrateur. Ces déclarations seraient également exigées dans la phase de soumission des candidatures afin d’assurer, dès le début du processus, un règlement satisfaisant des questions des conflits d’intérêts qui pourraient se poser.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le rapport et les recommandations présentées et que le personnel procède à la mise en œuvre des modifications requises.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
Il est aussi proposé que le conseil d’administration nomme Eric Lay en tant que directeur du scrutin pour l’élection de 2010.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
4. Programme de publicité et de soutien des canaux pour le domaine point-ca
D. Fowler présente au conseil d’administration le Programme de publicité et de soutien des canaux pour le domaine point-ca. Il déclare que la stratégie globale du programme est de sensibiliser le public aux avantages de détenir un nom de domaine point-ca et de positionner l’image de marque point-ca comme le suffixe du domaine de choix pour les Canadiens. Une campagne multimédia nationale, comprenant de la publicité dans les journaux, des communications en ligne et des microsites, a débuté en septembre 2009 et continuera jusqu’en mars 2010. La campagne permettra de diriger tout d’abord les personnes intéressées vers un site Web de marque qui renforcera le domaine point-ca et ensuite vers le site d’un registraire choisi. Des feuillets d’information, des bannières publicitaires et des courriels d’appui au système ont également été fournis aux partenaires des canaux.
En résumé, le programme créera, au fur et à mesure de sa mise en œuvre, une base de référence qui permettra au personnel d’optimiser les tactiques à utiliser et de mieux évaluer les programmes futurs.
5. Mise à jour sur la redirection du système de noms de domaine
M. Stewart fournit au conseil d’administration une mise à jour sur les activités relatives à la redirection du système de noms de domaine (DNS). Il indique que de nombreux fournisseurs de services Internet à travers le monde effectuent une redirection DNS et qu’au moins 11 domaines nationaux ont effectué une substitution DNS. La collectivité internationale de l’Internet est généralement d’avis que la redirection DNS devrait au mieux être contrôlée et, au pire, totalement proscrite. L’IETF (Internet Engineering Task Force) a publié un document de travail qui sollicite des commentaires avant le 7 janvier 2010 et qui décrit les meilleures pratiques pour la redirection DNS. L’ICANN souligne également, dans le cadre du déploiement des domaines génériques de premier niveau, que les nouveaux domaines de premier niveau ne devraient pas utiliser la redirection DNS et la synthèse des réponses DNS. En outre, le ccNSO (Country Code Names Supporting Organization) a mis en place un petit groupe de travail pour se pencher sur la redirection DNS. Ce groupe assurera la liaison avec les domaines nationaux qui utilisent actuellement la redirection afin de solliciter leur avis et présentera son rapport au conseil et à la collectivité des domaines nationaux à la réunion de Nairobi en mars 2010.
Le personnel recommande que l’ACEI élabore une politique officielle concernant ses propres pratiques sur la redirection DNS. En outre, pour veiller à ce que le point de vue de l’ACEI se fasse entendre et pour aider à élaborer sa propre politique, le personnel recommande une participation aux activités des groupes qui se penchent déjà sur cette question (c.-à-d. l’IETF et le ccNSO) et il examinera si d’autres mesures nationales devraient être prises.
Le conseil d’administration est d’avis que le personnel procède de la manière recommandée.
6. Politique de rémunération des administrateurs
Suite à la réunion du conseil d’administration du 23 septembre 2009 au cours de laquelle le conseil avait approuvé des révisions à la Politique de rémunération des administrateurs, le personnel présente la politique révisée. Le personnel indique qu’une modification aux options de paiement a été apportée pour se conformer aux lois fiscales. À la demande du conseil, la section 2 (c) a été modifiée afin d’inclure le mot « national » avant mixte 50 %/50 %.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique de rémunération des administrateurs avec les modifications susmentionnées.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
7. Mise à jour et discussion du Plan stratégique 2010-2011
À la suite de la séance de planification stratégique du lundi 30 novembre 2009, il est proposé que le conseil d’administration approuve les objectifs et les stratégies de haut niveau suivants pour la période s’étalant de l’exercice 2011 à l’exercice 2013 :
Objectif général :
1. Faire du domaine point-ca le choix préféré des Canadiens
Objectifs stratégiques :
1. Rehausser la réputation de l’organisme
2. Accroître la valeur de l’image de marque du domaine point-ca
3. Atteindre l’excellence opérationnelle
4. Se faire le champion d’une gérance efficace et efficiente du domaine point-ca
Stratégies de haut niveau :
1. Accroître l’engagement communautaire au pays
2. Maintenir une participation au sein de la collectivité internationale
3. Améliorer le produit point-ca
4. Améliorer le profil et la répartition du domaine point-ca
5. Miser sur la satisfaction de la clientèle
6. Créer une culture de haute performance
7. Maintenir la sécurité et la stabilité du système de noms de domaine
8. Améliorer l’intégrité du domaine point-ca
(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par T. Williams et adoptée à l’unanimité)
Le personnel présentera le 22 mars 2009 un rapport au conseil d’administration contenant le plan opérationnel et le budget pour l’année financière 2011.
8. Mise à jour sur le Groupe de travail sur le domaine point-ca
B. Holland rend compte de la réunion qui s’est tenue le 11 novembre 2009 avec les registraires. L’objectif global de cette rencontre était de solliciter des commentaires des registraires sur le meilleur chemin de migration pour tous pour la réécriture du registre. Quatre chemins de migration leur ont été présentés : 1) effectuer une migration en une seule phase, 2) utiliser les anciens et les nouveaux systèmes en parallèle; 3) créer un RARXML2, et 4) élargir le PPE pour refléter les règles actuelles des entreprises. Les registraires ont pris part à un débat ouvert et constructif et ont concentré leurs efforts sur la phase unique et sur l’utilisation des anciens et des nouveaux systèmes en parallèle. Ils ont fourni d’excellents commentaires sur les phases de migration et ont convenu, de manière unanime, que la meilleure approche est la transition en une seule phase. En conséquence, le personnel procédera à une migration avec une transition en une seule phase qui devrait avoir lieu en octobre 2010. Dans l’intervalle, le personnel exécutera un programme bêta pour un petit nombre de registraires choisis.
9. Mise à jour sur les comités
Le comité de vérification se réunira en janvier 2010 pour examiner le processus d’adoption des normes internationales d’information financière et les répercussions de la taxe de vente harmonisée sur le système financier.
Le Comité de supervision technique s’est réuni les jours précédents pour examiner la structure hiérarchique en l’absence du chef de l’information et l’état du projet de réécriture du registre.
Le Comité exécutif s’est réuni trois semaines plus tôt pour examiner l’ordre du jour de la réunion d’aujourd’hui.
Le Comité de gouvernance ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil.
10. Mises à jour financière et opérationnelle
10.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est déposé à la réunion.
10.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est déposé à la réunion.
10.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre 2010
Ce rapport est fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est déposé à la réunion. N. Philip a cependant indiqué que les dépenses en capital ont été en deçà du budget pour cette période et prévu pour les deux derniers trimestres de l’exercice.
11. Autres questions
11.1 Démission d’une administratrice
Le président informe le conseil d’administration que l’administratrice récemment élue, P. Gilmour, a démissionné du conseil en raison de contraintes temporelles et personnelles. M. Stewart informe le conseil d’administration que, conformément au Règlement no 1, le poste pourrait être laissé vacant jusqu’à la prochaine élection, ou le conseil pourrait nommer une autre personne à sa place.
Après discussion, il est proposé que le siège demeure vacant jusqu’à la prochaine élection des administrateurs.
(Motion proposée par K. Brown et appuyée par V. Withers; K. Brown, L. Mackan-Roy, T. Williams et V. Withers en faveur; J. Grey, R. Rader et B. Shell s’opposant; P. Andersen, R. Anderson, R. Kawchuk et R. Sutcliffe s’abstenant; motion adoptée)
11.2 Mise à jour sur Industrie Canada
H. Dryden signale que Marta Morgan occupe maintenant le poste de sous-ministre adjointe à Industrie Canada, Secteur de la politique stratégique, et une séance d’accueil sera organisée dans le courant de janvier 2010.
11.3 Calendrier de l’ACEI en 2009-2010
Suite à la réunion du conseil d’administration du 15 octobre 2009, le personnel a examiné le calendrier de l’organisme et propose que le conseil d’administration tienne une séance d’une journée le 4 février 2010 pour revoir la mission, la vision et les valeurs de l’ACEI.
12. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le lundi 22 mars 2010 à Ottawa.
D. Fowler, L. Gravel, B. Holland, N. Philip et M. Stewart quittent la réunion.
13. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion.
14. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Rader et appuyé par R. Sutcliffe (et adopté à l’unanimité) que la séance soit levée à 14 h 25.
