Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 1er juin 2010 à 8 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Ross Rader, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams, Victoria Withers
Administrateurs absents : Richard Anderson, Kerry Brown
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : David Fowler (ACEI), Jacques Latour (ACEI), John Newall (Altitude Marketing Research), Nancy Philip (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Le président propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure, sous Autres questions, une discussion sur le Plan d’investissement communautaire, et il propose de modifier l’ordre des points pour que le sondage sur la satisfaction des clients figure au point 3. Le président du Comité de vérification propose qu’un point sur le Pouvoir de signature soit ajouté à l’ordre du jour, sous le point Rapport du Comité de vérification. Le président du Comité de gouvernance précise qu’aucune mesure n’est requise de la part du conseil d’administration pour le point Rapport du Comité de gouvernance.
Les membres du conseil d’administration s’entendent pour adopter l’ordre du jour, qui a été distribué avec le matériel pour la réunion, avec les modifications ci-dessus.
D. Fowler, L. Gravel, J. Latour, N. Philip et M. Stewart quittent la réunion.
2. Mise à jour du chef de la direction
Le chef de la direction et les membres du conseil d’administration se réunissent pour une séance à huis clos.
À la suite de la séance à huis clos, D. Fowler, L. Gravel, J. Latour, N. Philip et M. Stewart se joignent de nouveau à la réunion.
Le président informe les membres du conseil d’administration qu’en raison d’autres engagements, il doit s’absenter de la réunion pour une courte période.
Il est proposé que R. Rader assume temporairement la présidence de la réunion jusqu’au retour du président.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
P. Andersen quitte la réunion.
3. Résultats du sondage sur la satisfaction des clients
D. Fowler présente John Newall, de la firme Altitude Marketing Research. J. Newall note que le but du sondage était d’élaborer un cadre afin de permettre à l’ACEI d’ajuster et de raffiner ses activités pour accroître le degré de satisfaction de ses clients. Dans l’ensemble, les résultats du sondage auprès des titulaires montrent que, comparativement aux résultats du sondage de 2009, la qualité de l’image de l’ACEI s’améliore et que les taux de satisfaction pour le site Web, le numéro 1-800 et la correspondance par courriel ont augmenté de manière importante.
Le sondage auprès des registraires montre des gains importants au niveau de la satisfaction globale et de la qualité du service, particulièrement en lien avec le site Web des registraires. J. Newall note que, malgré le petit échantillon, les résultats représentent les opinions d’un cinquième des registraires de l’ACEI. Le défi pour la prochaine année sera d’augmenter le taux de réponse des registraires. L’ACEI devrait envisager de partager avec ses registraires certains des résultats du sondage auprès des titulaires, qui leur fournit une rétroaction provenant de leurs propres clients.
4. Mises à jour financière et opérationnelle
4.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
4.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le personnel note qu’il y a eu une augmentation de l’activité au niveau des enregistrements depuis janvier 2010, à la fois pour l’enregistrement de nouveaux domaines et pour les renouvellements. Cela est principalement dû à une économie plus forte et aux initiatives de promotion de l’image de marque lancées durant cette période.
5. Mise à jour des comités
5.1 Rapport du Comité de gouvernance
Le président du Comité de gouvernance rappelle aux membres du conseil d’administration le plan de travail et les priorités qui ont été établies par le comité au début de l’année. En date d’aujourd’hui, cinq des sept points ont été réalisés.
Un sous-groupe a été créé pour examiner les actes constitutifs de l’ACEI et l’engagement des membres, et un deuxième sous-groupe a été mis sur pied pour étudier la performance et l’efficacité du conseil d’administration. Neuf entreprises ont été invitées à faire une soumission pour l’évaluation de l’efficacité du conseil d’administration et sept propositions ont été reçues. On ajoute que cette évaluation est extrêmement importante et, puisque le rapport doit être finalisé d’ici le 1er août 2010, on demande aux administrateurs de contacter le personnel pour lui faire part de leur disponibilité.
Le Comité de gouvernance formalise présentement une politique sur la communication des intérêts des membres du conseil d’administration et le comité fera une recommandation à ce sujet à la prochaine réunion du conseil d’administration.
5.2 Rapport du Comité de supervision technique
La présidente du Comité de supervision technique rapporte que le comité s’est réuni le 31 mai 2010 pour discuter des résultats et des recommandations découlant du rapport sur l’examen de la santé et l’évaluation des risques qui a été produit en janvier 2010. Le personnel rapporte également que le projet sur le domaine .ca est dans les temps pour respecter la date butoir d’octobre 2010.
5.3 Rapport du Comité de vérification
5.3.1 Examen des résultats financiers 2010
Le président du Comité de vérification informe le conseil d’administration que le comité s’est réuni le jour précédent pour examiner le processus de vérification et les états financiers pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2010. Le vérificateur a indiqué qu’il n’avait pas relevé de problème majeur concernant la gestion et/ou les financiers à porter à l’attention du comité.
Il est proposé que :
1. Le conseil d’administration approuve les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’année financière qui s’est terminée le 31 mars 2010;
2. Les états financiers de l’ACEI soient présentés aux membres de l’ACEI à la prochaine assemblée générale annuelle; et
3. P. Andersen et R. Kawchuk soient autorisés à signer les états financiers de l’ACEI de 2010 au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.
(Motion proposée par J. Grey, appuyée par R. Sutcliffe et adoptée à l’unanimité)
5.3.2 IFRS
Le président du Comité de vérification rapporte que le personnel a terminé l’analyse des impacts de l’adoption des Normes internationales d’information financière (IFRS). Il fait remarquer que les normes IFRS sont maintenant considérées comme la meilleure pratique en matière d’information financière et que, si l’ACEI les adopte, l’organisme pourrait présenter sa première série d’états financiers conformes aux normes IFRS pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2011.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve l’adoption par l’organisme des nouvelles Normes internationales d’information financière, tel que recommandé par le Comité de vérification.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
5.3.4 Pouvoir de signature
À la demande du personnel, le président du Comité de vérification recommande que le conseil d’administration autorise l’avocat général à signer, en l’absence du président et chef de la direction, des chèques pour des paiements allant jusqu’à 100 000 $.
Il est proposé que l’avocat général soit autorisé à retirer ou à demander le transfert de fonds des comptes de l’organisme par tout moyen, incluant la rédaction, le tirage, l’acceptation, l’endossement ou la signature de chèques, de billets à ordre, de lettres de change ou d’autres instruments, ou de donner des instructions à cet effet, pour le paiement de montants :
• Allant jusqu’à 10 000 $ – deux signatures de l’une au l’autre des personnes suivantes : le président du conseil, le président du Comité de vérification, le président et chef de la direction, le directeur des finances et de l’administration, l’avocat général, le gestionnaire des finances
• De 10 000 à 100 000 $ – deux signatures de l’une au l’autre des personnes suivantes : le président du conseil, le président du Comité de vérification, le président et chef de la direction, le directeur des finances et de l’administration, l’avocat général.
(Motion proposée par R. Sutcliffe, appuyée par J. Grey et adoptée à l’unanimité)
5.4 Rapport du Comité exécutif
En raison de l’absence temporaire du président du conseil d’administration, la discussion de ce point est reportée à la prochaine réunion.
6. Stratégie d’engagement des membres
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
D. Fowler explique qu’il existe une dichotomie entre l’importance interne accordée aux exigences de gouvernance de l’ACEI et l’importance que leur attachent les membres et les membres potentiels. On doit rééquilibrer les obligations des membres de l’ACEI et la création de propositions de valeur pertinentes pour les membres. L’ACEI propose de mettre en œuvre une approche méthodique graduelle pour traiter des enjeux ayant trait aux membres en s’appuyant sur la marque .ca et en réduisant la complexité des processus. Certaines des activités clés au cours de la prochaine année incluent des améliorations aux processus pour l’AGA, les élections et l’adhésion. Un plan tactique de communications est en préparation, ainsi qu’un plan pour accroître l’engagement des membres. Un processus d’adhésion en ligne plus facile et plus efficace sera aussi mis en œuvre prochainement.
7. Présentation de l’image de marque
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
D. Fowler insiste sur l’importance d’un cadre pour l’image de marque qui fournit une vue globale du cheminement futur de l’organisme et comment nous comptons y arriver. Des normes graphiques ont été créées pour guider l’activité créatrice et éliminer les pratiques ad hoc pour l’élaboration des matériels de communication. Il en résultera un organisme qui se présente d’une manière mémorable, significative et uniforme en tout temps.
P. Andersen se joint à la réunion et assume de nouveau son rôle de président.
8. Mission, vision et valeurs
À la suite de la séance de planification du 4 février 2010 où le conseil d’administration a révisé la vision, la mission et les valeurs de l’organisme, le personnel a bonifié chaque énoncé en fonction des commentaires reçus du conseil d’administration et recommande ce qui suit :
Vision :
La vision de l’ACEI est d’être un registre Internet de classe mondiale qui est reconnu et apprécié par la communauté de l’Internet et par les Canadiens.
Mission :
La mission de l’ACEI est d’encourager le développement du domaine .CA comme une ressource publique clé pour tous les Canadiens en fournissant des services d’enregistrement de noms de domaine stables, sûrs et dignes de confiance, et en jouant un rôle de leadership pour façonner l’Internet au Canada au profit des titulaires de noms de domaine .CA.
Valeurs :
Nous croyons que l’équité, la transparence et des normes éthiques élevées sont le fondement de notre culture.
L’ACEI s’est engagée à créer un environnement de travail axé sur la collaboration et voué à l’amélioration continue et à l’émergence d’idées innovatrices.
À l’ACEI, nous cherchons à dépasser les attentes de nos parties prenantes grâce à l’excellence dans nos opérations, la prestation de nos services et notre engagement.
Nous croyons que nous pouvons avoir une influence positive au sein des communautés où nous offrons des services et où nous faisons des affaires.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve les énoncés pour la mission, la vision et les valeurs de l’organisme, tels qu’amendés.
(Motion proposée par V. Withers, appuyée par R. Rader, B. Shell s’abstenant, motion adoptée)
9. Autres questions
9.1 Plan d’investissement communautaire
Le conseil d’administration discute de la dernière version du Programme d’investissement communautaire et convient qu’il représente le cadre défini lors de la dernière discussion. Le personnel confirme que des clarifications seront faites à certains endroits avant que le document ne soit publié.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le Programme d’investissement communautaire tel que présenté.
(Motion proposée par J. Grey, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)
10. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le lundi 20 septembre 2010 à Toronto.
D. Fowler, L. Gravel, B. Holland, J. Latour, N. Philip et M. Stewart quittent la réunion.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint de nouveau à la réunion. Le président indique que, durant la séance à huis clos, le conseil d’administration a examiné et réglé la question relative au code de conduite qui lui avait été soumise à la réunion du conseil d’administration d’octobre 2009.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Rader et appuyé par L. Mackan-Roy, que la séance soit levée à 15 h 05.
