PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l’hôtel Pinnacle, à Vancouver, en Colombie-Britannique, le 28 février 2017 à 9 h.
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue à l’hôtel Pinnacle, à Vancouver, en Colombie-Britannique, le 28 février 2017 à 9 h.
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford, Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey
Invités : Steven Barry, Dave Chiswell, David Fowler
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par M. Moll, appuyée par K. Brown, et adoptée à l’unanimité)
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 16 novembre 2016
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 16 novembre 2016 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par R. Liang, appuyée par L. Macdonald, et adoptée à l’unanimité)
3. Remarques de la présidente
La présidente fait remarquer qu’un ordre du jour de consentement sera présenté à compter de la prochaine réunion du conseil et explique comment s’appliquera cet ordre du jour de consentement.
4. Mises à jour financière et opérationnelle
4.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
4.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le personnel mentionne deux importants jalons survenus depuis le dernier rapport de discussion et d’analyse fourni à la direction : notre client suédois a accepté officiellement la livraison de notre solution de gestion DNS D-Zone; et notre plate-forme de registre Fury de la prochaine génération supporte maintenant son premier client (.kiwi).
La discussion porte sur la transformation récente du marché et sur la concentration du marché observée parmi les registraires.
4.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF17
Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.
Le personnel présente un aperçu des résultats financiers du troisième trimestre de l’AF17, comparés au budget, et il note que les recettes provenant des enregistrements sont de 83 K$ supérieures au montant budgété à la fin du trimestre, y compris notre « cible de revenus la plus ambitieuse » de 209 K$ à ce jour. Il ajoute que le nombre cumulatif d’enregistrements de nouveaux noms de domaine à la fin du 3e trimestre de l’AF17 dépasse de 18 K unités les prévisions budgétaires, tandis que le nombre cumulatif de renouvellements de domaines dépasse de 90 K unités les prévisions budgétaires. Les autres sources de revenus se composent de recettes de 281 K$ pour le service de gestion DNS D-Zone, de 12 K$ pour les ateliers municipaux et de 11 K$ pour le service de verrouillage du registre.
Les dépenses d’exploitation de base sont inférieures de 1,21 M$ aux dépenses budgétées à la fin du 3e trimestre de l’AF17, en raison du décalage dans le temps des nouvelles embauches, de dépenses moins élevées que prévu pour les services de conseil, de dépenses d’amortissement plus faibles, du décalage dans le temps des dépenses pour la communication, la sensibilisation et l’éducation et des affiliations à des organismes de l’industrie.
5. Politique relative aux mises en candidature et aux élections 2017
Le personnel indique que les modifications apportées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2017 portent principalement sur des changements de dates. Il mentionne également la modification proposée pour accroître le temps alloué au Comité des mises en candidature pour établir la liste des candidats afin de fournir plus de temps au comité pour réaliser des entrevues avec les candidats.
Il est proposé que la Politique relative aux mises en candidature et aux élections pour 2017 soit approuvée telle que présentée.
(Motion proposée par F. West, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
6. Rapports des comités
6.1 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le président du Comité de stratégie du marché rapporte que ce comité s’est réuni plus tôt en février. Le comité a examiné les initiatives de développement de produits et le personnel a fourni un aperçu de la filière de développement des nouveaux produits.
Le personnel fait le point sur les ventes à l’échelle nationale et internationale pour le service de gestion DNS D-Zone. Il note que, bien que les revenus de D-Zone sur le marché national soient inférieurs aux attentes, le marché national affiche une croissance constante du nombre de clients et d’occasions d’affaires, tandis que les ventes à l’international créent des occasions de partenariat soutenues par le succès des services IIS et des domaines .DK et .PT.
Le personnel fait également le point sur le lancement du Test de performance Internet (TPI) pour les municipalités et indique que les essais auprès de 10 clients sont maintenant terminés. Le lancement du TPI pour les municipalités a entraîné une augmentation du nombre de tests, mais le personnel admet que le cycle de ventes est plus long que prévu.
Le personnel présente un aperçu des nouveaux produits et de la filière de développement pour illustrer les nouvelles initiatives et comment elles s’inscrivent dans notre stratégie d’entreprise.
7. Plan opérationnel et budget 2017-2018
La présidente du Comité VFIGR indique que ce comité s’est réuni à plusieurs occasions pour examiner le budget en détail. Dans l’ensemble, le comité est satisfait du plan budgétaire proposé pour l’AF18, qui suppose une hausse des frais de 1 $ (pour les enregistrements, renouvellements et transferts de noms de domaine) prenant effet le 1er octobre 2017.
Le personnel note que deux budgets ont été présentés au comité, un avec, et l’autre sans une hausse des frais. Le personnel explique pourquoi il soutient que le moment est approprié pour augmenter les frais. L’impact financier complet de la hausse des frais se fera sentir au fil du temps, à mesure que le portefeuille de noms de domaines accomplit son cycle de vie complet. Le personnel ajoute que les frais actuels de 8,50 $ demandés pour l’enregistrement d’un nom de domaine sur le marché de gros n’ont pas bougé depuis 2006.
Le personnel rappelle que le Plan opérationnel et budget de l’AF18 représente le deuxième budget du Plan stratégique de quatre ans de l’ACEI. Le budget d’exploitation de l’AF18 reflète un budget pleinement équilibré.
Le personnel fait un survol des initiatives clés relatives aux piliers et aux catalyseurs stratégiques que le budget équilibré proposé financera, incluant les projets reportés de l’AF17 à l’AF18 et les nouvelles initiatives qui seront mises en route dans le courant de l’AF18.
Différents scénarios de revenus (pessimiste, plan de référence et optimiste) sont présentés en tenant compte des hypothèses susmentionnées. Le plan de référence pour l’AF18 prévoit 497 000 nouveaux enregistrements (incluant 12 000 enregistrements découlant du programme supplémentaire de marketing/promotion de l’image de marque), une estimation des domaines en gestion active (DUM) à la fin de l’exercice, en supposant une activité transactionnelle pour le reste de l’AF17 et un taux de renouvellement estimé de 79,8 % pour l’AF18. Les autres revenus se composent principalement des services de gestion DNS D-Zone (à l’échelle nationale et internationale), des services de gestion DNS récursifs, des services de registre Fury, des abonnements au TPI des municipalités, des ateliers sur les villes intelligentes et du verrouillage du registre.
Le personnel présente les dépenses d’exploitation de base pour l’AF18 par nature et par fonction. Les hypothèses pour les dépenses d’exploitation de base comprennent l’ajout d’un directeur des ventes pour améliorer la capacité de développement des affaires et de ventes, et un développeur d’applications pour perfectionner l’application Test de performance Internet (TPI) destinée aux municipalités canadiennes; une enveloppe pour la révision des salaires prévoyant un taux d’inflation de 2,5 %; des ajustements de marché identifiés; des améliorations proposées au régime d’avantages sociaux; et d’autres dépenses d’exploitation autorisées pour faire face à l’augmentation des dépenses là où c’est inévitable, comme les coûts de l’informatique et des réseaux; ainsi qu’une allocation supplémentaire de 500 000 $ pour le programme de marketing et de promotion de l’image de marque.
Le budget du PIC a aussi été remanié pour inclure une affectation indirecte pour les salaires et les avantages sociaux. Le niveau de dépenses proposé pour le PIC et le remaniement des dépenses connexes s’établit à environ 1,75 M$, ce qui correspond au budget révisé de l’AF17. Des membres du conseil soulèvent la possibilité d’appliquer une approche semblable pour fixer les prix des nouveaux produits.
Les membres du conseil discutent longuement de la hausse des frais et de son impact sur les principales parties prenantes, ainsi que du bien-fondé d’organiser une discussion distincte et plus approfondie sur la hausse des frais (semblable à celle menée par le Comité VFIGR précédemment), ou d’exiger que la hausse des frais fasse l’objet d’une motion séparée du conseil, compte tenu de son incidence sur les prochaines moutures du budget d’exploitation et du plan d’affaires. Les membres du conseil discutent également de l’impact potentiel de cette hausse sur les registraires et les titulaires, de même que des autres stratégies possibles pour établir les prix.
Sur la recommandation du Comité VFIGR, il est proposé que le Budget de l’AF18 (Dépenses d’exploitation et d’immobilisation) et le Plan d’affaires connexe soient approuvés tels que présentés.
(Motion proposée R. Liang, appuyée par A. Beraskow, et adoptée; M. Geist s’opposant et R. Villeneuve s’abstenant)
8. Rapports des comités
8.1 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen
Le président du Comité de la rémunération et d’examen mentionne que ce comité s’est réuni récemment pour étudier les améliorations apportées au régime des avantages sociaux des employés, ainsi que les derniers résultats de l’étude Employeurs de choix AON. Les objectifs et le plan du chef de la direction pour l’AF18 ont aussi été abordés et seront discutés lors de la séance à huis clos.
8.2 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance indique que ce comité s’est réuni récemment pour revoir le plan de travail pour 2016-2017 et le calendrier des élections du conseil d’administration pour 2017. Le comité a aussi examiné le mandat du Comité de gouvernance et recommande les modifications suivantes : ajout d’un examen des risques inhérents à l’exploitation du modèle de gouvernance; modification de la première phrase sous l’intitulé « Purpose » pour indiquer que le Comité de gouvernance est responsable de définir la position de l’ACEI pour toutes les questions de gouvernance; et clarification du dernier point du mandat pour indiquer que le président du Comité de gouvernance fait, au nom du comité, des recommandations au conseil d’administration sur toutes les questions relevant de son mandat en proposant des motions.
Il ajoute que le mandat des autres comités sera aussi examiné et modifié au besoin pour s’assurer qu’ils tiennent compte de leurs domaines d’action respectifs en ce qui a trait à l’omission relative à la gestion des risques.
Il est par conséquent proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de gouvernance tel que présenté.
(Motion proposée par F. West, appuyée par A. Beraskow, et adoptée, A. Escobar s’abstenant)
8.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques
Le président de ce comité rapporte que le Comité VFIGR s’est réuni à plusieurs reprises depuis la dernière réunion. Le comité a examiné le budget de l’AF18 et le plan opérationnel, de même que le plan de vérification de l’AF17. Le comité a aussi examiné l’Énoncé des politiques et procédures de placement (EPPP) actuel pour déterminer s’il pouvait être modifié afin de fournir à l’ACEI un meilleur rendement avec moins de risques.
Le personnel fait remarquer que PH&N, le gestionnaire de portefeuille actuel, propose des changements mineurs aux portefeuilles et aux véhicules de placements admissibles, de même qu’à la composition de l’actif. Parmi ces changements mineurs, on suggère d’accroître notre exposition aux actions de 20 % à 30 %; de déplacer nos titres à revenu fixe dans un fonds d’obligations amélioré; d’ajouter des titres hypothécaires à revenu mixte de haute qualité à la composition de l’actif; d’ajouter des actions mondiales à faible volatilité à la composition de l’actif; et de rééquilibrer les cibles pour la composition de l’actif en conséquence.
Le Comité VFIGR recommande que le conseil d’administration approuve les modifications proposées à l’Énoncé des politiques et procédures de placement (ÉPPP) et donne des instructions à la direction pour l’exécution de tout document requis afin que le mandat révisé soit mis en application.
(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par H. McDonald, et adoptée, K. Brown s’opposant)
8.4 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le personnel fait une mise à jour sur la ronde actuelle de financement du Programme d’investissement communautaire. Jusqu’ici, on a reçu plus de 300 demandes et la date limite pour soumettre une demande est le 1er mars 2017.
9. Autres questions
La présidente annonce qu’on demandera aux administrateurs dans le courant de la semaine prochaine de rafraîchir et de soumettre leur grille d’auto-évaluation, en indiquant leur niveau de connaissances dans les différents domaines.
10. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu en juin 2017.
S. Barry, D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.
11. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
12. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 17 h 10.
