PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, le 26 juillet 2017
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford (par vidéoconférence), Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
PROCÈS-VERBAL de la réunion du conseil d’administration de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 979 rue Bank, à Ottawa, le 26 juillet 2017
Administrateurs présents : Alex Beraskow, Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Rowena Liang, Louise Macdonald, Helen McDonald, Susan Mehinagic, Marita Moll, Bill Sandiford (par vidéoconférence), Rob Villeneuve, Faye West
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Pamela Miller
Secrétaire de l’ACEI : Paul Havey
Invités : Steven Barry, Albert Chang, Dave Chiswell, David Fowler, Jacques Latour
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par M. Moll, et adoptée à l’unanimité)
2. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil des 13 et 14 juin 2017
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil des 13 et 14 juin 2017 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par L. Macdonald, appuyée par F. West, et adoptée à l’unanimité)
3. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
4. Entente sur la plate-forme de registre FURY
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
5. Approbation des états financiers vérifiés de 2017
Les états financiers sont présentés à la réunion.
Le Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) s’est réuni le 10 juillet 2017 pour examiner les états financiers vérifiés pour l’exercice financier clos le 31 mars 2017.
Le personnel attire l’attention des membres sur les principaux changements dans les états financiers et dans les notes afférentes par rapport aux états financiers de l’exercice précédent. Le personnel signale un écart d’environ 50 K$ entre les états financiers non vérifiés de préclôture qui ont été présentés précédemment au conseil d’administration, et les états financiers vérifiés provisoires qui ont été établis à l’issue du processus de clôture de l’exercice. La principale différence se situe à la ligne des charges pour les services-conseils. Le personnel précise que l’autorisation pour amortissement des actifs incorporels a été moins élevée pour l’AF17, étant donné que le registre.CA à durée de vie limitée a été entièrement amorti l’an passé.
Le personnel signale aussi que des changements ont été apportés dans les notes afférentes aux états financiers pour refléter la transition du portefeuille de fonds de placement dans le but de respecter la version révisée de l’Énoncé des politiques et procédures en matière d’investissement, ainsi qu’à la note 18, Événements postérieurs.
La présidente du Comité VFIGR indique que l’audit a été relativement simple et qu’aucune anomalie, erreur, fraude ou déficience du contrôle interne n’a été notée à l’issue du travail des vérificateurs sur place.
Le comité recommande par conséquent que le conseil d’administration approuve :
1. les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’exercice financier clos le 31 mars 2017 tels qu’ils ont été présentés, sous réserve de la note 18 révisée;
2. que les états financiers de l’ACEI soient présentés aux membres de l’ACEI à leur prochaine assemblée générale annuelle; et
3. que S. Mehinagic et R. Liang soient autorisées à signer les états financiers de l’ACEI de 2016 au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.
(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par M. Moll, et approuvée à l’unanimité)
6. Nomination des vérificateurs
Le Comité VFIGR s’est aussi entendu pour soumettre au conseil d’administration les recommandations suivantes pour la nomination des vérificateurs en vue de leur approbation par les membres à l’Assemblée générale annuelle :
1. qu’une motion soit présentée à la prochaine Assemblée générale annuelle pour renommer la firme KPMG en tant que vérificateur de l’ACEI, pour exercer cette fonction jusqu’à la clôture de la prochaine assemblée annuelle des membres; et
2. que le conseil d’administration recommande l’approbation de cette motion par les membres de l’ACEI.
(Motion proposée par R. Liang, appuyée par H. McDonald, et adoptée à l’unanimité)
7. Rapport aux membres
Le Rapport aux membres est présenté à la réunion.
Il est proposé que le Rapport aux membres soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par A. Beraskow, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
8. Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance indique que ce comité s’est réuni le 10 juillet 2017 pour discuter de l’affichage public de l’EPPP de l’ACEI et pour déterminer s’il est approprié d’apporter des modifications mineures aux objectifs de l’ACEI pour les moderniser afin de mieux refléter les activités sous-jacentes à nos services Internet.
Le Comité de gouvernance a déterminé que la divulgation dans les états financiers de nos investissements affectés, de nos instruments et de nos fonds diversifiés était suffisante et que l’EPPP ne devait pas être affiché publiquement, mais qu’il pouvait être fourni sur demande.
9. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
10. Clôture
En l’absence d’autres questions, la séance est levée à 16 h 30.
