Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de CIRA tenue dans ses bureaux le 14 septembre 2022 à 9 h (HE)
Administrateurs participants : Liza Aboud (sur Webex), Iris Almeida-Côté, Colleen Arnold, Gwen Beauchemin, Anne Butler, Andrew Escobar, Jill Kowalchuk, Crystal Nett, Samantha Ventresca, Alourdes Sully et Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland et Heather Dryden (ISDE)
Absent : Eric Hill
Secrétaire de CIRA : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
Invités : Sanita Alias, A. Chang, Adam Eisner, Marc Fares, Jon Ferguson, Jane Fulford et Tanya O’Callaghan
1. Adoption de l’ordre du jour
Il a été convenu d’ajouter le point Exigences en matière de présence au Canada applicable aux titulaires sous Autres points.
Il a donc été proposé par I. Almeida-Côté et appuyé par A. Sully que l’ordre du jour de la réunion soit adopté avec cette modification. La motion a été adoptée à l’unanimité.
2. Séance à huis clos
Le conseil d’administration (le « conseil ») a tenu une séance à huis clos.
Après la séance à huis clos, S. Alias, A. Chang, A. Eisner, M. Fares, J. Ferguson, J. Fulford, L. Gravel, B. Holland et T. O’Callaghan se sont joints à la réunion.
3. Remarques de la présidente
La présidente a remercié les membres du conseil pour le travail accompli au cours de l’année écoulée et a demandé à chacun de réfléchir aux possibilités pour l’année à venir.
4. Résolutions en bloc
La présidente a demandé que tous les points soient ajoutés ou retirés des résolutions en bloc pour discussion.
4.1 Adoption des procès-verbaux provisoires de la réunion du conseil d’administration du 20 juillet 2022
4.2 Rapport sur les obligations statutaires
4.3 Rapport financier T1/AF23
4.4 Rapport de la gestion des risques T1/AF23
4.5 Mise à jour sur la stratégie ESG
4.6 Rapport du comité de stratégie des services
4.7 Processus et activités de CIRA en matière de politique, de défense des intérêts et de relations avec les parties prenantes
Il a donc été résolu que le point 4.1 des résolutions en bloc soit approuvé et que les autres points soient reçus.
(Proposé par : C. Nett, appuyé par : I. Almeida-Côté, motion adoptée à l’unanimité)
La réunion a été levée à 9 h 30 pour une séance d’information sur la cybersécurité mondiale et nationale.
Après la séance d’information, la réunion a repris à 13 h.
5. Rapport de la direction
Le conseil a reçu le rapport de la direction tel que déposé.
La présidente a noté que, selon les commentaires reçus du conseil, le personnel a travaillé à la mise à jour du format du rapport de gestion afin de saisir les principaux domaines et paramètres. Le personnel a noté que le rapport remanié permet de lier les piliers stratégiques et les secteurs. Le personnel a souligné que le rapport est également basé sur l’examen trimestriel interne des activités qui se tient au sein de l’équipe de direction pour mettre en évidence les progrès, les possibilités, les risques et les défis.
En plus de discuter du format du rapport, il y a eu une discussion et des questions concernant quelques points abordés dans le rapport de gestion, notamment en ce qui concerne la mesure des domaines nets sous gestion et les résultats y afférents.
6. Rapports du comité
6.1 Comité de gouvernance
Le rapport de la présidente du comité de gouvernance a été reçu et déposé à l’assemblée.
- Charte du conseil d’administration
Le comité a examiné la dernière version de la charte révisée du conseil d’administration et recommande son approbation.
Il a donc été résolu que le conseil d’administration approuve la charte du conseil d’administration sous réserve d’une correction mineure.
(Proposé par : G. Beauchemin, appuyé par : A. Butler, motion adoptée à l’unanimité)
- Politique du comité ad hoc
Le comité a également révisé la politique du comité ad hoc. Quelques changements ont été proposés pour simplifier davantage la politique.
Le comité de gouvernance recommande donc l’approbation de la politique sous réserve d’une correction mineure.
(Proposé par : A. Butler, appuyé par : A. Sully, motion adoptée à l’unanimité)
- Politique de rémunération des administrateurs
La présidente du comité de gouvernance a indiqué qu’un examen de la politique de rémunération des administrateurs sera effectué et réalisé par un conseiller externe.
- Secrétaire de CIRA
La présidente du comité de gouvernance a noté que le mandat de secrétaire de CIRA doit être renouvelé en septembre 2022.
Le comité de gouvernance recommande donc le renouvellement du mandat de Brigitte LeBlanc-Lapointe à titre de secrétaire de CIRA pour un autre mandat d’un an jusqu’en septembre 2023 ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé ou qu’elle démissionne ou soit destituée avant cette date.
(Proposé par : A. Escobar, appuyé par : C. Nett, motion adoptée à l’unanimité)
- Séance d’orientation des administrateurs
La présidente du comité de gouvernance a indiqué que les dates de la séance d’orientation des administrateurs ont été fixées aux 27 et 28 octobre 2022. Le comité a également proposé quelques sujets de discussion et de présentation.
6.2 Rapport du comité d’investissement communautaire
Le rapport du président du comité d’investissement communautaire (CIC) a été reçu et déposé à l’assemblée.
Le président du CIC a indiqué que le personnel de CIRA avait tenu une séance en deux parties sur les leçons apprises lors de la dernière ronde du processus d’octroi de subventions avec le CIC et les membres du comité d’évaluation des investissements communautaires (le panel). Une réunion ultérieure a été organisée avec le panel pour finaliser les commentaires qui ont contribué à expliquer les changements apportés à la stratégie de CIRA en matière d’investissement communautaire, de politique et de défense des intérêts et la prochaine série de subventions de CIRA. Le personnel a souligné les changements apportés à l’ensemble de la stratégie.
Il a également noté que, selon la contribution du groupe dans le cadre du processus des leçons apprises, des mises à jour seront apportées au processus de subventions du dixième cycle.
7. Mise à jour du plan stratégique
Le plan stratégique de l’AF21 à l’AF25 a été reçu et déposé à l’assemblée.
Le personnel a souligné les changements apportés au plan stratégique depuis sa création. Il a également fait remarquer qu’au terme de la pandémie, le pays avait changé de manière spectaculaire, tout comme Internet. Les changements soulignés étaient les suivants : 1) l’accent mis sur l’avenir du .CA face aux changements industriels et économiques; 2) la réévaluation des possibilités liées aux nouveaux produits et à l’innovation; 3) la stratégie intégrée de CIRA en matière d’investissement communautaire, de politique et de défense des intérêts; 4) l’automatisation organisationnelle; et 5) la mise à jour des modèles de scénarios de stimulation stratégique (S3). Une discussion a eu lieu sur le futur plan pour le travail en mode hybride et la campagne de marketing en français. Le personnel a noté qu’un modèle de travail hybride sera développé pour équilibrer les besoins de CIRA et de ses clients tout en permettant aux membres de son équipe de s’acquitter au mieux de leurs tâches. En ce qui a trait à la campagne de marketing en français, elle sera bientôt lancée, en commençant par Montréal.
8. Autres points
- Examen des points d’action
La présidente du conseil a passé en revue le registre des points d’action.
- Exigences en matière de présence au Canada applicable aux titulaires
Un membre du conseil d’administration a soulevé un point concernant la nécessité de mettre à jour la politique relative aux exigences en matière de présence au Canada applicable aux titulaires à la suite du décès de la reine et du remplacement de « Sa Majesté la Reine » par « Sa Majesté le Roi ».
Il a été convenu de laisser la politique telle quelle pour l’instant, car il n’y a pas d’obligation légale d’effectuer ce changement; la politique fait référence à Sa Majesté la reine Elizabeth II et à ses successeurs. Cette question sera examinée lors de la révision complète de cette politique de CIRA.
Au nom du conseil d’administration et du personnel, la présidente a remercié Crystal Nett pour son travail comme membre puis comme présidente du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques tout au long de son mandat.
Le conseil et le personnel ont également remercié sincèrement Rob Villeneuve pour son travail comme membre et comme président de nombreux comités au cours des neuf dernières années.
9. Prochaine réunion
Une séance d’orientation des administrateurs sera tenue le 27 octobre 2022 et la prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le 28 octobre 2022. La planification de la séance d’orientation des administrateurs est en cours.
A. Chang, A. Eisner, M. Fares, J. Ferguson, L. Gravel, B. Holland et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.
10. Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
11. Clôture
Comme il n’y avait pas d’autre question à examiner, sur motion proposée par L. Aboud et appuyée par R. Villeneuve, la réunion s’est terminée à 17 h 04.
