Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de CIRA qui a eu lieu à l’hôtel Fairmont de Vancouver le 28 février 2023 à 9 h (HP)
Administrateur·rice·s participant·e·s : Liza Aboud, Colleen Arnold, Don Bowman, Gwen Beauchemin (sur Webex), Anne Butler (sur Webex), Andrew Escobar, Matthew Gamble, Eric Hill, Jill Kowalchuk, Samantha Ventresca, Alourdes Sully et Michael Zahra
Conseillers : John Demco et Byron Holland
Absente : Heather Dryden
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire rapporteuse : Lynn Gravel
Invité·e·s : Sanita Alias, Spencer Callaghan, Albert Chang (sur Webex), Adam Eisner, Marc Fares, Jon Ferguson, Jane Fulford et Tanya O’Callaghan
- Adoption de l’ordre du jour
Il est résolu que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté.
(Proposé par : A. Sully, appuyé par : M. Zahra, motion adoptée à l’unanimité)
- Déclaration de conflit d’intérêts
La secrétaire générale demande aux administrateur·rice·s si elles·ils ont un conflit d’intérêts à déclarer concernant l’ordre du jour de la réunion.
Aucun conflit d’intérêts n’a été déclaré.
S. Alias, A. Chang, A. Eisner, M. Fares, J. Ferguson, J. Fulford, L. Gravel, B. Holland et T. O’Callaghan quittent la réunion.
- Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
Après la séance à huis clos, S. Alias, A. Chang, A. Eisner, M. Fares, J. Ferguson, J. Fulford, L. Gravel, B. Holland et T. O’Callaghan se sont joint·e·s à nouveau à la réunion.
- Remarques de la présidente
La présidente a remercié la direction pour les documents fournis pour la réunion. Elle a également félicité l’équipe pour le grand succès de l’événement Canadiens branchés de CIRA, qui a eu lieu à Vancouver le 27 février 2023.
- Résolutions en bloc
La présidente a demandé que tous les points soient retirés des résolutions en bloc pour discussion.
5.1 Rapport sur les obligations statutaires
5.2 Adoption du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration tenue le 28 octobre 2022
5.3 Rapport de la direction
5.4 Résultats financiers T3/AF23
5.5 Rapport de la gestion des risques T3/AF23
5.6 Rapport du comité de stratégie des services
5.7 Rapport du comité d’investissement communautaire
Il a donc été résolu que le point 5.2 des résolutions en bloc soit approuvé avec une modification mineure et que l’autre point soit reçu.
(Proposé par : M. Zahra, appuyé par : M. Gamble, motion adoptée à l’unanimité)
- Mesure de la campagne .CA, y compris la mise à jour de la campagne en français
Le personnel a fait remarquer que l’intention première de la présentation était de fournir les résultats de la campagne de marketing du .CA.
Le personnel a donné un aperçu des résultats de la campagne de marketing de l’AF23 et a présenté un bref historique visuel de l’évolution de cette dernière, de la première itération de l’AF19 intitulée « Don’t be a Traitor » à la campagne actuelle « Listen to the Goose », en passant par « Domain Squad ».
Le personnel a noté qu’un total de 1 743 personnes ont répondu à un sondage en ligne en décembre 2022 ciblant les PME (petites et moyennes entreprises) et le public (par l’entremise d’une invitation par courriel pour les titulaires de domaine et d’un panel virtuel pour les autres) dans la région du Grand Toronto, du Grand Vancouver et du Grand Montréal en anglais, et dans la région du Grand Montréal en français.
Le personnel a souligné que les indicateurs clés de la marque restaient stables dans l’ensemble. Les efforts et les activités de marketing ont donné des résultats positifs dans presque tous les indicateurs de rendement clés. Le personnel a également indiqué que les performances de la campagne en langue française ont été les plus élevées en ce qui concerne la sensibilisation à l’option .CA pour les entreprises québécoises et l’encouragement des Québécois·e·s à choisir le domaine .CA pour leurs entreprises.
Le personnel continuera d’analyser les résultats de la campagne pour mieux comprendre les facteurs de sensibilisation à la marque et de préférence. Les résultats et les constatations de l’étude sur la campagne permettront également à l’équipe de préparer la stratégie de marketing et la planification de l’AF24.
Les administrateur·rice·s et le personnel ont discuté de ce qui précède et des questions connexes, notamment le déploiement de campagnes de marketing dans d’autres lieux.
- Plan d’entreprise et budget pour l’AF24
Le conseil a reçu le plan d’entreprise et le budget pour AF24 tels qu’ils ont été déposés.
La présidente du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques a présenté des mises à jour du plan d’entreprise et du budget pour l’AF24 et a décrit la participation du comité à cet égard. La présidente du comité a noté que le comité s’était réuni à deux reprises pour examiner les priorités et le budget de l’AF24. Le comité a fourni des commentaires sur les priorités et les plans de l’AF24, puis a examiné les hypothèses de haut niveau préliminaires relatives à la répartition des revenus et des dépenses, suivies du budget détaillé. Le personnel a ensuite discuté des aspects importants du budget avec le comité.
Le personnel a noté que les considérations budgétaires de l’AF24 sont conformes au plan stratégique actualisé de l’AF21-25 avec une croissance prudente du nombre de domaines .CA; une augmentation des recettes des services diversifiés; des dépenses de fonctionnement avec un investissement dans le talent (nouvelles embauches supplémentaires); une concentration sur les ESG et un retour aux projections prépandémiques. L’objectif est également de parvenir à un budget équilibré pour l’AF25.
Après plusieurs questions et des discussions, il a donc été résolu que le conseil approuve la présentation détaillée du budget et le plan d’entreprise pour l’AF24, comme recommandé par le comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques.
(Proposé par : C. Arnold, appuyé par : L. Aboud, motion adoptée à l’unanimité)
- Rapport du comité de gouvernance
La présidente du comité a rendu compte des activités du comité de gouvernance, qui s’est réuni deux fois depuis la dernière réunion du conseil d’administration.
Le comité a examiné les modifications proposées à la politique de 2023 sur les mises en candidature et les élections, qui comprennent principalement des changements de date pour refléter le calendrier des élections de 2023, ainsi qu’une modification changeant la référence à l’ouvrage de Wainberg à celui de Nathan pour correspondre au règlement.
Le comité de gouvernance recommande donc au conseil d’administration d’approuver la politique de 2023 sur les mises en candidature et les élections telle qu’elle est présentée.
(Proposé par : M. Gamble, appuyé par : M. Zahra, motion adoptée à l’unanimité)
La présidente du comité a indiqué que le comité avait examiné les modifications proposées au code de conduite des administrateur·rice·s et à la politique relative aux conflits d’intérêts et aux associations financières.
Il a donc été résolu que le conseil d’administration approuve la version révisée du code de conduite des administrateur·rice·s et de la politique relative aux conflits d’intérêts et aux associations financières, comme recommandé par le comité de gouvernance.
(Proposé par : A. Sully, appuyé par : M. Gamble, motion adoptée à l’unanimité)
La présidente du comité a renvoyé le conseil d’administration au cadre de référence révisé du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques, dont certains points ont été clarifiés ou réorganisés.
Il a donc été résolu que le conseil approuve le cadre de référence du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques tel qu’il a été présenté, avec des modifications mineures.
(Proposé par : A. Escobar, appuyé par : M. Gamble, motion adoptée à l’unanimité)
La présidente du comité de gouvernance a également indiqué que le comité avait jugé opportun de procéder à une révision de la politique de rémunération des administrateur·rice·s, dont la dernière révision par une société de consultation indépendante remonte à dix ans. La présidente a fait remarquer que l’examen n’avait pas pour but d’apporter nécessairement des changements à la rémunération des membres, mais d’obtenir un point de vue indépendant actualisé à cet égard. À la suite d’un appel d’offres, une société de consultation a été retenue et son travail est en cours.
La présidente du comité de gouvernance a noté que le comité avait aussi examiné la matrice des compétences du conseil et évalué les lacunes en matière de compétences et qu’aucun changement n’avait été proposé aux questions du sondage de l’année dernière. Les administrateur·rice·s seront invité·e·s au cours de la semaine prochaine à soumettre leurs formulaires d’auto-évaluation, en indiquant leur niveau de connaissances et de compétences dans divers domaines. Les résultats de ces formulaires d’auto-évaluation seront ensuite utilisés pour informer le rapport au comité des mises en candidature.
S. Callaghan s’est joint à la réunion.
- Rapport du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques
Après avoir fourni une brève mise à jour sur les activités du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques, la présidente du comité a noté que les modifications proposées à la politique sur les procurations de signature des banques reflètent les changements récents apportés aux procurations de signature au sein de l’organisation.
Le comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques a donc recommandé au conseil d’approuver la politique sur les procurations de signature des banques, telles qu’elles ont été présentées.
(Proposé par : L. Aboud, appuyé par : C. Arnold, motion adoptée à l’unanimité)
La présidente du comité a noté que le comité avait également examiné la politique sur les procurations de signature, qui remplacerait l’actuelle matrice d’autorisation des engagements. Le personnel a mis en évidence les procédures et la matrice sur les procurations de signature.
Le comité de vérification, des finances, de l’investissement et de la gestion des risques a donc recommandé au conseil d’approuver la politique sur les procurations de signature, moyennant une modification mineure.
(Proposé par : M. Zahra, appuyé par : M. Gamble, motion adoptée à l’unanimité)
- Format de l’assemblée générale annuelle (AGA)
Le personnel a indiqué qu’à la suite des commentaires reçus d’un large éventail de parties prenantes de CIRA après l’AGA de 2022, il a réexaminé l’objectif général de celle-ci.
Le personnel a présenté plusieurs recommandations, notamment en ce qui concerne le format et la plateforme utilisés. Après discussion, le conseil d’administration s’est mis d’accord pour aller de l’avant avec la recommandation d’organiser une AGA virtuel et autonome.
S. Callaghan a quitté la réunion.
- Mise à jour de la politique
Le personnel a fait le point sur les activités de CIRA en matière de politique et de défense des intérêts.
Le personnel rappelle au conseil d’administration que CIRA suit en permanence l’évolution de la gouvernance mondiale de l’Internet, ainsi que les programmes des partis politiques fédéraux et provinciaux, les lettres de mandat des ministres et les plans de travail et les budgets des ministères, afin de pouvoir savoir quand et où de nouvelles questions ou occasions politiques peuvent émerger. Le personnel a souligné les domaines d’intérêt actuels et les activités à venir. Le personnel a souligné qu’il existait des occasions évidentes de positionner CIRA dans le discours sur la politique de l’Internet, et que CIRA est de plus en plus sollicitée pour fournir des analyses et des conseils au gouvernement.
Une discussion a eu lieu concernant les activités en cours, en particulier sur le projet de loi C-26 et son impact potentiel sur CIRA. D’autres discussions ont suivi à propos du programme de test de performance Internet (TPI) et des principes de PCAP des Premières Nations (propriété, contrôle, accès et possession).
- Autres points
La présidente du conseil a passé en revue le registre des points d’action et a noté quelques points à prendre en considération. Le plan de travail pour l’année a été présenté et examiné.
- Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu le 12 avril 2023.
S. Alias, A. Chang, A. Eisner, M. Fares, J. Ferguson, J. Fulford, L. Gravel et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.
- Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
B. Holland a quitté la réunion et le conseil a repris sa séance à huis clos.
- Ajournement
Sur proposition de E. Hill, appuyée par G. Beauchemin, la réunion a été ajournée à 16 h 54 et reprendra le 1er mars 2023 à 9 h.
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de CIRA qui a eu lieu à l’hôtel Fairmont de Vancouver le 1er mars 2023 à 9 h
Administrateur·rice·s participant·e·s : Liza Aboud, Colleen Arnold, Don Bowman, Gwen Beauchemin (sur Webex), Anne Butler (sur Webex), Andrew Escobar, Matthew Gamble, Eric Hill, Jill Kowalchuk, Samantha Ventresca, Alourdes Sully et Michael Zahra
Conseillers : John Demco et Byron Holland
Absente : Heather Dryden
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Secrétaire rapporteuse : Lynn Gravel
Invité·e·s : Sanita Alias, Nimrah Anwar (le groupe Delphi), Albert Chang (sur Webex), Adam Eisner, Marc Fares, Farr Fatemi (le groupe Delphi, sur Webex), Jon Ferguson, Jane Fulford et Tanya O’Callaghan
- Stratégie de durabilité environnementale
Le conseil d’administration a reçu une mise à jour des activités ESG (environnementales, sociales et de gouvernance) de CIRA, avec un accent particulier sur la stratégie de durabilité environnementale telle que présentée.
Le groupe Delphi a présenté une vue d’ensemble du projet à ce jour. À l’automne 2021, le conseil d’administration a examiné le programme ESG de CIRA, en particulier dans les domaines sociaux et de gouvernance, et a constaté qu’il était possible de faire évoluer la stratégie de CIRA en matière de durabilité environnementale et d’éléments des paramètres ESG en général. Depuis lors, la stratégie de durabilité environnementale est passée de la phase 1 à la phase 2 sur les trois piliers (lieu de travail vert, opérations vertes, Internet vert). Au cours de l’AF23, la direction a entamé la phase 2 de la stratégie de durabilité environnementale en fixant des objectifs spécifiques de réduction des émissions de carbone assortis d’un calendrier, en adoptant une méthode d’établissement de rapports pour suivre les progrès réalisés et les communiquer en interne et en externe, et en élaborant des lignes directrices en matière de passation des marchés.
Le groupe Delphi a donné un aperçu des objectifs environnementaux de CIRA, de la stratégie de déclaration des gaz à effet de serre (GES) et de l’approvisionnement durable. Une discussion a eu lieu sur l’achat de compensations carbone et sur l’estimation des coûts. Le personnel a indiqué qu’à ce stade, l’organisation établira des priorités et planifiera l’exécution des mesures de réduction des émissions de carbone recommandées par Delphi pour réduire les émissions des champs d’application 1 et 2.
Le groupe Delphi a noté qu’il existe un certain nombre de possibilités pour CIRA de réduire directement ses émissions de gaz à effet de serre et l’organisation continuera à évaluer ces options au cours de la phase 3.
N. Anwar et F. Fatemi ont quitté la réunion.
- Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
S. Alias, A. Eisner, M. Fares, J. Ferguson, L. Gravel et T. O’Callaghan ont quitté la réunion.
Le conseil a repris sa séance à huis clos avec A. Chang, J. Fulford et Byron Holland.
A. Chang, J. Fulford et Byron Holland ont quitté la réunion et le conseil a repris sa séance à huis clos.
- Ajournement
L’ordre du jour étant épuisé, à la suite de la motion présentée par M. Gamble et appuyée par A. Sully, la réunion a été ajournée à 13 h.
