Comment présenter sa demande

Cette section contient tous les renseignements nécessaires au dépôt d’une demande de subvention de CIRA

1. Exigences relatives au projet
2. Dates à retenir
3. Critères d’évaluation
4. Évaluation de l’admissibilité
5. Directives à suivre pour soumettre une demande de subvention
6. Modèle de demande
7. Processus décisionnel
8. Si vous recevez une subvention
9. Modèle de rapport final
10. Soumettre votre candidature

Exigences relatives au projet

Veuillez vous reporter à ces critères de sélection généraux afin de déterminer l’admissibilité de votre projet :

• Votre projet correspond aux secteurs de financement : l’infrastructure, sécurité en ligne et engagement politique
• La préférence sera accordée aux initiatives qui cibleront les :
  • Communautés nordiques, rurales et autochtones
  • Étudiants (de la maternelle à la 12^eannée et de niveau postsecondaire)
• Le budget est raisonnable et contient, de préférence, des dons en nature ou d’autres sources de financement.
• Le projet démontre la participation des intervenants communautaires dans le développement, la prestation, le financement, etc.
• Les résultats du projet sont durables et seront maintenus une fois la subvention terminée.

Dates à retenir

Critères d’évaluation

Les projets seront évalués par notre Panel d’évaluation des investissements communautaires et recevront une note sur 100.

Évaluation de l’admissibilité et date limite de dépôt des demandes

L’examen de l’éligibilité est une partie essentielle du processus qui se déroule avant que votre demande puisse être traitée. Pour chaque demande reçue, le personnel de CIRA vérifie le statut du demandeur, l’adéquation avec les domaines de financement et l’exhaustivité de la documentation.

Les demandeurs sont informés dans les deux jours de tout problème d’éligibilité et de toute information manquante ou incomplète. Les demandeurs sont tenus de fournir les informations manquantes ou incomplètes dans les délais impartis, faute de quoi leur demande ne pourra pas être prise en considération.

Votre formulaire dûment complété et accompagné de toutes les pièces jointes requises, y compris toute information de suivi demandée par CIRA après l’examen de l’admissibilité, doit être reçu au plus tard le mercredi 12 avril 2023 à 14 heures (heure de l’Est). Le système est automatiquement fermé à la date limite et les demandes reçues après la date limite ne seront pas acceptées.

Soumettez votre demande le plus tôt possible afin de disposer de suffisamment de temps pour que votre documentation soit examinée avant la fermeture du système. Votre demande doit être complète et toutes les pièces justificatives doivent être soumises avant la date limite pour que votre demande soit acceptée et qu’elle soit soumise à l’examen du jury.

Un accusé de réception de votre demande vous sera transmis par courriel.

Veuillez noter que :

• Les demandeurs ne devraient engager aucun frais avant l’octroi de la subvention. Toute incitation de la part de CIRA à déposer une demande ne constitue pas une garantie d’appui.
• CIRA n’offre pas de services de consultation individuels dans un souci d’équité pour tous les demandeurs. Les demandeurs sont invités à participer au webinaire créé à leur intention pour en savoir plus sur le processus de dépôt d’une demande. Ils peuvent également visionner l’enregistrement du webinaire en ligne à une date ultérieure. Le webinaire de cette année se déroulera le 9 mars à 13h HNE – INSCRIVEZ-VOUS ICI.

Directives à suivre pour soumettre une demande de subvention

Nous vous invitons à vous reporter aux conseils suivants avant de remplir le formulaire de demande en ligne :

Matériel à rassembler avant de soumettre une demande : 

Au cours du dépôt de votre demande, vous serez invité à téléverser les documents suivants dans notre système de demande en ligne. Nous vous invitons à consulter la liste des documents requis affichée ci-dessous pour vous assurer d’avoir le temps de tout préparer avant la date limite.

Tous ces documents doivent être remplis et présentés avec votre formulaire de demande d’ici le 12 avril 2023 à 14h HNE.

Une preuve d’admissibilité. Les preuves d’admissibilité peuvent inclure :

• Les documents confirmant la constitution en société de votre organisme sans but lucratif (les statuts constitutifs, par exemple) et votre statut d’organisme de bienfaisance, le cas échéant. Veuillez noter que les formulaires de déclaration de revenus ne sont pas admissibles.
• Les chercheurs universitaires doivent fournir une lettre confirmant qu’ils font partie du personnel d’un établissement universitaire.

Les organismes sans but lucratif et les organismes de bienfaisance également doivent fournir les documents suivants :

• La liste des membres du conseil d’administration, y compris leurs coordonnées, leur titre, leur adresse courriel, leur numéro de téléphone et leur lien avec l’organisation.
• Un exemplaire des plus récents états financiers audités.
• Un budget d’exploitation couvrant l’année en cours (c.-à-d. un budget couvrant l’année civile en cours jusqu’au mois de décembre 2023, au minimum).

Si votre organisation ne possède pas d’états financiers audités, vous pouvez soumettre des états financiers préparés ou examinés par un comptable et signés par deux membres du conseil d’administration.

Un budget d’exploitation doit faire état des revenus escomptés en regard des dépenses organisationnelles prévues au cours de l’année. Le budget d’exploitation soumis doit couvrir les 12 prochains mois.

Les universités et les collèges n’ont pas à fournir de budget organisationnel, mais doivent soumettre le CV du chercheur responsable du projet.

Seuls les formulaires de demande et les pièces jointes requises seront évalués par le Panel d’évaluation des investissements communautaires.

Questions du formulaire de demande    

Veuillez vous reporter au modèle de formulaire de demande pour en savoir plus sur le tableau détaillé du budget du projet et les questions incluses dans le formulaire de demande.

Avant de commencer :

• Nous vous conseillons d’utiliser la plus récente version de Chrome, de Firefox ou de Safari. Les versions d’Internet Explorer précédentes peuvent donner lieu à des erreurs ou occasionner des problèmes de compatibilité.
• Assurez-vous que les « fichiers témoins » Internet sont activés sur votre navigateur.

Point important : les courriels automatiques

Des courriels seront produits automatiquement au cours du processus de demande; ils proviendront de l’adresse suivante : [email protected]. Pour vous assurer de recevoir tous les courriels importants, veuillez prendre les mesures suivantes :

• Consultez vos rapports de quarantaine quotidiens afin de vous assurer que les courriels provenant du système n’ont pas été mis en quarantaine.
• Si vous avez accès à un administrateur de système, demandez-lui d’ajouter l’adresse IP à votre logiciel antipourriel (72.55.140.81).

Point important : l’entrée de données

Sauvegardez vos données au fur et à mesure!

Vous disposerez de tout le temps dont vous aurez besoin pour remplir le formulaire de demande de financement. Aucune limite de temps n’est imposée. Vous perdrez cependant les données inscrites si vous utilisez les boutons de navigation de votre navigateur ou fermez la fenêtre de demande avant d’avoir cliqué sur la fonction « Enregistrer ».

Si vous cliquez sur « Enregistrer et continuer les modifications », vous resterez sur la même page. Choisir « Suivant » sauvegardera également les informations, mais vous irez à la prochaine page. Si vous décidez de fermer votre navigateur Web après avoir sauvegardé, vous pourrez reprendre la rédaction et les tâches de votre candidature à l’endroit où vous vous étiez arrêté.

N’oubliez pas de cliquer sur « Soumettre »

ATTENTION : Lorsque vous avez complété votre candidature et avez rassemblé tous les documents pertinents, vous devez cliquer sur le bouton « Soumettre » pour que nous puissions recevoir votre demande. Un courriel de confirmation sera envoyé à l’adresse électronique de la personne-ressource inscrite dans la demande. Si vous ou la personne-ressource n’avez pas reçu de courriel de confirmation quelques minutes après l’envoi de la demande, veuillez jeter un coup d’œil à vos courriels classés comme étant indésirables et vérifier votre filtre antipourriel. Veuillez noter que seul l’initiateur de la demande peut procéder à la soumission du formulaire.

Processus décisionnel

1. Le personnel de CIRA examinera les demandes pour s’assurer qu’elles sont admissibles et complètes.
2. Seules les demandes complètes provenant d’organisations admissibles seront transmises au Comité d’évaluation des investissements communautaires à des fins d’évaluation.
3. Les membres du Comité se réuniront afin d’étudier les demandes et de sélectionner les organisations admissibles au financement sur la base des critères déterminés et des fonds disponibles.
4. Le Comité présentera ses recommandations aux membres du conseil d’administration de CIRA, qui prendront les décisions définitives.
5. Les lettres d’approbation et les contrats seront transmis aux bénéficiaires sélectionnés au cours du mois de juillet. Les fonds seront débloqués une fois les contrats signés.
6. Le personnel de CIRA communiquera avec les demandeurs non sélectionnés au cours du mois de juillet afin de les informer du refus de leur demande.

Si vous recevez une subvention

Une fois la subvention octroyée, vous devrez satisfaire aux exigences suivantes :

• Toute modification du plan ou de l’échéancier du projet doit faire l’objet d’une approbation écrite de la part de CIRA.
• L’organisation doit présenter un rapport provisoire si l’accord de subvention l’exige.
• L’organisation doit présenter un rapport final décrivant les résultats concrets du projet en comparaison avec le plan original inclus dans la demande;
• L’organisation est tenue de respecter la clause de reconnaissance publique du financement accordé par CIRA dans ses communications avec les médias, dans son matériel promotionnel et au cours de ses événements. Cette reconnaissance doit être conforme aux exigences définies dans l’accord de subvention.

L’accord de subvention du projet signé par CIRA et le bénéficiaire sélectionné permettra de préciser les conditions de l’octroi de la subvention.

Rapport final (requis au cours des trois mois suivant la conclusion du projet) :

Au terme de la période de subvention, les bénéficiaires sont tenus de soumettre un rapport final décrivant les activités et les résultats (quantitatifs et qualitatifs) de leur projet, ainsi que les leçons qui en ont été tirées. Les bénéficiaires devront également faire état des revenus et des dépenses réels associés au projet et devront expliquer tout écart observé par rapport au budget de départ. Veuillez vous reporter au modèle de rapport final fourni pour en savoir plus sur les exigences requises.

CIRA exige que les sommes non dépensées lui soient remises au cours des 30 jours suivant la fin de la période de subvention.

Le Comité d’évaluation des investissements communautaires

Le Comité d’évaluation des investissements communautaires de CIRA est chargé d’examiner les demandes admissibles en vue de sélectionner les projets qui seront présentés au conseil d’administration de CIRA à des fins de financement. Le panel est composé de membres du conseil d’administration de CIRA siégeant au comité d’investissement communautaire et de représentants actifs au sein de la communauté de l’Internet canadien. Le comité est nommé pas le conseil administration de CIRA.

Soumettre votre candidature

Lorsque vous êtes prêt à postuler, cliquez sur le bouton ci-dessous.

Des questions?

Ce document d’orientation devrait répondre à la plupart de vos questions. Veuillez le lire attentivement. Si vous avez d’autres questions au sujet du processus de dépôt d’une demande, veuillez nous écrire au [email protected] ou composer le 1-877-860-1411 entre 8h et 17h HNE du lundi au vendredi.

Si vous avez des questions d’ordre technique ou éprouvez des difficultés lors du téléversement de vos fichiers ou du dépôt de votre demande en ligne, veuillez communiquer avec SurveyMonkey Apply au : https://cipapplication.cira.ca/helpdesk/. Un membre de l’équipe vous répondra habituellement dans les 24 heures.