Procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration de
l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)
Tenue au 979, rue Bank, bureau 400, Ottawa, (Ontario) le 7 juin 2023
Présent·es :
Conseil d’administration : Liza Aboud (en ligne), Colleen Arnold, Gwen Beauchemin, Don Bowman, Anne Butler, Andrew Escobar (vice-président), Matthew Gamble, Eric Hill, Jill Kowalchuk (présidente), Samantha Ventresca, Alourdes Sully et Michael Zahra
Conseiller·ères du conseil d’administration : Byron Holland, André Arbour et John Demco
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Absente : Heather Dryden
Invité·es : Brigitte LeBlanc-Lapointe, Sanita Alias, Albert Chang, Adam Eisner, Marc Fares, Jon Ferguson, Jane Fulford, Josh Tabish et Deanna Young
1. Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
Alourdes Sully A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Michael Zahra, l’approbation de l’ordre du jour.
Motion adoptée à l’unanimité.
1.2 Divulgation des conflits d’intérêts
On n’a déclaré aucun conflit d’intérêts relativement aux points de la réunion.
2. Séance à huis clos : administrateur·rices seulement
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
3. Remarques de la présidente
La présidente a accueilli la nouvelle analyste de la gouvernance et la nouvelle adjointe de direction au sein de l’équipe de CIRA et à l’occasion de la réunion en cours.
4. Remarques du président et chef de la direction
Le président et chef de la direction a accueilli les participant·es à la réunion. Il a donné des mises à jour générales sur les activités récentes de CIRA et a fait part du contexte réglementaire et des tendances dans le secteur des noms de domaine.
5. Résolutions en bloc
La présidente du conseil d’administration a fait remarquer qu’on avait communiqué les résolutions en bloc avant la réunion et elle a invité, par conséquent, les membres du conseil à retirer les résolutions en bloc pour en débattre.
Eric Hill A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Andrew Escobar, que l’on approuve le procès-verbal de la réunion du 12 avril 2023 et qu’on reçoive les points restants des résolutions en bloc.
Motion adoptée presque à l’unanimité (avec Matthew Gamble s’étant abstenu d’approuver le procès-verbal de la réunion du 12 avril 2023).
6. Rapports du comité
6.1 Rapport du comité de gouvernance
Le président du comité de gouvernance a attiré l’attention du conseil sur le rapport écrit fourni avec les documents de la réunion. Il a relevé les points saillants suivants :
Lignes directrices relatives aux communications du conseil
On a présenté le document « Lignes directrices relatives aux communications du conseil » à ce dernier à des fins d’examen et d’approbation. Le personnel de CIRA a souligné que l’avocat de société de CIRA avait rédigé ces lignes directrices en consultation avec la secrétaire générale et des consultant·es externes.
Michael Zahra A PROPOSÉ que les participant·es de la réunion approuvent les Lignes directrices relatives aux communications externes telles que présentées, ce que Gwen Beauchemin a APPROUVÉ.
Motion adoptée à l’unanimité.
Sondage sur l’efficacité du conseil
Le président du comité de gouvernance a fait remarquer que certain·es des participant·es n’avaient pas répondu au sondage, mais que l’on disposait de suffisamment de données à analyser pour l’année en cours. Le sondage a révélé que le principal point à améliorer était que le conseil reçoive davantage de renseignements au sujet des parties prenantes de CIRA et de l’engagement avec celles-ci. À la suite du sondage, on s’est rendu compte que le rapport de la direction, mis à jour et diffusé dans le cadre des résolutions en bloc, avait abordé cette question. Les administrateur·rices ont discuté plus généralement du taux de réponse et des résultats du sondage.
Directives à l’intention du comité des mises en candidature
Le président du comité de gouvernance a décrit les directives fournies au comité des mises en candidature et a noté qu’on avait cerné deux principaux domaines d’expertise comme étant des priorités pour les nominations à venir. Il s’agit notamment des suivants : les compétences financières; l’expérience et les connaissances associées au système de noms de domaine; ainsi que d’autres caractéristiques et facteurs à faire examiner par le comité des mises en candidature.
Rémunération des administrateur·rices
Le président du comité de gouvernance a fait le point sur l’examen de la rémunération des administrateur·rices. En effet, elle a fait remarquer qu’à la suite d’une demande de propositions, on avait retenu Corporate Governance Partners (CGP) pour mener le sondage. L’examen a pour but d’assurer que les tarifs de rémunération actuels des administrateur·rices sont justes et raisonnables, étant donné qu’on a effectué un examen semblable il y a environ dix ans. En réponse à une question du conseil, on a précisé que CGP avait identifié, de concert avec le personnel de CIRA à l’occasion d’entrevus, tous les organismes ayant servis à la comparaison. On a ensuite discuté de la pertinence de la liste des organismes comparateurs cernés par CGP. Ceci, compte tenu de l’importance de cette liste dans l’exécution de l’examen.
6.2 Rapport du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques
La présidente du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (FAIR, Finance, Audit, Investment and Risk Committee) a attiré l’attention du conseil sur le rapport écrit transmis avec les documents de la réunion. Elle a fait remarquer que le cadre des avoirs nets était le thème principal de la dernière réunion, à laquelle a participé le vérificateur de CIRA.
Énoncé des politiques et des procédures en matière d’investissement
La surveillance et les objectifs en matière d’investissement font actuellement l’objet d’un examen par le comité FAIR qui étudie les possibilités et les éventuelles mises à jour de l’Énoncé des politiques et des procédures en matière d’investissement (SIPP, Statement of Investment Policies and Procedures).
6.3 Rapport du comité de stratégie des services
Le président du comité de stratégie des services a attiré l’attention du conseil sur le rapport écrit accompagnant les documents de la réunion.
7. Autres points
7.1 Mise à jour concernant la politique et la défense des intérêts | Modification du projet de loi C-26
La présidente du conseil d’administration a présenté Josh Tabish, gestionnaire principal des politiques et de la défense des intérêts, au conseil, et elle l’a remercié d’avoir fait le point sur le projet de loi C-26.
Le personnel a donné un aperçu du projet de loi C-26 qui introduit une nouvelle législation dans le but de renforcer la cybersécurité dans les entités réglementées par le gouvernement fédéral. Le Comité permanent, de la Chambre des communes, chargée de la sécurité publique et la sécurité nationale commence étudiera probablement le projet de loi C-26 en juin ou en septembre 2023. On a discuté de la pertinence du projet de loi C-26 pour CIRA, ainsi que de l’engagement de CIRA concernant le projet de loi C-26, y compris la publication d’un billet de blogue par CIRA en mai et d’autres plaidoyers et commentaires.
On a avisé le conseil que CIRA a pour politique publique l’obligation d’aborder ce sujet. En réponse à une question du Comité, on a noté que :
- CIRA est un lobbyiste enregistré et dépose les rapports appropriés auprès du Commissariat au lobbying du Canada.
- Il existe un cadre décisionnel en matière de politiques à respecter lors des décisions concernant les domaines sur lesquels concentrer les ressources.
- À titre d’organisme à base d’adhésion, on informe les membres de CIRA de ses énoncés de position à travers divers moyens, notamment des billets de blogue et des publications sur les médias sociaux.
7.2 Registre des points d’action
Aucune discussion n’a eu lieu sur ce point.
7.3 Plan de travail du conseil
Aucune discussion n’a eu lieu sur ce point.
8. Prochaine réunion: le 28 juin 2023, en ligne
9. Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
10. Ajournement
Colleen Arnold A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Alourdes Sully, la conclusion de la réunion du conseil d’administration.
Motion adoptée à l’unanimité.
La présidente a ajourné la réunion à 16 h 16 (HE).
