Procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration de
l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)
La réunion a eu lieu en ligne le 21 juillet 2023
Présent·es :
Conseil d’administration : Liza Aboud, Colleen Arnold, Gwen Beauchemin, Don Bowman, Anne Butler, Andrew Escobar (vice-président), Eric Hill, Jill Kowalchuk (présidente), Samantha Ventresca, Alourdes Sully et Michael Zahra
Conseiller·ères du conseil d’administration : Byron Holland, John Demco et Heather Dryden
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Absent·es : Aucune absence
Invité·es : Adam Eisner, Jane Fulford et Deanna Young
1. Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
La présidente a ouvert la séance à 10 h 04 (HE) le 21 juillet 2023.
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Don Bowman, l’approbation de l’ordre du jour tel que présenté.
Motion adoptée à l’unanimité.
1.2 Divulgation des conflits d’intérêts
On n’a déclaré aucun conflit d’intérêts relativement aux points de la réunion.
2. Approbation des états financiers vérifiés
La présidente du comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques a remercié le personnel de son travail acharné consacré aux états financiers vérifiés. On a noté que le comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques avait examiné les états financiers vérifiés avec les vérificateur·rices lors de leur réunion du 6 juillet. Le comité était satisfait des vérificateur·rices, de leur rapport et du fait qu’il s’agissait d’une vérification sans problème.
En réponse à une question du conseil, on a confirmé que l’augmentation des coûts des services infonuagiques est prise en compte dans le budget actuel et dans les budgets à venir.
Le personnel de CIRA a noté que l’an dernier, on avait formé une nouvelle équipe de direction des finances et entrepris un examen approfondi et complet des systèmes de gestion de l’information. Ceci, dans le cadre de la mise en œuvre de la planification des ressources de l’entreprise. Ce processus a donné lieu à deux recommandations qui ont, toutes les deux, fait l’objet d’un suive
La vérification des contrôles généraux des TI de l’an dernier est venue soutenir la vérification effectuée durant l’exercice financier 2023. Les vérificateur·rices avaient déjà suivi ce processus et étaient, par conséquent, en mesure de réduire le seuil de significativité grâce à la confiance accordée à l’issue de la vérification de l’exercice précédent. En outre, l’équipe des finances a été en mesure de soutenir une vérification intermédiaire (de janvier à mars) en vue d’appuyer la vérification subséquente prévue pour la fin du mois de mars.
En réponse à une question du conseil, on a confirmé qu’il n’y avait pas de points sortant du cadre traditionnel d’une vérification, qui nécessitaient une attention particulière. On a également conclu que les questions relatives à la sécurité de l’information étaient satisfaisantes.
Eric Hill A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Colleen Arnold, ce qui suit :
a) l’approbation des états financiers vérifiés de l’exercice financier 2023 tels que présentés, sous réserve de la réception de l’avis final en matière de vérification et de la lettre de déclaration signée par la direction;
b) la présentation aux membres de CIRA des états financiers vérifiés de l’exercice financier 2023, à l’occasion de la prochaine assemblée générale annuelle;
c) l’octroi d’une autorisation à J. Kowalchuk et A. Sully, les habilitant à signer les états financiers vérifiés de l’année financière de 2023 au nom du conseil d’administration; ceci, pour signifier l’approbation du conseil.
Motion adoptée à l’unanimité.
3. Recommandation du vérificateur
Le vérificateur a suggéré au conseil de recommander la renomination de Welch LLP à titre de vérificateur de CIRA pour l’exercice financier à venir.
Andrew Escobar A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Anne Butler, que le conseil d’administration recommande la renomination de Welch LLP à titre de vérificateur pour le compte de CIRA, en plus de proposer la présentation d’une demande y afférente à la prochaine assemblée générale annuelle, aux fins d’approbation par les membres.
Motion adoptée à l’unanimité.
4. Prochaine réunion: Le 28 septembre 2023, en ligne
5. Séance à huis clos
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
6. Ajournement
Michael Zahra A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Anne Butler, la conclusion de la réunion du conseil d’administration.
Motion adoptée à l’unanimité.
La présidente a ajourné la réunion à 11 h 25 (HE).
