Procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration de
l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (CIRA)
Tenue virtuellement
le 8 décembre 2025
Présent·es :
Conseil d’administration : Rob Villeneuve (président), Anne Butler (vice-présidente), Colleen Arnold, Gwen Beauchemin, Graeme Bunton, Hélène Deschamps Marquis, Janice Diner, Matthew Gamble, Jill Kowalchuk, David Mackey, Crystal Nett et Darcy Smith
Conseiller·ères du conseil d’administration : Byron Holland et John Demco
Secrétaire générale : Brigitte LeBlanc-Lapointe
Absent·es : Aucun·e.
Invité·es : Sanita Alias, Adam Eisner, Jon Ferguson, Jane Fulford, Charles Noir, Devin Somppi, Paula Panetta et Deanna Young
1. Ouverture de la séance et adoption de l’ordre du jour
Le président a ouvert la réunion à 13 h 03, HE, le 8 décembre 2025.
David Mackey A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Anne Butler, l’approbation de l’ordre du jour.
Proposition adoptée à l’unanimité.
1.2 Divulgation des conflits d’intérêts
On n’a déclaré aucun conflit d’intérêts relativement aux points de la réunion.
2. Séance à huis clos (administrateur·rices uniquement)
B. Holland, S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford, C. Noir,
P. Panetta et D. Young se sont retirés de la réunion.
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
B. Holland, S. Alias, A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford, C. Noir,
P. Panetta et D. Young se sont joints à la réunion.
3. Résolutions en bloc
Crystal Nett A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Graeme Bunton, l’approbation du point 3.1 de l’ordre du jour tel que modifié et la réception des autres points.
Proposition adoptée à l’unanimité.
Une discussion s’en est suivie au sujet du certificat des administrateur·rices faisant état des obligations légales, et il a été noté que ces données sont fournies sur une base trimestrielle. La direction tiendra compte du moment où le certificat sera délivré, en ce qui concerne les obligations fiduciaires des administrateur·rices.
4. Comité des finances, de la vérification, de l’investissement et de la gestion des risques (Finance, Audit Investment & Risk Management Committee, « FAIR »)
Le président du FAIR a présenté les faits saillants de la récente réunion du comité, notamment les points suivants :
- Discussion relative à un manque à gagner prévu et aux mesures d’atténuation prises par la direction conformément au déficit budgétaire approuvé.
- Confirmation de la mise en place d’une politique en matière d’actifs nets pour régir les garde-fous de la gestion financière, sans modification de la politique proposée par la direction, et acceptation de cette recommandation par le comité.
- Discussion sur la politique relative au pouvoir de signature bancaire, en notant que des révisions ne sont généralement nécessaires qu’en cas de changements à des postes clés au sein du conseil d’administration et de CIRA.
Crystal Nett A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Colleen Arnold, que la politique révisée relative au pouvoir de signature bancaire, telle que recommandée par le comité des finances, de la vérification, de l’investissement et de la gestion des risques, soit approuvée telle que présentée.
Proposition adoptée à l’unanimité.
5. Comité de gouvernance
Le président du comité de gouvernance a fait état de la récente réunion du comité et a souligné les questions soulevées dans le rapport du directeur du scrutin, notamment les considérations relatives à l’utilisation de la liste des membres.
Politique de rémunération des administrateur·rices
Les modifications proposées à la politique de rémunération des administrateur·rices ont été présentées et ont fait l’objet de discussions.
Hélène Deschamps Marquis A PROPOSÉ, avec l’APPUI de David Mackey, que la politique révisée de rémunération des administrateur·rices, telle que recommandée par le comité de gouvernance, soit approuvée telle que présentée.
Proposition adoptée à l’unanimité.
D. Somppi s’est joint à la réunion.
6. Modification au règlement administratif
Dans le cadre d’un avis adressé à CIRA par Innovation, Sciences et Développement économique Canada (« ISDE ») concernant les changements apportés par ISDE à la manière dont il interagit avec les organisations externes, et en particulier avec les conseils d’administration, il ressort que les administrateur·rices d’ISDE ne participeront plus en tant qu’observateur·rices au conseil d’administration de CIRA. À la place, la relation étroite entre les deux parties sera reflétée dans un protocole d’entente officiel.
Le président du comité de gouvernance a présenté les modifications proposées au règlement no 1 de CIRA visant à supprimer le poste de représentant·e du gouvernement en tant que conseiller·ère du conseil d’administration, et a indiqué qu’une fois approuvées, les modifications proposées entreraient en vigueur immédiatement.
Graeme Bunton A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Jill Kowalchuk, ce qui suit :
1) que le règlement no 1, tel que modifié et mis à jour sous la forme présentée aux administrateur·rices (le « Règlement modifié et mis à jour de 2025 ») et tel que recommandé par le comité de gouvernance, soit approuvé par les présentes à titre de règlement administratif de l’organisation;
2) que le règlement modifié et mis à jour de 2025 soit soumis aux membres lors de la prochaine assemblée générale annuelle pour confirmation;
3) que, après confirmation par les membres, tout·e administrateur·rice ou dirigeant·e soit tenu·e de certifier un exemplaire du règlement modifié et mis à jour de 2025 qui sera versé au registre des procès-verbaux de l’organisation.
Proposition adoptée à l’unanimité.
7. Examen de la politique relative à l’admission des membres de CIRA
Le président du comité de gouvernance a présenté des modifications proposées à la politique relative à l’admission des membres afin d’apporter certaines mises à jour clarificatrices conformes à l’esprit de la politique relative à l’admission des membres et aux règlements de CIRA.
Le président du comité a en outre indiqué qu’un examen plus large de la gouvernance est envisagé dans le cadre du plan de travail du comité de gouvernance.
Darcy Smith A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Anne Butler, que la politique révisée relative à l’admission des membres, telle que recommandée par le comité de gouvernance, soit approuvée telle que présentée.
Proposition adoptée à l’unanimité.
De plus, des travaux se poursuivront sur l’engagement des membres de manière plus générale.
8. Autres points
8.1 Approbation de la date de l’AGA
Anne Butler A PROPOSÉ, avec l’APPUI de Graeme Bunton, que l’assemblée générale annuelle (AGA) pour l’AF 2026 de CIRA ait lieu le 23 septembre 2026.
Proposition adoptée à l’unanimité.
8.2 Calendrier d’entreprise
Le calendrier d’entreprise a été reçu et examiné.
8.3 Plan de travail du conseil
Le plan de travail du conseil a été reçu et examiné.
8.4 Registre des points d’action
Le registre des points d’action a été reçu et examiné. Une discussion s’en est suivie concernant l’avancement en temps opportun des questions de longue date.
8.5 Prochaine réunion
La prochaine réunion a été confirmée comme étant prévue le 18 et le 19 février 2026.
9. Séance à huis clos
A. Eisner, J. Ferguson, J. Fulford, C. Noir, D. Somppi,
P. Panetta et D. Young se sont retiré·es de la réunion.
Le conseil a tenu une séance à huis clos en présence de certains membres de la direction.
B. Holland et S. Alias se sont retiré·es de la réunion.
10. Séance à huis clos (administrateur·rices uniquement)
Le conseil a tenu une séance à huis clos.
11. Conclusion de la réunion
Gwen Beauchemin A PROPOSÉ, avec l’APPUI d’Hélène Deschamps Marquis, de clore la réunion du conseil.
Proposition adoptée à l’unanimité.
La présidente a clôturé la réunion à 14 h 13, HE.
