L’assemblée générale annuelle (AGA) virtuelle de CIRA, réservée aux membres, sera organisée à l’aide d’une nouvelle plateforme de réunion. Pour préparer les membres à ce changement et les sensibiliser aux procédures générales à suivre lors de l’AGA, nous avons élaboré le guide suivant.
Le but d’une AGA
Le but d’une AGA consiste à mener à bien certaines activités liées au fonctionnement de l’organisation, notamment :
- la présentation des états financiers annuels aux membres
- la renomination du vérificateur de l’organisation
- l’élection des administrateurs (l’élection des administrateurs de CIRA commence à l’AGA et dure sept jours)
Les AGA peuvent également inclure des points particuliers, tels que des modifications de règlement et des propositions de membres, qui varient d’une année à l’autre.
Le rôle des membres
Le rôle que jouent les membres* dans l’AGA de CIRA est essentiel. Un quorum de membres doit être atteint pour que l’AGA puisse avoir lieu. Le Règlement administratif de CIRA exige un quorum d’au moins 100 membres pour l’AGA de cette année.
Lors de l’AGA, les membres peuvent participer en proposant et en appuyant des motions, en posant des questions et en fournissant des commentaires liés aux motions et, surtout, en votant sur les motions.
*Nous vous rappelons que, conformément à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et aux règlements administratifs de CIRA, pour pouvoir avoir le droit de voter à l’AGA, vous devez être membre de CIRA depuis 21 jours avant l’AGA et en être toujours membre le jour de l’AGA.
Code de conduite
Toutes les personnes présentes à l’AGA doivent s’exprimer avec respect et courtoisie les unes envers les autres. Les attaques personnelles et les commentaires irrespectueux ne seront pas tolérés et seront jugés irrecevables. Toute personne dont leur comportement, après avertissement de la présidente, interfère sérieusement avec les affaires de l’AGA devra quitter.
Les règles et procédures importantes de l’AGA de cette année.
Lors de l’assemblée générale annuelle de cette année, les membres seront invités à voter sur une :
- motion pour renommer le vérificateur de CIRA
De nouvelles motions portant sur des affaires spéciales ou concernant la gestion des affaires de CIRA ne peuvent être présentées en bonne et due forme à l’AGA pour les raisons suivantes. Un avis de toute affaire spéciale doit être fourni à tous les membres bien avant l’AGA conformément à la période prescrite en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif pour donner aux membres le temps d’examiner pleinement les détails et l’objet de la motion avant décider d’assister ou non à l’assemblée générale et voter. La gestion des affaires de CIRA relève de la seule responsabilité du conseil d’administration et, à ce titre, ne peut faire l’objet d’un vote approprié des membres.
Cependant, les membres peuvent présenter des motions ou des demandes légitimes à l’AGA (p. ex. motions principales, motions subsidiaires et motions incidentes, y compris une question de privilège, un point d’information ou un point d’ordre) conformément aux règles de procédure applicables en vertu du règlement administratif de CIRA. Les membres qui le souhaitent lors de l’AGA doivent :
- Cliquez sur le bouton « Demander la parole ».
- Autorisez l’utilisation de votre appareil photo ou de votre microphone.
- Indiquez au préposé que vous avez une motion ou une demande.
- Vous serez alors placé dans la file d’attente pour intervenir en direct.
Motions
- Les motions seront examinées dans leur ordre de préséance.
- Les motions doivent généralement être proposées et appuyées par les membres.
- Les noms de ceux qui proposent et de ceux qui appuient sont lus à haute voix.
- Les nouvelles motions sur des questions de fond ne peut pas être correctement amené avant la réunion.
- Les membres peuvent présenter des motions ou des demandes légitimes à l’AGA (par exemple, des motions principales, des motions subsidiaires et des motions incidentes, y compris une question de privilège, un point d’information ou un point d’ordre).
Comment proposer et appuyer une motion :
Lorsqu’on demande une personne pour faire la proposition, les membres peuvent :
- Sélectionner l’onglet « Support »
- Sélectionnez « Proposer » dans le menu déroulant
- Cliquez sur la flèche « soumettre »
Lorsqu’on demande une personne pour appuyer la motion, les membres peuvent :
- Sélectionner l’onglet « Support »
- Sélectionnez « Appuyer » dans le menu déroulant
- Cliquez sur la flèche « soumettre »
Questions liées aux motions et aux articles d’affaires
- Un maximum de sept minutes par motion/article d’affaire est accordé lors de la période de questions.
- Les membres sont limités à une question chacun, afin de laisser le temps aux autres membres de participer. S’il reste du temps une fois que toutes les questions ont été posées, les membres seront invités à poser des questions supplémentaires.
- Les membres auront 30 secondes pour poser leur question.
- Tous les participants pourront poser des questions.
- Les questions seront traitées dans l’ordre où elles sont placées dans la file d’attente.
- Les questions doivent prendre la forme d’une question réelle et doivent se limiter à la motion/article d’affaire discutée**.
- Le temps de chaque réponse à une question sera limité à deux minutes.
**Par exemple, au moment de la motion pour la nomination du vérificateur, les questions ne peuvent porter que sur la nomination du vérificateur.
Comment poser une question :
- Cliquez sur le bouton « Demander la parole ».
- Autorisez l’utilisation de votre appareil photo ou de votre microphone.
- Vous serez ensuite placé dans une file d’attente pour intervenir en direct.
Commentaires liés aux motions et aux articles d’affaires
- Un maximum de sept minutes par motion/article d’affaire est accordé lors de la période de commentaires.
- Les membres sont limités à un commentaire chacun afin de laisser le temps aux autres membres de participer. S’il reste du temps après que tous les commentaires ont été faits, les membres seront invités à fournir des commentaires supplémentaires
- Les membres disposeront d’une minute pour émettre leur commentaire.
- Les commentaires seront traités dans l’ordre de leur arrivée dans la file d’attente.
- Les commentaires doivent prendre la forme d’une déclaration et se limiter à la motion/article d’affaire discutée**.
**Par exemple, au moment de la motion pour la nomination du vérificateur, les commentaires ne peuvent porter que sur la nomination du vérificateur.
Comment présenter un commentaire :
- Cliquez sur le bouton « Demander la parole ».
- Autorisez l’utilisation de votre appareil photo ou de votre microphone.
- Vous serez ensuite placé dans une file d’attente pour intervenir en direct.
Vote
- Un vote sera demandé pour chaque motion.
- Les membres doivent voter par l’intermédiaire de la plateforme de webdiffusion.
- Les membres auront les options suivantes :
- Voter OUI pour appuyer la motion;
- Voter NON pour s’opposer à la motion; ou
- S’ABSTENIR pour ne pas voter
- Le vote de chaque motion sera ouvert pendant une minute. Un compte à rebours sera affiché.
- Les résultats seront lus à haute voix et présentés à l’écran.
Comment voter :
Lorsqu’un vote est demandé, les membres sont dirigés vers le bureau de vote sur leur écran avec la motion et les choix de vote.
Les membres devront ensuite sélectionnez l’une des options de vote proposées. Votre vote sera automatiquement enregistré.
Terminologie
Règles de procédure : Nathan & Goldfarb’s Company Meetings For Share Capital and Non-Share Capital Corporations, étant les règles qui s’appliquent aux assemblées des membres, telles qu’elles sont énoncées dans le règlement administratif de CIRA.
Code de conduite : règles acceptées par les participants qui décrivent le comportement acceptable, les normes et les responsabilités lors de la participation à une réunion, comme indiqué dans les présentes. En participant à l’AGA de CIRA, les participants acceptent de se conformer au code de conduite de l’AGA.