Lettre au comité des mises en candidatures

À la suite d’un sondage annuel sur les compétences du conseil d’administration, le conseil d’administration de CIRA soumet une lettre au comité des mises en candidaturesqui décrit les compétences et l’expérience nécessaires au sein du conseil pour assurer une représentation équilibrée au scrutin électoral. Le comité des mises en candidaturestient compte de cette lettre lors de l’examen des candidatures et de la sélection des candidats ; comme le devraient les membres lorsqu’ils montrent leur soutien aux candidats et votent pour les candidats.

1er mai 2023

Président, comité des mises en candidature
Autorité canadienne pour les enregistrements Internet 979, rue Bank, bureau 400
Ottawa, ON  K1S 5K5

Objet : Lettre au comité des mises en candidature

Bonjour membres du comité des mises en candidature de CIRA de 2023,
Merci à chacun·e d’entre vous d’avoir accepté de siéger au comité des mises en candidature de CIRA. Nous tenons à vous remercier pour vos contributions stratégiques, car nous pensons qu’elles sont essentielles au travail de CIRA visant à continuer d’assurer la confiance du public dans la crédibilité de nos processus de gouvernance. L’indépendance et la rigueur du processus de mise en candidature ont permis à CIRA, au cours des dernières années, de bénéficier des meilleurs talents que le Canada a à offrir.

Nous souhaitons vous informer qu’à la suite de l’assemblée générale annuelle de 2022, CIRA a organisé une session d’orientation pour les nouveaux·elles membres du conseil d’administration, ainsi que pour ceux et celles qui commencent un nouveau mandat. Suite aux recommandations faites par le comité des mises en candidature de 2022, CIRA continuera à s’appuyer sur ce processus et à le développer.

Nous profitons de cette occasion pour vous présenter les grandes lignes de certains de nos domaines de travail actuels et à venir, ainsi que des domaines dans lesquels nous avons identifié des besoins, tout en consolidant notre travail de conseil d’administration.

Contexte

CIRA est régie par un conseil d’administration, constitué de 15 membres, responsable de la gouvernance générale des affaires de CIRA en soutien à la gestion des domaines .CA et à la stratégie au nom de l’ensemble des utilisateur·rice·s et de la communauté Internet du Canada. Le conseil d’administration se réunit au moins quatre fois par an, et parfois un peu plus souvent. De plus, chaque membre du conseil siège également à au moins deux comités du conseil. Les comités du conseil sont établis pour faciliter le travail du conseil et relèvent de celui-ci. Les comités se réunissent au moins trois fois par an, et parfois un peu plus souvent. Les comités s’occupent des éléments suivants :

1.    Gouvernance
2.   Finances, audits, investissements et gestion des risques
3.   Rémunération et vérification
4.   Stratégie des services
5.   Investissement communautaire

À l’occasion, le conseil d’administration de CIRA peut décider de créer des comités ad hoc pour aborder un domaine de travail précis et urgent du conseil, le délai étant limité à court terme. En ce qui concerne le travail du conseil et des comités de travail de CIRA, les candidat·e·s doivent être conscient·e·s du temps consacré à la préparation des réunions, à l’examen des documents et à la participation active requise.

La composition du conseil d’administration de CIRA comprend : douze autres membres du conseil élu·e·s par les membres de CIRA, qui sont des titulaires de noms de domaines .CA. Les élections du conseil d’administration se déroulent une fois l’an par scrutin lors de l’assemblée générale annuelle de CIRA (chaque automne, en septembre). Trois autres sont des conseiller·ère·s du conseil d’administration sans droit de vote, le président et chef de la direction, le fondateur du nom de domaine .CA d’origine et un·e représentant·e du gouvernement du Canada. Le conseil d’administration de CIRA n’est pas un conseil débutant et son rôle et ses responsabilités sont assujettis aux dispositions des règlements administratifs de CIRA, de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif et de ses règlements et autres lois applicables. La responsabilité fiduciaire du conseil est d’assurer les meilleurs intérêts de CIRA et d’exercer le devoir de diligence et le devoir de loyauté dans sa supervision et sa prise de décisions stratégiques. Les connaissances et l’appréciation de la communauté multipartite de CIRA sont également utiles. En outre, le conseil organise une séance d’orientation à l’intention de ses nouveaux·elles membres et organise quelques brèves formations de groupe de perfectionnement professionnel tout au long de l’année. Une expérience de gouvernance en conseil d’administration ou en haute direction est souhaitable pour pouvoir contribuer stratégiquement à la supervision du travail de la direction dans la mise en œuvre du plan stratégique.

Le comité des mises en candidature

Les travaux du comité des mises en candidature sont guidés par la Politique relative aux mises en candidature et aux élections 2023 de CIRA, adoptée par le conseil d’administration de CIRA le 28 février 2023 à la suite de la motion présentée par le comité de gouvernance.

En septembre 2023, il y aura quatre (4) postes vacants au sein du conseil d’administration de CIRA. L’un de ces postes vacants sera rempli à partir de la liste des membres. Trois de ces postes vacants seront pourvus par des personnes nommées par le comité des mises en candidature. Tou·te·s les administrateur·rice·s élu·e·s serviront un mandat de trois ans et, comme le stipulent les règlements, les administrateur·rice·s ne pourront pas servir plus de trois mandats consécutifs de trois ans. La liste des candidat·e·s du comité des mises en candidature peut comprendre cinq à neuf personnes qui, selon ce comité, permettront d’obtenir le meilleur équilibre entre les compétences, l’expérience, les antécédents et les caractéristiques personnelles, afin d’optimiser la capacité du conseil d’administration de CIRA à s’acquitter de son rôle et de ses responsabilités et à offrir un leadership stratégique et une supervision experte. Le nombre de candidat·e·s à nommer au sein du comité des mises en candidature est déterminé à la discrétion des membres du comité sous réserve des restrictions prévues dans les règlements.

Vers l’avenir : CIRA en 2023

En 2023, nous avons entamé la quatrième année du plan stratégique quinquennal de CIRA, et nous avons réalisé un examen à mi-parcours des progrès réalisés dans sa mise en œuvre, compte tenu de l’évolution du contexte informatique national et mondial, ainsi que de l’ère pandémique et post-pandémique.

Poursuivant son engagement à fournir des conseils et un développement professionnel, le conseil d’administration de CIRA a rédigé et adopté une charte révisée du conseil d’administration décrivant les rôles et les responsabilités de chaque membre du conseil d’administration et de chaque comité. En outre, le personnel de CIRA organise un exercice de simulation sur les rançongiciels afin d’accroître la sensibilisation et les connaissances des membres du conseil, alors que l’organisation continue de mettre en œuvre sa mission de bâtir un Internet fiable et de promouvoir, de gérer et de protéger l’intégrité et la sécurité des domaines .CA, au profit de la population canadienne.

Au début de cette année, les membres du conseil d’administration ont à nouveau répondu au sondage de la matrice des compétences du conseil. Cette auto-évaluation a donné à chaque membre du conseil l’occasion d’évaluer ses propres compétences et capacités, comme étant avancées, bonnes ou passables. On a demandé aux membres du conseil de faire preuve d’autocritique dans leur auto-évaluation. Le comité de gouvernance a discuté le 28 mars des résultats de cette évaluation et a pris note des points forts autour de la table du conseil. Quelques domaines de compétences potentielles et de lacunes en matière de compétences ont été relevés (annexe A).

Les besoins du conseil d’administration de CIRA

Le conseil d’administration de CIRA bénéficierait de la contribution continue de candidat·e·s ayant fait leurs preuves dans la transformation d’organisations par le biais d’innovations, de l’établissement de cultures positives,
de la promotion de la durabilité et de la promotion de relations solides ancrées sur la confiance, la collaboration et le respect mutuel. Le conseil d’administration de CIRA est un conseil de stratégie et de surveillance, et non un conseil opérationnel. Le conseil gère et supervise les responsabilités déléguées à la direction, afin d’assurer une supervision appropriée de la performance et des résultats.

Compétences

Le récent sondage sur les compétences du conseil d’administration lancé par le comité de gouvernance a mis en évidence deux domaines de compétences essentielles qui méritent d’être pris en considération.

1.    L’expérience et la connaissance du système de noms de domaine, ainsi que de l’écosystème national et mondial dans lequel opère la mission et la mise en œuvre du plan stratégique de CIRA. En particulier, CIRA recherche des candidat·e·s capables d’énumérer des exemples précis et concrets de leur expérience dans le secteur des noms de domaine.
2.    Des connaissances financières et de l’expérience dans les domaines des finances, de l’audit, des investissements et de la supervision des risques au niveau du conseil et des travaux des comités, y compris une ou plusieurs personnes possédant des qualifications professionnelles (c.-à-d. CPA, CFA, FMVA, etc.) et deune l’expérience professionnelle dans une ou plusieurs de ces domaines. En particulier, CIRA recherche des candidat·e·s ayant une expérience pratique avancée dans ces domaines.

En outre, bien que notre enquête sur les compétences du conseil n’ait pas mis en évidence des lacunes dans le domaine des connaissances et de l’expérience en matière de cybersécurité, compte tenu de la composition actuelle du conseil, nous pensons que, étant donné le contexte instable dans lequel les technologies Internet évoluent, le rythme des innovations et de la croissance, l’intensité et les répercussions des perturbations, ainsi que les coûts de réparation des actions causées par les cybermenaces nationales et mondiales et par divers acteurs de la menace, le travail de CIRA visant à protéger l’Internet et les domaines .ca au profit de la population canadienne mérite une attention soutenue. En matière de cybersécurité, le conseil d’administration de CIRA aspire à rester à la fois axé sur l’actualité et l’avenir. Une sensibilisation continue à l’importance des connaissances et de l’expertise du conseil en matière de cybersécurité, afin d’assurer une supervision efficace par le conseil en matière de gestion des risques liés à la cybersécurité, est souhaitable.

Attributs

Afin d’assurer un bon équilibre et une planification ordonnée de la relève dans la composition du conseil alors que nous adoptons le renouvellement et le rajeunissement et que nous renforçons l’efficacité de notre conseil, nous nous efforçons de demeurer un conseil efficace et stratégique. Nous demandons au comité des mises en candidature de prendre en considération les attributs, y compris la capacité à :

1.    Encourager la collaboration et à aider à établir un consensus.
2.   Formuler des questions pertinentes et à articuler des points de vue avec un raisonnement fondé sur des preuves.
3.   Comprendre les risques et les possibilités stratégiques qui peuvent avoir une incidence sur le CIRA et à proposer des solutions durables.
4.   Faire preuve de leadership avec une approche créative et novatrice à la résolution de problèmes.
5.   Envisager diverses perspectives, expériences et solutions, dans un esprit d’ouverture et d’amélioration continue.

Diversité et inclusion

Des leaders communautaires talentueux·euses et expérimenté·e·s, qui s’engagent envers la mission de CIRA, comprennent ce qui a trait au domaine .ca et qui sont capables et désireux d’investir pour apporter des contributions stratégiques au travail de notre conseil d’administration. En tant que société nationale sans but lucratif, nous nous engageons à favoriser une culture diversifiée et inclusive exempte de préjugés et de discrimination conscients ou inconscients au sein de notre conseil. Le conseil d’administration de CIRA bénéficierait d’un mélange d’administrateur·rice·s talentueux·euses, qualifié·e·s et diversifié·e·s qui possèdent des compétences, des aptitudes, des expériences, des antécédents culturels et une représentation régionale qui reflètent notre riche éthos canadien et notre secteur.

Représentation régionale

La composition régionale actuelle des membres votant·e·s du conseil comprend : un·e (1) membre de la Colombie-Britannique, un·e (1) de l’Alberta, huit (8) de l’Ontario et deux (2) de la Nouvelle-Écosse. Deux des conseiller·ère·s du conseil d’administration sont originaires de l’Ontario et le troisième de la Colombie-Britannique.

Le mandat de trois ans de quatre (4) membres du conseil élus en 2020 arrive à sa fin. Il s’agit de trois (3) membres de l’Ontario et d’un·e (1) membre de l’Alberta. Nous vous demandons de garder à l’esprit l’aspiration du conseil à s’enrichir de talents provenant de l’ensemble du Canada, afin d’assurer une représentation de la communauté nationale multipartite de CIRA.

Bilinguisme

Le conseil d’administration de CIRA continue de mener ses activités exclusivement en anglais. Le sondage sur les compétences du conseil de cette année a révélé que quatre membres du conseil sont parfaitement bilingues et que le nombre de personnes qui comprennent les deux langues officielles du Canada est en hausse.

En tant qu’organisation nationale ayant pour mandat de promouvoir et de protéger les domaines .ca partout au Canada au bénéfice de la population canadienne, nous croyons que les talents anglophones et francophones au sein du conseil sont les bienvenus. Nous nous engageons à faire preuve de diversité dans le leadership éclairé et nous comprenons que les cultures et les langues nous aident à élargir nos horizons, à développer nos réseaux et nos partenariats et à apprendre des meilleures pratiques de partout au Canada.

Contrôle de diligence raisonnable

Si le comité des mises en candidature estime qu’il est utile et nécessaire de procéder à un entretien en personne ou par vidéoconférence, nous serions ravis de le faire. De plus, le processus de vérification des références utilisé au cours des dernières années a permis de s’assurer que des candidat·e·s de qualité étaient proposé·e·s dans la liste finale des candidat·e·s. Si vous pensez que vous avez besoin de temps pour évaluer les compétences, les aptitudes, les antécédents, les attributs et la capacité des candidat·e·s à comprendre les questions de gouvernance, avant que les candidat·e·s ne soient proposé·e·s sur la liste des mises en candidature, vous pouvez être assuré·e que le personnel de CIRA pourra gérer pour vous l’aspect logistique dans le cadre de son soutien régulier au comité des mises en candidature.

Réunion de lancement du comité des mises en candidature

Nous respectons sincèrement l’impartialité, l’indépendance et l’intégrité des membres du comité des mises en candidature et le mandat de ce comité. Nous avons conscience que le mandat de votre comité vous permet de désigner les meilleur·e·s candidat·e·s possibles, qui possèdent les compétences, les antécédents et les attributs globaux qui permettront au conseil de fonctionner de manière optimale dans son ensemble.

Étant donné que la présidente actuelle du conseil doit être réélu cette année, le vice-président du conseil, ainsi que le président du comité de gouvernance etComme par les années passées, la présidente du conseil et le président et chef de la direction seraient heureux d’assister à la réunion de lancement du comité des mises en candidature pour 2023, avant le début de votre examen actif et de vos délibérations sur les candidat·e·s.

Encore une fois, nous vous remercions sincèrement de votre contribution à CIRA.

Lectures recommandées
1.    Plan stratégique pour l’AF 2021-2025
2.   Plan d’entreprise pour l’AF 2023
3.   Règlement n° 1 de CIRA
4.   Annexes A et B – Composition du conseil d’administration, mandat(s), compétences, aptitudes, expérience, diversité, y compris le genre et les régions.

Andrew Escobar, Vice-président, conseil d’administration de CIRA

Eric Hill, Président du comité de gouvernance

Appendix A – Résultats de la matrice des compétences au sein du conseil de CIRA

* Note sur les objectifs en matière de compétence

En ce qui concerne les compétences essentielles, nous nous attendons à ce que le conseil soit constitué d’au moins quelques membres dont les compétences sont avancées et solides, conformément à l’objectif; il est impératif qu’il soit formé de quelques personnes considérées comme « avancées ».

En ce qui concerne les compétences utiles, nous nous attendons à ce que les membres possèdent de « solides » compétences (ou même, avancées), conformément à l’objectif.

Guide d’évaluation :

Avancé ou expert : L’expertise du membre est considérable. Il pourrait enseigner la matière ou conseiller à cet égard, ou il est reconnu ou certifié comme un expert ou un spécialiste dans le domaine.

Solide ou bon : Le membre possède une solide expérience acquise dans ses postes actuels et antérieurs au sein d’un conseil ou d’un emploi. Il comprend les principaux principes fondamentaux et concepts du domaine et les a mis en pratique au sein d’un conseil de haut niveau.

Satisfaisant : Le membre possède des connaissances de base dans le domaine. Il apporte une expérience généraliste qu’on pourrait attendre d’un haut dirigeant ou d’un directeur principal ayant la responsabilité de prendre des décisions qui demandent l’examen de ces questions, mais qui ne font pas partie de son secteur d’intervention.

Aucun ou minimal – Une expérience minimale ou absente dans le domaine.

Appendix B – Conseil d’administration de CIRA