Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 10 juin 2014 à 9 h.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Invités : Jennifer Austin, Dave Chiswell, Mark Gaudet, Paul Havey, Jacques Latour
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 10 juin 2014 à 9 h.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic, Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Invités : Jennifer Austin, Dave Chiswell, Mark Gaudet, Paul Havey, Jacques Latour
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté, avec une modification mineure dans l’ordre des points.
(Motion proposée par B. St.Arnaud et appuyée par B. Sandiford)
2. Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 17 avril 2014, du 22 mai 2014 et du 30 mai 2014
Il est proposé que les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration du 17 avril 2014, du 22 mai 2014 et du 30 mai 2014 soient approuvés tels que présentés.
(Motion proposée par B. Gibson, appuyée par K. McArthur et adoptée à l’unanimité)
3. Remarques de la présidente
La présidente n’a aucune remarque particulière à faire à ce moment-ci.
L. Gravel et B. Holland quittent la réunion.
4. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos pour discuter de l’évaluation du rendement et de la rémunération du chef de la direction.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel et B. Holland se joignent à nouveau à la réunion.
D. Chiswell, P. Havey et J. Latour se joignent à la réunion.
5. Mises à jour financière et opérationnelle
5.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
5.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Parmi les faits notables du rapport, on note les changements en ce qui a trait aux domaines « under management » (DUM) depuis la présentation du dernier rapport. Le rapport contient aussi un examen et une discussion sur l’état des projets en cours ou planifiés dans le cadre du plan stratégique pour la période se terminant le 30 septembre 2014.
5.3 Examen des résultats financiers préliminaires non vérifiés du quatrième trimestre de l’AF14
Le personnel présente les résultats financiers préliminaires non vérifiés du quatrième trimestre de l’AF14. Il attire l’attention des membres sur l’excédent global, qui est conforme aux attentes pour les résultats de fin d’exercice. Les recettes sont plus élevées que prévu en raison des nouveaux enregistrements nets et des renouvellements cumulatifs de domaines, qui sont aussi plus élevés que prévu. Les dépenses, qui sont moins élevées que prévu, s’explique, principalement par le décalage dans le temps des embauches d’ÉTP et des départs de personnel, par les économies réalisées au chapitre des services de conseil, de la formation du personnel et des voyages, et par l’augmentation moins rapide que prévu des dépenses pour le développement de nouveaux produits.
Le personnel informe le conseil d’administration qu’à compter du premier trimestre de l’AF15, le format des rapports financiers sera modifié pour éliminer la ligne « Marge de contribution ».
6. Rapports des comités
6.1 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le Comité de stratégie du marché ne s’est pas réuni depuis sa dernière réunion en avril. Le personnel fera une présentation sur le service DNS Anycast pour le domaine .CA plus tard dans le courant de la réunion.
6.2 Rapport du Comité de la rémunération et d’examen
Le Comité de la rémunération et d’examen a soumis son rapport au conseil d’administration durant la séance à huis clos qui s’est tenue plus tôt.
6.3 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques
La présidente du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) déclare que ce comité s’est réuni le 27 mai 2014. Le comité a examiné les résultats financiers préliminaires non vérifiés pour le quatrième trimestre de l’AF14, le Rapport sur la gestion des risques, de même que la proposition relative au bail immobilier.
a. Rapport sur la gestion des risques
Le Rapport sur la gestion des risques est présenté à la réunion. Dans l’ensemble, le conseil d’administration est satisfait du nouveau format. On souligne que ce rapport sera réévalué sur une base continue et que toute suggestion pour apporter des modifications au rapport doit être transmise au comité.
b. Processus de gestion des placements
La présidente du Comité VFIGR fait le point sur la recherche d’un gestionnaire de portefeuille. Le comité a déterminé qu’il serait prudent de retenir les services d’un consultant en placements pour aider à l’élaboration de la demande de propositions pour l’embauche d’un gestionnaire de portefeuille. Le recrutement d’un conseiller en placements est en cours.
c. Mise à jour sur les bureaux
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos pour discuter de la recommandation du personnel relativement au bail immobilier.
À l’issue de cette séance à huis clos, sur recommandation du Comité VFIGR et sur proposition dûment appuyée, il est proposé d’adopter la stratégie de négociation du bail que la direction jugera appropriée, en tenant compte de l’option qui est privilégiée, dans le but de finaliser une nouvelle convention de bail avant le 31 juillet 2014, et de résilier le bail actuel de l’ACEI une fois que le nouveau bail aura été conclu et signé.
(Motion proposée par R. Liang, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
6.4 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance mentionne que ce comité s’est réuni plusieurs fois le mois dernier pour formaliser la composition du Comité des mises en candidature et approuver le rapport sur la diversité au sein du conseil d’administration. Au cours de la réunion qui s’est tenue la veille, le comité a examiné le processus de sondage annuel sur l’efficacité du conseil d’administration et des comités. Le comité a aussi examiné certaines des politiques de l’organisation et autorisé le personnel à préparer une version révisée du Code de conduite des administrateurs et de la Politique relative aux conflits d’intérêts, pour lui intégrer des éléments de la politique actuelle sur les liens financiers entre administrateurs. Enfin, elle indique que, dans le cadre de l’examen annuel des mandats des comités, on demandera aux présidents des comités d’examiner leurs mandats respectifs et de transmettre les modifications proposées à la présidente du Comité de gouvernance.
J. Austin se joint à la réunion.
6.5 Rapport du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire
Le président du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire indique qu’il a reçu des commentaires sur le Programme d’investissement communautaire de la part de membres du comité et qu’un rapport sera présenté au conseil d’administration à sa réunion de septembre.
7. Mise à jour sur le Programme d’investissement communautaire
a. Rétroaction
Le personnel rapporte que, globalement, le Programme d’investissement communautaire a connu un grand succès et que l’on a reçu beaucoup plus de demandes que ce qui avait été anticipé, soit 149 demandes totalisant 7,975 M$. Au final, 29 demandes ont été approuvées pour un financement totalisant 1,264 M$. L’annonce publique, appuyée par un blitz médiatique en trois volets, a débuté le 30 mai 2014.
La direction fait le point sur les forces et sur les faiblesses du programme durant sa première année d’existence. On décrit les difficultés qui ont été rencontrées et les mesures qui ont été prises pour y faire face. Par exemple, des problèmes occasionnés par le blocage des courriels et des pourriels, qui ont été réglés depuis, ont créé des difficultés à la fois pour l’ACEI et pour les proposants. Le processus utilisé pour acheminer les dossiers à bon port a été examiné et des modifications seront mises en œuvre l’an prochain. Du côté positif, les proposants ont souligné la qualité et la clarté du matériel fourni pour la soumission des demandes, en particulier les lignes directrices.
Le président du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire ajoute que les membres de ce comité ont fait des suggestions pour améliorer le processus. Des inquiétudes ont été soulevées sur les moyens mis en œuvre pour faire face au le nombre élevé de demandes qui sont attendues pour le prochain tour, au vu de la popularité grandissante du programme.
La discussion porte ensuite sur le lancement médiatique. Le personnel indique que les relations avec les médias se feront sur une base continue tout au long de l’année, au fur et à mesure que les principaux récipiendaires franchiront les principales étapes de leur projet.
b. Recommandation budgétaire
Comme il lui a été demandé par le conseil d’administration à sa réunion du 22 mai 2014, le personnel a fourni différentes options budgétaires pour le financement additionnel du programme cette année.
Sur proposition dûment appuyée, il est proposé que soit approuvé par les présentes le prélèvement d’un budget supplémentaire de 264 K$ à même l’excédent accumulé pour compenser le financement supplémentaire requis pour le Programme d’investissement communautaire en 2014.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par B. Gibson et adoptée à l’unanimité)
J. Austin quitte la réunion.
M. Gaudet se joint à la réunion
8. Services gérés par le DNS
Une présentation est faite à la réunion sur le marché des services gérés par le DNS. Le point central de cette présentation porte sur l’augmentation des attaques par déni de service distribué (DDOS) et des attaques visant à saturer la bande passante. Les mesures envisagées pour atténuer l’impact des attaques DDOS sont expliquées.
Les membres discutent du marché potentiel pour la mise en place d’un réseau de serveurs DNS Anycast secondaires canadiens dans le but de réduire le risque que de telles attaques ciblent des entreprises canadiennes. Un modèle de serveur DNS Anycast secondaire a été présenté qui augmenterait les services DNS actuellement offerts par les fournisseurs de services existants (par exemple, les registraires, les hébergeurs et les FSI). Ces serveurs DNS seraient situés principalement au Canada et offriraient des performances et des protections additionnelles contre les attaques DDOS grâce à des nœuds situés à des emplacements internationaux choisis. Une analyse de rentabilisation sur une période de 5 ans d’un service DNS Anycast pour le domaine .CA fait aussi partie de la présentation.
M. Gaudet quitte la réunion.
9. Discussion des exigences en matière de présence au Canada pour les registraires
Les membres sont informés de la politique en place régissant les exigences en matière de présence au Canada (EPC) pour les registraires, une politique qui a été adoptée il y a quinze ans. On note que la situation a beaucoup changé depuis, au vu surtout de la hausse importante du nombre de domaines de premier niveau génériques (gTLD) et du grand nombre de juridictions qui n’ont présentement aucune exigence en matière de présence locale pour les registraires.
L’impact de ces exigences sur les titulaires canadiens et sur le taux de pénétration du domaine .CA au Canada incite l’ACEI à se demander s’il est opportun d’apporter des modifications à certains aspects des règles EPC.
Lors de la discussion qui suit, des questions sont soulevées sur les implications d’un cadre réglementaire modifié pour régir les exigences en matière de présence locale. On convient que le personnel explorera cette question de manière plus approfondie et qu’il rendra compte des résultats de ses recherches au conseil d’administration à une date ultérieure.
10. Autres questions
La présidente rappelle aux membres du conseil que des réunions des comités se tiendront dans le courant de l’été.
11. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Calgary le 16 septembre 2014, concomitamment avec l’Assemblée générale annuelle.
D. Chiswell, D. Fowler, P. Havey et L. Gravel quittent la réunion.
12. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.
13. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par A. Escobar et appuyé par L. Macdonald que la séance soit levée à 15 h.
