Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Four Points by Sheraton à Calgary le 16 septembre 2014.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (présidente), Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Invités : Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue à l’hôtel Four Points by Sheraton à Calgary le 16 septembre 2014.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (présidente), Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Invités : Dave Chiswell, David Fowler, Paul Havey, Jacques Latour
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour de la réunion soit adopté, avec une modification mineure dans l’ordre des points.
(Motion proposée par B. St.Arnaud, appuyée par R. Liang et adoptée à l’unanimité)
2. Remarques de la présidente
La présidente rappelle aux membres du conseil d’administration que le mandat d’un administrateur en poste ne prend fin que 30 jours après la tenue de l’élection.
3. Approbation des procès-verbaux des réunions du conseil du 10 juin 2014 et du 30 juillet 2014
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 10 juin 2014 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par B. St.Arnaud, et adoptée à l’unanimité)
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 30 juillet 2014 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par B. Gibson et adoptée à l’unanimité)
4. Nomination d’un secrétaire de l’ACEI
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Carole Mackaay au poste de secrétaire de l’ACEI pour un mandat d’un an, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par B. St.Arnaud et adoptée, C. Mackaay s’abstenant)
5. Mises à jour financière et opérationnelle
5.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
5.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Parmi les faits notables du rapport, on note que les renouvellements demeurent élevés, avec un taux de plus de 80 %, et que le taux de croissance nette des nouveaux enregistrements est légèrement inférieur aux prévisions budgétaires. On fait valoir que la croissance des domaines ralentit à l’échelle mondiale. Malgré tout, le domaine .CA demeure parmi les 5 premiers ccTLD pour la croissance des noms de domaine. On commente également l’état d’avancement des projets en cours ou planifiés d’ici le 30 décembre 2014.
5.3 Examen des résultats financiers du premier trimestre de l’AF15
Les états financiers ont été fournis au conseil d’administration à titre d’information et ils sont présentés à la réunion.
Le personnel fournit un aperçu des résultats financiers réels pour le premier trimestre de l’AF15, et les compare à ceux prévus au budget. Il note que les recettes sont légèrement plus élevées que prévu. Il l’attribue au taux élevé des renouvellements de noms de domaine durant cette période. Les dépenses ont été aussi moins élevées que prévu à la fin du premier trimestre de l’AF15, en raison principalement du décalage dans le temps des nouvelles embauches.
6. Rapports des comités
6.1 Rapport du Comité de stratégie du marché
Le président du Comité de stratégie du marché déclare qu’à la dernière réunion de ce comité, le personnel a fait le point sur les initiatives en cours. Un examen exhaustif des services DNS a aussi été fourni. Dans l’ensemble, le comité est satisfait des progrès réalisés par la direction dans ces secteurs. La discussion a aussi porté sur la stratégie des canaux et sur les communications avec les partenaires de canaux.
6.2 Rapport du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques
La présidente du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques indique que ce comité a participé activement à la sélection d’un gestionnaire de portefeuille. Elle précise que trois candidats ont été invités à soumettre une proposition et que les entrevues se dérouleront dans la semaine qui suit. Elle ajoute qu’un examen de la Politique d’investissement sera nécessaire une fois que le gestionnaire de portefeuille aura été choisi.
6.3 Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance rend compte de sa réunion qui s’est tenue plus tôt ce mois-ci. Le comité a recommandé que le conseille d’administration approuve les mandats révisés du Comité de vérification, des finances, de l’investissement et de gestion des risques (VFIGR) et du Comité de la rémunération et d’examen.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité VFIGR tel que présenté.
(Motion proposée par R. Liang, appuyée par B. Gibson et adoptée à l’unanimité)
Une discussion suit sur les modifications proposées au mandat du Comité de la rémunération et d’examen. Il est proposé que le paragraphe qui fait référence au nombre de réunions soit supprimé.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le mandat du Comité de la rémunération et d’examen avec la modification proposée.
(Motion proposée par B. Gibson, appuyée par K. McArthur et adoptée à l’unanimité)
La présidente du Comité de gouvernance déclare qu’une liste de sujets lui a été transmise pour la séance d’orientation des administrateurs. Les sujets comprennent la gouvernance d’entreprise et la gouvernance de l’Internet, les relations avec les partenaires et le plan stratégique. Le personnel préparera un ordre du jour en conséquence et tous les administrateurs se doivent d’assister à la séance en novembre.
Le rapport du sondage sur l’efficacité du conseil d’administration est présenté à la réunion. Dans l’ensemble, le conseil d’administration est satisfait avec l’orientation et le leadership.
Le comité a aussi examiné les modifications apportées à la version révisée du Code de conduite des administrateurs et de la Politique relative aux conflits d’intérêts et aux liens financiers. On précise que ces modifications se limitent à l’incorporation dans la politique du texte portant sur les liens financiers, et à l’inclusion de mises à jour mineures. Une révision plus approfondie est requise et la politique sera présentée de nouveau au conseil à une date ultérieure.
6.4 Rapport du Comité du Programme d’investissement communautaire
Le président du Comité du Programme d’investissement communautaire rapporte que ce comité s’est réunion récemment pour recueillir les perceptions du groupe sur ce qui avait bien fonctionné et sur ce qui pourrait être amélioré avec le processus d’attribution, l’évaluation du premier cycle de sélection des demandes et l’attribution des fonds aux proposants dont la demande a été retenue. Dans l’ensemble, le comité est satisfait du processus. Toutefois, des inquiétudes sont soulevées en ce qui concerne le logiciel d’évaluation et le volume des demandes. Le personnel présentera au comité un certain nombre d’améliorations au processus en ce qui concerne l’outil d’évaluation, de même que des recommandations sur un plan d’urgence dans l’éventualité où un processus futur donnerait lieu à un nombre ingérable de demandes.
7. Mise à jour sur ICANN/IANA
Le personnel fournit une brève mise à jour sur la transition de la fonction de l’IANA et sur le processus d’imputabilité de l’ICANN.
8. Autres questions
8.1 Résolution concernant le coffret de sûreté
Le personnel a demandé qu’un coffret de sûreté soit ouvert à Ottawa. On précise que le conseil d’administration doit adopter une résolution pour approuver ce type de contrat de location.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la location d’un coffret de sûreté, tel qu’énoncé dans la résolution de la Banque Royale du Canada présentée à la réunion.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par B. St.Arnaud et adoptée à l’unanimité)
8.2 Portail du conseil d’administration
La présidente examine les résultats du sondage auprès des membres du conseil d’administration et note que, de façon générale, les administrateurs sont satisfaits du portail actuel du conseil d’administration. Une discussion s’ensuit. On convient que la décision d’adopter le portail actuel de façon permanente sera reportée jusqu’à ce que le conseil d’administration ait eu la chance d’assister à une présentation sur un autre portail possible. Cette présentation est prévue pour la prochaine réunion du conseil d’administration.
9. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le 13 novembre 2014.
D. Chiswell, D. Fowler, L. Gravel, P. Havey et J. Latour quittent la réunion.
10. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé que la séance soit levée à 15 h 45.
