Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 29 octobre 2013 à 10 h.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (par téléphone), Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 29 octobre 2013 à 10 h.
Administrateurs présents : Kerry Brown, Andrew Escobar, Michael Geist, Bill Gibson, Rowena Liang, Louise Macdonald, Carole Mackaay, Kevin McArthur, Susan Mehinagic (par téléphone), Bill Sandiford, Bill St.Arnaud, Rob Villeneuve
Conseillers : John Demco, Byron Holland, Adam Scott
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Président temporaire
J. Demco assume temporairement le rôle de président, avec l’approbation du conseil d’administration.
2. Approbation de l’ordre du jour
L’ordre du jour de la réunion est adopté avec une modification à l’ordre des points.
3. Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil du 17 septembre 2013
Il est proposé que le procès-verbal de la réunion du conseil du 17 septembre 2013 soit approuvé tel que présenté.
(Motion proposée par B. Sandiford, appuyée par K. Brown, et adoptée, R. Villeneuve s’abstenant.)
4. Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs
Le président souhaite la bienvenue aux membres nouvellement élus au conseil d’administration et aux membres qui ont été réélus – R. Villeneuve, L. Macdonald, K. McArthur et R. Liang.
5. Nomination du président
Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de président du conseil d’administration. Après la clôture des mises en candidature, le président du conseil est nommé conformément à l’article 8.02 du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Susan Mehinagic au poste de présidente du conseil d’administration de l’ACEI pour un mandat de deux ans, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période de deux ans et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l’unanimité)
6. Nomination du vice-président
Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après la clôture des mises en candidature, le vice-président du conseil est nommé conformément à l’article 8.02 du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Bill Sandiford au poste de vice-président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période d’une année, ou jusqu’à la réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par B. Sandiford, et adoptée à l’unanimité)
J. Demco laisse son siège à titre de président temporaire à la nouvelle présidente. Étant donné qu’elle participe à la réunion par téléphone, S. Mehinagic cède le fauteuil de la présidence pour le restant de la réunion à B. Sandiford.
7. Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance rapporte que ce comité s’est réuni la semaine précédente. Le président du comité consultatif a fait le point sur la composition du Comité consultatif du Programme d’investissement communautaire, et les points suivants ont été examinés : processus pour l’élection d’un président et d’un vice-président; mandat du comité; rôle du secrétaire de l’ACEI; et mécanisme de rétroaction du conseil d’administration.
8. Calendrier et processus pour les modifications aux mandats et à la composition des comités
La présidente du conseil d’administration annonce qu’elle va consulter chaque administrateur au cours des prochaines semaines pour discuter des comités qui les intéressent et de ce qui leur convient le mieux.
P. Havey se joint à la réunion.
9. Mises à jour financière et opérationnelle
9.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
9.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le rapport fait état d’une augmentation continue des nouveaux enregistrements par rapport à ce qui avait été prévu dans le budget. On y note également qu’en raison de la visibilité plus élevée accordée récemment dans les médias au détournement du domaine du NY Times et de l’impulsion que cela a fournie, le projet de verrouillage du registre a progressé du stade de l’étude à celui de la compilation des besoins commerciaux.
9.3 Examen des résultats financiers du deuxième trimestre de 2014
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Parmi les faits saillants du rapport, on note que les ventes de noms de domaine continuent à augmenter et dépassent maintenant les prévisions budgétaires. Les renouvellements et les transferts ont aussi dépassé les prévisions durant ce trimestre. Par conséquent, les revenus d’enregistrement cumulatifs pour l’exercice sont plus élevés de 295 K$ par rapport au budget, et des revenus additionnels de 212 K$ seront constatés pour le reste de l’année pour les activités d’enregistrement qui ont eu lieu durant la première moitié de l’année. On ajoute que, si la tendance à l’augmentation des ventes se pursuit durant le reste de l’exercice, des revenus additionnels de 105 K$ pourraient se matérialiser. En ce qui a trait aux dépenses, on précise que l’écart favorable des dépenses de 381 K$ par rapport au budget à la fin du deuxième trimestre de 2014 est dû, en grande partie, au décalage dans le temps entre les embauches (ÉTP) et les départs. Par conséquent, le personnel a indiqué que l’on pouvait faire plus pour le Programme d’investissement communautaire, investir dans de nouveaux produits et services, et devancer certains des projets prévus pour l’an prochain.
10. Rapport final du directeur du scrutin sur l’élection de 2013
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
Le rapport sur l’élection de 2013, donnée en sous-traitance à Dominion Voting, démontre que l’élection s’est bien déroulée. Le rapport final du directeur de scrutin ne signale pas d’écart important à l’égard des politiques ou des règles régissant les élections qui nécessiterait d’être porté à l’attention du conseil d’administration.
11. Examen de la structure et du contenu du registre des risques
Le personnel donne un aperçu du contenu du Rapport sur la gestion des risques de l’entreprise et met en lumière les risques et possibilités. Il note que l’information sur la gestion des risques reflète les modifications apportées dans la comptabilisation des risques et dans l’évaluation de l’exposition au risque pour tous les risques de l’entreprise entre deux intervalles de temps donnés. Le rapport recommande qu’à l’avenir, les rapports sur la gestion des risques soient synchronisés avec les exercices comptables. Le personnel souligne que le contenu du rapport de gestion des risques a été élaboré grâce à la rétroaction fournie par le Comité de gestion des risques. Dorénavant, une brève présentation PowerPoint des aspects les plus pertinents du rapport sera présentée au conseil d’administration après son examen par le Comité de vérification, des finances et de l’investissement sur une base semestrielle et, vraisemblablement, trimestrielle dans un proche avenir.
12. Examen du Comité consultatif du PIC
Le président du Comité consultatif informe le conseil d’administration que des invitations ont été envoyées à cinq candidats potentiels et que l’on fera un suivi auprès de chaque candidat la semaine prochaine. Il rappelle également aux membres du conseil que ce comité nommera deux membres additionnels parmi les membres du conseil d’administration et que les personnes qui sont intéressées à poser leur candidature devraient contacter le président du conseil d’administration dans les prochains jours.
13. Mise à jour sur la gouvernance de l’Internet
Dans le cadre des activités sur la gouvernance de l’Internet, une présentation est donnée sur l’historique de l’Internet, le modèle multipartite et la Déclaration de Montevideo. Les points saillants comprennent une explication du modèle multipartite pour la gouvernance de l’Internet, et en quoi il diffère d’un modèle de gouvernance multilatéral, comme celui des Nations Unies.
Les défis actuels pour la gouvernance de l’Internet sont présentés : faire en sorte que les deux prochains milliards de gens y aient accès; relever les défis croissants de la cybersécurité et de la cybercriminalité; répondre aux révélations sur l’étendue des activités de surveillance gouvernementale; et intégrer toutes les voix à la table de la gouvernance. La Déclaration de Montevideo sur l’avenir de la coopération pour l’Internet, un document récent préparé par les principaux organismes responsables de l’exploitation de l’Internet – collectivement appelés I* – a aussi été présentée. La Déclaration de Montevideo reconnaît la nécessité d’aborder les questions émergentes qui confrontent le monde de la gouvernance de l’Internet.
L’ACEI participera à un sommet sur l’Internet qui se tiendra au Brésil en mai 2014 et dans le cadre duquel toutes ces questions seront soulevées.
14. Mises à jour des comités
14.1 Rapport du Comité de gestion des risques
Le président du Comité de gestion des risques rappelle au conseil d’administration que ce comité a été créé l’an dernier pour examiner la méthodologie, le cadre et les stratégies de gestion des risques de l’entreprise. Lors de sa dernière réunion, le personnel a passé en revue la structure de reddition de comptes afin de rapporter plus efficacement les progrès, et le comité s’est dit satisfait du Rapport sur la gestion des risques de l’entreprise. Il est par conséquent recommandé que le Comité de gestion des risques soit intégré au Comité de vérification, des finances et de l’investissement. Le conseil d’administration convient de reporter sa décision à sa prochaine réunion, lorsque les mandats et la structure de tous les comités seront discutés.
14.2 Rapport du Comité de vérification, des finances et de l’investissement
La présidente du Comité de vérification, des finances et de l’investissement mentionne que ce comité prépare son plan de travail pour la prochaine année et qu’il le présentera à la prochaine réunion du conseil.
15. Autres questions
15.1 Calendrier des activités du conseil d’administration pour les années 2013-2015
Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année qui vient. En raison de conflits d’horaire, on demande au personnel de faire circuler un calendrier révisé aux membres du conseil avant leur prochaine réunion, calendrier qui proposera une autre date pour l’assemblée générale annuelle.
16. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa 3 décembre 2013, à la suite de la réunion de planification stratégique du 2 décembre 2013.
P. Havey, B. Holland et L. Gravel quittent la réunion.
17. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.
18. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par K. Brown et appuyé par K. McArthur que la séance soit levée à 15 h 26.
