Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350, rue Sparks, à Ottawa, le 18 octobre 2011 à 12 h, HE.
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Andrew Escobar, Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Susan Mehinagic, Barry Shell, Bill St. Arnaud, Victoria Withers
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, 350, rue Sparks, à Ottawa, le 18 octobre 2011 à 12 h, HE.
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Andrew Escobar, Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, John King, Rowena Liang, Louise Macdonald, Susan Mehinagic, Barry Shell, Bill St. Arnaud, Victoria Withers
Administrateurs absents : Heather Dryden
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités: Paul Havey, Pamela Miller (Industrie Canada)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Mot de bienvenue pour les nouveaux administrateurs
Au nom du conseil d’administration, le président souhaite la bienvenue aux nouveaux administrateurs nouvellement élus au conseil d’administration – A. Escobar, S. Mehinagic et B. St. Arnaud – ainsi qu’au membre du conseil d’administration qui a été réélu – K. Brown.
2. Approbation de l’ordre du jour
Un ordre du jour révisé est distribué avec le nouveau point suivant : Rapport du Comité de gouvernance, ainsi qu’une modification à l’ordre de présentation des points.
Les membres du conseil d’administration adoptent l’ordre du jour avec ces modifications.
3. Président temporaire
J. Demco assume temporairement le rôle de président, avec l’approbation du conseil d’administration.
4. Nomination des membres du bureau de direction
Le président temporaire note que P. Andersen a été nommé au poste de président pour un mandat de deux ans et que, lorsque celui-ci a accepté ce poste, il a suggéré que sa nomination à la présidence soit réexaminée chaque année de son mandat afin de confirmer que le conseil d’administration lui maintient sa confiance dans son rôle de président.
Le président temporaire demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de président du conseil d’administration. Après les mises en candidature, une motion est déposée par V. Withers pour clore le processus de mise en candidature. Cette motion est appuyée par J. King et adoptée. Après la clôture des mises en candidature, le président du conseil d’administration est nommé conformément à l’article 7.03 a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Paul Andersen au poste de président du conseil d’administration de l’ACEI pour la durée restante de son mandat de deux ans, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période de deux ans et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par V. Withers, appuyée par J. King et adoptée, P. Andersen s’abstenant)
J. Demco remet le fauteuil de la présidence à P. Andersen.
Le président remercie tous les administrateurs présents qui lui offrent la chance de continuer d’assumer la présidence du conseil.
Le président demande aux participants de proposer un candidat pour le poste de vice-président du conseil d’administration. Après les mises en candidature, une motion est déposée par R. Anderson pour clore le processus de mise en candidature. Cette motion est appuyée par J. King et adoptée. Après la clôture des mises en candidature, le vice-président du conseil d’administration est nommé parmi les candidatures soumises, conformément à l’article 7.03 a) du Règlement no 1 modifié et mis à jour.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme Jim Grey au poste de vice-président du conseil d’administration de l’ACEI pour une période d’une année, ou jusqu’à la prochaine réunion du conseil d’administration qui suivra l’expiration de cette période d’un an et la nomination de son successeur, selon la dernière de ces dates, ou jusqu’à sa démission ou sa destitution.
(Motion proposée par K. Brown, appuyée par S. Mehinagic et adoptée, J. Grey s’abstenant)
Le président du conseil d’administration remercie R. Anderson qui a assumé le rôle de vice-président au cours des deux dernières années.
M. Stewart se joint à la réunion.
5. Calendrier des activités du conseil d’administration pour 2011-2012
Le conseil d’administration examine le calendrier des réunions du conseil pour l’année à venir. En raison de conflits d’horaire, on convient de demander au personnel de se représenter devant le conseil d’administration à la prochaine réunion avec d’autres dates pour les réunions ainsi qu’avec les dates proposées pour les réunions de 2012-2013.
P. Havey se joint à la réunion.
6. Politique relative à l’excédent accumulé
P. Havey présente le contexte des modifications proposées à la politique sur l’excédent accumulé et il discute de la manière dont la politique actuelle traite les soldes et la façon dont cela se reflète dans le Bilan. Les membres du conseil d’administration conviennent que le personnel présentera des recommandations sur une méthode de calcul et une politique au Comité de vérification pour son examen et son approbation par le conseil avant le 28 février 2012.
P. Havey quitte la réunion.
7. Rapport du Comité de gouvernance
La présidente du Comité de gouvernance indique que ce comité a examiné le mandat, la portée et les responsabilités des comités du conseil d’administration et demandé aux membres leurs suggestions pour des modifications. D’après les commentaires reçus, elle estime que les mandats des comités sont raisonnablement adéquats. Des modifications organisationnelles à la structure des comités pourraient toutefois être envisagées prochainement pour se conformer à la nouvelle Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
En ce qui a trait à la composition des comités, on demande aux membres du conseil d’administration d’évaluer leurs compétences et leur expérience et de faire part de leur intérêt à siéger aux divers comités et à en assumer la présidence.
La discussion qui suit porte sur la fusion du Comité du budget avec le Comité de vérification. Compte tenu de la charge de travail associée à la mise en œuvre des normes IFRS, les membres conviennent de conserver la structure actuelle, avec un Comité de vérification et un Comité du budget distincts. On recommande toutefois que le Comité de vérification assume certaines des responsabilités du Comité du budget, comme l’approbation du plan de vérification, l’examen de la gestion de l’excédent accumulé et la révision de l’article 5 a) IV) sur la rémunération du vérificateur.
P. Miller se joint à la réunion.
Aucune recommandation n’est sollicitée concernant le Comité consultatif des politiques, étant donné que celui-ci est encore en développement. Les membres discutent de la composition de ce comité et conviennent qu’il devrait inclure un membre additionnel qui serait indépendant du conseil d’administration, de même que deux coprésidents dont l’un serait membre du conseil d’administration.
En ce qui a trait au Comité exécutif, une modification dans le libellé de l’article 5 h) du mandat du Comité exécutif est aussi proposée pour refléter l’application des meilleures pratiques.
Le conseil d’administration demande au personnel d’apporter les modifications proposées aux mandats des comités, lesquelles seront entérinées ultérieurement par le conseil d’administration par voie électronique.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve les mandats qui ont été présentés pour les comités de vérification, du budget, de gouvernance, de supervision technique ainsi que pour le Comité exécutif pour l’année 2011-2012.
(Motion proposée par J. King, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
8. Nomination des présidents des comités
Il est proposé que le conseil d’administration nomme R. Liang à la présidence du Comité de vérification, J. King à la présidence du Comité du budget, V. Withers à la présidence du Comité de gouvernance et K. Brown à la présidence du Comité de supervision technique.
(Motion proposée par P. Andersen, appuyée par A. Escobar et adoptée à l’unanimité)
Le personnel précise qu’en vertu du mandat du Comité exécutif, le président de ce comité doit être le président du conseil d’administration.
9. Nomination des membres du Comité exécutif
Il est proposé que le conseil d’administration nomme le président, le vice-président, la présidente du Comité de vérification, la présidente du Comité de gouvernance et le président du Comité de supervision technique au Comité exécutif pour l’année 2011-2012.
(Motion proposée par J. King, appuyée par B. St. Arnaud et adoptée à l’unanimité)
10. Rapport du Comité consultatif des politiques
J. Demco rapporte que le Comité consultatif des politiques s’est réuni à deux reprises pour nommer de nouveaux membres au sein de ce comité et pour discuter des questions de politique affectant le domaine .CA. Il note que ce comité a précédemment approuvé un processus de mise en candidature et des critères de sélection. Par la suite, le comité a évalué 11 candidatures de membres issues de la collectivité Internet canadienne et recommandé la nomination de quatre personnes pour la durée restante du mandat initial du comité.
Il est proposé que le conseil d’administration nomme les personnes suivantes comme membres issus de la collectivité au sein du Comité consultatif des politiques pour la durée restante du mandat initial de ce comité : Maureen Cubberley, Bill Graham, Ross Rader et Matt Stein.
(Motion proposée par R. Liang, appuyée par J. King et adoptée à l’unanimité)
Il est également proposé que le mandat du Comité consultatif des politiques soit modifié comme suit :
(Motion proposée par J. King, appuyée par L. Macdonald et adoptée à l’unanimité)
Il est proposé que Richard Anderson et Ross Rader soient nommés coprésidents du comité.
(Motion proposée par A. Escobar, appuyée par R. Liang, et adoptée à l’unanimité)
11. Nomination des membres des comités
Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées membres du Comité de vérification pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : P. Andersen, R. Anderson, J. Grey, R. Liang et S. Mehinagic.
Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées au Comité de gouvernance pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : P. Andersen, J. Demco, A. Escobar, L. Macdonald, S. Mehinagic et V. Withers.
Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées au Comité de supervision technique pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : K. Brown, J. King, B. Shell, B. St. Arnaud et R. Liang.
Il est proposé que les personnes suivantes soient nommées au Comité du budget pour y exercer une fonction dans le cadre du mandat de ce comité : J. Grey, J. King, L. Macdonald, B. Shell et V. Withers.
(Motion proposée par B. St. Arnaud, appuyée par S. Mehinagic et adoptée à l’unanimité)
12. Autres questions
Le conseil d’administration demande que le personnel examine la possibilité, pour les administrateurs qui ne seraient pas en mesure d’assister aux réunions du conseil d’administration en personne, d’y participer par téléconférence.
13. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à la fin de novembre, à une date qui devra être déterminée.
B. Holland, L. Gravel et M. Stewart quittent la réunion.
14. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
Après cette séance à huis clos, L. Gravel se joint à nouveau à la réunion.
15. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par K. Brown et appuyé par B. St. Arnaud que la séance soit levée à 15 h 50.
