Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI, au 350, rue Sparks, Ottawa, le 22 mars 2010 à 8 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Paul Andersen, Richard Anderson, Kerry Brown, John Demco (membre d’office), Heather Dryden (membre d’office), Byron Holland (membre d’office), Jim Grey, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy, Barry Shell, Rick Sutcliffe, Tom Williams, Victoria Withers
Administrateur absent : Ross Rader
Secrétaire de l’ACEI : Michael Stewart
Invités : David Fowler (ACEI), Jacques Latour (ACEI), Nancy Philip (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel
1. Approbation de l’ordre du jour
Le président propose que l’ordre du jour soit modifié afin de supprimer le point 2 (Mise à jour du chef de la direction) et d’inclure, sous le point 7.4 (Rapport du Comité exécutif), un compte rendu de la réunion avec Industrie Canada et, sous le point 8 (Autres questions), la modification au Règlement no 1.
Le conseil d’administration adopte l’ordre du jour, qui a été distribué avec le matériel pour la réunion, avec les modifications ci-dessus.
2. Mises à jour financière et opérationnelle
2.1 Rapport sur les obligations statutaires
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
2.2 Rapport de la direction
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion.
2.3 Examen des résultats financiers du troisième trimestre 2010 et prévisions à la clôture de l’année financière
Ce rapport a été fourni au conseil d’administration à titre d’information et il est présenté à la réunion. N. Philip déclare que les résultats financiers sont conformes aux prévisions et que les dépenses seront plus élevées au cours du dernier trimestre, principalement en raison du projet de réécriture du registre point-ca.
3. Plan opérationnel et budget 2010-2011
Lors de sa réunion du 1er décembre 2009, le conseil d’administration avait approuvé les objectifs stratégiques de l’ACEI, ainsi que des stratégies générales pour les exercices 2011 à 2013. En passant en revue les initiatives de cette année, B. Holland informe les membres du conseil que l’organisme est sur la bonne voie et a réalisé ses objectifs avec la réécriture du registre point-ca, la remise à niveau de l’infrastructure, la refonte des canaux et l’élaboration de nombreuses stratégies de commercialisation et de communication.
B. Holland demande au conseil d’administration d’approuver le Plan général déposé comme document autonome et il brosse un aperçu du plan opérationnel et des principales stratégies nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. Le taux d’augmentation du budget total pour l’année fiscale 2011 (AF11) se situe entre 3 et 4 p. 100, comparativement au budget de l’année précédente, et cette hausse est attribuable aux salaires et aux avantages sociaux du personnel et aux honoraires des consultants. Le conseil d’administration note que le budget proposé pour l’AF11 est modeste quand on le compare au budget de l’AF10, mais que l’écart entre le budget proposé pour l’AF11 et le budget prévu de l’AF10 est assez important. N. Philip fait valoir que, bien que la différence entre le budget et les dépenses réelles soit notable, tout accroissement des dépenses est proportionnel à l’accroissement des revenus. Le conseil d’administration demande que les futurs états financiers pro forma incluent une comparaison entre les deux budgets précédents et les dépenses réelles au cours des mêmes périodes.
B. Holland fait le point sur le registre, l’infrastructure DNS et les coûts afférents à leur entretien. Il mentionne aussi qu’un examen indépendant de l’infrastructure et du plan de reprise après sinistre s’est achevé récemment et que l’infrastructure s’est avérée très fiable. H. Dryden signale qu’Industrie Canada envisageait d’examiner/mettre à jour la lettre adressée à M. Binder et que cela pourrait être l’occasion de réaffirmer la relation entre l’ACEI et Industrie Canada, en reconnaissant que la sécurité, la stabilité et la résilience du Système de noms de domaine et du Registre sont des considérations prioritaires. Il ajoute qu’Industrie Canada sollicitera le point de vue de l’ACEI sur la proposition de l’ICANN visant la création d’une équipe informatique internationale d’intervention d’urgence pour répondre aux questions de sécurité spécifiques au Système de noms de domaine.
Le personnel présente les domaines spécifiques du Plan général qui le concernent. J. Latour identifie les principaux projets d’exploitation suivants : la réécriture du registre point-ca avec son lancement prévu au mois d’octobre 2010, les mises à jour du réseau et les améliorations apportées au système, la mise en œuvre d’une Bibliothèque de l’infrastructure des technologies de l’information (BITI), la préparation pour faire face aux situations d’urgence, et l’évaluation de l’architecture IPv6 aux fins de mise en œuvre. Il est à noter que les initiatives DNSSEC seront probablement mises en œuvre en mai 2011 avec la version 2 de la réécriture du registre point‑ca ainsi que l’introduction des noms de domaine internationalisés (IDN). L’augmentation du budget actuel par rapport à celui de l’exercice précédent est principalement due au soutien des logiciels et du matériel et aux centres de données éloignés.
Une discussion s’ensuit sur un calendrier précis et sur le niveau de détails à fournir pour chaque projet. Il est convenu que les réalisations attendues importantes devront être précisées dans le cadre des projets majeurs.
R. Sutcliffe se joint à la réunion.
D. Fowler souligne quelques initiatives importantes dans les domaines du marketing, des communications, de la gestion des produits et du soutien des canaux pour l’année à venir. Dans le cadre des initiatives de marketing et de communication, le personnel élaborera et mettra en œuvre une stratégie d’engagement des membres et la campagne de publicité se poursuivra l’an prochain pour sensibiliser davantage le public au domaine point-ca. D’autres initiatives comprennent le Programme d’investissement communautaire, le cadre de l’image de marque et la refonte du site Web. Le Groupe du marketing et des communications sera également chargé d’élaborer un plan de communications exhaustif à l’appui du projet de réécriture du registre point-ca. Le Groupe de soutien aux canaux travaillera de concert avec les registraires dans le cadre de leur processus d’agrément, en plus d’élaborer et de mettre en œuvre un programme de soutien à la commercialisation. L’augmentation du budget actuel par rapport à celui de l’exercice précédent est principalement due au Programme d’investissement communautaire et à l’initiative sur l’engagement des membres.
Plusieurs questions sont soulevées au sujet de la part de marché et de la promotion du domaine point-ca par opposition à la promotion de l’organisme. Le personnel explique que l’objectif, dans le contexte actuel, est de promouvoir le point-ca et que la promotion de l’ACEI en tant qu’organisme se fait à l’assemblée générale annuelle et aux élections. Quant à la part de marché, bien qu’il ne dispose pas d’informations précises présentement, le personnel est en train d’en recueillir grâce aux enquêtes continues menées par l’ACEI.
J. Latour présente ensuite les initiatives du Groupe de développement et précise que les projets les plus importants sont liés à la réécriture du registre point-ca, à la mise en œuvre de JBoss, à l’environnement de l’assurance de la qualité (AQ) et à l’alignement avec la Bibliothèque de l’infrastructure des technologies de l’information (BITI). L’augmentation du budget actuel par rapport à celui de l’exercice précédent est due aux consultations relatives aux projets JBoss et BITI. Il est à noter que les ressources mobilisées à l’interne seront moins importantes que l’an dernier en raison de l’impartition de compétences spécifiques.
M. Stewart déclare que les principales initiatives en matière juridique et politique sont : la réécriture du registre point-ca, le respect du déploiement, l’examen de la Politique du règlement des différends (PRD), l’élaboration des politiques et une politique de conservation des documents. La diminution des dépenses dans ces domaines dans le présent budget par rapport à celui de l’exercice précédent s’explique par la réduction des frais juridiques et de consultation associés à l’examen de la gouvernance dans l’AF10 et aux exigences du projet de réécriture du registre point-ca.
N. Philip explique que le Groupe des finances et de l’administration est responsable, entre autres, de la gestion de tous les coûts indirects, y compris ceux encourus par le Bureau de direction, les Ressources humaines et le conseil d’administration. Les principales initiatives du plan opérationnel de cette année comprennent la mise en œuvre de la première phase du Système international d’information financière, l’introduction au cadre de gestion des risques et la mise en œuvre de la TVH dès le 1er juillet 2010. La légère augmentation du budget actuel par rapport à celui de l’exercice précédent est due à l’inflation sur les frais généraux et administratifs.
B. Holland présente un aperçu des objectifs stratégiques et des stratégies de haut niveau pour expliquer au conseil d’administration la façon dont les activités sont liées. Une discussion s’en suit sur la participation de l’ACEI au sein de la collectivité internationale, en particulier autour du Forum sur la Gouvernance de l’Internet (IGF).
N. Philip présente le plan du budget d’immobilisations pour l’exercice en précisant que la plus forte augmentation réside dans l’achat du matériel informatique pour soutenir la réécriture du registre point-ca et des logiciels pour les licences Oracle. Le Comité de supervision technique convient d’examiner les prévisions des dépenses en immobilisations lors de sa prochaine réunion.
Après discussion, le conseil d’administration convient que le Plan général doit être modifié afin d’inclure des dispositions permettant de quantifier les objectifs clés et qu’il soit ensuite redistribué aux fins d’approbation finale. Par conséquent, les administrateurs R. Anderson, J. Grey et T. Williams travailleront avec le personnel pour établir les paramètres de quantification et présenteront au conseil d’administration leur rapport accompagné d’une proposition.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le budget de l’AF11 tel que présenté.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par V. Withers, R. Anderson et R. Sutcliffe s’opposant, motion adoptée)
4. AGA 2010
D. Fowler fournit au conseil d’administration des renseignements généraux sur les exigences requises et les possibilités offertes dans le cadre de la tenue d’une assemblée générale annuelle (AGA). Il est à remarquer que, dans le passé, les réunions ont eu lieu à Toronto en 2009, à Vancouver en 2008, à Toronto en 2007 et à Montréal en 2006. En outre, en raison des modifications apportées à la structure d’adhésion en 2006, le taux de participation aux AGA a considérablement diminué au cours des deux dernières années et il est devenu très difficile d’atteindre le quorum. Des webémissions ont également été utilisées dans le passé, mais sans grand succès.
S’ensuit une discussion sur la participation à distance et sur le lieu où se tient l’AGA. Le conseil d’administration et le personnel expriment leurs préoccupations. En effet, la répartition des membres de l’ACEI a entraîné une situation telle que l’organisme encoure le risque de ne plus atteindre le quorum si les réunions ont lieu à l’extérieur de Toronto. Le conseil d’administration laisse entendre qu’il désire rejoindre l’auditoire le plus vaste possible à chaque AGA. La discussion porte ensuite sur la possibilité d’avoir des emplacements satellites et/ou d’améliorer la téléparticipation. Plusieurs administrateurs pensent que le processus d’adhésion devrait être simplifié et que la tenue d’une réunion en ligne pourrait modifier le quorum. Le personnel confirme que le processus d’adhésion a été quelque peu simplifié l’an dernier et qu’une participation en ligne sera réintroduite dans le cadre de l’AGA de cette année. Toutefois, il ne recommande pas de modifier le quorum d’ici la tenue de la prochaine assemblée générale annuelle en raison de la complexité inhérente de cette question.
Comme le fait remarquer le personnel, le Comité de gouvernance avait abordé la question de l’adhésion l’an dernier mais le consensus du conseil d’administration n’a pas été atteint pour ce qui est des recommandations relatives aux modifications de la gouvernance. Les membres du Comité de gouvernance reconsidéreront la question de l’adhésion et présenteront un rapport à ce sujet à la prochaine réunion du conseil d’administration avec leurs recommandations.
Il est proposé que le conseil d’administration demande au Comité de gouvernance de revoir la définition du statut des membres de l’ACEI et de faire des recommandations spécifiques aux fins de modifications qui pourraient entrer en vigueur avant la tenue de l’AGA 2010.
(Motion proposée par R. Anderson, appuyée par K. Brown et adoptée à l’unanimité)
Il est également proposé que le conseil d’administration approuve la tenue de l’Assemblée générale annuelle à Toronto, Ontario.
(Motion proposée par V. Withers, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
5. Programme d’investissement communautaire
B. Holland rappelle au conseil d’administration que le mandat de base de l’ACEI est d’exploiter efficacement le registre et le Système de noms de domaine à des fins non lucratives pour tous les Canadiens et Canadiennes. Il rappelle également la politique de l’ACEI visant à conserver un fonds de réserve d’exploitation de douze mois. Lors de sa réunion en octobre 2009, le conseil d’administration avait demandé au personnel de fournir un plan d’investissement communautaire triennal et le budget connexe aux fins d’approbation. En conséquence, le personnel a préparé un programme triennal accompagné de son budget aux fins d’examen et d’approbation. B. Holland énonce les quatre principes directeurs suivants du plan qui seront utilisés pour établir les projets du programme : 1) Les projets doivent permettre d’améliorer l’Internet, l’utilisation de l’Internet dans les collectivités et/ou notre compréhension de l’impact de l’Internet sur la société canadienne; 2) Les projets doivent, en fin de compte, contribuer à fournir des avantages aux utilisateurs canadiens de l’Internet; 3) Les projets doivent porter sur un éventail d’activités; et 4) Le Programme d’investissement communautaire (PIC) sera financé par l’entremise du processus de planification de l’exploitation, avec un examen annuel du financement. Le personnel a identifié des catégories de programmes et des projets qui sont en relation directe avec les objectifs stratégiques et les stratégies de haut niveau de l’ACEI. Globalement, le personnel estime que ces projets représentent une bonne répartition des activités prévues sous la gouvernance de l’Internet, l’infrastructure technologique, l’éducation et le savoir, et l’excellence du point-ca. Il est à noter en outre que, dans le cadre du programme, le conseil d’administration approuverait l’enveloppe de financement du programme sur une base annuelle. Le personnel financerait alors les projets identifiés et présenterait un rapport au conseil d’administration chaque année. Le personnel élaborerait et mettrait en œuvre également les programmes tels que le Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet ou les Prix Web décrits dans le programme.
B. Holland présente la dotation budgétaire proposée pour le programme en soulignant que le projet BIND représente le seul engagement à long terme.
En général, les administrateurs sont en faveur du concept global du programme, mais expriment leurs préoccupations afin de s’assurer qu’il puisse atteindre les objectifs communautaires et ceux de l’ACEI, en élargissant l’utilisation du point-ca au Canada. Certains administrateurs estiment que les principes directeurs sont trop vagues alors que d’autres pensent qu’ils devraient rester assez généraux. Des préoccupations sont également soulevées sur la question de savoir si le conseil d’administration devrait approuver des projets individuels et conserver les principes généraux. Le personnel fait remarquer que la justification des catégories est conforme à la stratégie globale et il est proposé que le PIC soit révisé chaque année dans le cadre de la planification opérationnelle.
S’ensuit une discussion sur la question de savoir si le conseil d’administration devrait examiner et approuver chaque activité ou projet. En raison de contraintes de temps, le conseil d’administration demande au personnel de prendre en considération la rétroaction des membres du conseil durant la réunion pour fournir plus de détails et peaufiner le plan en conséquence, en espérant qu’il puisse être approuvé par voie électronique avant la réunion de juin.
Comme certaines activités ne peuvent pas rester sans réponse indéfiniment, le conseil d’administration est d’avis que le personnel devrait aller de l’avant avec les projets d’école de gouvernance et de commandite Mesh. Le conseil d’administration demande aussi au personnel de fournir plus de détails, au cours des prochaines semaines, sur le Forum canadien sur la gouvernance de l’Internet et sur les Prix Web.
J. Demco et V. Withers quittent la réunion.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve les projets d’école de gouvernance et de commandite Mesh pour un montant total de 45 000 dollars.
(Motion proposée par R. Anderson appuyée par J. Grey et adoptée)
6. Suivi de l’atelier de Calgary
En raison de contraintes de temps, cette question sera abordée par voie électronique.
7. Mises à jour des comités
7.1 Rapport du Comité de gouvernance
Le Comité de gouvernance ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil d’administration.
7.2 Rapport du Comité de supervision technique
Le Comité de supervision technique ne s’est pas réuni depuis la dernière réunion du conseil d’administration.
7.3 Rapport du Comité de vérification
R. Kawchuk déclare que le Comité de vérification s’est réuni en février 2010 pour examiner l’impact du passage aux normes internationales d’information financière (IFRS) et les hypothèses du budget de l’an prochain.
R. Kawchuk laisse également entendre que le processus de vérification commencera sous peu et que le Comité de vérification se réunira avant la prochaine réunion du conseil d’administration pour examiner les états financiers provisoires.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve les honoraires versés à la firme Kriens Larose LLP pour agir comme vérificateur de l’Autorité canadienne des enregistrements Internet jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle de l’ACEI ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé, selon la première de ces éventualités. Ces honoraires ne devront pas dépasser 10 500 dollars.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par J. Grey et adoptée à l’unanimité)
D. Fowler, L. Gravel, B. Holland, J. Latour, N. Philip et M. Stewart quittent la réunion.
7.4 Rapport du Comité exécutif
Le Comité exécutif tient une séance à huis clos.
P. Andersen informe les membres que le président et chef de la direction de l’ACEI et lui‑même ont rencontré, le 25 janvier 2010, le sous-ministre adjoint, Secteur du spectre, technologies de l’information et télécommunications d’Industrie Canada, et des membres de son équipe. La discussion a porté principalement sur le rôle et la contribution de l’ACEI sur le plan national et international, la consultation relative au service WHOIS, le rôle de l’ACEI dans le protocole IPv6 et les objectifs stratégiques de l’organisme pour la prochaine année. H. Dryden indique que le sous-ministre adjoint a discuté du lancement futur d’une consultation sur une stratégie de l’économie numérique et qu’il a invité l’ACEI à présenter des observations à ce sujet. Dans l’ensemble, la réunion a été fructueuse et, aux fins d’une meilleure continuité, il a été proposé qu’Industrie Canada et l’ACEI se réunissent deux fois par an.
8. Autres questions
8.1 Modification au Règlement no 1.
Cette question a été abordée sous le point 4. AGA 2010.
9. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le mardi 1er juin 2010 à Ottawa.
10. Séance à huis clos
En raison de contraintes de temps, le conseil d’administration ne tient pas de séance à huis clos.
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Sutcliffe et appuyé par B. Shell que la séance soit levée à 16 h 30.
