Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 30 janvier 2007 à 9 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Richard Anderson, Annette Cyr, Angie Forte (membre d’office), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford, Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 30 janvier 2007 à 9 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Richard Anderson, Annette Cyr, Angie Forte (membre d’office), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford, Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)
Administrateur absent : Robert Ford
Invités : R. Harbottle (ACEI), N. Ritchie (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l’ordre du jour
Il est proposé que l’ordre du jour distribué avec le matériel de la réunion soit adopté.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée)
2. Mises à jour financière et opérationnelle
2.1 Rapport sur toutes les obligations de paiement statutaires
B. Turcotte informe les administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué dans le certificat du président.
3. Mises à jour des comités du conseil d’administration
3.1 Comité de gouvernance
J. Demco déclare que le Comité de gouvernance a tenu sa première réunion à Toronto le 19 janvier 2007. Le Comité s’est penché sur son cadre de référence et son mandat. Un historique succinct de l’origine du domaine point-ca a été fourni. Le Comité a aussi abordé la structure actuelle de l’ACEI et les avantages et désavantages du modèle actuel relatif à la composition des membres de l’organisme.
Durant un exercice de remue-méninges, le Comité a soulevé les questions suivantes: le rôle du conseil d’administration; les liens qui existent entre le personnel et le conseil d’administration; l’efficacité et l’efficience du conseil d’administration; le poids de la gouvernance et l’engagement des membres/intervenants. Le Comité pense que plusieurs de ces questions seront résolues une fois que la mission stratégique sera élaborée. On doit noter que les priorités immédiates du Comité sur le plan de la gouvernance sont l’authentification des membres et le processus de planification stratégique.
R. Anderson se joint à la réunion à ce point-ci.
3.2 Comité de vérification
R. Anderson explique que le Comité de vérification s’est réuni le 17 janvier 2007 pour examiner le calendrier de la vérification 2007. La vérification de cette année devrait avoir lieu du 15 au 17 mai 2007 et le Comité se réunira à nouveau en mars 2007 pour revoir le processus et approuver la lettre de mission du vérificateur.
3.3 Comité de supervision technique
R. Kawchuk indique que le Comité de supervision technique se réunira avec le personnel une fois que le Plan stratégique aura été approuvé par le conseil d’administration.
4. Mise à jour sur la campagne auprès des membres
K. von Arx présente la nouvelle Politique relative à l’admission des membres exigeant l’authentification des titulaires qui désirent devenir membres de l’ACEI. Après le 30 avril 2007, seuls les titulaires qui se seront authentifiés conformément à la Politique relative à l’admission des membres pourront devenir membres de l’ACEI. Le personnel prépare actuellement une procédure d’authentification conviviale et sécurisée qui sera lancée en mars 2007. Par conséquent, le personnel recommande que les membres actuels aient jusqu’au 31 juillet 2007, au lieu du 30 avril 2007, pour se conformer à la Politique relative à l’admission des membres avant de perdre leur statut de membre.
K. von Arx mentionne aussi que la mise en oeuvre de la Politique relative à l’admission des membres demande à ce que le personnel examine les documents sur les politiques, règles et procédures, et fasse des ajouts et apporte des modifications aux documents suivants : Politique relative à l’admission des membres, Politique de l’ACEI en matière de confidentialité, Convention de registraire, Convention d’enregistrement – Titulaires, Règles générales en matière d’enregistrement, Modification manuelle des renseignements relatifs à la personne-ressource, et Modification spéciale des renseignements relatifs à la personne-ressource.
Il est proposé que:
1. La Politique modifiée relative à l’admission des membres et la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité, telles que présentées, soient approuvées; et
2. La date à laquelle les membres de la Corporation doivent se conformer aux exigences contenues dans la Politique relative à l’admission des membres ou perdre leur statut de membre soit prorogée au 31 juillet 2007.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par A. Cyr et adoptée à l’unanimité)
5. Élections
5.1 Règles de l’élection 2007
K. von Arx indique que le personnel a examiné le rapport exhaustif du directeur de scrutin sur l’élection du conseil d’administration de 2006, ainsi que ses recommandations pour les futures élections. Suite à cet examen, les ajouts suivants ont été faits et les modifications suivantes ont été apportées à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections : permettre aux candidats proposés par le Comité des mises en candidature d’utiliser la même procédure de demande en ligne que les candidats des membres; proroger les dates limites pour donner aux membres qui ont été proposés comme candidat le temps nécessaire pour compléter le processus de demande; éliminer le calendrier trop serré de l’affichage des questions du forum des questions et réponses; mettre par ordre thématique les questions et les réponses; faire passer l’heure limite de 20 h 00 à 18 h 00 pour favoriser la surveillance des élections; envoyer aux votants admissibles un indicatif unique par la poste au lieu de l’envoyer par courriel afin de limiter la fraude électorale; embaucher un gestionnaire de projet pour les élections; préparer un manuel d’instructions pour le directeur de scrutin; et demander au directeur de scrutin d’examiner et d’approuver le logiciel des élections.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique amendée relative aux mises en candidature et aux élections et ses annexes.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
6. Mise à jour sur la consultation WHOIS
K. von Arx informe le conseil d’administration des plus récents développements relatifs au plan de mise en oeuvre du service WHOIS, en faisant remarquer que le personnel a finalisé les ajouts et les modifications aux politiques, règles et procédures de l’ACEI nécessaires pour mettre en oeuvre les protections de la vie privée dans le service WHOIS pour les titulaires qui sont des particuliers. La mise en oeuvre technique du service WHOIS, soit de cesser l’affichage des renseignements personnels des titulaires qui sont des particuliers dans le répertoire WHOIS, ne pourra être menée à bien que lorsque le personnel aura le temps de déterminer la quantité de travail requis. L’analyse sera préparée d’ici mars 2007, une fois que le projet d’authentification des membres et les modifications au logiciel des élections seront terminés.
7. Correspondance du conseil d’administration
Le conseil d’administration n’a pas reçu de correspondance depuis la dernière réunion.
8. Autres questions
8.1 Hébergement et gestion du DNS secondaire
B. Turcotte fait savoir au conseil d’administration qu’une demande a été reçue pour héberger un DNS secondaire. Après une discussion, le conseil d’administration convient que l’ACEI ne donnera pas suite à cette demande à ce moment-ci, mais pourrait réexaminer la demande dans l’avenir.
8.2 Rapport de la réunion ICANN au Brésil
L. Mackan-Roy présente un rapport sur la réunion ICANN au Brésil qui s’est tenue en décembre 2006. Les points saillants de la réunion comprenaient un plan de secours en cas de défaillance des systèmes, la comptabilité et la transparence de l’organisme; et les noms de domaine internationalisés. L. Mackan-Roy mentionne que ces réunions sont profitables à l’ACEI et que le réseautage avec d’autres registres est primordial pour le développement continu de l’ACEI.
D. Rosati informe le conseil d’administration qu’elle participera à la prochaine réunion de l’ICANN, qui aura lieu à Lisbonne, au Portugal, avec B. Turcotte et C. Beattie.
8.3 Mise à jour sur les litiges
K. von Arx met les administrateurs au courant des litiges en cours.
8.4 Annulation des postes d’administrateur
K. von Arx rappelle aux administrateurs qu’en vertu de l’alinéa 3.07 (b) du Règlement no 1, un mandat d’administrateur peut être résilié si ce dernier est absent à trois (3) ou à plus de trois réunions régulières dans toute année financière de la Corporation.
9. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le 27 février 2007.
R. Harbottle et N. Ritchie se joignent à la réunion à ce point-ci.
10. Plan stratégique
Comme le lui a demandé le conseil d’administration lors de sa réunion du 28 novembre 2006, le personnel a révisé le plan stratégique en tenant compte des observations du conseil. D. Rosati informe le conseil d’administration que le plan stratégique mis de l’avant fait le lien entre le plan stratégique précédent et la situation actuelle de l’ACEI. Le personnel a établi un cadre de travail et voudrait que le conseil de direction arrive à un consensus pour pouvoir préparer un plan opérationnel et un budget.
B. Turcotte présente les attentes et les défis auxquels sera confrontée l’ACEI dans l’avenir, ainsi que les objectifs proposés pour relever ces défis de façon efficace et efficiente. B. Turcotte souligne qu’au cours des deux dernières années, l’ACEI a été le témoin de grands changements au sein du marché des noms de domaine nord-américains. La publicité « payable au clic » et les nombreuses sources de publicité disponibles sur l’Internet représentent le principal moteur du marché des noms de domaine point-com; cette tendance se reflète de manière moindre dans le domaine point-ca mais elle est, néanmoins, en augmentation, et le rythme des enregistrements des noms de domaine continue à être soutenu avec une demande croissante pour une infrastructure DNS. B. Turcotte déclare que le personnel présentera un rapport au conseil d’administration chaque trimestre sur les tendances internes en faisant un lien avec les tendances externes.
B. Turcotte identifie quatre objectifs stratégiques : 1) Assurer la gérance efficace de la ressource publique point-ca; 2) Être reconnu sur le plan international comme la norme d’excellence des registres ccTLD dans l’exploitation d’un ccTLD; 3) Servir de modèle dans le domaine de la gouvernance responsable au sein de la collectivité Internet; et 4) Exceller sur le plan organisationnel dans la conduite des activités internes.
S’ensuit une discussion sur les critères des objectifs stratégiques et le besoin d’établir des points de référence par rapport à d’autres registres. La question de la satisfaction des clients et de la gestion du canal est évoquée. R. Harbottle rassure le conseil d’administration en déclarant que le niveau 2 du Programme d’excellence progressive (PEP) établira des normes qui répondront aux besoins des clients et/ou des intervenants.
B. Turcotte informe le conseil d’administration que l’énoncé de vision qui a été proposé, qui se lit comme suit : « Le registre d l’ACEI occupe le premier rang mondial parmi les registres et sert de modèle à tous les autres ccTLD », procure une certaine fierté à tous les membres du personnel de l’ACEI et a été écrit de cette manière dans le but de faire de l’ACEI un chef de file mondial parmi les registres. Le conseil d’administration accepte l’énoncé de vision avec les modifications suivantes « Le registre de l’ACEI est reconnu comme le premier registre dans le monde, tel que mesuré par la satisfaction de ses parties prenantes, et sert de modèle à tous à tous les autres ccTLD. »
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos. L. Gravel, R. Harbottle, N. Ritchie, B. Turcotte et K. von Arx quittent la réunion à ce point-ci.
À l’issue de cette séance à huis clos, L. Gravel, B. Turcotte et K. von Arx se joignent à nouveau à la réunion.
Le conseil d’administration convient d’adopter le plan stratégique proposé avec les modifications suivantes : 1) le Plan de continuité des opérations devra être en place d’ici mars 2010 et le Comité de supervision technique poursuit le plan de secours; 2) une importante particulière devra être accordée à la satisfaction des clients et à l’expérience des utilisateurs; 3) un processus devra être mis en oeuvre pour revoir le plan stratégique chaque année et le mettre à jour chaque trimestre; 4) l’énoncé de vision devra être révisé; et 5) tous les documents produits par l’ACEI devront être clairs et faciles à comprendre.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le plan stratégique proposé présenté avec les recommandations comme indiqué.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par C. Goodfellow et adoptée avec l’abstention de R. Anderson)
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Anderson, appuyé par R. Rader, que la séance soit levée à 15 h 50.
