Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 27 février 2007 à 9 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Annette Cyr, Angie Forte (membre d’office), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford (par téléphone), Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente) Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 27 février 2007 à 9 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Annette Cyr, Angie Forte (membre d’office), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford (par téléphone), Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente) Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)
Administrateur absent : Richard Anderson
Invités : R. Harbottle (ACEI), D. Hicks (ACEI), S. Puderer (ACEI), N. Ritchie (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
1. Approbation de l’ordre du jour
La présidente propose que l’ordre du jour soit amendé pour inclure les points suivants : 1) 4.1 Politique et procédures de rémunération des administrateurs; 2) 7.1.1 Rapport sur le symposium de la Société canadienne des directeurs d’association; 3) 7.3 Rémunération directeur du scrutin pour l’élection de 2007; et 4) 8.4 Politique de l’ACEI en matière de confidentialité et procédure en matière de litiges.
(Motion proposée par A. Cyr, appuyée par L. Mackan-Roy)
2. Mises à jour financière et opérationnelle
2.1 Rapport du président
Le président rend compte des activités de l’ACEI en date du 31 janvier 2007. Les nouveaux enregistrements pour la période allant du 1er avril au 31 janvier s’élèvent à 222 176. Les renouvellements pour cette même période s’établissent à 75 p. 100, avec une nouvelle croissance nette (NCN) de 19,5 p. 100.
Dans l’ensemble, le projet sur l’authentification des membres et l’examen des plans stratégique et opérationnel ont tenu le personnel passablement occupé. Un nouveau serveur de courrier pour le bureau a été mis en œuvre et est partiellement en production. Un système VoIP sera mis installé au cours du printemps/été 2007. L’ACEI sera aussi présente au Massive Technology Show à Vancouver le 28 mars 2007. Une invitation a été transmise aux registraires pour leur offrir de distribuer leur matériel promotionnel au kiosque de l’ACEI, dans la mesure où l’espace le permettra. Les membres pourront aussi se soumettre à la procédure d’authentification et adhérer sur place afin de faciliter l’authentification et le recrutement des membres.
B. Turcotte indique que le personnel sera occupé au cours des prochains mois avec les plans opérationnel et budgétaire, le recrutement des membres, l’Assemblée générale annuelle de 2007 et l’élection du conseil d’administration de 2007. Le personnel sera aussi présent à la réunion de l’ICANN qui aura lieu à Lisbonne, au Portugal, du 26 au 31 mars 2007.
S. Puderer se joint à la réunion à ce point-ci.
2.2 Examen des résultats financiers du T3 de 2007
S. Puderer passe en revue les résultats financiers pour la période se terminant le 31 décembre 2006. Les revenus ont été plus élevés que ce qui avait été budgété pour cette période en raison des nouveaux enregistrements et du taux de renouvellement réel qui s’élève à 78 p. 100. Les dépenses totales sont moins élevées que ce qui avait été budgété en raison de certaines initiatives en communications et en marketing qui n’ont pas été réalisées.
2.3 2007 Projections de fin d’année
S. Puderer examine les projections pour la fin de l’année financière 2007 et indique que les revenus devraient être plus élevés que ce qui avait été budgété en raison d’une hausse dans les nouveaux enregistrements et dans les revenus d’intérêt bancaires. Les dépenses totales seront légèrement inférieures à ce qui était prévu au budget en raison desdépenses pour la formation et le perfectionnement du personnel et de diverses initiatives en communications et en marketing qui n’ont pas été réalisées.
S. Puderer quitte ensuite la réunion.
2.4 Rapport sur toutes les obligations de paiement statutaires
B. Turcotte informe les administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué dans le certificat du président. Le Comité de gouvernance enquêtera pour voir si d’autres obligations statutaires devraient aussi faire l’objet d’un rapport.
3. Mise à jour sur les comités
3.1 Comité de supervision technique
R. Kawchuk rapporte que le Comité de supervision technique s’est réuni par téléconférence le 8 février 2007. Le comité pourra fournir un compte rendu plus détaillé une fois que le plan opérationnel sera finalisé. N. Ritchie rendra aussi compte du statut du plan de secours avant la prochaine réunion du conseil d’administration. R. Kawchuk distribue au Comité de supervision technique, à titre de référence, un exemplaire de la présentation de KPMG sur les plans de continuité des opérations.
3.2 Comité des mises en candidature
A. Forte mentionne que le Comité des mises en candidature s’est réuni par téléconférence le 6 février 2007. Les membres du Comité des mises en candidature ont reconduit Stuart MacDonald à la présidence du comité pour une autre année.
Tel qu’énoncé aux sections 7.1 (b) et 8.1 de la Politique relative aux mises en candidature et aux élections 2007, le Comité des mises en candidature a choisi les deux questions obligatoire suivantes dans le cadre de l’appel de candidatures en ligne :
1. Quelles sont les compétences ou les expériences particulières que vous possédez et qui font de vous le meilleur candidat pour le conseil d’administration de l’ACEI?
2. Quels sont, selon vous, les principaux défis auxquels sera confronté le domaine point-ca au cours des trois ou cinq prochaines années?
Le Comité des mises en candidature se réunira en personne à Ottawa le 4 juin 2007 pour choisir les candidats qui figureront sur la liste finale.
L. Gravel informe les membres du conseil d’administration que, pour évaluer la diversité au sein du conseil d’administration, la firme de consultants Renaud Foster contactera chaque administrateur pour recueillir de l’information sur : la composition démographique du conseil d’administration actuel; les connaissances et l’expertise de chaque administrateur individuel; et leur secteur de compétence. Renaud Foster fournira un rapport au Comité des mises en candidature en vue de l’examen des candidats du Comité des mises en candidature pour la prochaine élection du conseil d’administration en 2007.
4. Rémunération des administrateurs
B. Turcotte présente les résultats finals de la consultation sur la rémunération des administrateurs qui s’est tenue entre le 8 janvier 2007 et le 5 février 2007. Sur les 12 675 membres qui ont répondu au questionnaire, 70,5 p. 100 étaient d’accord avec la proposition, ce qui démontre un fort appui pour le régime de rémunération proposé; 14,6 p. 100 n’étaient pas d’accord avec le régime de rémunération proposé; et les 14,8 p. 100 restants étaient sans opinion.
Un total de 2 768 des répondants ont choisi d’inclure des commentaires additionnels dans leur questionnaire. Le rapport a regroupé ces commentaires sous sept thèmes, regroupant les répondants qui estimaient que les taux de rémunération proposés étaient trop élevés, trop faibles ou qu’aucune rémunération n’était justifiée. Certains répondants ont aussi indiqué que les taux de rémunération proposés étaient raisonnables; enfin, un petit nombre a complimenté l’ACEI pour le sondage comme tel.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve le régime de rémunération proposé pour les administrateurs.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par A. Cyr et adoptée à l’unanimité)
4.1 Politique et procédure de rémunération des administrateurs en 2007
L. Gravel présente la politique et la procédure de rémunération des administrateurs qui ont été préparées par le service des finances pour mettre en place une procédure et un contrôle appropriés pour la rémunération des administrateurs. Le personnel maintiendra une liste des postes des administrateurs et des dates des réunions auxquelles ils ont participé. On demandera aux administrateurs de remplir un formulaire de demande de rémunération pour indiquer leur option de paiement préférée.
J. Demco quitte la réunion à ce point-ci.
5. Contributions à l’UBC
B. Turcotte fait le point, pour le bénéfice des membres du conseil d’administration, sur l’entente de transition avec l’UBC; il précise que, tel qu’indiqué à la clause 8 de l’entente, pas moins de 50 p. 100 du montant total versé à l’UBC doit être officiellement affecté par l’UBC à des fins qui sont conformes avec la mission universitaire de l’UBC, en commun accord avec l’ACEI. L’UBC a été contactée à ce sujet et a récemment soumis une liste des projets de recherche proposés. La proposition de l’UBC inclut également l’idée d’associer le nom de John Demco à un projet afin de l’honorer pour sa contribution extraordinaire au nom de domaine point-ca.
Le conseil d’administration est d’avis que toutes les conditions de l’entente ont été satisfaites et que le personnel devrait aller de l’avant avec le paiement.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la proposition d’honorer J. Demco qui a été proposée par l’UBC.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par A. Cyr et adoptée à l’unanimité)
J. Demco se joint de nouveau à la réunion.
6. Correspondance du conseil d’administration
Le conseil d’administration n’a pas reçu de correspondance depuis la dernière réunion.
7. Autres questions
7.1 Rapport sur le programme sur les principes fondamentaux de la gouvernance pour les administrateurs d’organismes à but non lucratif
D. Rosati rapporte qu’elle et Lynne Mackan-Roy ont participé au programme sur les principes fondamentaux de la gouvernance pour les administrateurs d’organismes à but non lucratif de l’Institut des administrateurs de sociétés en janvier 2007 à Toronto. Ce programme mettait l’accent sur l’apprentissage des principes fondamentaux de la gouvernance dans des domaines de base, incluant la connaissance du rôle des membres du conseil d’administration, la pensée conceptuelle et la communication, les principes de gestion du changement nécessaires pour bâtir un conseil d’administration et un processus de gouvernance efficaces, et les meilleurs pratiques pour la gouvernance des organismes à but non lucratif.
7.1.1 Rapport sur le symposium de la Société canadienne des directeurs d’association
R. Kawchuk fait un compte rendu sur le symposium des chefs de direction auquel lui et B. Turcotte ont assisté. Les quatre principaux sujets couverts étaient : 1) la nature des organismes bénévoles; 2) la relation/partenariat entre chef de direction/chef du service de sécurité; 3) la relation/partenariat au sein du conseil d’administration; et 4) la relation/partenariat avec les membres. De façon générale, le symposium était particulièrement pertinent et comprenait des présentateurs compétents et des techniques et des exercices utiles.
7.2 Structure des réunions du conseil d’administration
Le conseil d’administration discute de manière générale des différentes pratiques pour les réunions du conseil d’administration, l’établissement du calendrier et la présentation du matériel, et les membres conviennent que l’ordre du jour et le matériel d’information pour une réunion devraient être distribués six jours avant la tenue de la réunion et que le matériel imprimé devrait être envoyé par service de messagerie 24 heures.
R. Ford se joint à la réunion à ce point-ci.
7.3 Rémunération du directeur du scrutin pour l’élection de 2007
Il est proposé que le conseil d’administration fixe la rémunération du directeur du scrutin à 155 $ de l’heure, plus les dépenses raisonnables et les frais remboursables encourus et approuvés préalablement par l’ACEI et que son mandat débute le 5 mars 2007 et se termine le, ou avant le, 31 décembre 2007.
(Motion proposée par C. Goodfellow, appuyée par L. Mackan-Roy et approuvée à l’unanimité)
7.4 Politique de l’ACEI en matière de confidentialité et procédure en matière de litiges
K. von Arx propose de nouvelles modifications à la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité. Lors de la réunion du conseil d’administration du 30 janvier 2007, le conseil d’administration a approuvé un certain nombre d’amendements nécessaires pour mettre en œuvre le projet d’authentification des membres. Depuis, certaines modifications rédactionnelles ont été apportées à la politique et doivent être approuvées par le conseil d’administration. Les portions de la politique qui ont été mises en évidence ne sont pas en vigueur, et elles ne le seront pas tant que le projet WHOIS ne sera pas mis en œuvre. Les modifications finales en gris seront soumises au conseil d’administration à sa réunion d’avril.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve la Politique de l’ACEI en matière de confidentialité telle qu’amendée, à l’exclusion des passages indiqués en gris.
(Motion proposée par A. Cyr, appuyée par J. Demco et adoptée à l’unanimité)
K. von Arx informe aussi les membres du conseil d’administration de questions d’ordre juridique courantes.
8. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu à Ottawa le lundi 19 mars 2007.
R. Harbottle, D. Hicks, S. Puderer et N. Ritchie se joignent à la réunion.
9. Plan opérationnel
À sa réunion du 30 janvier 2007, le conseil d’administration a demandé que le personnel aille de l’avant avec le plan stratégique présenté, avec quelques modifications. B. Turcotte présente une ébauche du plan opérationnel qui contient un calendrier générique, des rapports de progrès trimestriels, ainsi que les principales hypothèses utilisées pour élaborer le plan opérationnel. Parmi ces hypothèses, on prévoit que le million d’enregistrements sera atteint d’ici la fin de 2007, que la nouvelle croissance nette sera de 20 p. 100 et qu’aucune réduction de prix ne sera consentie. B. Turcotte rappelle que le personnel actuel est responsable d’un certain nombre d’activités en cours qui nécessiteront un investissement en temps important et que le projet d’authentification des membres obligera le personnel à fonctionner au-delà de sa pleine capacité au cours de la première moitié de 2007.
B. Turcotte présente plusieurs projets stratégiques et indique les échéances générales pour mener à bien ces projets. Le remaniement du projet du registre inclura d’autres projets comme la réécriture des applications, WHOIS, IPv6, le système de noms de domaine et les noms de domaine internationalisés en temps réel, ce qui devrait se traduire par des économies puisque ces projets seront réalisés simultanément.
Les discussions qui suivent portent sur les besoins en matière de ressources et sur les dépenses requises pour tous ces projets, et sur les risques qui leur sont associés ainsi que les impacts qu’ils auront sur l’encaisse et le fonds de réserve. S. Puderer présente des hypothèses financières pour la génération de revenus, basées sur différents taux de croissance, et note que le fonds de réserve opérationnel sera inférieur à 12 mois si l’ACEI respecte ses objectifs stratégiques au cours de la prochaine année financière. S. Puderer confirme que l’ACEI devrait être en mesure de réaliser ses objectifs stratégiques sans affecter l’encaisse affectée et sans vider le fonds de réserve interne. Le conseil d’administration sera tenu au courant et sera convié à approuver tout changement au fonds de réserve.
R. Ford quitte la réunion.
Le conseil d’administration convient que le personnel doit aller de l’avant avec la préparation du budget opérationnel qui devra être approuvé à la réunion du conseil d’administration du 24 avril 2007. Le personnel présentera donc le budget de base pour fins d’approbation à la réunion du conseil d’administration du 19 mars 2007.
L. Gravel, R. Harbottle, D. Hicks, S. Puderer, N. Ritchie, B. Turcotte et K. von Arx quittent la réunion.
10. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
À la suite de cette séance à huis clos, L. Gravel, B. Turcotte et K. von Arx se joignent de nouveau à la réunion.
Le conseil d’administration demande que le personnel établisse un plan des ressources humaines pour le plan opérationnel et qu’il rende compte de ses activités sur une base régulière.
11. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Rader, appuyé par B. Reid, que la séance soit levée à 14 h 55.
