2007/04/24 Procès-verbal

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 24 avril 2007 à 9 h 00, heure d’Ottawa

Administrateurs présents : Annette Cyr, Angie Forte (membre d’office) (par téléphone), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford, Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid (par téléphone), Debi Rosati (présidente) Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 24 avril 2007 à 9 h 00, heure d’Ottawa

Invités : Lili-Ann Foster (Renaud Foster), S. Puderer (ACEI), N. Ritchie (ACEI)

Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)

1. Approbation de l’ordre du jour

La présidente propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure les points suivants : 1) 6.1 Modification à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections; 2) 6.4 Rapport sur la réunion de l’ICANN tenue à Lisbonne; et 3) 6.5 Mise à jour sur l’ICANN.

Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications présentées.

(Motion proposée par J. Demco, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée)

2. Mises à jour des comités du conseil d’administration

2.1 Comité de supervision technique

R. Kawchuk informe les administrateurs qu’une réunion du Comité de supervision technique s’est tenue le 23 avril 2007. À cette occasion, N. Ritchie a présenté un rapport de situation sur le Plan de secours. À l’issue de la réunion, le personnel s’est engagé à préparer une proposition de projet sur les procédures de secours de l’ACEI qui sera examinée par le Comité de supervision technique à sa prochaine réunion.

C. Beattie a aussi demandé au personnel d’élaborer une politique officielle sur le Plan de secours, incluant la gestion des risques, aux fins de discussion à la prochaine réunion du Comité de supervision technique.

2.2 Comité de gouvernance

R. Ford informe les administrateurs qu’une réunion du Comité de gouvernance s’est tenue le 5 avril 2007 à Toronto. Le Comité a abordé la question des indicateurs clés de rendement pour chaque comité permanent et a convenu qu’il effectuerait un examen approfondi des mandats de tous les comités permanents et qu’il recommanderait, au besoin, des changements à cet égard. Le Comité de gouvernance a également recommandé que les procès-verbaux de tous les comités permanents soient transmis aux administrateurs. Le Comité de gouvernance abordera le processus de planification stratégique lors de sa prochaine réunion.

2.3 Comité de vérification

Au nom du président du Comité de vérification, D. Rosati informe les administrateurs qu’une réunion du Comité de vérification s’est tenue le 6 ;mars 2007 par téléconférence pour examiner la lettre de mission du vérificateur et le processus de vérification. La prochaine réunion du Comité de vérification aura lieu le 31 mai 2007 pour examiner les états financiers provisoires.

2.4 Comité exécutif

Le Comité exécutif a tenu une réunion par téléconférence le 3 avril 2007 pour examiner l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration du 24 avril 2007. Le Comité exécutif a aussi tenu une séance à huis clos pour aborder la question de l’évaluation du rendement du président et chef de direction et il présentera son rapport à ce sujet à une date ultérieure

3. Rapport sur les obligations statutaires

B. Turcotte informe les administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué dans le certificat du président.

3.1 Rapport du président

B. Turcotte indique aux administrateurs que l’ACEI satisfait désormais aux critères du premier échelon du Programme d’excellence progressive de l’Institut national de la qualité.

B. Turcotte donne un aperçu de la réunion de l’ICANN qui s’est tenue à Lisbonne et mentionne que le domaine de premier niveau .xxx a été rejeté par le conseil de l’ICANN.

La phase finale du projet d’authentification des membres est en cours et, jusqu’à présent, les titulaires de l’ACEI répondent en grand nombre positivement à la campagne.

Comme convenu à la réunion du 27 février 2007 du conseil d’administration, le personnel a effectué le dernier versement à l’Université de la Colombie-Britannique conformément à l’Entente de transition.

4. Approbation des honoraires des administrateurs en 2007

Il est proposé que la rémunération versée au cabinet Kriens Larose LLP pour ses services à titre de vérificateur de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet jusqu’à la prochaine réunion annuelle de l’ACEI, ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé, ne dépasse pas 8 000 dollars.

(Motion proposée par R. Ford, appuyée par R. Kawchuk et adoptée à l’unanimité)

S. Puderer se joint à la réunion.

5. Plan opérationnel et budget 2007-2008

B. Turcotte énumère de façon chronologique les événements qui ont conduit au plan opérationnel et au budget 2007-2008 proposés. Le Plan stratégique avait été approuvé avec quelques modifications lors de la réunion du conseil d’administration du 30 janvier 2007. Cette version du plan opérationnel a été révisée à l’issue de la réunion du conseil d’administration du 27 février 2007 et le lancement des nouveaux projets a été retardé jusqu’au milieu de l’exercice financier 2008 afin de permettre à l’organisme de satisfaire à ses besoins en ressources humaines. Le calendrier générique figurant dans le document montre un processus de planification stratégique sur trois ans avec des rapports de progrès trimestriels. B. Turcotte fait remarquer qu’aux fins de planification et de budgétisation, les contenus sont divisés en quatre catégories: A) Activités de base normales; B) Ajouts aux activités de base; C) Projets existants; et D) Nouveaux projets.

S. Puderer présente une analyse du budget 2007-2008 et des prévisions budgétaires pour les années subséquentes. S’ensuit une discussion sur l’actif restreint et le fonds de réserve et les administrateurs conviennent d’aborder à nouveau ce sujet à une date ultérieure.

R. Anderson et N. Ritchie se joignent à la réunion.

Des administrateurs expriment leurs préoccupations concernant la croissance de l’organisme et sa capacité de mener à bien tous les projets planifiés. B. Turcotte explique au conseil d’administration que le personnel est à la recherche de locaux supplémentaires pour les ressources humaines nécessaires à l’exécution des projets et que le plan devrait être réalisé en grande partie en raison de sa souplesse. Des préoccupations sont aussi évoquées en matière de marketing et B. Turcotte indique au conseil d’administration que le deuxième niveau du Programme d’excellence progressive de l’Institut national de la qualité met l’accent sur les clients et les canaux de distribution de l’ACEI.

6. Autres questions

Lili-Ann Foster, de Renaud Foster, se joint à la réunion.

D. Rosati présente L. Foster aux administrateurs. L. Foster décrit brièvement son expérience sur le plan des pratiques de leadership et de gouvernance.

L. Gravel, L. Foster, S. Puderer, N. Ritchie, B. Turcotte et K. von Arx quittent la réunion.

7. Séance à huis clos

Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.

À l’issue de cette séance à huis clos, L. Gravel, B. Turcotte et K. von Arx se joignent à nouveau à la réunion.

Le conseil d’administration approuve les résolutions suivantes :

Il est proposé que le conseil d’administration approuve les éléments suivants du plan opérationnel et du budget 2007-2008:

Tous les éléments de la catégorie A, y compris les améliorations apportées aux assemblées générales annuelles, les mises à niveau du site primaire, les modernisations du site de réserve, le laboratoire SND, la mise à niveau des compétences pour l’élaboration d’essais opérationnels et l’évaluation;

Les éléments suivants de la catégorie B : les foires commerciales, un cadre pour les ressources humaines, les veilles d’affaires, les campagnes auprès des membres et le suivi des membres, les améliorations dans le domaine de l’expérience des utilisateurs, les améliorations de processus;

Tous les éléments de la catégorie C; et

L’élément suivant de la catégorie D : la sauvegarde en temps réel et les mises à niveau du site SND.

(Motion proposée par R. Ford, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)

Il est proposé que le conseil d’administration approuve l’achat d’un système de stockage Network Appliance pour le site primaire, à concurrence de 114 000 $CAN, taxes en sus.

(Motion proposée par R. Ford, appuyée par R. Rader et adoptée à l’unanimité)

8. Autres questions

8.1 Modification à la Politique relative aux mises en candidature et aux élections

Ce point est reporté à une réunion qui se tiendra par téléconférence à une date ultérieure, selon la disponibilité des administrateurs.

8.2 Mise à jour sur l’authentification des membres

Ce point est reporté à la prochaine réunion.

8.3 Mise à jour sur le forum interactif « Massive Technology Show » de Vancouver

Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration à titre informatif.

8.4 Rapport sur la réunion de l’ICANN qui s’est tenue à Lisbonne

Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration à titre informatif.

8.5 Mise à jour sur l’ICANN

Ce rapport est distribué aux membres du conseil d’administration à titre informatif.

9. Prochaine réunion

La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le vendredi 1er juin 2007 ou le lundi 4 juin 2007, selon la disponibilité des administrateurs.

10. Clôture

En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Rader, appuyé par R. Anderson, que la séance soit levée à 15 h 15.