Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 1er juin 2007 à 8 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Richard Anderson, Annette Cyr, Bill Graham (membre d’office), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford, Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)
Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’ACEI tenue dans les bureaux de l’ACEI au 350, rue Sparks, à Ottawa, le 1er juin 2007 à 8 h 30, heure d’Ottawa
Administrateurs présents : Richard Anderson, Annette Cyr, Bill Graham (membre d’office), Clyde Beattie (membre d’office), John Demco, Robert Ford, Christopher Goodfellow, Ron Kawchuk, Lynne Mackan-Roy (vice-présidente), Ross Rader, Bill Reid, Debi Rosati (présidente), Jeff Rybak, Bernard Turcotte (membre d’office), Kim von Arx (secrétaire)
Invités : Heather Dryden (Industrie Canada), Susan Puderer (ACEI), Norm Ritchie (ACEI)
Secrétaire de séance : Lynn Gravel (ACEI)
Au nom du conseil d’administration, D. Rosati souhaite la bienvenue à B. Graham comme nouveau représentant du gouvernement du Canada. B. Graham informe le conseil que H. Dryden agira comme son remplaçant lorsqu’il sera dans l’impossibilité d’assister lui-même à des réunions.
1. Approbation de l’ordre du jour
La présidente propose que l’ordre du jour soit modifié pour inclure les points suivants : 1) 5.1 Plan directeur de réorganisation sous le point 5. Plan opérationnel révisé et budget 2007-2008; 2) 6.1 Administrateur nommé d’office sous le point 6. Autres questions; et 3) 6.2 Approbation des dépenses en immobilisations sous le point 6. Autres questions.
Il est proposé que l’ordre du jour soit adopté avec les modifications précitées.
(Motion proposée par J. Rybak, appuyée par A. Cyr et adoptée)
2. Mise à jour des comités du conseil d’administration
2.1 Comité de vérification
Au nom du Comité de vérification, D. Rosati informe le conseil d’administration que ce comité s’est réuni le 31 mai 2007 pour examiner le processus de vérification et les états financiers de l’année financière se terminant le 31 mars 2007. Le vérificateur a indiqué qu’il n’avait identifié aucune question financière et/ou de gestion qui méritait d’être portée à l’attention du comité.
Il a donc été décidé que le Comité de vérification recommande au conseil d’administration d’approuver les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’année financière qui s’est terminée le 31 mars 2007.
Il est proposé que :
1. Le conseil d’administration approuve les états financiers de l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet pour l’année financière qui s’est terminée le 31 mars 2007;
2. Les états financiers soient présentés aux membres de l’ACEI à la prochaine assemblée générale annuelle;
3. R. Anderson et D. Rosati soient autorisés à signer les états financiers 2007 de l’ACEI au nom du conseil d’administration pour signifier l’approbation du conseil.
(Motion proposée par R. Kawchuk, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
2.2 Comité de gouvernance
R. Ford rappelle au conseil d’administration que la proposition en ligne visant à modifier la Politique relative aux mises en candidature et aux élections a été rejetée. Le Comité convient de se réunir durant l’été et de présenter une proposition de modification à cette politique cet automne.
2.3 Comité de supervision technique
R. Kawchuk informe les administrateurs qu’une réunion du Comité de supervision technique s’est tenue le 23 avril 2007. À cette occasion, N. Ritchie a présenté un rapport de situation sur le Plan de secours. À l’issue de la réunion, le personnel s’est engagé à préparer une proposition de projet sur les procédures de secours de l’ACEI qui sera examinée par le Comité de supervision technique à sa prochaine réunion.
C. Beattie a aussi demandé au personnel d’élaborer une politique officielle sur le Plan de secours, incluant la gestion des risques, aux fins de discussion à la prochaine réunion du Comité de supervision technique.
2.4 Comité exécutif
D. Rosati déclare au conseil d’administration qu’elle présentera son rapport sur la dernière réunion du Comité exécutif lors de la séance à huis clos.
3. Mises à jour financière et opérationnelle
3.1 Rapport sur les obligations de paiement statutaires
B. Turcotte informe les administrateurs que toutes les obligations de paiement statutaires sont à jour, tel qu’indiqué dans le certificat du président. C. Goodfellow demande que, dans le cadre de la présentation du certificat du président, le président et chef de la direction fasse état de l’encaisse et des placements durant la période concernée.
3.2 Rapport du président
Le président rend compte des activités menées jusqu’au 30 avril 2007. Les nouveaux enregistrements pour la période s’étendant du 1er au 30 avril 2007 se chiffrent à 24 656. Le taux de renouvellement pour la même période s’élève à 70,2 p. 100, avec un taux de croissance net (TCN) de 1,5 p. 100 pour le mois d’avril 2007.
En général, le personnel a été très occupé avec le projet d’authentification des membres, le plan opérationnel et l’examen organisationnel. Le système VoIP a été entièrement mis en oeuvre. La foire commerciale Stratégies – Communications – Marketing 2007 qui devait avoir lieu à Montréal les 30 et 31 mai 2007 a été annulée en raison du manque d’intérêt qu’elle a suscité.
B. Turcotte précise que l’emploi du temps du personnel sera bien rempli avec : la planification des activités et des locaux, la campagne auprès des membres, l’Assemblée générale annuelle 2007 et les élections du conseil d’administration 2007 qui le tiendront bien occupé jusqu’à la fin de l’été. Des membres du personnel participeront également à la réunion de l’ICANN à San Juan, au Porto Rico, du 25 au 29 juin 2007.
S. Puderer se joint à la réunion à ce point-ci.
3.3 Examen des résultats financiers du quatrième trimestre de l’année financière 2006-2007
S. Puderer passe en revue les résultats financiers pour la période se terminant le 31 mars 2007. Les recettes pour cette période concordent avec les recettes prévues au budget. Le taux de renouvellement de 77 p. 100 correspond aussi au taux de renouvellement prévu. Le nombre de nouveaux enregistrements est supérieur de 14 312 à celui qui avait été prévu. La croissance globale pour la période concernée a atteint 24 p. 100.
Les dépenses globales sont conformes aux prévisions budgétaires, à l’exception du projet sur l’authentification des membres qui est bien en dessous du budget en raison d’écarts temporels. Ces dépenses seront néanmoins engagées durant la prochaine année financière. Les dépenses en immobilisations dépassent les dépenses du même ordre prévues au budget à cause du matériel audiovisuel installé dans la salle de conférence.
À partir de septembre 2007, le personnel présentera un rapport trimestriel sur l’état des projets.
S. Puderer quitte la réunion.
4. Mise à jour sur la campagne d’authentification des membres
B. Turcotte rappelle que la campagne d’authentification des membres a été lancée auprès de tous les titulaires le 18 avril 2007. Bien que la campagne ne soit pas terminée, les chiffres initiaux sont légèrement plus élevés que les taux de réponse du projet pilote. Les chiffres actuels laissent prévoir un nombre final de membres authentifiés qui se situerait entre 10 000 et 12 000.
N. Ritchie se joint à la réunion.
J. Demco quitte la réunion à ce point-ci.
5. Autres questions
5.1 Administrateur nommé d’office
B. Turcotte brosse un portrait élogieux de J. Demco, un des fondateurs de l’Internet canadien. J. Demco a géré bénévolement le registre point-ca, attribuant et administrant les noms de domaine point-ca sans frais pour les utilisateurs, avant de transférer ses fonctions à l’Autorité canadienne pour les enregistrements Internet en l’an 2000. Il y a exactement 20 ans que l’IANA (Internet Assigned Numbers Authority) désigna J. Demco comme administrateur du domaine point-ca. Pour ce travail émérite, B. Turcotte propose que J. Demco soit nommé d’office administrateur de l’ACEI.
Il est proposé que, conformément à l’alinéa 3.01 (b) du Règlement no 1 de l’ACEI, le conseil d’administration nomme d’office, par les présentes, J. Demco administrateur de l’ACEI et que celui-ci puisse siéger au conseil d’administration dans le cadre d’un mandat indéfini qui débutera le 15 septembre 2007.
(Motion proposée par R. Ford, appuyée par C. Goodfellow et adoptée à l’unanimité)
J. Demco revient participer à la réunion.
R. Anderson se joint à la réunion.
5.2 Approbation des dépenses en immobilisations
N. Ritchie fait le point sur la proposition de mise à niveau de l’infrastructure présentée au Comité de supervision technique le 31 mai 2007. Le personnel fait remarquer que cette proposition de mise à niveau est la première de toute une série comme le précisent le plan opérationnel et le budget.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve des dépenses supérieures à 100 000 dollars (TPS en sus) pour l’achat de nouveaux matériels pour des sites de secours, d’essai et de développement.
(Motion proposée par R. Rader, appuyée par L. Mackan-Roy et adoptée à l’unanimité)
6. Plan opérationnel révisé et budget 2007-2008
6.1 Plan directeur de réorganisation
B. Turcotte fait remarquer que le Plan stratégique exige un accroissement important des activités de l’organisme et que le personnel a révisé la structure organisationnelle actuelle pour assumer ses responsabilités à titre : de gestionnaire du domaine point-ca, une ressource publique clé pour le bénéfice de tous les Canadiens; d’exploitant du registre point-ca; et de surveillant d’une structure de gouvernance qui est reconnue comme étant ouverte, imputable, équitable et transparente.
B. Turcotte mentionne les nouveaux postes de directeur de l’exploitation, de directeur des finances et de l’administration, et de directeur des produits et services. Une discussion s’ensuit sur les rôles et les responsabilités de chaque poste et sur la manière dont ils répondent aux objectifs précisés dans le plan stratégique et opérationnel. Il est recommandé, par conséquent, au conseil d’administration que l’organigramme proposé, tel que présenté, est le plus viable.
7. Prochaine réunion
La prochaine réunion du conseil d’administration aura lieu le mercredi 5 septembre 2007 à Toronto. Les membres du conseil conviennent que la séance d’information et la première réunion du conseil d’administration à se tenir après l’élection 2007 des administrateurs auront lieu du 10 au 12 octobre 2007 à Vancouver.
L. Gravel, N. Ritchie, B. Turcotte et K. von Arx quittent la réunion à ce point-ci.
8. Séance à huis clos
Le conseil d’administration tient une séance à huis clos.
À l’issue de cette séance à huis clos, L. Gravel et B. Turcotte se joignent à nouveau à la réunion.
Les membres du conseil d’administration conviennent d’aller de l’avant avec le plan organisationnel tel que présenté à la présente réunion, avec le plan opérationnel tel que présenté à la réunion précédente du conseil d’administration et avec la création d’un comité pour superviser le recrutement d’un(d’une) directeur(trice) de l’exploitation.
Il est proposé que le conseil d’administration approuve :
1. Le plan organisationnel tel que présenté;
2. Le plan opérationnel tel que présenté à la réunion du conseil d’administration du 24 avril 2007;
3. La création d’un comité spécial pour a) aider la haute direction à identifier et à choisir un(une) directeur(trice) de l’exploitation approprié(e) pour l’ACEI; b) assurer qu’un processus équitable et structuré est élaboré et suivi pour le recrutement et le choix du(de la) candidat(e); et c) présenter au conseil d’administration ses recommandations et celles de la haute direction concernant le(la) candidat(e) préféré(e) pour le poste; et
4. La nomination de A. Cyr comme présidente du comité spécial.
(Motion proposée par L. Mackan-Roy, appuyée par A. Cyr et adoptée à l’unanimité)
9. Clôture
En l’absence d’autres questions, il est proposé par R. Rader, appuyé par R. Ford, que la séance soit levée à 13 h 25.
